Formulario 1042-S (2023) del IRS: Instrucciones de presentación y retención

Para qué sirve el formulario 1042-S

Formulario 1042-S del IRS (2023) es una declaración informativa que se utiliza para declarar los ingresos pagados a personas extranjeras que están sujetos a la retención en origen de EE. UU. Cubre pagos como dividendos, intereses, regalías, becas y alquileres. El formulario se aplica a los extranjeros no residentes, a las sociedades anónimas extranjeras y a otras entidades extranjeras que reciben ingresos de fuentes estadounidenses.

Reporta tanto los montos totales pagados como cualquier impuesto retenido en virtud de los capítulos 3 o 4 del Código de Rentas Internas. A diferencia del formulario 1099, que se aplica a los residentes de EE. UU., el formulario 1042-S está diseñado para destinatarios extranjeros y garantiza una declaración de impuestos adecuada para los pagos internacionales. Es posible que las personas extranjeras que no tengan una identificación fiscal estadounidense necesiten un ITIN; en esta guía se explica Requisitos de ITIN para los beneficiarios no estadounidenses de ingresos de origen estadounidense.

Cuándo utilizaría el formulario 1042-S

Debe presentar el formulario 1042-S (2023) del IRS si paga los ingresos de personas extranjeras sujetos a la retención en origen de EE. UU. El formulario permite al Servicio de Impuestos Internos hacer un seguimiento de los pagos efectuados en EE. UU. y confirmar la exactitud de los informes.

• Agente de retención: Un agente de retención es cualquier persona, empresa o institución financiera estadounidense o extranjera que controla, recibe o paga ingresos a una persona extranjera y debe presentar un formulario por separado para cada pago.
• Ingresos pagados: Los ingresos pagados se refieren a dividendos, intereses, regalías, alquileres, becas y otros montos de origen estadounidense que están sujetos a las normas federales de retención.
• Fecha límite: Preséntenlo ante el IRS y entregue copias a los destinatarios antes del 15 de marzo de 2024.
  
  
• Extensión: Solicite más tiempo presentando el formulario 8809 antes de la fecha límite.
  
  
• Declaración modificada: Si encuentra un error, presente un formulario 1042-S modificado para el IRS y el destinatario.
  
  
• Sanciones: Las multas oscilan entre 60 y 630 dólares por formulario, según el grado de retraso o inexactitud y de si se aplica una causa razonable o una negligencia deliberada.

Comprenda cómo las reglas relacionadas con la nómina y retención de problemas de cumplimiento puede afectar a los requisitos de presentación de informes internacionales.

Reglas y detalles clave para 2023

Para el año tributario 2023, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) introdujo varias actualizaciones esenciales en el formulario 1042-S y sus requisitos de presentación:

• Nuevos códigos de ingresos:
  
  • Los corredores utilizan el código 57 para informar los montos realizados y las retenciones asociadas a las transferencias de sociedades que cotizan en bolsa (PTP).
  • Los nominados utilizan el código 58 cuando no pueden determinar la clasificación adecuada de los ingresos de las distribuciones del PTP.
• Código de estado 39: Este nuevo código identifica a los intermediarios calificados (QI) que actúan como intermediarios reveladores.
• Presentación electrónica: La presentación ahora es obligatoria si presenta 250 o más formularios o si es una institución financiera. Todas las presentaciones deben hacerse a través del sistema de presentación electrónica de declaraciones informativas (FIRE).
  
  
• Identificador único: Cada formulario debe incluir un número de identificación de 10 dígitos que no sea ni un TIN ni un FTIN. Esto ayuda a realizar un seguimiento de las modificaciones y a garantizar la precisión de los informes.
  
  
• Tasas de retención:
  
  
  
  • Tasa estándar del 30% sobre la mayoría de los ingresos de origen estadounidense pagados a personas extranjeras
    
    
  • 21% para los socios corporativos de PTP y 37% para todos los demás socios

Es posible que esté disponible una tasa de retención más baja si un tratado tributario está en vigor y el destinatario ha presentado el formulario W-8 correcto para solicitar esos beneficios del tratado.

Proceso de presentación paso a paso (nivel alto)

1. Confirme su obligación: Determine para el año tributario si realizó algún pago sujeto a retención a una persona extranjera no residente, a otros extranjeros no residentes o a entidades como sociedades extranjeras, propiedades extranjeras y fideicomisos extranjeros durante el año calendario. Cada pago a una persona extranjera debe declararse con precisión para fines de cumplimiento.
   
   
2. Clasifique cada pago: Identifique la fuente de ingresos sujeta a impuestos de EE. UU. y seleccione los códigos de ingresos correctos para cada tipo de pago. Esto incluye las sociedades que cotizan en bolsa, que pueden requerir informes especiales. La clasificación adecuada garantiza la precisión de sus registros y evita que las entradas no coincidan.
   
   
3. Aplica los beneficios del tratado: Si se aplica un tratado tributario, registre el tratado aplicable y cualquier beneficio del tratado que permita una tasa de retención reducida o una exención. Conserve los formularios W-8 y la documentación relacionada para fines tributarios.
   
   
4. Complete y presente el formulario: Asegúrese de que todos los totales, códigos e información de retención se ingresen correctamente y luego proceda a presentar el formulario 1042-S para cada destinatario. Cuando presente sus declaraciones informativas electrónicamente, utilice el sistema FIRE y busque el icono de un candado cerrado para verificar el sitio web seguro de impuestos de EE. UU.
   
   
5. Proporcione copias y verifique los detalles: Proporcione a los destinatarios copias para su declaración de impuestos, asegúrese de cumplir con todos los requisitos de presentación de informes y consulte al IRS para obtener más información antes de la presentación final.

Errores comunes y cómo evitarlos

Presentar el formulario 1042-S (2023) del IRS puede ser complejo, especialmente cuando los ingresos sujetos a retención involucran a extranjeros no residentes, sociedades extranjeras o propiedades extranjeras. A continuación se detallan los errores más comunes y cómo prevenirlos:

• Códigos de ingresos incorrectos o faltantes: Confirme siempre el código de ingresos correcto para cada tipo de fuente de ingresos sujeta a retención. Revise las instrucciones para el año tributario 2023 antes de presentar el formulario 1042-S.
  
  
• Tasa de retención inadecuada: Aplica la tasa correcta y verifica cualquier beneficio del tratado tributario o tasa de retención reducida en virtud del tratado aplicable a efectos fiscales.
  
  
• Datos del destinatario incompletos: Asegúrese de que cada persona o entidad extranjera no residente tenga información de identificación y códigos de país precisos.
  
  
• Errores de presentación: Cuando presente declaraciones informativas electrónicamente, utilice el sitio seguro FIRE (busque el icono de un candado cerrado) para cumplir con los requisitos de presentación de informes.

Revisa tus totales cuidadosamente para evitar errores de cálculo u omisiones, y asegúrate de declarar todos los ingresos y pagos con precisión. Si recibió multas por presentar retenciones tardías o inexactas, consulte cuándo reducción de sanciones podría aplicarse.

Qué sucede después de presentar la solicitud

Después de presentar el formulario 1042-S, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) lo revisa y compara los totales con el formulario 1042 para confirmar la exactitud y el cumplimiento. El IRS compara los ingresos sujetos a retención con lo que los destinatarios declaran en su declaración de impuestos. Los extranjeros no residentes y otros beneficiarios extranjeros utilizan el formulario para solicitar reembolsos o beneficios derivados de un tratado en virtud de un tratado aplicable. Si se producen discrepancias, el IRS puede emitir avisos. Guarde todos los registros, incluidos los formularios W-8 y las copias, durante un mínimo de tres años en caso de una posible revisión fiscal de EE. UU.

Preguntas frecuentes

¿Quién debe presentar el formulario 1042-S para los ingresos pagados a personas extranjeras?

Todas las instituciones financieras, empresas o personas estadounidenses o extranjeras que paguen ingresos a personas extranjeras deben presentar el formulario 1042-S. Esto incluye pagos como dividendos, intereses y regalías que están sujetos a retención como ingresos en virtud del Código de Impuestos Internos.

¿Qué tipos de ingresos están sujetos a retención?

El formulario cubre los ingresos sujetos a impuestos estadounidenses, incluidos los ingresos pagados en forma de intereses, alquileres, regalías o compensaciones pagadas a destinatarios extranjeros. Cada tipo de pago debe identificarse con los códigos de ingresos correctos que figuran en las instrucciones del IRS.

¿Cuál es la fecha límite para presentar el formulario 1042-S?

La fecha límite para presentar la declaración ante el IRS y enviar copias a los destinatarios es el 15 de marzo siguiente al final del año calendario. Las presentaciones tardías o incorrectas pueden resultar en multas, a menos que se demuestre una causa razonable.

¿Cómo se aplica el formulario 1042-S a los extranjeros no residentes?

Los extranjeros no residentes utilizan el formulario para declarar los ingresos sujetos a retención y para solicitar créditos tributarios o reducciones basadas en tratados en su declaración de impuestos de EE. UU. El formulario documenta todos los pagos efectuados en EE. UU. y todos los impuestos retenidos por motivos de cumplimiento.

¿Las instituciones financieras deben presentar formularios separados para cada destinatario?

Sí, las instituciones financieras y otros declarantes deben presentar un formulario 1042-S por separado para cada persona extranjera y cada tipo de ingreso declarado. La combinación de varios destinatarios en un formulario infringe las normas del IRS.

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