Para qué sirve el formulario 1099-MISC
El formulario 1099-MISC es el formulario del IRS que utilizan las empresas para informar sobre varios tipos de pagos realizados durante el año a contratistas independientes, proveedores de servicios y otras personas que no son empleados. Considérelo como una boleta de calificaciones que indica tanto al IRS como al destinatario cuánto dinero ha cambiado de manos para determinados tipos de pagos.
Si es propietario de una empresa y pagó a alguien por servicios, alquileres, regalías, premios u otros ingresos determinados, tendrá que presentar este formulario. La persona o empresa que recibió el pago recibirá una copia en la que se muestre lo que se le pagó, que utilizará para presentar su propia declaración de impuestos. Este formulario garantiza que los ingresos no pasen desapercibidos: crea un registro en papel que ayuda al IRS a verificar que todos declaran sus ingresos correctamente.
Cuándo utilizaría el formulario 1099-MISC (incluidas las presentaciones tardías y modificadas)
Cronograma de presentación regular
Para los pagos de 2012, debe presentar el formulario 1099-MISC ante el IRS de la siguiente manera: 28 de febrero de 2013 (o el 1 de abril de 2013, si presenta la solicitud electrónicamente). También debe proporcionar una copia al destinatario antes 31 de enero de 2013, con excepciones especiales para ciertas casillas: si solo declaras los montos en las casillas 8 o 14 (pagos sustitutivos o ingresos brutos a los abogados), la fecha límite para el destinatario se extiende a 15 de febrero de 2013.
Extensiones
Si necesita más tiempo, puede solicitar una prórroga automática de 30 días presentando el formulario 8809 antes de la fecha límite original. En condiciones difíciles, puede reunir los requisitos para una prórroga adicional de 30 días.
Presentaciones tardías o modificadas
Si descubre un error después de la presentación, ya sea que haya declarado una cantidad incorrecta, haya utilizado un número de identificación fiscal incorrecto o se haya olvidado de presentar la declaración por completo, debe corregirlo lo antes posible. Complete un nuevo formulario 1099-MISC, marque la casilla «CORREGIDO» en la parte superior, complete toda la información (no solo la que haya cambiado) y preséntelo ante el IRS junto con un nuevo formulario 1096. También debe enviar una declaración corregida al destinatario. No se demore: las multas aumentan cuanto más espere, y corregir los errores con prontitud demuestra buena fe ante el IRS.
Reglas o detalles clave para 2012
Umbrales de presentación de informes
Debe presentar el formulario 1099-MISC si pagó a alguien:
- 600$ o más para: alquileres, servicios, premios y galardones (no relacionados con los servicios), pagos médicos y de atención médica, ingresos del seguro de cosechas, compras de pescado en efectivo, pagos a abogados u otros ingresos
- $10 o más en regalías o pagos a corredores en lugar de dividendos o intereses exentos de impuestos
- Cualquier cantidad de los ingresos de los barcos pesqueros (independientemente del monto en dólares)
- 5000$ o más en la venta directa de productos de consumo para su reventa (debe indicarse en el formulario)
Excepciones importantes: a quién NO denuncia
- Corporaciones (con excepciones importantes: DEBE declarar los pagos a las empresas por servicios legales, servicios médicos y compras de pescado)
- Empleados (utilice el formulario W-2 en su lugar)
- Pagos personales (solo cuentan los pagos relacionados con la empresa)
- Compras de mercadería (como comprar material de oficina)
- Organizaciones exentas de impuestos (iglesias, organizaciones benéficas, agencias gubernamentales)
- Agentes inmobiliarios en alquiler (pero el agente debe informar el alquiler que transfiere al propietario)
Cambios específicos de 2012
- Buenas noticias para los propietarios de propiedades de alquiler: El Congreso derogó el requisito de 2011 de informar los gastos de las propiedades de alquiler. Ya no necesita presentar los formularios 1099-MISC para los contratistas que trabajan en sus propiedades de alquiler.
- Protección de la privacidad: Ahora puedes truncar (ocultar parcialmente) el número de seguro social del destinatario en la copia que le envíes (mostrando solo los últimos cuatro dígitos) por motivos de seguridad.
Requisito de presentación electrónica
Si presenta 250 o más de cualquier tipo de formulario, debe hacerlo electrónicamente, a menos que reciba una exención por dificultades económicas. Este límite se aplica por separado a cada tipo de formulario.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Determine si necesita presentar una solicitud
Pregúntese: ¿pagué 600 dólares o más (o 10 dólares por regalías) a una persona que no era empleada de mi empresa? En caso afirmativo, proceda.
Paso 2: Reunir información
Recopile el nombre legal completo, la dirección y el número de identificación fiscal (TIN) del destinatario, ya sea su número de seguro social o su número de identificación patronal. Debería haberlo solicitado mediante el formulario W-9 antes de realizar los pagos. También compile sus registros de pago que muestren exactamente cuánto pagó y cuándo.
Paso 3: Obtenga los formularios correctos
Descargue el formulario 1099-MISC y el formulario 1096 de IRS.gov o solicítelos llamando al 1-800-TAX-FORM. No utilice formularios de años anteriores; el IRS escanea estos formularios y el uso del año incorrecto provoca errores de procesamiento.
Paso 4: Complete el formulario
Rellene el formulario con cuidado e introduzca la información en las casillas correspondientes:
- Recuadro 1: Rentas
- Recuadro 2: Regalías
- Recuadro 3: Otros ingresos (premios, premios no por servicios, ciertos daños)
- Recuadro 6: Pagos médicos y de atención médica
- Recuadro 7: Compensación para personas que no son empleados (la casilla más común, para contratistas y proveedores de servicios independientes)
- Recuadro 14: Ingresos brutos pagados a los abogados
Ingresa el nombre de tu empresa y tu número de identificación fiscal en la parte superior, junto con la información del destinatario.
Paso 5: Presente su solicitud ante el IRS
Envíe la copia A de todos los formularios 1099-MISC al IRS junto con el formulario 1096 (la hoja de transmisión/portada). No separe los formularios que se imprimen en varias páginas. Envíe por correo todo plano (no doblado) al centro de servicio del IRS correspondiente: Austin, TX o Kansas City, MO, según su ubicación.
Paso 6: Entregue copias a los destinatarios
Entregue la copia B a cada destinatario antes del 31 de enero de 2013. Esto les brinda la información que necesitan para presentar sus propias declaraciones de impuestos. Puede enviarlo por correo o entregarlo en persona.
Paso 7: Mantener registros
Guarde copias de todos los formularios durante al menos 3 años (4 años si hubo retenciones adicionales) en caso de preguntas o auditorías del IRS.
Errores comunes y cómo evitarlos
Error #1: Informar en la casilla equivocada
Muchos declarantes colocan los pagos de alquiler en la casilla 7 en lugar de en la casilla 1, o viceversa. El IRS compara estos formularios con las declaraciones de impuestos de los destinatarios, y las discrepancias generan avisos. Solución: Use la casilla 1 para los alquileres y la casilla 7 para los servicios y la compensación de personas que no son empleados. En caso de duda, lee las instrucciones específicas de la casilla.
Error #2: Olvidar las excepciones corporativas
Si bien la mayoría de los pagos corporativos no se declaran, muchos declarantes olvidan que los pagos a empresas por honorarios de abogados y servicios médicos debe ser denunciado. Solución: Informe siempre los pagos a los abogados y médicos, incluso si están constituidos en sociedades anónimas.
Error #3: Faltan números de identificación del contribuyente o son incorrectos
Esta es la causa #1 de las notificaciones del IRS. Si el nombre y el TIN no coinciden con los registros del IRS, recibirás una notificación con la letra «B» y es posible que tengas que hacer una retención adicional. Solución: Solicita siempre el formulario W-9 antes de realizar los pagos y comprueba que has introducido la información exactamente como la proporcionaste.
Error #4: Reportar pagos personales
Solo los pagos realizados en el curso de su operación o negocio son declarables. Contratar a alguien para pintar tu residencia personal no es declarable. Solución: Solo presente el 1099-MISC para pagos relacionados con la empresa.
Error #5: Incluir los gastos reembolsados
Cuando le pagas a un contratista 5000$ más 500$ por los materiales que ha comprado, algunos declarantes solo declaran los 5000$. Solución: Indique el monto total pagado ($5,500) si el suministro de materiales fue incidental al servicio.
Error #6: Usar el formulario incorrecto para los empleados
Los contratistas independientes reciben el formulario 1099-MISC; los empleados reciben el formulario W-2. Clasificar erróneamente a los trabajadores puede conllevar multas e impuestos atrasados. Solución: Revise la Publicación 15-A del IRS para entender la distinción o consulte a un profesional de impuestos si no está seguro.
Error #7: Presentar un formulario 1096 para varios tipos de formularios
Cada tipo de formulario necesita su propia transmisión del formulario 1096. Solución: Si va a presentar los formularios 1099-INT y 1099-MISC, prepare dos grupos separados con los formularios 1096 separados.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Procesamiento inmediato
El IRS escanea sus formularios y compara la información con las declaraciones de impuestos de los destinatarios. Esta verificación cruzada se realiza electrónicamente y ayuda al IRS a verificar que los ingresos se declaran correctamente en ambos extremos.
Requisitos del destinatario
La persona o empresa que recibió el 1099-MISC debe declarar los ingresos en su declaración de impuestos, generalmente en el Anexo C (para personas que trabajan por cuenta propia) o en su declaración de impuestos comerciales. Es posible que adeuden el impuesto sobre los ingresos sobre el trabajo por cuenta propia además del impuesto sobre la renta regular.
Equiparación del IRS
Durante el año siguiente a la presentación, el IRS compara sus formularios 1099-MISC con las declaraciones de impuestos de los destinatarios. Si alguien no declara los ingresos que usted documentó, recibirá una notificación en la que se le preguntará sobre la discrepancia.
Si recibe un aviso
El IRS puede enviarle un aviso CP2100 o CP2100A si hay discrepancias entre el nombre y el TIN. Esto no significa necesariamente que hayas hecho algo mal; a veces, los destinatarios usan variaciones de nombre diferentes o han cambiado de nombre recientemente. Debes solicitar al destinatario la información actualizada del formulario W-9. Si los desajustes persisten durante varios años, es posible que tengas que hacer una retención adicional (deducir el 28% de los pagos futuros y enviarla al IRS).
Sanciones
Si no presenta la declaración a tiempo, presenta información incorrecta o no presenta las declaraciones a los destinatarios, el IRS puede imponerle multas que oscilan entre 30 y 100 dólares por formulario, según la demora con la que presente la solicitud y si se hace caso omiso intencionalmente. Las multas máximas pueden llegar a los 1 500 000$ al año para las pequeñas empresas. Sin embargo, puedes eximirte de las multas si puedes demostrar que el error tiene una «causa razonable», es decir, actuar con rapidez para corregir los errores.
Preguntas frecuentes
P1: Le pagué a mi personal de mantenimiento 650 dólares en efectivo a lo largo del año. ¿Tengo que presentar un 1099-MISC?
Sí, si los pagos fueron por trabajos relacionados con su negocio. Sin embargo, si lo contrataste para trabajar en tu residencia personal y esto no forma parte de una actividad comercial o de alquiler, no se requiere el 1099-MISC. Los pagos deben realizarse «» en el curso de su actividad comercial o empresarial «» para que puedan declararse.
Pregunta 2: Le pagué a un abogado que trabaja para un bufete de abogados que está incorporado. ¿Sigo presentando un 1099-MISC?
¡Sí! Esta es una excepción crítica a la regla general. Si bien las empresas normalmente no reciben los formularios 1099-MISC, los abogados y bufetes de abogados siempre los reciben, independientemente de su estado corporativo. Indique los honorarios de los abogados en el recuadro 7 y los ingresos brutos pagados a los abogados en el recuadro 14.
Pregunta 3: ¿Cuál es la diferencia entre la casilla 7 (compensación de personas que no son empleados) y la casilla 3 (Otros ingresos)?
La casilla 7 se refiere a los pagos por servicios, es decir, lo que se paga a los contratistas independientes, autónomos y proveedores de servicios. La casilla 3 se refiere a otros tipos de ingresos, como premios, premios no relacionados con servicios, ciertos tipos de daños y pagos a antiguos vendedores de seguros. La distinción es importante porque los ingresos del recuadro 7 están sujetos al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, mientras que los ingresos del recuadro 3 generalmente no lo están.
Pregunta 4: Me olvidé de obtener un formulario W-9 antes de pagarle a un contratista. ¿Qué debo hacer ahora?
Solicita el W-9 de inmediato. Si el contratista se niega a proporcionar su número de identificación fiscal o no lo proporciona, tienes la obligación de retener una retención adicional del 28% de los pagos futuros. Aun así, debes presentar el 1099-MISC con la información que tengas: usa el nombre y la dirección del destinatario y realiza una retención adicional para pagos futuros hasta que entregue su TIN.
Pregunta 5: Cometí un error en un 1099-MISC que ya había presentado. ¿Cómo lo soluciono?
Presente un formulario corregido lo antes posible. Complete un nuevo formulario 1099-MISC con toda la información correcta (no solo los elementos modificados), marque la casilla «CORREGIDO» en la parte superior y envíelo al IRS con un nuevo formulario 1096. Envíe también una copia corregida al destinatario. No espere: cuanto antes corrija los errores, mejor, y esto puede ayudarle a evitar o reducir las multas.
Q6: ¿Necesito emitir un 1099-MISC a mi arrendador para el alquiler de mi negocio?
Sí, si pagó 600 dólares o más en alquiler durante el año por una propiedad comercial. Sin embargo, si pagaste el alquiler a un agente inmobiliario o a una empresa de administración de propiedades, normalmente no necesitas presentar un formulario 1099-MISC; el agente es responsable de informar al propietario del alquiler que transfiera.
Q7: ¿Puedo presentar el formulario 1099-MISC electrónicamente de forma gratuita?
El IRS proporciona el sistema FIRE (presentación electrónica de declaraciones con información) para la presentación electrónica gratuita, pero necesita un software que pueda crear archivos en el formato especificado por el IRS. El sistema FIRE no ofrece la opción de rellenar un formulario. Algunos socios comerciales del IRS ofrecen servicios de preparación gratuitos o de bajo costo para pequeñas empresas. Si presenta menos de 250 formularios, la presentación en papel es perfectamente aceptable y puede ser más sencilla.
Recursos adicionales
Para obtener más información:
Visita IRS.gov/formulario 1099 Misc para obtener los formularios, instrucciones y actualizaciones más recientes, o llame al Servicio al Cliente de Informes de Información del IRS al 1-866-455-7438.
No te quedan suficientes palabras humanizadoras. Actualiza tu plan Surfer.