Formulario 1042-S (2018) del IRS: Guía para declarantes de ingresos extranjeros

Para qué sirve el formulario 1042-S

Formulario 1042-S del IRS (2018) informa sobre los ingresos de origen estadounidense pagados a personas extranjeras, como extranjeros no residentes, corporaciones extranjeras y asociaciones. Sirve como contraparte del formulario 1099, que se aplica a los ciudadanos y residentes de los EE. UU. El formulario detalla los pagos, como los dividendos, las regalías, las becas, los intereses, las primas de seguro y las compensaciones por servicios, junto con la retención fiscal recaudada, que suele oscilar entre el 0% y el 30%, según el tratado tributario aplicable.

Presentado por agentes de retención (incluidas instituciones financieras, universidades y corporaciones nacionales), el formulario 1042-S informa sobre el cumplimiento por parte de las personas de las normas del Capítulo 3 y del Capítulo 4 (FATCA) sobre los ingresos sujetos a retención. Descubra cómo se declaran los totales de retención anuales Formulario 1042 debe coincidir con todos los formularios 1042-S que presente.

Cuándo utilizaría el formulario 1042-S

Debe presentar el formulario 1042-S siempre que realice pagos con origen estadounidense a personas extranjeras que estén sujetos a retenciones en virtud del código tributario. Esto incluye los pagos realizados a extranjeros no residentes, sociedades, sociedades o fideicomisos extranjeros.

• Fecha límite de presentación: Para el año tributario 2018, el formulario debía entregarse el 15 de marzo de 2019, independientemente de si se presentó electrónicamente o en papel.
  
  
• Presentación electrónica: Obligatorio para cualquier persona que presente 250 o más formularios a través del sistema FIRE del IRS.
  
  
• Extensiones: Puede solicitar una prórroga automática de 30 días presentando el formulario 8809 antes de la fecha límite.
  
  
• Declaraciones modificadas: Presente un formulario 1042-S modificado si identifica un error después de enviarlo.

Incluso si no se retuvo ningún impuesto, debido a un tratado o a una exención, aún debe presentar el formulario para declarar los ingresos pagados. Visite nuestro Centro de ayuda para formularios del IRS para obtener orientación sobre la presentación compleja de informes transfronterizos, incluidas las normas de retención extranjeras.

Reglas y detalles clave para 2018

El formulario 1042-S (2018) del IRS incluía varias actualizaciones y requisitos de presentación vitales. Cada regla garantiza la presentación de informes precisos para las personas, entidades y pagos extranjeros sujetos a retenciones en virtud del Código de Impuestos Internos.

• Filtros aplicables: Incluye a las personas extranjeras no residentes, las sociedades extranjeras, las sucursales extranjeras y los fideicomisos extranjeros que reciben ingresos de origen estadounidense durante el año calendario.
  
  
• Tipos de ingresos cubiertos: Indique todas las regalías pagadas, las distribuciones de madera y los pagos por servicios personales dependientes o independientes, así como otros pagos retenidos en virtud de las secciones 1441—1464 del IRC.
  
  
• Requisitos de identificación del formulario: Cada presentación debe incluir códigos de ingresos precisos y un identificador único de 10 dígitos para rastrear a cada contribuyente e intermediario calificado durante el proceso de presentación.
  
  
• Reglas de entidades especiales: Los pagos a una institución financiera, corporación que cotiza en bolsa, fundación privada o entidad comercial del territorio deben seguir las instrucciones del IRS para obtener la exención y la presentación de informes adecuados.
  
  
• Informes de flujo continuo y asociaciones: Si un pago representa la participación de un socio extranjero en los ingresos efectivamente conectados o se realiza a una entidad de flujo continuo, debe declararse por separado.
  
  
• Guía de referencia: Los declarantes deben consultar cada página de las instrucciones del IRS para 2018 para confirmar el tratamiento correcto de las distribuciones, los pagos de adquisiciones federales y la obligación tributaria.

Si las presentaciones 1042-S incompletas afectan a años anteriores, puede revisar cómo resolver declaraciones federales no presentadas o tardías.

Proceso de presentación paso a paso (nivel alto)

1. Confirme la aplicabilidad: Use el formulario 1042-S para pagos de origen estadounidense a personas extranjeras; no lo use para montos pagados a un ciudadano de los Estados Unidos declarados en otro lugar.
   
   
2. Identifique la función del pagador: Determine si presenta la solicitud en nombre de un agente de retención, un intermediario calificado o un fideicomiso sujeto a retención.
   
   
3. Recopile la documentación del destinatario: Verifique la residencia para obtener los beneficios del tratado, obtenga formularios W-8 válidos y anote si los ingresos incluyen servicios, anualidades u otras categorías definidas en las instrucciones.
   
   
4. Clasifique los ingresos: Seleccione los códigos de ingresos correctos, asegurándose de que las tasas se determinen de acuerdo con las leyes aplicables y con cualquier acuerdo de tratado tributario.
   
   
5. Calcule la retención: Incluya los montos depositados, los créditos y los ajustes; los destinatarios pueden solicitar el crédito por los impuestos retenidos en sus declaraciones.
   
   
6. Aplica las reglas de presentación de informes: Informe por cuenta cuando sea necesario e indique si los ingresos provienen de los servicios personales de un dependiente o de otro tipo.
   
   
7. Preparar y archivar: Complete todas las casillas con precisión, incluidos los datos del pagador y el destinatario, los montos brutos y los impuestos retenidos; preséntela antes de la fecha de vencimiento y entregue copias a los destinatarios.
   
   
8. Excepciones de documentos: Tenga en cuenta los artículos exentos por ley o tratado; este paso generalmente requiere la documentación adecuada y un manejo cuidadoso de las reclamaciones de los tratados, así como un mantenimiento efectivo de registros.

Errores comunes y cómo evitarlos

Al presentar el formulario 1042-S (2018) del IRS, los agentes de retención suelen cometer errores evitables. Estos son los errores más comunes y cómo prevenirlos:

• Listado «Destinatario desconocido»: Esta condición se produce cuando falta la documentación del destinatario. Evítelo recopilando los formularios W-8BEN o W-8BEN-E válidos y verificando todos los detalles antes de realizar los pagos.
  
  
• Cifras de ingresos incorrectas: Muchos declarantes incluyen centavos o decimales mal colocados. Redondea consistentemente a dólares enteros y confirma los totales antes de enviarlos.
  
  
• Códigos de ingresos incorrectos o enmiendas faltantes: Consulte las instrucciones oficiales para asegurarse de que cada tipo de ingreso utilice el código correcto y presente las enmiendas con prontitud para cualquier corrección.
  
  
• Combinación de varios tipos de pago: Cuando se trate de varias fuentes de ingresos, presente un formulario 1042-S por separado para cada una de ellas a fin de mantener la precisión y evitar errores de procesamiento.

Aprenda disponible Opciones de planes de pago del IRS cuando las correcciones del Formulario 1042-S crean obligaciones de retención.

Qué sucede después de presentar la solicitud

Después de presentar el formulario 1042-S (2018) del IRS, el IRS revisa los datos para confirmar que coinciden con los registros del agente de retención y del destinatario extranjero. La información se usa para verificar que se retuvo y declaró la cantidad correcta de impuestos. Si presenta su declaración electrónicamente, verifique el sistema FIRE dentro de unos días para asegurarse de que su archivo haya sido aceptado.

El IRS puede compartir estos datos con los socios de los tratados tributarios para confirmar la presentación adecuada de informes en el extranjero. Los declarantes deben conservar copias durante al menos tres años. Por lo general, la presentación precisa y oportuna ayuda a evitar multas y facilita el procesamiento de los reembolsos para los destinatarios.

Preguntas frecuentes

¿Qué se considera ingreso conectado de manera efectiva en el formulario 1042-S?

Los ingresos conectados de manera efectiva se refieren a los ingresos de origen estadounidense vinculados a una actividad comercial o empresarial en los Estados Unidos. Incluye los salarios, las ganancias empresariales y otros pagos imponibles declarados a destinatarios extranjeros.

¿Quién califica como persona extranjera para fines de presentación?

Una persona extranjera es cualquier persona que no sea ciudadana o residente de los EE. UU., incluido un extranjero no residente, una corporación, una sociedad o un fideicomiso extranjeros que reciben ingresos de origen estadounidense.

¿Qué tipos de pagos están sujetos a retención?

Cualquier ingreso de origen estadounidense, como dividendos, intereses o regalías pagados a una persona extranjera, puede estar sujeto a retenciones según las normas del IRS.

¿Cómo informa una corporación extranjera los pagos recibidos?

Una corporación extranjera usa el formulario 1042-S para declarar los ingresos recibidos de fuentes estadounidenses, mostrando el monto pagado y la retención en origen aplicable.

¿Las personas extranjeras no residentes siempre tienen que presentar el formulario 1042-S?

Un extranjero no residente recibe una copia del formulario 1042-S cada vez que se le pagan ingresos de origen estadounidense. Utilizan el formulario para solicitar créditos o reembolsos al presentar su declaración de impuestos de los EE. UU.