Los empleadores deben presentar el Formulario 940 cada año para declarar y pagar el impuesto federal de desempleo. Esta declaración federal anual de impuestos por desempleo ayuda a financiar los beneficios de desempleo para los trabajadores que pierden sus empleos. Si bien el proceso de presentación es sencillo, pueden producirse errores y corregir el formulario 940 rápidamente es esencial para evitar multas y obligaciones tributarias adicionales.

A diferencia de otros impuestos federales sobre el empleo, el formulario 940 no tiene un formulario de corrección por separado. Si se descubre un error, los empleadores presentan una declaración enmendada completando un nuevo formulario 940 para el año tributario correcto y marcando la casilla de la declaración enmendada. Este proceso se aplica independientemente de si el error se refiere a los salarios pagados, a las exenciones o a los ajustes estatales por reducción del crédito.

Comprender cómo identificar, documentar y corregir los errores es vital para los propietarios de pequeñas empresas, los empleadores agrícolas, los empleadores domésticos y cualquier empresa con uno o más empleados. Esta guía explica en detalle el proceso de corrección, incluidos los procedimientos de presentación, los pagos de impuestos y las opciones de resolución disponibles a través del Servicio de Impuestos Internos. Si siguen los pasos que se describen aquí, los empleadores pueden pagar el impuesto FUTA con precisión, cumplir con las normas del gobierno federal y evitar costos innecesarios.

Comprensión del formulario 940 y los impuestos FUTA

El formulario 940, la declaración anual de impuestos federales por desempleo del empleador, se usa para declarar y pagar el impuesto FUTA. Los empleadores pagan este impuesto federal de desempleo al gobierno federal para ayudar a financiar los beneficios de desempleo para los trabajadores que pierden sus empleos. La mayoría de las empresas que pagan salarios a uno o más empleados, incluidas las pequeñas empresas, los empleadores agrícolas y los empleadores domésticos, exigen el formulario.

A diferencia del impuesto sobre la renta o los impuestos FICA, que se comparten entre los empleadores y los empleados, el empleador paga el impuesto FUTA en su totalidad. La tasa impositiva estándar de la FUTA se aplica solo a los primeros 7 000$ del salario pagado a cada empleado durante el año calendario. Los empleadores también pueden recibir créditos por los impuestos estatales de desempleo que pagan, aunque se aplica una reducción del crédito en los estados que pidieron préstamos al gobierno federal para cubrir las prestaciones por desempleo.

Los puntos clave sobre la presentación del formulario 940 incluyen:

• El Servicio de Impuestos Internos exige que los empleadores presenten el formulario 940 anualmente, incluso si no se adeuda ningún impuesto FUTA, siempre que hayan pagado salarios que cumplan con el umbral de presentación.
  
  
• Los empleadores agrícolas deben presentar una declaración si pagaron salarios en efectivo de $20,000 o más a empleados agrícolas en cualquier trimestre calendario o si emplearon a diez o más trabajadores durante al menos parte de un día en veinte o más semanas durante el año tributario.
  
  
• Los empleados domésticos y los servicios domésticos en un hogar privado también pueden estar sujetos a un requisito de presentación si los empleadores pagan salarios en efectivo de $1,000 o más en cualquier trimestre calendario.
  
  
• Los empleadores presentan la declaración electrónicamente o por correo utilizando la dirección que aparece en las instrucciones del formulario 940, según si se incluye el pago de impuestos.
  
  
• Los números de identificación del empleador deben usarse de manera uniforme en todos los impuestos federales sobre el empleo, incluidos el formulario 940, el formulario 941 y las declaraciones relacionadas.

El formulario 940 difiere de otros formularios de impuestos federales sobre el empleo porque no hay un formulario de corrección por separado. Al hacer las correcciones, los empleadores deben usar un nuevo formulario 940 para el año tributario correspondiente y marcarlo como una declaración enmendada. Este proceso se aplica independientemente de si la empresa es una empresa unipersonal, un empleador sucesor o una empresa que ha dejado de pagar los salarios durante el año.

Errores comunes en el formulario 940 que requieren correcciones

Los errores en el formulario 940 son comunes y pueden generar obligaciones tributarias adicionales o avisos del IRS. Reconocer estos errores ayuda a los empleadores a corregirlos rápidamente y a evitar multas.

Los errores frecuentes incluyen:

• Errores computacionales: Los empleadores a veces calculan mal la obligación tributaria de la FUTA al aplicar una tasa impositiva de la FUTA incorrecta o al no tener en cuenta los impuestos estatales de desempleo pagados correctamente. Estos errores a menudo conducen a un saldo incorrecto de los impuestos adeudados.
  
  
• Informar de errores: Las empresas pueden declarar los totales incorrectos de los salarios pagados, los salarios en efectivo o los pagos exentos de la FUTA. Otro problema frecuente en la presentación de informes es indicar mal el número de empleados durante el año tributario.
  
  
• Errores de clasificación: Algunos empleadores clasifican erróneamente a los trabajadores como contratistas independientes cuando deberían ser tratados como empleados. Cuando esto ocurre, el impuesto FUTA no se declaró correctamente y debe corregirse.
  
  
• Errores de exención: Ciertos beneficios complementarios, como el seguro de vida grupal a término, están exentos del impuesto FUTA. Si estos beneficios se incluyen incorrectamente como salarios imponibles, el resultado es un pago excesivo de los impuestos por desempleo.
  
  
• Errores crediticios estatales: Los empleadores que operan en un estado con reducción de crédito deben reducir el crédito solicitado por los impuestos estatales de desempleo. Si no se aplica correctamente la reducción crediticia, se declaran menos impuestos de la FUTA.

Estos errores pueden aumentar la obligación tributaria, retrasar los reembolsos o hacer que el Servicio de Impuestos Internos envíe avisos de penalización. Los empleadores deben revisar sus registros cuidadosamente para asegurarse de que todas las declaraciones sean precisas.

Guía paso a paso para corregir el formulario 940

Para corregir el formulario 940 es necesario seguir los procedimientos específicos del IRS. La presentación adecuada de una declaración enmendada garantiza que las correcciones se acepten y se apliquen al año tributario correcto.

Fase 1: Identificar y documentar los errores

1. Revise los registros de nómina, las declaraciones estatales de impuestos por desempleo y los registros de los pagos del empleador a través de una institución financiera. Esto garantiza que todos los salarios y créditos declarados sean precisos.
   
   
2. Determine si el error se refiere a los salarios pagados, las exenciones, la clasificación de los empleados o los créditos estatales. Identificar el tipo de error ayuda a orientar la corrección.
   
   
3. Calcule cómo afecta el error a la obligación tributaria. Determine si el impuesto se pagó tarde y si es probable que se apliquen intereses o multas.

Fase 2: Obtenga los formularios correctos

• Los empleadores deben descargar la versión correcta del formulario 940 para el año tributario que se está corrigiendo del sitio web del IRS. El uso del formulario del año incorrecto puede retrasar el procesamiento.
  
  
• Los años anteriores requieren el formulario y las instrucciones exactos de ese año para garantizar que los cálculos coincidan con los requisitos del IRS.
  
  
• Confirme siempre que las instrucciones y el formulario estén actualizados a la última revisión del año tributario.

Fase 3: Completar la declaración modificada

1. Marque la casilla denominada «declaración enmendada» en la esquina superior derecha del formulario 940. Si no marca esta casilla, el IRS puede tratar la presentación como un duplicado en lugar de como una corrección.
   
   
2. Ingresa el número de identificación del empleador, el nombre comercial y la línea de nombre comercial correctos. Use el mismo EIN que se indicó en la presentación original.
   
   
3. Actualice las secciones pertinentes del formulario:
   
   
   
   • Parte 1: Información estatal correcta, incluso si los salarios se declararon en un estado con reducción crediticia.
     
     
   • Parte 2: Vuelva a calcular la obligación tributaria de la FUTA, ajustando los salarios pagados, los pagos exentos y las bases salariales imponibles.
     
     
   • Parte 3: Ajuste los pagos atrasados del impuesto estatal de desempleo o las exclusiones de la cobertura estatal.
     
     
   • Parte 4: Vuelva a calcular la obligación tributaria de la FUTA corregida, compárela con los pagos ya realizados por el empleador y determine si se adeuda un saldo o un reembolso.

Fase 4: Presentar y pagar

• Se alienta a los empleadores a presentar la solicitud electrónicamente para un procesamiento y una confirmación más rápidos. La presentación electrónica reduce el riesgo de errores de procesamiento comunes.
  
  
• Si la presenta por correo, la declaración debe enviarse a la dirección que figura en las instrucciones del formulario 940. La dirección correcta depende de si se incluye el pago.
  
  
• Se pueden realizar pagos de impuestos adicionales a través del Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS), mediante tarjeta de crédito o débito, mediante pago a través de una institución financiera o mediante cheque o giro postal a nombre del Tesoro de los Estados Unidos.

Multas e intereses del IRS por el formulario 940 incorrecto

Cuando el Formulario 940 se presenta con retraso, se paga mal o se corrige después de la fecha de vencimiento, el IRS puede imponer multas e intereses. Estos cargos aumentan el total de pagos que deben los empleadores y pueden aumentar rápidamente si no se resuelven.

Sanciones por no presentar la solicitud

• La multa es del 5% del impuesto no pagado por cada mes o parte del mes en que la declaración se retrase.
  
  
• La multa máxima por no presentar la solicitud es del 25% del saldo pendiente de pago.
  
  
• Se aplica una multa mínima si la declaración se retrasa más de 60 días, incluso si no se adeudaba ningún impuesto.

Sanciones por no depositar

El IRS impone multas cuando los depósitos de impuestos de la FUTA no se realizan a tiempo. La tasa de penalización depende del retraso en el depósito, como se muestra a continuación:

1. 1—5 días de retraso

• Tasa de penalización: 2% del depósito impagado
• Explicación: Se aplica cuando un empleador hace un depósito solo unos días después de la fecha de vencimiento.

2. 6-15 días de retraso

• Tasa de penalización: 5% del depósito impagado
• Explicación: Se cobra cuando el depósito tiene más de una semana de retraso pero menos de 15 días.

3. 16 o más días de retraso

• Tasa de penalización: 10% del depósito impagado
• Explicación: Se impone cuando los depósitos no se realizan durante más de dos semanas.

4. Después de la notificación de demanda del IRS

• Tasa de penalización: 15% del depósito impagado
• Explicación: La multa más alta, que se aplica si el IRS emite una demanda de pago inmediato y el saldo sigue sin liquidarse.

Cargos por intereses

• Los intereses se acumulan diariamente desde la fecha de vencimiento original hasta que el IRS reciba en su totalidad el impuesto pagado.
  
  
• La tasa de interés se basa en las tasas federales a corto plazo más el 3% y se actualiza cada trimestre calendario.
  
  
• Los intereses se aplican al impuesto no pagado y a cualquier multa que se añada al saldo.

La corrección del formulario 940 después de que se descubran errores reduce las multas y evita que se acumulen intereses adicionales. Actuar con rapidez es la forma más eficaz para que los empleadores eviten costos innecesarios.

Multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) y formulario 940

El Servicio de Impuestos Internos utiliza la multa por recuperación de fondos fiduciarios como una poderosa herramienta de cumplimiento. Si bien el impuesto FUTA no suele considerarse un impuesto a los fondos fiduciarios, la multa puede aplicarse cuando una empresa no cumple con sus obligaciones tributarias generales sobre el empleo.

Por qué FUTA es diferente

• El impuesto FUTA lo paga en su totalidad el empleador y no se retiene de los salarios de los empleados, lo que difiere del impuesto sobre la renta y los impuestos FICA. Por este motivo, la FUTA no suele clasificarse como un impuesto a los fondos fiduciarios.
  
  
• El IRS aún puede incluir las obligaciones de la FUTA cuando una empresa no ha pagado el impuesto de la FUTA y otros impuestos federales sobre el empleo.

Cuándo se puede aplicar el TFRP

• La multa puede aplicarse cuando una empresa tiene impuestos de la FUTA y de fondos fiduciarios impagos, como el impuesto sobre la renta retenido o los impuestos FICA de los empleados. En estos casos, el IRS suele considerar juntos todos los impuestos laborales pendientes.
  
  
• Los empleadores que dejan varias deudas tributarias sin resolver durante años anteriores pueden enfrentarse a una responsabilidad personal en virtud del TFRP.

¿Quién califica como persona responsable?

• Una persona responsable es cualquier persona con autoridad sobre las finanzas de la empresa, como los funcionarios corporativos, los propietarios de empresas o los socios.
  
  
• Los empleados que gestionan la nómina o los libros contables con autoridad para firmar cheques también pueden ser considerados responsables si gestionan los pagos de impuestos.
  
  
• Los proveedores de nómina externos pueden considerarse responsables si no hacen las contribuciones oportunas del empleador en nombre de un cliente.

Cómo define el IRS la premeditación

• El IRS define la premeditación como conocer las obligaciones tributarias impagas y elegir deliberadamente pagar primero a otros acreedores.
  
  
• Acciones como pagar a los proveedores, emitir distribuciones a los propietarios o continuar con las operaciones sin pagar los impuestos federales sobre el empleo pueden considerarse conductas deliberadas.

Opciones de resolución si adeuda un impuesto FUTA adicional

La corrección del formulario 940 puede resultar en una obligación tributaria adicional. Si esto ocurre, el IRS ofrece varios programas de resolución para ayudar a los empleadores a administrar los pagos y reducir las multas.

Planes de pago y acuerdos de pago a plazos

• Los empleadores que adeudan menos de 25 000 dólares en impuestos federales sobre el empleo pueden solicitar en línea un plan de pagos con cuotas mensuales. Esta opción brinda flexibilidad a las pequeñas empresas.
  
  
• Hay acuerdos de pago simplificados disponibles para saldos de entre 10 000 y 25 000 dólares. Estos acuerdos implican plazos de pago más cortos y requieren menos información financiera.
  
  
• Los acuerdos de pago a plazos tradicionales se utilizan cuando los pasivos son más altos. Estos requieren el formulario 433-B, una declaración de información de cobro para empresas, y pueden implicar la venta o liquidación de activos antes de su aprobación.

Reducción de sanciones

• La exención por primera vez puede eliminar las multas si el empleador ha cumplido con las normas durante los tres años anteriores y ha presentado todas las declaraciones requeridas para el año tributario actual.
  
  
• Se puede aplicar una reducción por causa razonable cuando los desastres naturales, las enfermedades graves o la confianza en un asesoramiento profesional incorrecto impidan la presentación o el pago oportunos.
  
  
• Los empleadores deben proporcionar documentación, como registros médicos o estados financieros, para demostrar que actuaron de buena fe y que hicieron todos los esfuerzos razonables para cumplir con los requisitos.

Oferta en compromiso

• Un Oferta en compromiso permite a los empleadores liquidar su deuda tributaria de la FUTA por menos del monto total si pagar la totalidad pudiera causar dificultades financieras.
  
  
• El IRS revisa las declaraciones financieras para determinar si el acuerdo propuesto refleja la capacidad de pago del empleador.
  
  
• Los empleadores deben presentar el formulario 656, los formularios financieros requeridos y una cuota de solicitud, a menos que reúnan los requisitos para una exención por bajos ingresos.

Actualmente no está en estado de coleccionable

• Las empresas pueden solicitar la condición de no cobrables actualmente si el pago de la deuda tributaria de la FUTA pudiera causar graves dificultades financieras.
  
  
• Los empleadores deben presentar el formulario 433-B junto con un comprobante de los ingresos y gastos mensuales.
  
  
• Si bien el estatus de CNC suspende temporalmente los esfuerzos de recaudación del IRS, las multas y los intereses se siguen acumulando hasta que se pague el impuesto o venza la ley de cobro.

Ejemplos reales de correcciones del formulario 940

Los ejemplos prácticos ilustran cómo se producen los errores en el formulario 940 y cómo los resuelven los empleadores. Estos estudios de casos muestran la importancia de las correcciones oportunas y de la presentación de informes precisos.

• Error crediticio de un empleador multiestatal: Una empresa manufacturera de varios estados reclamó erróneamente créditos tributarios por desempleo totales en un estado con una reducción de crédito. El IRS emitió un aviso evaluando los impuestos e intereses adicionales de la FUTA. El empleador presentó un formulario 940 modificado junto con el anexo A para tener en cuenta la reducción del crédito y pagó el saldo adeudado.
• Corrección de la clasificación de los trabajadores: Una empresa consultora reclasificó a varios contratistas como empleados tras una determinación del IRS. La corrección requirió modificar el formulario 940 para el impuesto FUTA y presentar los formularios 941-X para los impuestos FICA. La empresa solicitó la reducción de la multa porque había confiado en el asesoramiento de un profesional, y el IRS accedió a la solicitud.
• Reclamación de reembolso por sobrepago: Una empresa de servicios exageró los pagos exentos de la FUTA y los impuestos de desempleo pagados en exceso. La empresa presentó una declaración enmendada para mostrar el total de pagos corregido y solicitó un reembolso. Tras verificar la reclamación, el IRS emitió el reembolso con intereses.
• Asunto del empleador sucesor: Una empresa que adquirió otro negocio no tuvo en cuenta los salarios ya pagados por el empleador predecesor. Esta omisión provocó que no se declararan todas las obligaciones tributarias de la FUTA. La corporación presentó un formulario 940 modificado como empleador sucesor, corrigió el cálculo del impuesto y firmó un acuerdo de pago mensual a plazos para pagar el saldo adeudado.

Preguntas frecuentes

¿Cómo corrijo un error en el formulario 940?

Para corregir el formulario 940 es necesario presentar una declaración enmendada utilizando el formulario correcto del IRS para el año tributario. Los empleadores deben marcar la casilla de la declaración enmendada, actualizar cualquier línea relacionada con los salarios pagados, los pagos exentos o los impuestos estatales de desempleo, y presentarla electrónicamente o por correo. El Servicio de Impuestos Internos exige el mismo número de identificación del empleador y el mismo nombre comercial que se usaron en la presentación original para evitar demoras.

¿Qué papel desempeñan los impuestos estatales de desempleo en los cálculos de la FUTA?

Los empleadores pagan impuestos de desempleo federales y estatales, que trabajan en conjunto para financiar los beneficios de desempleo. La mayoría de las empresas reciben un crédito por las contribuciones del empleador a los programas estatales, lo que reduce sus obligaciones tributarias relacionadas con la FUTA. Si la empresa opera en un estado en el que se reduce el crédito, el crédito se reduce y el impuesto pagado al gobierno federal aumenta. Los empleadores deben presentar el Anexo A junto con el formulario 940 cuando sea aplicable.

¿Quién debe presentar el formulario 940 cada año tributario?

El formulario 940, la declaración federal anual de impuestos por desempleo del empleador, debe presentarse si un empleador pagó $1,500 o más en salarios durante cualquier trimestre calendario o si tuvo uno o más empleados durante al menos parte de un día en 20 semanas durante el año tributario. Esto se aplica a los propietarios de pequeñas empresas, a los empleadores agrícolas, a los propietarios únicos e incluso a los hogares que pagan salarios en efectivo a los empleados domésticos.

¿Qué tipos de pagos están exentos del impuesto FUTA?

Ciertos beneficios y pagos complementarios exentos del impuesto FUTA incluyen el seguro de vida grupal a término, algunas contribuciones del empleador a los planes de jubilación y los pagos específicos por mano de obra agrícola o servicios domésticos en una vivienda privada. Los empleadores deben revisar cuidadosamente las exenciones porque declararlas de manera incorrecta puede generar errores en el total de los pagos o en la obligación tributaria. Un preparador de impuestos puede ayudar a revisar las exenciones y garantizar que el formulario de presentación sea correcto.

¿Cómo pueden los empleadores pagar el impuesto FUTA después de presentar el formulario 940?

Los empleadores pueden realizar los pagos de impuestos a través del Sistema electrónico de pago de impuestos federales, una institución financiera o mediante tarjeta de crédito o débito. Los pagos también se pueden hacer con cheque o giro postal si se presenta una declaración de impuestos en papel. El Servicio de Impuestos Internos exige que todos los impuestos pagados coincidan con el número de identificación del empleador y el año tributario para garantizar que se acrediten en la cuenta correcta a nivel federal.

¿Qué sucede si una empresa deja de pagar los salarios pero sigue adeudando el impuesto FUTA?

Si un propietario único o una pequeña empresa ha dejado de pagar los salarios, el empleador aún debe presentar el Formulario 940 para el año en que se pagó el salario por última vez. La declaración de impuestos debe reflejar el total de los pagos y la obligación tributaria hasta el último trimestre calendario. Los empleadores pueden solicitar una declaración enmendada si descubren errores y, aun así, deben pagar el impuesto FUTA adeudado al gobierno federal.