Formulario 1042-S (2020) del IRS: consejos sobre retenciones e informes

Para qué sirve el formulario 1042-S

Formulario 1042-S (2020) es una declaración informativa del IRS que se utiliza para declarar los ingresos de origen estadounidense pagados a personas extranjeras y el impuesto retenido sobre esos pagos. Se aplica a muchos tipos de ingresos, incluidas las becas, las regalías, los dividendos y las compensaciones por servicios que reciben personas o entidades extranjeras no residentes.

Un agente de retención, como una universidad, una empresa o una institución financiera, debe presentar el formulario siempre que pague ingresos extranjeros que reúnan los requisitos, incluso si no se retuvo ningún impuesto federal sobre la renta en virtud de un tratado tributario. Este formulario no se aplica a los salarios declarados en el formulario W-2 ni a los pagos a personas estadounidenses declarados en el formulario 1099. Documenta los ingresos pagados y garantiza la precisión de los informes del IRS.

Cuándo utilizaría el formulario 1042-S

Debe usar el formulario 1042-S cuando pague ingresos de origen estadounidense a una persona extranjera durante el año tributario de 2020, y ese pago está sujeto a la retención del impuesto federal sobre la renta. El formulario informa tanto los ingresos pagados como los impuestos retenidos para los registros del IRS y del destinatario.

• Fecha límite de presentación: La fecha límite para el formulario de 2020 era el 15 de marzo de 2021. Las copias debían enviarse tanto al IRS como al destinatario antes de esa fecha.
  
  
• Presentación tardía: Si no cumplió con la fecha límite, puede solicitar una prórroga mediante el formulario 8809 antes de la fecha límite original.
  
  
• Presentaciones modificadas: Cuando se producen errores, como tasas impositivas, nombres o códigos de ingresos incorrectos, debe presentar un formulario 1042-S modificado con la información corregida.

La presentación oportuna ayuda a garantizar el cumplimiento y evita las sanciones del IRS. Visite el Centro de ayuda para formularios del IRS para obtener orientación esencial sobre los documentos requeridos para respaldar el cumplimiento de la declaración de ingresos y retenciones en el extranjero para el formulario 1042-S.

Reglas y detalles clave para 2020

Para el año tributario 2020, los agentes de retención tuvieron que seguir las reglas específicas del IRS para garantizar la presentación y el cumplimiento precisos. Cada regla ayudó a definir cómo se declaraban los ingresos y las retenciones en el caso de personas extranjeras y entidades relacionadas.

• Presentación electrónica: Esto es necesario para las instituciones financieras y los declarantes de gran volumen para garantizar la presentación oportuna y reducir los errores de procesamiento.
  
  
• Formularios separados: Se tuvo que presentar un formulario 1042-S por separado para cada destinatario, tipo de ingreso y tasa impositiva aplicable.
  
  
• Identificadores únicos: Cada formulario también necesitaba un identificador único para vincular la presentación original con cualquier modificación posterior.
  
  
• Categorías de pago: Los declarantes tenían que clasificar correctamente los pagos, como los pagos de adquisiciones federales, y conectar los ingresos de manera efectiva para calcular la obligación tributaria adecuada.
  
  
• Tarifas exentas o reducidas: Al solicitar una exclusión por ingresos del trabajo en el extranjero o los beneficios de un tratado tributario, los agentes de retención tenían que conservar documentación válida, como el formulario W-8BEN o W-8BEN-E.
  
  
• Informes para asociaciones: Una sociedad extranjera debe declarar los ingresos de cada socio y aplicar el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia correcto cuando corresponda.
  
  
• Crédito fiscal extranjero: Si operan en un país extranjero, los declarantes pueden solicitar un crédito tributario extranjero en su declaración de impuestos por los impuestos pagados en el extranjero.

Estas reglas garantizaban la retención adecuada, la presentación de informes completos y el cumplimiento a todos los efectos tributarios. Utilice el formulario 2848 para autorizar a un representante para comunicarse con el IRS sobre cuestiones de cumplimiento de retenciones relacionadas con el formulario 1042-S.

Proceso de presentación paso a paso (nivel alto)

La presentación del formulario 1042-S (2020) del IRS implica una secuencia precisa para garantizar la precisión de los informes y el cumplimiento de los requisitos de presentación de informes del IRS. Cada paso ayuda tanto al agente de retención como a las personas extranjeras a cumplir con sus propósitos tributarios en virtud de la legislación estadounidense.

1. Confirme su función como agente de retención: Determine si pagó ganancias extranjeras, dividendos ordinarios o ingresos vinculados de manera efectiva a una persona, corporación extranjera o sociedad extranjera no residente durante el año calendario.
   
   
2. Reúna los documentos requeridos: Recopile los detalles del destinatario, incluidos el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal, además de cualquier formulario W-8BEN o W-8BEN-E que demuestre que reúne los requisitos para recibir los beneficios de un tratado o la exclusión de ingresos del trabajo en el extranjero.
   
   
3. Calcule los montos de retención: Aplica la tasa impositiva correcta teniendo en cuenta los impuestos extranjeros, los beneficios de los tratados tributarios y cualquier pago de adquisiciones federales o ingresos de la entidad.
   
   
4. Complete el formulario con precisión: Use los códigos de ingresos correctos, anote cualquier ingreso de trabajo por cuenta propia y verifique las ganancias de capital, los ingresos no derivados del trabajo o los pagos de fideicomisos extranjeros.
   
   
5. Preséntelo ante el IRS y distribuya copias: Preséntelos electrónicamente a través del Sistema FIRE o por correo, y entregue los formularios a los destinatarios antes de la fecha límite.
6. Guarde copias para fines de auditoría: Conserve copias y los formularios tributarios relacionados durante todo el año tributario para respaldar su declaración de impuestos, el crédito tributario extranjero o las deducciones detalladas si se auditan.

Seguir estos pasos garantiza el cumplimiento y minimiza la obligación tributaria de todas las partes. Revise cómo Proceso de cobro del IRS se aplica cuando los agentes de retención adeudan impuestos, multas o intereses relacionados con errores en la presentación de informes del Formulario 1042-S.

Errores comunes y cómo evitarlos

Muchos agentes de retención y personas extranjeras cometen errores evitables al presentar el formulario 1042-S (2020) del IRS. Estar al tanto de estos errores ayuda a garantizar el cumplimiento y evita demoras o sanciones.

• Dejar en blanco los campos obligatorios: Complete siempre todas las secciones, incluidos los códigos de ingresos, la información del destinatario y los montos de retención, para mantener los informes precisos.
  
  
• Uso de códigos incorrectos o anticuados: Verifique todos los códigos de ingresos y exenciones utilizando los formularios e instrucciones tributarios más recientes del IRS.
  
  
• Informar sobre varios destinatarios en un formulario: Asegúrese de que se presente un formulario por separado para cada persona o entidad a fin de cumplir con los requisitos de presentación de informes.
  
  
• Tasas impositivas incorrectas o tasas combinadas: Utilice únicamente las tasas impositivas permitidas por la ley o por un tratado tributario aplicable, y evite aplicar tasas incorrectas o combinadas.
  
  
• Presentación tardía o falta de la fecha límite: Asegúrese de que la fecha límite de presentación esté anotada en su calendario y envíela electrónicamente o por correo de inmediato.
  
  
• No corregir los errores: Si descubre un error, presente un formulario modificado con prontitud y entregue copias actualizadas a todos los destinatarios.

Tomar estas medidas promueve el cumplimiento y evita multas innecesarias del IRS.

Qué sucede después de presentar la solicitud

Después de presentar el formulario 1042-S, el IRS lo revisa junto con el formulario 1040, el Anexo B y el Anexo C para verificar que los montos de los ingresos devengados y los montos retenidos coincidan. Si opera a través de una sucursal extranjera, un intermediario calificado o un intermediario no calificado, sus datos deben coincidir con los de ellos. Los destinatarios extranjeros que se encuentran físicamente en los EE. UU. o que reúnen los requisitos para ser residentes de buena fe utilizan el formulario para confirmar su domicilio fiscal, su exención personal y cualquier modificación en las listas D, E o SE.

Preguntas frecuentes

¿Quiénes se consideran agentes de retención al presentar el formulario 1042-S del IRS?

Los agentes de retención incluyen a cualquier persona, empresa o institución financiera estadounidense o extranjera responsable de pagar los ingresos extranjeros y garantizar la retención adecuada de impuestos extranjeros y la presentación de informes al IRS.

¿Qué tipos de ingresos extranjeros deben declararse en este formulario de impuestos?

Debe declarar los ingresos, como dividendos ordinarios, intereses, regalías, becas y otros pagos realizados a personas o entidades extranjeras no residentes durante el año tributario correspondiente. Obtenga información sobre cómo pueden utilizar los agentes de retención Planes de pago del IRS para resolver las retenciones impagas de impuestos cobradas después de presentar el formulario 1042-S.

¿Cómo debo gestionar los ingresos no derivados del trabajo en el formulario 1042-S?

Todos los ingresos no devengados, incluidas las inversiones o los pagos pasivos, deben declararse con precisión en formularios de impuestos separados para cada destinatario, siguiendo el código de ingresos correcto.

¿Puedo presentar el formulario 1042-S electrónicamente a través de e-file?

Sí, el IRS alienta la presentación electrónica, principalmente para quienes presentan 250 o más formularios, para mejorar la precisión y reducir las demoras en el procesamiento.

¿Debo completar el Anexo B u otros formularios al declarar los pagos?

Si los ingresos relacionados también aparecen en su Anexo B u otros anexos, asegúrese de que coincidan con lo que se indica en el formulario 1042-S para evitar discrepancias.