El formulario 1099-MISC es uno de los formularios de impuestos más utilizados para declarar varios tipos de pagos realizados durante el curso de las operaciones comerciales. Si contrató a contratistas independientes, pagó alquileres, distribuyó regalías o realizó otros pagos calificados por un total de 600 USD o más durante 2016, es probable que deba presentar este formulario. Esta guía explica todo lo que necesita saber en un lenguaje sencillo.
Para qué sirve el formulario
El formulario 1099-MISC (Ingresos varios) es una declaración informativa utilizada por empresas, organizaciones sin fines de lucro y agencias gubernamentales para informar los pagos realizados a personas y ciertas entidades durante el año tributario. El formulario tiene dos propósitos: informa al IRS sobre estos pagos y proporciona a los destinatarios la documentación que necesitan para declarar los ingresos en sus declaraciones de impuestos.
Debe presentar el formulario 1099-MISC cuando haya pagado al menos 10$ en regalías o pagos a corredores, o al menos 600 dólares en varias categorías, incluidos los alquileres, los servicios prestados por personas que no son empleados, los premios y galardones, los pagos médicos y de atención médica o los ingresos del seguro de cosechas. El formulario también incluye los pagos a abogados, los pagos en efectivo por la compra de pescado y las ventas directas de productos de consumo por valor de 5.000 dólares o más para su reventa.
La distinción clave es que el formulario 1099-MISC informa los pagos a solo personas que no son empleados. Los salarios de los empleados se informan sobre Formulario W-2 en vez de eso. El uso más común del formulario 1099-MISC es declarar los pagos de servicios a contratistas independientes (Recuadro 7: Compensación de personas no empleadas).
Las excepciones importantes incluyen los pagos a la mayoría de las empresas, los pagos personales no realizados en el curso de los negocios, las becas y los pagos realizados con tarjetas de crédito (de los que se informa en Formulario 1099-K en lugar de eso).
Cuándo lo usaría (formularios tardíos y modificados)
Plazos de presentación regulares
El año tributario 2016 introdujo un cambio significativo en los plazos de presentación. Si declaras una compensación para personas que no son empleados en Recuadro 7, debe presentar el formulario 1099-MISC ante el IRS de la siguiente manera: 31 de enero de 2017, independientemente de si presenta la solicitud en papel o electrónicamente.
Para todos los demás tipos de pagos:
- 28 de febrero de 2017 (presentación en papel)
- 31 de marzo de 2017 (presentación electrónica)
Debes amueblar Copia B a los destinatarios por 31 de enero de 2017 para la mayoría de los pagos. Sin embargo, si solo declaras montos en Recuadro 8 (pagos sustitutivos) o Recuadro 14 (los ingresos brutos se pagan a los abogados), la fecha límite del destinatario se extiende a 15 de febrero de 2017.
Formularios modificados o corregidos
Si descubre errores después de la presentación, debe presentar las declaraciones corregidas lo antes posible.
Usa el «CORREGIDO» marque la casilla de verificación en un nuevo formulario 1099-MISC y siga los procedimientos descritos en el Instrucciones generales para determinadas devoluciones con información (Parte H) para correcciones en papel o Publicación 1220 para correcciones electrónicas.
Hacer no Marque la casilla «NULO» cuando presente correcciones, lo que indica al equipo de escaneo del IRS que ignore el formulario por completo.
Presentación tardía
Si no cumple con la fecha límite, presente la solicitud lo antes posible para minimizar las multas. Puede solicitar un Extensión automática de 30 días usando Formulario 8809, que debe presentarse antes de la fecha límite original. En determinadas condiciones de dificultad, puede solicitar una prórroga adicional de 30 días.
Reglas clave para 2016
Umbrales de presentación de informes
- Mínimo de 600$ para alquileres, servicios, premios, otros ingresos, pagos médicos y la mayoría de las demás categorías
- Mínimo de $10 para regalías y pagos a corredores
- Mínimo de 5.000$ para la venta directa de productos de consumo para su reventa
Quién es denunciado
Debe informar los pagos a individuos, sociedades, sucesiones y ciertas corporaciones.
En general, los pagos a sociedades anónimas están exentos, excepto para:
- Pagos médicos y de atención médica
- Honorarios de abogados e ingresos brutos
- Compras de pescado al contado
- Pagos sustitutivos
- Pagos de agencias ejecutivas federales
Requisito comercial o empresarial
Informe solo los pagos realizados en el curso de su operación o negocio.
Se considera que las organizaciones sin fines de lucro, los fideicomisos de planes de pensiones, las cooperativas de agricultores y las agencias gubernamentales participan en un oficio o negocio a los efectos de la presentación de informes. Los pagos personales no requieren presentación de informes.
Números de identificación del contribuyente (TIN)
Debe obtener el TIN (número de seguro social o número de identificación del empleador) correcto del destinatario.
Utilice Formulario W-9 para recopilar esta información. Si un destinatario se niega a proporcionar un TIN, es posible que tengas que retención de respaldo al 24% e informe que la retención en Recuadro 4.
Nuevos cambios de 2016
- Fecha límite de presentación acelerada (31 de enero) para la compensación de personas que no son empleados (recuadro 7)
- Nuevas excepciones para el encarcelamiento injusto y los beneficios por discapacidad para los oficiales de seguridad pública
- Reglas de puerto seguro para errores de minimis en montos en dólares
Pagos de abogados
Se aplican reglas especiales a los abogados:
- Reporte los honorarios de los abogados de $600 o más en Recuadro 7
- Reporte los ingresos brutos de $600 o más pagados a los abogados en Recuadro 14, incluso si el abogado no es su proveedor de servicios (por ejemplo, pagos de liquidación)
Proceso de presentación paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Determine su obligación
Revise todos los pagos realizados durante 2016 a personas y entidades. Identifica qué pagos cumplen con los umbrales de 10 o 600 dólares y no están incluidos en las excepciones.
Recuerde: solo califican los pagos realizados en el curso de su operación o negocio.
Paso 2: Recopilar información
Reúna la información requerida para cada destinatario: nombre completo, dirección y TIN.
Utilice Formulario W-9 para recopilar esta información antes de realizar los pagos cuando sea posible. Compruebe que tiene los TIN correctos: los TIN incorrectos pueden conllevar multas.
Paso 3: Complete el formulario
Para cada destinatario que necesite un 1099-MISC, complete un formulario por separado que muestre:
- La información de su empresa (pagador)
- Nombre, dirección y NIF del destinatario
- Los importes de pago figuran en las casillas correspondientes (1—18)
- Cualquier retención adicional en la casilla 4
Asegúrese de declarar los pagos en la casilla correcta; el IRS la usa para verificar la exactitud de los informes.
Paso 4: Decidir el método de presentación
Si vas a presentar una solicitud 250 o más de cualquier tipo de formulario único, debe presentarlo electrónicamente a través del Sistema FIRE del IRS (presentación electrónica de declaraciones informativas).
De lo contrario, puede presentar la solicitud en papel.
La presentación electrónica extiende su fecha límite a 31 de marzo, excepto la casilla 7 (aún se aplica la fecha límite del 31 de enero).
Paso 5: Preséntelo al IRS
- Archivadores de papel: Envíe la copia A de todos los formularios con un Formulario 1096 (transmisión) al Centro de Servicio del IRS correspondiente (Austin, TX o Kansas City, MO). No doble los formularios; envíe correo de primera clase.
- Declarantes electrónicos: Preséntelo a través del Sistema FIRE siguiendo Publicación 1220 especificaciones.
Paso 6: Entregar copias a los destinatarios
Proporcionar Copia B a cada destinatario por 31 de enero de 2017 (o 15 de febrero si solo se declaran los importes de las casillas 8 o 14). Puede presentar estados de cuenta electrónicamente si el destinatario da su consentimiento.
Errores comunes y cómo evitarlos
Los TIN faltan o son incorrectos
Solicita siempre el formulario W-9 a los destinatarios antes de realizar los pagos. Utilice el Sistema de comparación de TIN del IRS para verificar la precisión.
Los TIN incorrectos nunca se consideran «errores intrascendentes» y pueden conllevar sanciones.
Casilla de pago incorrecta
Poner los montos en la casilla incorrecta provoca problemas de coincidencia con el IRS. Por ejemplo, reportar los pagos de un contratista independiente en Recuadro 3 en lugar de Recuadro 7 conduce a desajustes tributarios para el trabajo por cuenta propia. Revise cuidadosamente las definiciones de las casillas.
Reportar pagos a empresas
Muchos declarantes asumen incorrectamente que todos los pagos corporativos están exentos. Recuerde: servicios médicos, honorarios de abogados, compras de pescado y pagos sustitutivos aún se debe informar.
Falta de la fecha límite acelerada
El 31 de enero La fecha límite para el recuadro 7 (compensación para personas que no son empleados) es estricta. Si no lo hace, se impondrán sanciones inmediatas. Marque esta fecha claramente en su calendario de cumplimiento.
No marcar correctamente la casilla VOID
Nunca marque «ANULADO» al presentar una corrección; en su lugar, utilice «CORREGIDO». La casilla VOID es solo para los formularios que decidió no presentar.
Olvidar presentar el formulario 1096
Los declarantes en papel deben incluir el formulario 1096 como transferencia. Agrupe todos los formularios 1099-MISC y envíelos en un solo formulario 1096. Si no lo hace, puede provocar el rechazo.
Incluidos los pagos que no reúnen los requisitos
Exclusiones comunes:
- Salarios de los empleados (formulario W-2)
- Pagos con tarjeta de crédito (formulario 1099-K)
- Pagos por debajo de los umbrales de notificación
- Pagos a la mayoría de las empresas
No llevar registros
Guarde copias de todos los formularios archivados o asegúrese de poder reconstruir los datos durante al menos 3 años. Si se trató de una retención adicional, consérvese durante 4 años.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Procesamiento del IRS
El IRS procesa las declaraciones del formulario 1099-MISC y las compara con las declaraciones de impuestos de los destinatarios. Esto ayuda a identificar los ingresos no declarados. El procesamiento continúa durante todo el año siguiente a la presentación.
Obligaciones del destinatario
Los destinatarios usan el formulario 1099-MISC para completar sus declaraciones de impuestos.
- Importes de la casilla 7: Reportado el Programa C (ingresos empresariales) y están sujetos al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.
- Otras cajas: Se dirige a varias líneas u horarios en el formulario 1040.
Avisos sobre CP2100
Si has denunciado un TIN incorrecto, recibirás un Aviso sobre CP2100 o CP2100A del IRS entre 4 y 6 meses después de la presentación. Debes comenzar a realizar retenciones adicionales para pagos futuros hasta que el beneficiario proporcione un TIN correcto.
Evaluaciones de penalizaciones
Si presenta su solicitud con retraso, presenta errores o no la presenta, el IRS impondrá multas. Los avisos explicarán el monto de la multa y sus derechos a apelar. Las multas dependen del momento y del número de devoluciones afectadas.
Alivio por causa razonable
Si puede demostrar una causa razonable (por ejemplo, desastres naturales, circunstancias inevitables), puede solicitar la reducción de la multa. Incluye una explicación y documentación por escrito.
No se necesita respuesta
Si presentó la solicitud de manera precisa y puntual, por lo general no recibirá noticias del IRS. Conserve sus copias como prueba de cumplimiento.
Preguntas frecuentes
1. ¿Tengo que emitir un 1099-MISC a una persona a la que pagué con tarjeta de crédito?
No. Los pagos efectuados mediante tarjetas de crédito/débito o plataformas de terceros (como PayPal) se notifican Formulario 1099-K por el procesador de pagos, no por ti.
2. Pagué a una LLC por los servicios. ¿Tengo que presentar el formulario 1099-MISC?
Depende de cómo se graven los impuestos a la LLC.
- Empresa unipersonal o sociedad → Sí
- Corporación C o corporación S → No, excepto los honorarios de los abogados y ciertas excepciones.
Solicita un Formulario W-9 para confirmar la clasificación.
3. ¿Qué pasa si descubro un error después de la fecha límite?
Presente con prontitud un formulario 1099-MISC corregido. Compruebe el «CORREGIDO» casilla, introduce la información correcta y envía una copia al destinatario. Cuanto antes corrija, menor será la penalización.
4. ¿Puedo presentar el formulario 1099-MISC electrónicamente aunque tenga menos de 250 formularios?
Sí Puede presentar la solicitud electrónicamente independientemente del volumen. Los beneficios incluyen la ampliación de los plazos, los recibos de confirmación y la reducción de los errores.
5. ¿Qué sucede si alguien se niega a proporcionar su número de seguro social?
Comenzar retención adicional al 24% e informe los montos retenidos en el recuadro 4. Aún así, presente el formulario 1099-MISC que muestre el monto bruto y la retención. El beneficiario puede enfrentarse a multas del IRS por incumplimiento.
6. ¿Tengo que denunciar los reembolsos a los contratistas independientes?
En general, no. Los reembolsos en virtud de un plan responsable no son declarables. Sin embargo, los pagos de tarifas fijas que incluyen los gastos deben declararse en Recuadro 7 en su totalidad.
7. Soy una pequeña empresa, ¿se me aplican reglas de penalización diferentes?
Sí Las pequeñas empresas (ingresos brutos anuales promedio ≤ 5 millones de dólares) tienen límites de penalización máximos reducidos, pero las mismas penalizaciones por devolución. Presentar la solicitud con prontitud sigue minimizando la exposición.
Fuentes
Toda la información de esta guía proviene de publicaciones oficiales del IRS:
- Instrucciones de 2016 para el formulario 1099-MISC
- Instrucciones generales de 2016 para determinadas devoluciones con información
- Formulario 1099-MISC (2016)