Para qué sirve el formulario 1042-S (2013)
Un agente de retención usa el IRS Formulario 1042-S (2013) para declarar los ingresos pagados de fuentes estadounidenses a personas extranjeras, incluidas empresas, sociedades y extranjeros no residentes extranjeros. Este formulario proporciona detalles sobre los ingresos brutos, los impuestos retenidos y los beneficios de los tratados aplicados en virtud de un tratado tributario. Garantiza que el IRS haga un seguimiento de los ingresos provenientes de los EE. UU., verifique el cumplimiento tributario y registre los impuestos retenidos en exceso que se reembolsan a los destinatarios que reúnen los requisitos.
Cuándo utilizaría el formulario 1042-S (2013)
Debe presentar el formulario 1042-S (2013) cuando un agente de retención pague ingresos de origen estadounidense a una persona extranjera, como dividendos pagados, intereses pagados o becas o becas. La presentación se aplica incluso cuando no se retuvieron impuestos debido a los beneficios del tratado o a los ingresos relacionados de manera efectiva. La fecha límite para presentar la solicitud como agente retenedor era el 15 de marzo de 2014, y las personas que presentaran 250 o más formularios debían presentar la declaración electrónicamente.
Reglas o detalles clave para 2013
- Requisito de presentación electrónica: Los agentes de retención que presentaron 250 o más formularios tuvieron que usar el sistema de presentación electrónica de declaraciones con información (FIRE) para informar con precisión al IRS.
- Número de identificación fiscal extranjera: Cada persona extranjera que recibiera ingresos debía proporcionar un número de identificación fiscal extranjero válido o un número de identificación fiscal para la presentación adecuada de informes.
- Impuesto estatal sobre la renta retenido: Cuando correspondía, el impuesto estatal sobre la renta retenido tenía que incluirse junto con el impuesto federal retenido y declararse con precisión.
- Declaración anual de retención de impuestos: Los agentes de retención también debían presentar el formulario 1042, la declaración anual de retención de impuestos, para conciliar el total de los ingresos pagados y los impuestos retenidos.
- Pagos de adquisiciones federales pagados: Los pagos realizados en virtud de contratos de adquisición federales a entidades extranjeras deben declararse como fuente de ingresos, sujetos a retención.
- Impuesto retenido reembolsado en exceso: Si se retuvieron impuestos en exceso, los agentes de retención eran responsables de reembolsar el monto excedente a los beneficiarios antes de fin de año.
- Beneficios del tratado fiscal: Para solicitar los beneficios del tratado se requiere documentación válida que demuestre la elegibilidad, como los formularios W-8BEN o W-8ECI.
- Informes precisos: El nombre del agente de retención, el número de cuenta del destinatario y los códigos de ingresos tenían que coincidir exactamente en todos los formularios de impuestos presentados.
Consulte más instrucciones para los formularios de impuestos y guías de presentación en nuestro Centro de formularios.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Identificar los pagos declarables
Determine qué pagos realizados a personas o corporaciones extranjeras califican como ingresos de origen estadounidense sujetos a retención del impuesto sobre la renta, como dividendos o servicios personales independientes.
Paso 2: Verificar la documentación
Reúna los formularios correspondientes, incluidos el número de identificación fiscal extranjera y el código postal extranjero, para confirmar la identidad del contribuyente y su elegibilidad para cualquier beneficio del tratado tributario.
Paso 3: Determinar la tasa impositiva correcta
Aplique la tasa impositiva correcta en función de si los ingresos son ingresos conectados de manera efectiva o ingresos anuales o periódicos fijos o determinables. Utilice las reglas de presunción cuando la documentación esté incompleta.
Paso 4: Retener y remitir impuestos
Retenga el impuesto federal y el impuesto estatal sobre la renta correctos, si corresponde. Deposita los fondos retenidos en la cuenta del agente de retención designado y sigue los procedimientos de pago de impuestos federales.
Paso 5: Complete el formulario con precisión
Complete todas las casillas obligatorias, incluidos el número de cuenta del destinatario, el monto bruto, los impuestos retenidos y los códigos de ingresos. Indique los ingresos pagados en las categorías correctas utilizando los siguientes códigos de ingresos.
Paso 6: Archivar y distribuir copias
Presente la copia A del formulario 1042-S ante el IRS y entregue otras copias a los destinatarios extranjeros. El agente de retención principal también debe enviar el formulario 1042-T para resumir todos los formularios que se han presentado.
Paso 7: Presente el formulario 1042
Presente el formulario 1042, la declaración anual de retención de impuestos para personas extranjeras de origen estadounidense, para resumir el ingreso bruto total, los impuestos retenidos y cualquier impuesto retenido reembolsado en exceso.
Obtenga más información sobre la presentación de impuestos federales a través de nuestro Centro de ayuda para formularios del IRS.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Códigos de ingresos incorrectos: Siempre confirme los códigos de ingresos con las instrucciones del IRS para asegurarse de que los ingresos pagados y los impuestos retenidos se declaren con precisión para cada persona extranjera.
- Falta el número de identificación del contribuyente: Asegúrese de que cada destinatario tenga un número de identificación fiscal extranjero válido para evitar multas y demoras a la hora de informar o solicitar los beneficios de los tratados.
- Tasas impositivas combinadas: Presente un formulario 1042-S por separado para cada tasa impositiva distinta, en lugar de combinarlos, lo que garantiza registros de retención de impuestos sobre la renta consistentes y conformes.
- Ignorar los requisitos de presentación electrónica: Utilice el sistema FIRE del IRS para la presentación electrónica a fin de garantizar el cumplimiento y evitar demoras en el procesamiento de las solicitudes de grandes volúmenes de agentes retenedores.
- No declarar el reembolso del impuesto retenido en exceso: Registre y devuelva cualquier impuesto retenido en exceso con prontitud al destinatario extranjero antes de presentarlo, y mantenga registros precisos para la declaración de impuestos federales.
- Información incompleta: Verifique que todos los formularios de impuestos incluyan el nombre del agente de retención, la estructura corporativa, el número de cuenta del destinatario y todos los detalles requeridos antes de enviarlos.
- Manejo inadecuado de las entidades de flujo continuo: Cuando los pagos se realicen a través de una entidad de flujo continuo, confirme que la presentación de informes se ajusta a las normas correctas de responsabilidad fiscal y de acciones del socio extranjero.
Obtenga más información sobre cómo evitar problemas con los impuestos empresariales en nuestra guía sobre Cómo presentar una solicitud y evitar sanciones.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Después de que el agente de retención presente el formulario 1042-S, el IRS lo compara con el formulario 1042 correspondiente para verificar los ingresos brutos, los impuestos federales retenidos y los impuestos pagados. Las personas extranjeras utilizan sus copias para presentar declaraciones de impuestos federales y reclamar cualquier impuesto retenido en exceso que se haya reembolsado. Los agentes de retención deben mantener los registros durante al menos tres años. Cualquier error o discrepancia puede generar correspondencia del IRS que requiera correcciones para fines de cumplimiento tributario.
Preguntas frecuentes
¿Las personas extranjeras deben presentar el formulario 1042-S 2013 aunque no se les haya retenido ningún impuesto?
Sí, todas las personas extranjeras con ingresos de origen estadounidense aún deben presentar el formulario 1042-S 2013, incluso si no se les retuvo ningún impuesto debido a los beneficios del tratado.
¿Cómo declara un agente de retención los impuestos pagados por sociedades extranjeras?
Un agente de retención declara los impuestos pagados mediante la presentación del formulario 1042-S y el formulario 1042, asegurándose de que todos los pagos de adquisiciones federales y los ingresos brutos de las empresas extranjeras se incluyan con precisión.
¿Qué pasa si el impuesto estatal sobre la renta retenido no figura en el informe?
El agente de retención debe corregir el formulario de inmediato, presentar una copia modificada e incluir los detalles de la retención del impuesto estatal sobre la renta para mantener la precisión de los informes y el cumplimiento.
¿Puede un agente de retención principal solicitar la devolución del impuesto retenido en exceso en una presentación posterior?
Sí, el agente de retención principal puede solicitar la devolución del impuesto retenido en exceso en una declaración anual de impuestos retenidos posterior, siempre que la documentación respalde el reembolso y los ajustes de la retención de impuestos federales.
¿Cómo se determinan los ingresos netos de una sociedad extranjera o una entidad no considerada?
Los ingresos netos de una sociedad extranjera o entidad excluida se calculan después de contabilizar los impuestos federales retenidos, los ingresos pagados y cualquier retención adicional de los pagos de origen estadounidense.
¿Qué se requiere si falta el número de cuenta del destinatario o el número de identificación fiscal?
Cuando falte, el agente de retención debe aplicar las reglas de presunción y retener a la tasa impositiva más alta mientras continúa esforzándose por obtener el número de cuenta o la identificación del destinatario.
¿Cómo presentan electrónicamente las corporaciones e instituciones financieras extranjeras el formulario 1042 del IRS?
Las corporaciones e instituciones financieras extranjeras presentan el formulario 1042 del IRS a través del sistema FIRE. Deben garantizar la presentación precisa de informes sobre el importe bruto, los fondos propios y las certificaciones de presentación electrónica.