Para qué sirve el formulario 1040-ES
El formulario 1040-ES es el formulario del IRS que se usa para calcular y pagar los impuestos estimados a lo largo del año sobre los ingresos que no están sujetos a la retención automática de impuestos. Cuando tienes un empleo tradicional, tu empleador retiene los impuestos de cada cheque de pago y envía ese dinero al IRS en tu nombre. Sin embargo, si trabajas por cuenta propia, ganas ingresos trabajando por cuenta propia, recibes ingresos por alquileres, dividendos de inversiones, intereses, pensión alimenticia u otros ingresos sin retenciones, eres responsable de pagar esos impuestos tú mismo a medida que ganes el dinero a lo largo del año.
Piense en el impuesto estimado como un sistema de «pago por uso». El IRS no quiere esperar hasta el 15 de abril del año siguiente para recibir los pagos de impuestos sobre los ingresos que obtuvo meses antes. El formulario 1040-ES lo ayuda a estimar cuánto adeudará durante el año y divide ese monto en pagos trimestrales. El formulario incluye hojas de cálculo para calcular sus ingresos esperados, deducciones, créditos y obligación tributaria total, así como comprobantes de pago que puede enviar por correo junto con sus cheques si decide pagar por correo.
Este formulario cubre no solo el impuesto sobre la renta regular, sino también el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia (los impuestos del Seguro Social y Medicare que deben pagar las personas que trabajan por cuenta propia) y cualquier otro impuesto que pueda adeudar, como el impuesto adicional de Medicare o el impuesto sobre los ingresos netos de inversiones. Al hacer estos pagos trimestrales, evitas adeudar una gran suma cuando presentas tu declaración anual y contribuyes a evitar multas por pago insuficiente.
Cuándo utilizaría el formulario 1040-ES (tardío/modificado)
Debe usar el formulario 1040-ES si espera adeudar al menos 1000 dólares en impuestos durante el año posterior a restar cualquier retención y crédito reembolsable, y su retención y sus créditos serán inferiores al 90% de su impuesto del año en curso o el 100% del impuesto del año anterior, que sea menor (el 110% si su ingreso bruto ajustado del año anterior superó los 150 000 dólares, o 75 000 dólares si está casado y presenta una declaración por separado).
El formulario funciona según un calendario de pagos trimestrales con fechas de vencimiento específicas: 15 de abril, 15 de junio, 15 de septiembre y 15 de enero del año siguiente. Tenga en cuenta que estos trimestres no están espaciados de manera uniforme: el primer período cubre tres meses, el segundo cubre solo dos meses y el tercero cubre tres meses nuevamente. Si no cumple con una fecha límite de pago o se da cuenta de que sus ingresos serán diferentes a los esperados, puede modificar sus cálculos de impuestos estimados en cualquier momento.
Para modificar sus pagos estimados, simplemente vuelva a calcular su impuesto anual esperado con una hoja de trabajo nueva y ajuste los pagos trimestrales restantes en consecuencia. Si inicialmente estimaste un monto demasiado alto y ya has hecho los pagos, puedes reducir los pagos futuros. Si su estimación es demasiado baja, aumente los pagos restantes para evitar multas. No hay que presentar un «formulario 1040-ES modificado» formal; simplemente paga los montos corregidos de ahora en adelante.
Se aplican reglas especiales de cronometraje a ciertos grupos. Los agricultores y pescadores que obtienen al menos dos tercios de sus ingresos de la agricultura o la pesca pueden hacer un solo pago antes del 15 de enero (o presentar su declaración anual antes del 1 de marzo y pagar el importe total en ese momento). Si comienza a obtener ingresos sujetos al impuesto estimado después del 31 de marzo, es posible que deba utilizar el método de pago en cuotas anualizado para calcular los pagos, especialmente si sus ingresos llegan de manera desigual a lo largo del año.
No necesita hacer el pago del 15 de enero si presenta su declaración de impuestos anual antes del 1 de febrero y paga la totalidad de su factura de impuestos con esa declaración. Esta excepción reconoce que la presentación anticipada de la declaración básicamente logra el mismo objetivo que realizar el pago trimestral final.
Reglas o detalles clave para 2020
La regla fundamental es que debe pagar impuestos a medida que obtiene ingresos a lo largo del año. El IRS exige que pagues por adelantado al menos el 90% de tus obligaciones tributarias del año en curso o el 100% de tus impuestos del año anterior (lo que sea menor) para evitar una multa por pago insuficiente. Para los contribuyentes con ingresos más altos (aquellos con ingresos brutos ajustados superiores a 150 000$ (75 000$ si están casados y presentan una declaración por separado), el puerto seguro aumenta hasta el 110% del impuesto del año anterior.
Hay una excepción importante: no tenía ninguna obligación tributaria durante el año completo de 12 meses anterior. Si su impuesto total era cero o no estaba obligado a presentar una declaración, no es necesario que haga los pagos estimados para el año en curso.
Al calcular el impuesto estimado, debe incluir todos los impuestos aplicables: el impuesto sobre la renta regular, el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia (calculado sobre el 92,35% de sus ingresos netos de trabajo por cuenta propia), el impuesto mínimo alternativo, si corresponde, y cualquier impuesto adicional, como el impuesto adicional de Medicare o el impuesto sobre la renta neta de inversiones. Sin embargo, no incluyas ciertos elementos que no son obligatorios hasta que se presente la declaración, como los impuestos de recuperación o los impuestos especiales específicos.
Para 2020 específicamente, las cifras clave incluyen una base salarial tributaria del Seguro Social de 137.700 dólares, deducciones estándar de 24.800 dólares para las personas casadas que presentan una declaración conjunta, 18.650 dólares para el cabeza de familia y 12.400 dólares para las personas solteras que declaran impuestos. El crédito máximo por adopción era de 14.300 dólares, y varias disposiciones tributarias que habían vencido se ampliaron hasta 2020, incluidas la deducción de la matrícula y las tasas y la deducción de las primas del seguro hipotecario.
Si recibe ambos salarios con retenciones y otros ingresos que requieren pagos estimados, tiene opciones. Puede hacer pagos de impuestos estimados mediante el formulario 1040-ES, o puede presentar un nuevo formulario W-4 ante su empleador para aumentar la retención de su salario a fin de cubrir el impuesto adicional. Lo mismo se aplica a las pensiones y anualidades: usa el formulario W-4P para aumentar la retención en lugar de hacer pagos estimados por separado si es más conveniente.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Determine si debe pagar el impuesto estimado
Revise sus ingresos esperados para el año y compárelos con sus créditos reembolsables y de retención esperados. Si adeudarás al menos 1000$ después de restar las retenciones y los créditos, y tus pagos anticipados no alcanzan los umbrales de refugio seguro, debes hacer pagos estimados.
Paso 2: Reúna su información
Necesitará su declaración de impuestos del año anterior, información sobre los ingresos esperados para el año en curso de todas las fuentes, las deducciones anticipadas (ya sean detalladas o estándar), los créditos esperados y cualquier retención esperada de los salarios, las pensiones u otros pagos. Tenga a mano las listas de tasas impositivas del año en curso.
Paso 3: Complete la hoja de trabajo de impuestos estimados
Comience por calcular su ingreso bruto ajustado esperado, teniendo en cuenta las deducciones comerciales, incluida la deducción de la mitad del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Reste sus deducciones y la deducción calificada por ingresos comerciales para llegar a la renta imponible. Aplica las tasas impositivas correspondientes y agrega el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia y otros impuestos aplicables. Reste los créditos esperados para llegar a su impuesto total estimado.
Paso 4: Calcular los pagos requeridos
Multiplique su impuesto total estimado por el 90% para encontrar un umbral de puerto seguro. Compare esto con el 100% (o el 110% para las personas con altos ingresos) de su impuesto del año anterior. El pago anual requerido es el menor de estos dos montos. Resta cualquier retención esperada para determinar cuánto debes pagar mediante pagos estimados.
Paso 5: Divida en pagos trimestrales
Si el primer pago obligatorio vence el 15 de abril, divida el monto adeudado por cuatro. Por lo general, cada pago equivale a una cuarta parte del total de impuestos estimados requeridos. Complete los comprobantes de pago con su nombre, dirección, número de seguro social y la cantidad que está pagando.
Paso 6: Realice sus pagos
Elija su método de pago: pague en línea mediante Direct Pay del IRS (transferencia de cuenta bancaria gratuita), pague con tarjeta de débito o crédito (se aplica un cargo por conveniencia), use el Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS), pague por teléfono, use la aplicación móvil IRS2Go, pague en efectivo en los socios minoristas participantes o envíe por correo un cheque o giro postal con el comprobante de pago correspondiente a la dirección indicada en su estado. Para mayor rapidez y comodidad, se recomienda el pago electrónico.
Paso 7: Mantener registros
Realice un seguimiento de todos los pagos realizados, incluidas las fechas, los montos y los números de confirmación. Cuando presentes tu declaración de impuestos anual, declararás estos pagos estimados y se acreditarán a tu obligación tributaria total.
Errores comunes y cómo evitarlos
Subestimar los ingresos o sobreestimar las deducciones
Muchos contribuyentes, especialmente aquellos con ingresos variables de trabajo por cuenta propia, calculan sus ingresos anuales y terminan equivocándose significativamente. Evítelo revisando sus ingresos trimestralmente y ajustando los pagos futuros a medida que sus ingresos reales se aclaren. Es mejor pagar un poco de más y recibir un reembolso que pagar menos y enfrentarse a multas.
Olvidarse del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia
Las personas que trabajan por cuenta propia deben pagar tanto la parte del empleado como la del empleador de los impuestos del Seguro Social y Medicare, un 15,3% en total sobre las ganancias netas (aunque solo se calcula sobre la base del 92,35% de las ganancias netas y se deduce la mitad del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia al calcular el impuesto sobre la renta). Esto a menudo toma por sorpresa a los nuevos trabajadores independientes. Incluya siempre el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia en sus cálculos utilizando la hoja de trabajo proporcionada con el formulario 1040-ES.
Falta el irregular calendario trimestral
Las fechas de vencimiento trimestrales no tienen tres meses de diferencia. El período comprendido entre el 1 de abril y el 31 de mayo es de solo dos meses, mientras que otros períodos abarcan tres meses. Algunos contribuyentes piensan erróneamente que «trimestral» significa cada tres meses y no cumplen con los plazos. Marque las fechas específicas (15 de abril, 15 de junio, 15 de septiembre y 15 de enero) en su calendario y recuerde que si la fecha límite coincide con un fin de semana o un feriado, la fecha límite pasa al siguiente día hábil.
Aplicar un porcentaje de puerto seguro incorrecto
Los contribuyentes con ingresos más altos (ingresos brutos ajustados superiores a 150 000 dólares) deben utilizar el 110% del impuesto del año anterior como refugio seguro, no el 100%. Si anteriormente tuvo un buen año y no se ajusta a este umbral más alto, puede enfrentarse a multas aunque piense que ha pagado lo suficiente. Comprueba siempre qué porcentaje se aplica a tu situación.
No se ajusta a los cambios importantes en la vida
El matrimonio, el divorcio, el nacimiento de un hijo, la creación de un negocio, la venta de inversiones, la compra de una vivienda: todos estos eventos pueden afectar drásticamente su obligación tributaria. Revisa tus cálculos de impuestos estimados cada vez que algo importante cambie en tu vida y ajusta los pagos restantes en consecuencia. No se limite a configurarlo y olvidarlo para el resto del año.
Envío de pagos sin la identificación adecuada
Si paga con cheque, escriba siempre «Formulario 1040-ES 2020» y su número de Seguro Social en el cheque. Incluya el comprobante de pago con el nombre, la dirección y el número de seguro social correctos impresos de forma clara. Si no identifica correctamente los pagos, es posible que el IRS no los acredite en su cuenta, lo que podría resultar en un pago insuficiente si realmente pagó a tiempo.
En su lugar, ignorando la opción de aumentar la retención
Si tiene un trabajo regular con retenciones más ingresos adicionales que requieren pagos estimados, considere simplemente aumentar la retención de su cheque de pago en lugar de hacer pagos trimestrales separados. Esto puede ser más sencillo desde el punto de vista administrativo y ofrece la misma protección sancionadora. Presente un nuevo formulario W-4 ante su empleador para aumentar la retención en la cantidad que de otro modo pagaría trimestralmente.
Qué sucede después de presentar la solicitud
El formulario 1040-ES en realidad no se «presenta» en el sentido tradicional: no se envían las hojas de trabajo al IRS. En su lugar, solo presenta sus pagos, ya sea electrónicamente o enviando por correo los comprobantes de pago con cheques. El IRS procesa cada pago y lo acredita en su cuenta con su número de Seguro Social.
Después de realizar cada pago, mantenga registros detallados que incluyan fechas, montos, números de confirmación (para pagos electrónicos) y copias de los cheques o giros postales cancelados. Estos registros son cruciales porque tendrás que declarar el total de tus pagos de impuestos estimados cuando presentes tu formulario 1040 o 1040-SR anual. En esa declaración anual, sus pagos estimados se acreditan a su obligación tributaria total del año.
Si pagó demasiado mediante pagos estimados, recibirá un reembolso cuando presente su declaración anual. Puedes elegir que se te reembolse ese sobrepago o que se aplique al impuesto estimado del año siguiente. Si no pagaste lo suficiente, deberás pagar el saldo en el momento de presentar la declaración, además de una posible multa por pago insuficiente, según el déficit que hayas tenido y el momento en que se efectuaron los pagos insuficientes.
La multa por pago insuficiente se calcula en función de la cantidad que pagó de menos, la fecha de vencimiento de cada pago y el tiempo durante el cual el pago insuficiente permaneció sin pagar. La tasa de penalización se basa en la tasa de interés federal a corto plazo más tres puntos porcentuales, calculada para cada trimestre. Sin embargo, el IRS generalmente calcula esta multa para ti y la incluye en tu factura si debes una multa; no es necesario que la calcules tú mismo, a menos que presentes el formulario 2210 para solicitar una exención o demostrar que se aplica una excepción.
Se pueden eximir de las multas si se jubiló después de los 62 años durante el año tributario, quedó discapacitado, sufrió un hecho fortuito o un desastre, tuvo circunstancias inusuales que hacen que no sea razonable esperar que haga pagos estimados o si su pago insuficiente se debió a factores que escapan a su control. Para solicitar una exención, debe presentar el formulario 2210 junto con su declaración y explicando las circunstancias.
Si cambia su nombre durante el año (por matrimonio, divorcio u otros motivos), notifique a la Administración del Seguro Social antes de presentar su declaración anual. Adjunte un estado de cuenta a su declaración en papel que muestre todos los pagos estimados realizados y los nombres y números de Seguro Social con los que se hicieron. Esto evita demoras en la acreditación adecuada de sus pagos.
Durante todo el año, puede hacer un seguimiento de sus pagos buscándolos en su cuenta en línea del IRS o llamando al IRS. Los pagos electrónicos suelen registrarse en uno o dos días hábiles. Los pagos por correo tardan más en procesarse, a menudo de dos a tres semanas o más durante los períodos de mayor actividad.
Preguntas frecuentes
¿Puedo pagar todos mis impuestos estimados de una sola vez en lugar de hacerlo trimestralmente?
Sí. Puede pagar la totalidad de sus impuestos estimados antes de la fecha límite del 15 de abril en lugar de distribuirlos en cuatro pagos trimestrales. Esto es perfectamente aceptable y elimina la necesidad de realizar un seguimiento de varias fechas de pago. Algunos contribuyentes prefieren este enfoque si tienen los fondos disponibles a principios de año. Sin embargo, a la mayoría de las personas les resulta más fácil administrar cuatro pagos pequeños a lo largo del año en lugar de un pago grande. Si sus ingresos llegan de manera desigual (tal vez gane la mayor parte de su dinero al final del año), tal vez prefiera hacer pagos más grandes más adelante, cuando realmente tenga los ingresos, lo que se adapta al método de pago en cuotas anualizado.
¿Qué pasa si calculé mal mis ingresos y ya he hecho los pagos?
Estimar incorrectamente no es un problema; ocurre con frecuencia, especialmente para las personas que trabajan por cuenta propia con ingresos variables. Simplemente vuelve a calcular tu impuesto anual esperado usando una nueva hoja de cálculo cada vez que cambien tus circunstancias. Luego, ajusta los pagos trimestrales restantes para compensar la diferencia. Si sobreestimaste y pagaste demasiado al principio del año, puedes reducir u omitir los pagos posteriores. Si los subestimaste, aumenta los pagos restantes para ponerte al día. Siempre y cuando finalmente cumplas con los requisitos de puerto seguro antes de fin de año (pagar al menos el 90% de los impuestos del año en curso o el 100%/110% de los impuestos del año anterior), evitarás multas incluso si los pagos trimestrales individuales no fueron perfectos.
¿Necesito el formulario 1040-ES si ya me están reteniendo impuestos de mi cheque de pago?
Depende de la cantidad de ingresos adicionales que tenga sin retenciones. Si la retención de su cheque de pago cubre al menos el 90% del total de sus impuestos o cumple con lo estipulado en el puerto seguro del año anterior, no es necesario que haga pagos estimados. Muchas personas que tienen ingresos derivados de negocios o inversiones simplemente aumentan la retención de sus cheques de pago en lugar de hacer pagos estimados por separado. Presente un nuevo formulario W-4 a su empleador para que le retengan cantidades adicionales en cada período de pago. Esto suele ser más sencillo que hacer pagos estimados trimestrales, y la retención se considera pagada de manera uniforme durante todo el año a los efectos del cálculo de las multas, lo que puede resultar ventajoso.
¿Qué método de pago es el más fácil y seguro?
El pago directo del IRS es generalmente el método más fácil y seguro. Es gratuito, transfiere dinero directamente desde su cuenta corriente o de ahorros, proporciona números de confirmación inmediatos y, por lo general, se acredita en su cuenta dentro de uno o dos días hábiles. Puedes programar los pagos por adelantado y modificarlos o cancelarlos si es necesario. La aplicación móvil IRS2Go ofrece una funcionalidad similar. Pagar con tarjeta de crédito o débito también es práctico, pero los procesadores de pagos cobran comisiones por conveniencia, que suelen rondar el 2% del importe del pago. El envío de cheques sigue siendo aceptable, pero es más lento: los pagos pueden tardar semanas en procesarse y los cheques pueden perderse en el correo, así que asegúrese de enviarlos por correo mucho antes de las fechas límite y guarde copias de todo.
¿Cómo sé si estoy sujeto a una multa por pago insuficiente?
Puede evitar la multa si cumple con cualquiera de estas condiciones: adeudar menos de 1000$ después de restar la retención y los créditos; pagar al menos el 90% de los impuestos del año en curso mediante retenciones y pagos estimados; o pagar al menos el 100% del impuesto total del año pasado (el 110% si el ingreso bruto ajustado del año pasado superó los 150 000$). Tampoco se enfrentará a una multa si no tuvo ninguna obligación tributaria el año pasado y fue ciudadano o residente de los EE. UU. durante todo el año. Por lo general, el IRS calcula cualquier multa para ti y envía un aviso explicando el cálculo. Si cree que reúne los requisitos para recibir una exención debido a circunstancias inusuales, hecho fortuito, desastre, jubilación o discapacidad, presente el formulario 2210 junto con su declaración para solicitar una reparación.
¿Puedo hacer mi pago de impuestos estimados electrónicamente aunque esté cerca de la fecha límite?
Sí, los pagos electrónicos se aceptan en la fecha de vencimiento e incluso ofrecen cierta flexibilidad. Si utiliza Direct Pay del IRS o sistemas electrónicos similares, los pagos realizados antes de las 11:59 p. m., hora del este, de la fecha de vencimiento se consideran puntuales. Esto puede salvarle la vida si ha olvidado una fecha límite o si necesita más tiempo para recaudar fondos. Algunos sistemas de pago electrónico te permiten programar los pagos por adelantado, por lo que puedes configurar los cuatro pagos trimestrales en enero, si lo prefieres. Los pagos electrónicos se registran rápidamente y proporcionan números de confirmación para sus registros, lo que los hace superiores a los cheques enviados por correo en casi todos los sentidos. Solo recuerda guardar o imprimir tu número de confirmación, que es tu comprobante de pago.
¿Qué sucede si no hago los pagos de impuestos estimados cuando debería?
Si no realiza los pagos estimados requeridos, es probable que deba pagar una multa por pago insuficiente cuando presente su declaración anual. Básicamente, la multa consiste en intereses sobre los montos pendientes de pago, calculados a partir de cada fecha de vencimiento trimestral hasta que hayas pagado realmente. La tasa cambia trimestralmente y se basa en la tasa federal a corto plazo más tres puntos porcentuales. La multa puede llegar a varios cientos de dólares o más, según cuánto adeude y por cuánto tiempo. Incluso si paga la totalidad de su obligación tributaria cuando presente su declaración antes del 15 de abril, aún puede adeudar la multa por pago insuficiente por no pagar durante todo el año. La multa se aplica por separado a cada trimestre mal pagado, por lo que es mejor hacer al menos algunos pagos que no hacer ninguno. En los casos graves de incumplimiento persistente del pago de los impuestos estimados cuando sea necesario, podrías enfrentarte a otras medidas de cumplimiento, aunque normalmente el IRS se limita a fijar la multa y pasa a otra cosa.
Fuentes:
Formulario 1040-ES (2020) del IRS
Acerca del formulario 1040-ES - IRS
Cuándo pagar el impuesto estimado - IRS
Pago insuficiente de la multa impositiva estimada - IRS
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