Formulario 1042-S (2021) del IRS: Declaración de impuestos de EE. UU. para extranjeros

Para qué sirve el formulario 1042-S

Formulario 1042-S del IRS (2021) se utiliza para declarar los ingresos de origen estadounidense pagados a personas extranjeras, incluidos los extranjeros no residentes, las sociedades extranjeras y las empresas extranjeras. Por lo general, el formulario lo presenta un agente de retención, como una empresa, una universidad o una institución financiera, que realiza pagos como intereses, dividendos, regalías, alquileres o becas. Muestra tanto el ingreso bruto como cualquier impuesto retenido a efectos del impuesto federal sobre la renta. Incluso si no se retuvo ningún impuesto debido a un tratado o exención tributaria, el formulario debe presentarse para declarar los ingresos pagados. La presentación garantiza el cumplimiento de los requisitos de presentación del impuesto sobre la renta del IRS para las transacciones transfronterizas.

Cuándo utilizaría el formulario 1042-S

Debe presentar el formulario 1042-S (2021) del IRS si es un agente de retención estadounidense, como una empresa, una escuela o una institución financiera, que realiza pagos de ingresos de origen estadounidense a personas o entidades extranjeras. Esto se aplica independientemente de si los ingresos son devengados o no, e independientemente de si se retuvieron impuestos.

Entre las situaciones clave se incluyen las siguientes:

1. Pagó intereses, dividendos, regalías, alquileres o compensaciones a un extranjero no residente o a una empresa extranjera.
   
   
2. Has otorgado becas, premios o becas a un estudiante o investigador internacional.
   
   
3. Realizó pagos de adquisiciones federales u otros ingresos declarables en virtud de un tratado tributario.

Para el año tributario 2021, todos los formularios deben presentarse y las copias de los destinatarios deben entregarse antes del 15 de marzo de 2022. Puede solicitar más tiempo presentando el formulario 8809 para las prórrogas del IRS o enviando por fax una solicitud por escrito para solicitar la prórroga del destinatario antes de la fecha límite.

Reglas y detalles clave para 2021

Al presentar el formulario 1042-S (2021) del IRS, el Servicio de Impuestos Internos estableció varias reglas clave para garantizar la notificación precisa de los ingresos y retenciones del extranjero. Utilice las siguientes pautas para cumplir con las normas y evitar errores:

• Requisitos de presentación electrónica: Las instituciones financieras deben presentar la declaración electrónicamente, y otros agentes de retención deben hacerlo si presentan 250 o más formularios de impuestos.
  
  
• Identificador de formulario único: Cada formulario debe incluir un identificador único de 10 dígitos para rastrear las modificaciones y evitar duplicaciones.
  
  
• Formularios separados para cada tipo de ingreso: Presente un formulario por destinatario y por categoría de ingresos, como ingresos devengados, ingresos no devengados o pagos de adquisiciones federales.
  
  
• Declaración de ingresos por tipo: Los pagos clasificados como ingresos efectivamente conectados deben declararse en la declaración de impuestos del destinatario, no en el formulario 1042-S.
  
  
• Ingresos extranjeros y exclusiones: Algunos ingresos extranjeros pueden calificar para una exclusión por ingresos del trabajo en el extranjero o una reducción del impuesto federal en virtud de un tratado tributario aplicable con un país extranjero.
  
  
• Precisión de archivado: Los agentes de retención deben confirmar las ganancias netas, el estado civil (por ejemplo, si es casado y presenta una declaración conjunta) y la retención de impuestos para garantizar que se declare la obligación tributaria correcta.
  
  
• Envío seguro: Utilice siempre el sistema seguro del IRS para archivar (busque el icono de un candado cerrado) para confirmar que su presentación está protegida y completa.

Proceso de presentación paso a paso (nivel alto)

1. Confirme las partes y los documentos: Identifique a cada destinatario como una persona extranjera no residente, un intermediario calificado, una entidad de transferencia directa, una sucursal extranjera o un fideicomiso extranjero, y recoja los W-8 actuales y los formularios de impuestos requeridos del Servicio de Impuestos Internos.
   
   
2. Clasifique los pagos: Determine si los ingresos obtenidos son ingresos del trabajo o ingresos no devengados, y si alguna cantidad es un ingreso relacionado de manera efectiva (declarado por el destinatario en una declaración de impuestos).
   
   
3. Determine la fuente y el período: Asegúrese de que los montos representen ingresos extranjeros de origen estadounidense durante todo el año tributario. Tenga en cuenta los códigos de países extranjeros que se requieren para declarar los ingresos.
   
   
4. Calcule la retención: Aplica las tasas impositivas aplicables para calcular los impuestos federales retenidos y la posible obligación tributaria del destinatario; concilia los montos con las ganancias netas y cualquier ingreso extranjero.
   
   
5. Considera reglas especiales: Si el destinatario solicita ingresos obtenidos en el extranjero o una exclusión de ingresos devengados en el extranjero, confirme los requisitos de residencia fiscal y de residencia de buena fe. Tenga en cuenta que una exención personal no afecta la presentación del formulario 1042-S.
   
   
6. Cuenta para archivar notas de estado: Si la guía menciona que el matrimonio presenta una declaración conjunta, el matrimonio que presenta una declaración conjunta, el cónyuge sobreviviente que reúne los requisitos o el cónyuge sobreviviente, recuerde a los destinatarios que, cuando uno de los cónyuges presenta la solicitud, las reglas pueden afectar cualquier reembolso de impuestos; esto es informativo tanto para usted como para el beneficiario.
   
   
7. Prepare y presente electrónicamente cada formulario correctamente: Prepare y envíe un formulario por destinatario y tipo de ingreso, y preséntelo electrónicamente de forma segura (busque el icono del candado cerrado).
   
   
8. Finalizar y amueblar: Asegúrese de que se envíen las copias a los destinatarios, aborde con prontitud cualquier ingreso no declarado y mantenga registros precisos para garantizar el cumplimiento.

Errores comunes y cómo evitarlos

Presentar el formulario 1042-S (2021) del IRS puede ser complejo e incluso los errores menores pueden provocar multas o demoras en el procesamiento. Estos son los errores frecuentes y cómo evitarlos:

• Usar el formulario del año tributario incorrecto: Descarga y usa siempre los formularios de impuestos correctos para el año en el que declaras para evitar rechazos.
  
  
• Combinación de diferentes tipos de ingresos: Presente un formulario por tipo de ingreso y destinatario para garantizar la presentación adecuada de los ingresos devengados o no devengados.
  
  
• Omitir campos de datos clave: Verifique que el identificador único, el EIN, el código de ingresos y el impuesto federal retenido estén ingresados correctamente.
  
  
• Datos del destinatario incorrectos: Verifique los nombres, direcciones y códigos de países extranjeros con los formularios W-8 originales.
  
  
• Presentación de duplicados: Preséntelo solo una vez, ya sea electrónicamente o en papel, para evitar registros duplicados.
  
  
• Ignorando las enmiendas: Si observa un error, presente de inmediato un formulario modificado para corregir los ingresos no declarados y mantener el cumplimiento con el Servicio de Impuestos Internos.

Qué sucede después de presentar la solicitud

Después de presentar el formulario 1042-S (2021) del IRS, el Servicio de Impuestos Internos revisa los datos y los compara con la declaración federal correspondiente para verificar su precisión. La agencia verifica que el monto total de ingresos y salarios declarados coincida con lo que presentó el contribuyente o el agente de retención. Si surgen discrepancias en alguna sección del IRC, el IRS puede emitir una notificación.

La información ayuda a identificar a los extranjeros residentes, los ciudadanos estadounidenses y otras personas que se encuentran físicamente en el país y que pueden necesitar presentar una declaración por separado. También puede revelar errores relacionados con la participación de un intermediario no calificado o la falta de entradas del Anexo B. Dado que la presentación de informes se realiza por año natural, todos los pagos sujetos a retenciones deben estar completos para mantener el cumplimiento y evitar auditorías.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los requisitos de declaración de impuestos sobre la renta para las personas extranjeras que reciben pagos de origen estadounidense?

Las personas extranjeras deben presentar el formulario 1042-S (2021) del IRS si reciben ingresos tributables de origen estadounidense, incluso cuando no se retengan impuestos.

¿Cómo afecta la exclusión de ingresos del trabajo en el extranjero a la presentación del formulario 1042-S?

La exclusión de los ingresos del trabajo en el extranjero se aplica solo a los ingresos del extranjero y no reduce la declaración o la retención en el formulario 1042-S.

¿Mi estado civil fiscal afecta la forma en que se declaran los ingresos del extranjero?

Su estado civil tributario afecta la obligación tributaria general, pero no lo que aparece en el formulario 1042-S.

¿Cuál es la fecha límite para presentar el formulario 1042-S ante el IRS?

Las copias del formulario y del destinatario vencen el 15 de marzo de cada año; las extensiones requieren el formulario 8809.

¿Las tasas de retención de impuestos federales son las mismas para todos los tipos de ingresos?

No, las tasas impositivas federales varían para los ingresos devengados y extranjeros, según el tipo de pago.