Para qué sirve el formulario 1040-ES
El formulario 1040-ES se usa para calcular y pagar los impuestos estimados sobre los ingresos que no están sujetos a retenciones durante todo el año. A diferencia de los empleados, cuyos impuestos se deducen automáticamente de sus cheques de pago, muchos contribuyentes deben hacer pagos trimestrales al IRS si reciben ingresos de fuentes como el trabajo por cuenta propia, el trabajo independiente, la propiedad de un negocio, los intereses, los dividendos, el alquiler de propiedades o la pensión alimenticia. El formulario tiene un doble propósito: incluye una hoja de trabajo para ayudarlo a calcular la cantidad estimada de impuestos que adeuda y proporciona comprobantes de pago que puede usar al enviar cheques o giros postales al IRS.
El sistema tributario de EE. UU. funciona sobre la base del «pago por uso», lo que significa que los impuestos deben pagarse a medida que se obtienen o reciben ingresos durante el año. Para quienes no tienen retenciones por parte del empleador, los pagos de impuestos estimados cumplen con este requisito. El formulario también le ayuda a contabilizar otros impuestos además del impuesto sobre la renta regular, como el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia (Seguro Social y Medicare para personas que trabajan por cuenta propia) y el impuesto mínimo alternativo. Al hacer pagos estimados trimestrales, evitas adeudar una gran suma al presentar tu declaración de impuestos anual y reduces el riesgo de multas por pago insuficiente.
Cuándo utilizaría el formulario 1040-ES (pagos atrasados o modificados)
Por lo general, debe hacer pagos de impuestos estimados para 2014 si espera adeudar al menos $1,000 en impuestos después de restar la retención y los créditos reembolsables, y su retención y créditos serán inferiores al 90% de su impuesto de 2014 o al 100% de su impuesto de 2013 (lo que sea menor). Sin embargo, no está obligado a pagar el impuesto estimado si no tuvo ninguna obligación tributaria durante todo el año 2013, si fue ciudadano estadounidense o extranjero residente durante todo el año y su año tributario de 2013 abarcó 12 meses completos.
Si descubre que cometió un error al estimar sus ingresos o si su situación financiera cambia durante el año, puede modificar sus pagos de impuestos estimados en cualquier momento. Para ello, volverá a calcular su impuesto total estimado utilizando la hoja de trabajo del formulario 1040-ES y ajustará los pagos trimestrales restantes en consecuencia. Por ejemplo, si inicialmente sobreestimaste tus ingresos y te das cuenta de que no ganarás tanto como esperabas, puedes reducir los montos de los pagos futuros. Por el contrario, si recibes ingresos inesperados, debes aumentar los pagos posteriores para evitar multas por pago insuficiente. Si realizas un pago con retraso u omites un pago por completo, es posible que debas pagar multas incluso si, en última instancia, recibes un reembolso al presentar tu declaración anual, aunque el IRS puede eximirte de las multas en casos de hecho fortuito, desastre u otras circunstancias inusuales.
Reglas o detalles clave para 2014
Las reglas de impuestos estimados se aplican a los ciudadanos estadounidenses, los extranjeros residentes y los residentes de los territorios de los EE. UU. Para 2014, hay varios umbrales y reglas importantes que rigen los pagos de impuestos estimados. La regla general exige pagar el impuesto estimado si tiene previsto adeudar 1000$ o más después de la retención y los créditos, y si su retención será inferior al 90% de su impuesto de 2014 o el 100% de su impuesto de 2013, que sea menor. Existen reglas especiales para ciertos contribuyentes: los agricultores y pescadores solo necesitan pagar el 66% en lugar del 90%, mientras que los contribuyentes con ingresos más altos con ingresos brutos ajustados superiores a 150 000 dólares en 2013 (75 000 dólares si están casados y presentan una declaración por separado) deben pagar el 110% de sus impuestos del año anterior en lugar del 100%.
El año fiscal 2014 trajo varios cambios importantes que afectaron los cálculos de impuestos estimados. Los montos de deducción estándar fueron de 12.400 dólares para las personas casadas que presentan una declaración conjunta, de 9.100 dólares para el cabeza de familia y de 6.200 dólares para las personas solteras o casadas que presentan una declaración por separado. El monto de la exención personal aumentó a 3,950 dólares para la mayoría de los contribuyentes, aunque podría reducirse para aquellos con ingresos más altos. El ingreso máximo sujeto al impuesto del Seguro Social aumentó a 117 000 dólares. Además, 2014 fue el primer año en que los contribuyentes tuvieron que declarar el estado de su cobertura de atención médica en sus declaraciones o enfrentarse a posibles pagos por falta de cobertura. Este pago por responsabilidad de atención médica podría estimarse e incluirse en los pagos trimestrales. El IRS también advirtió que las deducciones detalladas podrían reducirse para los contribuyentes con un ingreso bruto ajustado superior a 152.525 dólares.
Paso a paso (nivel alto)
El proceso de cálculo y pago del impuesto estimado comienza con la recopilación de su información, incluida su declaración de impuestos de 2013 y las instrucciones, las listas de tasas impositivas de 2014 y las hojas de trabajo que se proporcionan en el formulario 1040-ES. Utilizando la declaración del año pasado como punto de partida, calculará su ingreso bruto ajustado esperado para 2014, teniendo en cuenta cualquier cambio significativo en su situación financiera. A continuación, calcularás tus deducciones (ya sea la deducción estándar o las deducciones detalladas) y multiplicarás tus exenciones personales por 3,950 dólares para determinar el monto de la exención. Al restar estos montos de tu ingreso bruto ajustado, obtendrás tu ingreso imponible, sobre el cual calcularás tu impuesto usando la tabla de tasas impositivas correspondiente.
Después de calcular tu impuesto sobre la renta base, agregarás cualquier impuesto mínimo alternativo y otros impuestos que esperas adeudar, como el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Luego, resta los créditos para los que cumplas los requisitos para llegar a tu impuesto total estimado para el año. Para determinar si debes hacer pagos estimados, compararás este monto con lo que se retendrá de otras fuentes de ingresos (como un trabajo a tiempo parcial con retención). Si la diferencia es de 1000$ o más y no has alcanzado los porcentajes de refugio que se mencionan en las reglas clave, debes hacer los pagos estimados. El monto total adeudado normalmente se divide en cuatro pagos trimestrales iguales, aunque puedes pagar con más frecuencia o pagar el monto total con tu primer pago.
Las fechas de vencimiento de los pagos de 2014 son el 15 de abril, el 16 de junio y el 15 de septiembre de 2014 y el 15 de enero de 2015 (aunque puede omitir el pago de enero si presenta su declaración de 2014 antes del 2 de febrero de 2015 y paga el saldo total). Puede pagar en línea a través de IRS.gov, por teléfono mediante el Sistema electrónico de pago de impuestos federales o un servicio de tarjeta de crédito/débito, o enviando por correo un cheque o giro postal con el comprobante de pago correspondiente a la dirección indicada en su estado.
Errores comunes y cómo evitarlos
Uno de los errores más frecuentes que cometen los contribuyentes es subestimar o sobreestimar significativamente sus ingresos anuales al completar la hoja de trabajo de impuestos estimados. Si su estimación es demasiado baja, pagará menos sus impuestos y podría enfrentarse a multas; si calcula una cantidad demasiado alta, básicamente otorgará al IRS un préstamo sin intereses durante todo el año. Para evitarlo, revisa la situación de tus ingresos con regularidad (al menos antes de cada pago trimestral) y utiliza el método de pago en cuotas anualizado si tus ingresos varían considerablemente a lo largo del año, como es habitual en las empresas de temporada o aquellas con ganancias de capital irregulares.
Otro error común consiste en calcular mal el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Las personas que trabajan por cuenta propia deben recordar multiplicar sus ingresos netos por el 92,35% (no el 100%) antes de calcular el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia del 15,3% (el 12,4% para el Seguro Social sobre ingresos de hasta 117 000 dólares, más el 2,9% para Medicare). Además, pueden deducir la mitad de su impuesto sobre el trabajo por cuenta propia al calcular el ingreso bruto ajustado, algo que muchos contribuyentes olvidan. Si se olvidan de contabilizar esta deducción, se pagan en exceso los impuestos estimados.
Las parejas casadas a veces presentan comprobantes de pago conjunto cuando no deberían hacerlo. Si alguno de los cónyuges es un extranjero no residente, si están separados en virtud de una sentencia de divorcio o pensión alimenticia separada, o si tienen diferentes años tributarios, no pueden hacer pagos de impuestos estimados conjuntos. Cada cónyuge debe presentar la declaración por separado. Del mismo modo, las personas que forman parejas de hecho o uniones civiles registradas que no estén reconocidas como matrimonios según la ley estatal no pueden presentar pagos estimados conjuntos. Los contribuyentes también suelen enviar los pagos a una dirección equivocada: la dirección postal de los comprobantes de impuestos estimados difiere de la dirección a la que envías tu declaración anual de impuestos completa, y el uso de una dirección incorrecta puede provocar demoras en el procesamiento o la pérdida de los pagos.
Por último, muchos contribuyentes que cambian sus nombres por matrimonio o divorcio siguen haciendo pagos estimados con sus nombres anteriores, pero se olvidan de adjuntar una declaración a su declaración anual explicando la discrepancia en el nombre. Esta omisión puede hacer que el IRS pierda el control de los pagos. Para evitarlo, notifique su cambio de nombre a la Administración del Seguro Social antes de presentar su declaración de impuestos y adjunte un estado de cuenta en el que figuren todos los pagos estimados realizados durante el año, en el que figuren los nombres y los números de Seguro Social con los que se realizaron los pagos.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Cuando realiza pagos de impuestos estimados mediante el formulario 1040-ES, el IRS acredita estos pagos en su cuenta con su número de Seguro Social. El IRS procesa sus pagos y mantiene un registro continuo durante todo el año. Si realiza los pagos mediante cheque con los comprobantes de pago, el procesamiento suele tardar varias semanas. Los pagos electrónicos a través del sitio web del IRS, los sistemas telefónicos o la aplicación móvil IRS2Go generalmente se acreditan en uno o dos días hábiles. Puede verificar que sus pagos se hayan recibido y acreditado correctamente consultando su cuenta en línea del IRS en IRS.gov/account, donde verá su historial de pagos y otros registros tributarios.
Estos pagos estimados sirven como pagos anticipados de su obligación tributaria total del año. Cuando presente su declaración anual de impuestos del formulario 1040 para 2014 (que vence el 15 de abril de 2015), declarará el monto total de todos los pagos de impuestos estimados en la línea correspondiente. Luego, el IRS aplicará estos pagos a su obligación tributaria total del año. Si sus pagos estimados más cualquier retención superan el total de sus impuestos, recibirá un reembolso de la diferencia. Por el contrario, si pagaste menos, deberás pagar el saldo restante junto con tu declaración. También tendrás la opción de aplicar cualquier sobrepago a tu impuesto estimado de 2015 en lugar de recibirlo como reembolso.
Si no pagó lo suficiente mediante pagos estimados o pagó con retraso, el IRS calculará una multa por pago insuficiente después de que presente su declaración. Básicamente, esta multa consiste en intereses que se cobran sobre el monto pagado de manera insuficiente durante el período en que permaneció sin pagar. Sin embargo, no se te impondrá ninguna multa si debes menos de 1000$ después de restar la retención y los créditos, o si pagaste al menos el importe de refugio exigido (por lo general, el 90% del impuesto del año en curso o el 100% del impuesto del año anterior, o el 110% en el caso de los contribuyentes con ingresos más altos). Por lo general, el IRS calcula cualquier multa automáticamente y te envía una factura si no presentas el formulario 2210 junto con tu declaración para calcularla tú mismo. En algunas situaciones, como accidentes, desastres o si te jubilaste después de los 62 años o quedaste discapacitado, puedes solicitar una exención de la multa.
Preguntas frecuentes
¿Puedo pagar todos mis impuestos estimados de una sola vez en lugar de hacer cuatro pagos trimestrales?
Sí, puede pagar la totalidad de su obligación tributaria estimada antes de la fecha límite del 15 de abril de 2014 en lugar de distribuirla en cuatro pagos trimestrales. Muchos contribuyentes prefieren este enfoque si tienen los fondos disponibles a principios de año, ya que simplifica el mantenimiento de los registros. También puede hacer más de cuatro pagos si prefiere pagar mensualmente o según otro cronograma, siempre y cuando el total pagado antes de cada fecha de vencimiento trimestral cumpla con el monto requerido. El IRS no exige exactamente cuatro pagos; el sistema trimestral es simplemente el marco estándar.
¿Qué pasa si aumento la retención de mi trabajo en lugar de hacer los pagos estimados?
Si también recibe salarios sujetos a retención, puede evitar hacer pagos de impuestos estimados haciendo que su empleador retenga impuestos adicionales de su cheque de pago. Para ello, complete un nuevo formulario W-4 con su empleador e introduzca la cantidad adicional que desea retener en la línea designada. Este enfoque suele ser más sencillo que hacer pagos estimados trimestrales, especialmente si tienes un cheque de pago regular. El IRS trata la retención como si se hubiera pagado de manera uniforme durante todo el año, lo que puede ayudarte a evitar multas por pago insuficiente, incluso si el aumento de la retención no comienza hasta más adelante en el año.
¿Cómo sé si califico para la excepción para contribuyentes con ingresos más altos?
Se le considera un contribuyente con ingresos más altos a los efectos de los impuestos estimados de 2014 si su ingreso bruto ajustado en su declaración de impuestos de 2013 superó los 150 000 dólares (o 75 000 dólares si su estado declarante de 2014 será estar casado y presentar una declaración por separado). Si perteneces a esta categoría, debes basar tu pago anual obligatorio en el 110% de tu impuesto de 2013, en lugar del 100%. Esto significa que si su impuesto total de 2013 fue de 40 000 USD y su AGI superó el umbral, tendrá que pagar al menos 44 000 USD mediante pagos estimados y retenciones para evitar multas, incluso si su impuesto real de 2014 resulta ser más bajo. Esta regla no se aplica a los agricultores y pescadores.
¿Qué debo hacer si mis ingresos cambian significativamente durante el año?
Si experimenta un cambio sustancial en sus ingresos, deducciones, créditos u otros factores tributarios después de realizar uno o más pagos estimados, debe volver a calcular su impuesto estimado utilizando una nueva hoja de trabajo del Formulario 1040-ES. Luego, ajuste los pagos trimestrales restantes para que reflejen su situación actualizada. Por ejemplo, si pierdes a un cliente importante o tu negocio pasa a ser estacional, puedes usar el método de pago en cuotas anualizado para que los montos de tus pagos coincidan más con el momento en que realmente ganas ingresos. Este método puede ayudarte a evitar multas por pago insuficiente cuando los ingresos llegan de manera desigual a lo largo del año. Deberás presentar el formulario 2210 con el Anexo AI cuando presentes tu declaración anual para demostrar que utilizaste este método.
¿Tengo que hacer el pago del 15 de enero de 2015?
Puede saltarse el cuarto pago trimestral (que vence el 15 de enero de 2015) si presenta su declaración de impuestos completa de 2014 antes del 2 de febrero de 2015 y paga todo el saldo de impuestos restante con esa declaración. Esta opción resulta atractiva para muchos contribuyentes que pueden preparar sus declaraciones anticipadamente, ya que elimina un pago estimado y le permite calcular su obligación tributaria exacta en lugar de hacer una estimación. Sin embargo, si no presenta la declaración antes del 2 de febrero, debe hacer el pago de enero para evitar posibles multas por pago insuficiente.
¿Qué sucede si me olvido por completo de hacer los pagos de impuestos estimados?
Si no realiza ningún pago de impuestos estimados durante el año, es probable que deba pagar una multa por pago insuficiente cuando presente su declaración anual, calculada como intereses sobre el monto que debería haber pagado en cada trimestre. Sin embargo, hay excepciones: no adeudará multas si el total de sus impuestos (después de la retención y los créditos) es inferior a $1,000, si no tuvo ninguna obligación tributaria en 2013 (como ciudadano o residente de los EE. UU. durante todo el año con un año tributario de 12 meses) o si su retención cubre al menos el 90% de sus impuestos de 2014 o el 100% de sus impuestos de 2013 (el 110% para los contribuyentes con ingresos más altos). Si adeuda una multa, el IRS normalmente la calculará y le enviará una factura después de procesar su declaración.
¿Dónde puedo encontrar los comprobantes de pago si pierdo el mío o necesito otros adicionales?
Si necesita comprobantes de pago adicionales además de los cuatro incluidos en el formulario 1040-ES, simplemente haga fotocopias de los comprobantes no utilizados. Complete cada copia por completo con su nombre, dirección, número de Seguro Social y el monto del pago, y envíela por correo junto con su cheque o giro postal a la dirección del IRS correspondiente a su estado. Como alternativa, considere la posibilidad de cambiar a pagos electrónicos a través de IRS.gov, lo que elimina por completo la necesidad de usar comprobantes en papel. Los pagos electrónicos también proporcionan una confirmación inmediata y reducen el riesgo de pérdida o retraso del correo.
Fuentes: Toda la información de este resumen proviene de publicaciones oficiales del IRS, incluidas las Formulario 1040-ES de 2014 e instrucciones, Acerca del formulario 1040-ES, y el IRS Impuestos estimados página de orientación.