Las organizaciones sin fines de lucro que emiten pagos a contratistas, procesan formularios educativos o declaran contribuciones caritativas deben presentar declaraciones informativas ante el IRS. La presentación electrónica pasa a ser obligatoria cuando esas presentaciones llegan a diez o más en un año calendario. Para continuar, su organización debe obtener un código de control de transmisores (TCC) para acceder a los sistemas de presentación electrónica aprobados por el IRS.
Un TCC es un identificador de cinco caracteres que el IRS asigna a la entidad comercial legal responsable de la presentación. Permite a las organizaciones sin fines de lucro enviar formularios como el 1099-NEC, 1098 o 1042-S a través de portales electrónicos seguros. Ya sea que su organización sea una empresa unipersonal, una asociación o una corporación exenta de impuestos, el IRS exige el registro y la validación por separado para cada entidad. Este proceso incluye la verificación de los funcionarios responsables, la asignación de delegados autorizados y la preparación de la información en los formatos aceptados.
Esta guía proporciona una descripción general completa del proceso de TCC para organizaciones sin fines de lucro. En ella se explica cómo elegir entre los sistemas FIRE e IRIS, completar la solicitud, enviar los archivos que cumplan con los requisitos y mantener un acceso continuo. Este artículo describe el proceso completo para las organizaciones sin fines de lucro que recién inician la presentación electrónica en términos claros y accesibles, y cada paso en términos claros y prácticos, sin necesidad de experiencia previa o conocimientos técnicos.
Un código de control del transmisor (TCC) es un identificador de cinco caracteres emitido por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) que autoriza a una organización a presentar declaraciones electrónicamente. Para las organizaciones sin fines de lucro electrónicas, el TCC es una credencial de acceso oficial que vincula la cuenta de la organización declarante con los sistemas del IRS para transmitir los documentos requeridos de forma segura.
Asignado a un número de identificación patronal (EIN) específico, el código es esencial para las organizaciones que gestionan las transacciones declarables desde el punto de vista fiscal, como los pagos a contratistas, los desembolsos relacionados con la matrícula o los registros de donaciones de vehículos. El TCC es obligatorio cuando se presentan diez o más declaraciones informativas durante un año calendario.
Según el tipo de formulario que envíen, las organizaciones sin fines de lucro pueden usar el sistema FIRE o el portal IRIS. El código facilita la presentación, identifica al declarante, verifica a los usuarios autorizados y garantiza que las declaraciones se atribuyan correctamente al nombre comercial legal registrado en el IRS.
Comprender el propósito y el alcance de los TCC ayuda a evitar la presentación errónea y garantiza la atribución correcta de cada declaración. También permite a su organización sin fines de lucro cumplir con las regulaciones del IRS en relación con varios requisitos de presentación de informes, incluidos los relacionados con los programas estatales y federales.
Las organizaciones obligadas a transmitir las declaraciones a través del sistema FIRE deben presentar su solicitud utilizando el Sistema FIRE para devoluciones de información, que admite una amplia gama de formularios de devolución de información. La selección del sistema correcto y la obtención de un TCC válido son pasos fundamentales que afectan a todo el proceso de presentación electrónica. Afectan a la forma en que se envían los formularios, a la evaluación del cumplimiento y al modo en que el IRS gestiona las transmisiones futuras.
Las organizaciones sin fines de lucro están sujetas a la presentación electrónica obligatoria cuando presentan diez o más declaraciones informativas durante un año calendario. Esta regla, introducida en virtud de la Decisión 9972 del Tesoro, amplió significativamente el alcance de la presentación electrónica obligatoria para el año tributario 2023 y años posteriores. A diferencia del umbral anterior de 250 declaraciones, la norma revisada exige que muchas organizaciones más pequeñas cumplan con las normas de presentación digital. Comprender cómo el IRS cuenta estas declaraciones es fundamental para el cumplimiento.
La regla de las 10 declaraciones se aplica a nivel de entidad e incluye todos los sistemas de archivo de la organización, incluidas las plataformas IRIS, FIRE, AIR y SSA. El recuento refleja el número total de declaraciones transmitidas con el mismo EIN, independientemente del tipo de declaración o la plataforma del IRS utilizada. Incluso si la organización delega las solicitudes a un proveedor de nóminas o a un proveedor de software, la organización sin fines de lucro sigue teniendo la obligación.
No presentar la solicitud electrónicamente cuando sea necesario puede conllevar sanciones en virtud de la Sección 6721 del Código de Impuestos Internos. Las organizaciones deben realizar un recuento anual de las declaraciones y planificar para garantizar el cumplimiento. Cuando las obligaciones de presentación superan el umbral, el siguiente paso consiste en obtener el TCC adecuado, comprender los requisitos de formato y seleccionar el sistema del IRS adecuado para la presentación.
El Sistema de admisión de devoluciones informativas (IRIS) del IRS proporciona una plataforma en línea segura para las organizaciones que deben presentar declaraciones informativas electrónicamente. Las organizaciones sin fines de lucro que soliciten un código de control de transmisores (TCC) a través del IRIS deben completar un proceso de solicitud estructurado que verifique los detalles de la organización, el personal responsable y la actividad de presentación prevista.
Esta aplicación es esencial para garantizar una atribución precisa de las devoluciones y el acceso al sistema. El portal IRIS es compatible con la serie 1099 y está diseñado para simplificar el proceso de configuración para las organizaciones pequeñas y medianas.
Antes de iniciar la solicitud, su organización sin fines de lucro debe preparar lo siguiente:
Cada usuario que acceda al sistema IRIS debe pasar la verificación de identidad y se le debe asignar una función específica:
Según el IRS, las organizaciones pueden completar todo el proceso en línea a través del Portal de aplicaciones IRIS TCC, que ofrece acceso seguro, verificación de identidad y seguimiento de aplicaciones. Las organizaciones sin fines de lucro deben revisar todas las solicitudes antes de enviarlas para evitar demoras en el procesamiento. Una vez presentada, el estado de la solicitud se puede monitorear directamente desde el portal. Se asignará un TCC válido después de que la organización haya aprobado la presentación de la declaración de información electrónica.
Las organizaciones sin fines de lucro deben evaluar cuidadosamente qué sistema del IRS se ajusta mejor a sus obligaciones de presentación electrónica. Las dos plataformas principales, el Sistema de admisión de declaraciones informativas (IRIS) y el sistema de presentación electrónica de declaraciones de información (FIRE), brindan diferentes funciones, capacidades de presentación y requisitos técnicos. La elección del sistema apropiado es esencial para la presentación precisa de informes y la presentación oportuna de las declaraciones informativas.
IRIS está diseñado para organizaciones pequeñas y medianas, mientras que FIRE admite formularios más amplios, lo que puede adaptarse mejor a las necesidades de archivado más complejas o de mayor volumen.
Ambos sistemas requieren un código de control del transmisor válido, pero no son intercambiables. Las organizaciones que presenten sus solicitudes a través de IRIS no pueden usar el mismo TCC para FIRE y viceversa. Antes de iniciar la solicitud, las organizaciones sin fines de lucro deben identificar los formularios que planean presentar, revisar la infraestructura técnica requerida y evaluar el soporte disponible para el método elegido.
La selección del sistema correcto garantiza el cumplimiento de los mandatos del IRS y, al mismo tiempo, se alinea con el tamaño y la capacidad de la organización. Comprender las distinciones operativas entre estos sistemas sigue siendo esencial a medida que la presentación electrónica se vuelve más estandarizada.
Toda organización sin fines de lucro que solicite un Código de Control de Transmisores (TCC) a través del IRS debe designar al menos dos funcionarios responsables, excepto en los casos relacionados con empresas unipersonales o entidades de un solo miembro. Estas personas actúan como representantes oficiales de la organización en los sistemas electrónicos del IRS.
Sus funciones incluyen la firma de solicitudes, la supervisión de la presentación de declaraciones y el control de las credenciales de acceso y la actividad del sistema. Los funcionarios responsables desempeñan un papel vital a la hora de salvaguardar la integridad de los informes fiscales de la organización.
Un funcionario responsable debe tener una autoridad significativa sobre las operaciones de la organización. Esto incluye a los directores ejecutivos, los funcionarios financieros u otras personas autorizadas a actuar en nombre de la entidad. Cada persona designada debe proporcionar detalles de identificación personal, incluidos el nombre legal, el número de seguro social, la fecha de nacimiento y la información de contacto actual.
Estos datos personales son necesarios para la verificación de identidad y el acceso seguro al sistema. El IRS requiere al menos dos funcionarios responsables para ayudar a garantizar la continuidad de la supervisión y la rendición de cuentas dentro de la organización.
Antes de poder presentar una solicitud, todos los funcionarios responsables deben verificar sus identidades mediante un método aprobado por el IRS. El proceso actual incluye la validación de la información a través de servicios de terceros y la carga de la documentación de respaldo.
Este paso es fundamental para evitar el acceso no autorizado y para confirmar que solo las personas calificadas administran los datos tributarios confidenciales. Una vez verificados, los funcionarios responsables reciben credenciales únicas y un número de identificación personal (PIN) para firmar las solicitudes y presentaciones electrónicas.
Establecer funciones precisas dentro de la aplicación TCC ayuda a preservar la integridad de la presentación y se alinea con las expectativas del IRS en cuanto a prácticas seguras de presentación electrónica. Las organizaciones sin fines de lucro deben seleccionar cuidadosamente a las personas calificadas y disponibles para administrar el acceso al sistema durante todo el año.
En caso de cambios de liderazgo o transiciones de personal, las organizaciones deben actualizar de inmediato la información del oficial responsable para mantener el acceso ininterrumpido a las plataformas de archivo electrónico. La gestión adecuada de las funciones contribuye al cumplimiento a largo plazo y minimiza las interrupciones durante los períodos de mayor volumen de presentación de solicitudes.
El sistema de presentación electrónica de declaraciones informativas (FIRE) es una plataforma del IRS que transmite una amplia gama de declaraciones informativas que van más allá de la serie de formularios 1099. Las organizaciones sin fines de lucro pueden necesitar acceso al sistema FIRE si presentan formularios que no son compatibles con el portal IRIS o si trabajan con procesadores externos que gestionan varios tipos de declaraciones. Se requiere un TCC independiente para usar FIRE, y el proceso de solicitud difiere ligeramente del proceso de registro en el IRIS.
La selección del sistema apropiado depende de los tipos de formularios que se presenten y de la capacidad técnica de la organización. Si bien IRIS se adapta a presentaciones de menor escala, FIRE se adapta a una gama más amplia de tipos de devolución. Comprender el alcance y la función de cada sistema garantiza que su organización sin fines de lucro cumpla con los protocolos de presentación del IRS y, al mismo tiempo, mantenga el control sobre sus actividades de cumplimiento.
Las organizaciones sin fines de lucro que transmiten declaraciones informativas a través de los sistemas FIRE o IRIS del IRS deben asegurarse de que sus archivos de datos cumplan con estrictos estándares de formato. Cuando están correctamente estructurados, los archivos CSV permiten la carga masiva de declaraciones, lo que reduce la entrada manual y minimiza los errores de presentación. La preparación adecuada de los archivos también ayuda a evitar demoras en el procesamiento y el rechazo de archivos que podrían provocar problemas de cumplimiento.
Antes de enviar un archivo CSV, la organización debe revisar todas las instrucciones de formato publicadas por el IRS. Para ser aceptada por el sistema receptor, cada declaración debe seguir un orden específico de campos y un límite de caracteres. El nombre del archivo también debe cumplir con las convenciones de nomenclatura para garantizar la compatibilidad con la plataforma del IRS seleccionada.
IRS Publicación 1220 proporciona la guía de formato completa para los archivos CSV compatibles con Fire, detallando las especificaciones técnicas necesarias para el archivado electrónico masivo. Revisar detenidamente estas instrucciones antes de preparar el archivo ayuda a reducir los errores evitables y garantiza que las presentaciones cumplan con los estándares del IRS. Después de cargarlos, las organizaciones deben conservar los archivos transmitidos de forma segura para respaldar las auditorías y permitir futuras correcciones si es necesario.
Las organizaciones sin fines de lucro que no cumplan con los requisitos de presentación electrónica del IRS o que no cumplan con sus responsabilidades relacionadas con el Código de Control de Transmisores (TCC) pueden enfrentarse a importantes sanciones financieras. Estas consecuencias se aplican a las presentaciones tardías, a los formatos incorrectos, a la falta de información del destinatario o a la falta de uso de la presentación electrónica cuando es necesario. Las sanciones varían según el momento en que se haga la corrección y el tamaño de la organización, pero se espera que todas las entidades mantengan la precisión y puntualidad en sus informes de devolución de información.
Las organizaciones que no sigan los procedimientos requeridos pueden ser sancionadas en virtud de la Sección 6721 del Código de Impuestos Internos. El IRS impone multas por declaración, con tasas más altas por demoras prolongadas o por incumplimiento intencional. Las organizaciones que utilicen un sistema incorrecto u omitan identificadores clave, como el TIN o el tipo de formulario, también pueden incurrir en sanciones.
Si bien el alivio de las multas está disponible en situaciones limitadas, el IRS exige que las organizaciones demuestren que el incumplimiento se debió a circunstancias fuera de su control. La documentación de respaldo debe demostrar que el problema no se debió a una negligencia y que las medidas correctivas se implementaron con prontitud. Mantener registros de presentación precisos, cronogramas de presentación puntuales y un acceso actualizado al TCC ayuda a las organizaciones sin fines de lucro a cumplir con las normas y, al mismo tiempo, a proteger los limitados recursos financieros.
Las organizaciones sin fines de lucro que navegan por el proceso de solicitud del TCC o que presentan declaraciones informativas suelen encontrar errores evitables que provocan el rechazo de las presentaciones o problemas de cumplimiento. Estos errores suelen deberse a descuidos procesales, registros incompletos o una mala interpretación de los requisitos del sistema del IRS. La identificación de estos riesgos en las primeras etapas del proceso ayuda a garantizar que la organización mantenga su elegibilidad para presentar la solicitud y evita demoras en el procesamiento.
Uno de los problemas más comunes es la presentación de una solicitud incompleta o incoherente. Los errores pueden incluir la falta de coincidencia entre el nombre legal de la empresa y los registros del IRS, la falta de información oficial responsable o la introducción incorrecta del número de identificación del empleador de la organización. Estos problemas retrasan la aprobación y pueden impedir el registro oportuno en el sistema de presentación electrónica del IRS. La solicitud IRIS o FIRE debe revisarse cuidadosamente para verificar su precisión antes de presentarla.
Los errores de verificación también contribuyen a muchos retrasos. Los funcionarios responsables deben completar la verificación de identidad y proporcionar la documentación de respaldo que coincida exactamente con todos los sistemas. Las discrepancias entre los datos personales, como la ortografía de los nombres o las fechas de nacimiento, y los registros en poder del IRS o de los proveedores de verificación de identidad pueden provocar el rechazo de la solicitud. El proceso se vuelve mucho más lento cuando las organizaciones sin fines de lucro asignan esta responsabilidad a personas sin confirmar su elegibilidad o la preparación de la documentación.
Los errores técnicos durante la presentación también están muy extendidos. Muchas organizaciones intentan subir archivos sin validar la estructura CSV o sin que coincidan con las especificaciones del formulario, lo que provoca el rechazo de las transmisiones o la atribución errónea de los datos. Presentarlos con un EIN incorrecto, subir un tipo de formulario no admitido o enviarlo fuera de los plazos del sistema pueden conllevar sanciones o señales de incumplimiento. Desarrollar un proceso de revisión y asignar personal cualificado para las interacciones con el sistema reduce la probabilidad de que se produzcan estos problemas.
Para garantizar la precisión y el cumplimiento, las organizaciones sin fines de lucro deben desarrollar listas de verificación internas, probar los archivos siempre que sea posible y confirmar todos los accesos al sistema antes de los períodos pico de presentación de solicitudes. Abordar estos errores comunes por adelantado mejora la eficiencia y ayuda a mantener un registro de cumplimiento claro a lo largo de las temporadas de presentación de impuestos.
Controle el acceso de los usuarios de manera: Las organizaciones sin fines de lucro deben comprobar periódicamente quién tiene acceso al sistema y confirmar que solo el personal aprobado, como los funcionarios responsables y los delegados autorizados, puede iniciar sesión en los portales de presentación de impuestos del IRS. Esto ayuda a evitar errores relacionados con el acceso no autorizado o con información de usuario desactualizada, especialmente cuando cambian las funciones dentro de la organización.
Revise y renueve las credenciales según sea necesario: Los sistemas del IRS, incluida la interfaz de la cuenta FIRE, pueden desactivar las credenciales no utilizadas o restringir el acceso en caso de inactividad. Las organizaciones deben iniciar sesión periódicamente, revisar los avisos de caducidad y renovar o actualizar las credenciales para evitar quedarse bloqueadas durante los plazos de presentación de las llaves.
Realice un seguimiento de los volúmenes de archivado en todos: Dado que los requisitos de presentación electrónica se aplican en función del número total de declaraciones presentadas, las organizaciones sin fines de lucro deben hacer un seguimiento de los volúmenes en todos los sistemas, incluidos IRIS y FIRE. Las entidades con varios EIN o las que gestionan las declaraciones para otras empresas deben combinar los recuentos para garantizar que cumplen con los umbrales de presentación electrónica.
Actualice la información oficial responsable con prontitud: Si un funcionario responsable deja la organización, la organización sin fines de lucro debe solicitar una actualización a través del sistema apropiado. Si no se realizan estas actualizaciones, es posible que se retrasen las solicitudes de devolución o que se vea afectada la capacidad de la organización para responder a las notificaciones generadas por el sistema.
Conserve todos los registros de envíos de forma segura: Los archivos enviados, los avisos de confirmación del sistema y los informes de errores deben almacenarse de forma segura en una ubicación central dentro de la organización. Estos documentos son un punto de referencia para las solicitudes de auditoría, los rechazos del sistema o las modificaciones de formularios.
Revise los avisos del sistema y las actualizaciones del IRS: La comunicación del IRS, incluidas las actualizaciones anuales de las especificaciones, los plazos y los requisitos de formulario, debe revisarse de manera constante. Las organizaciones sin fines de lucro deben visitar las páginas de recursos correspondientes todos los años, especialmente en enero, cuando el IRS publica los requisitos de presentación actualizados.
Consulte las publicaciones técnicas cuando se produzcan cambios de formato: Las organizaciones deben consultar las especificaciones del sistema aplicables para mantener el cumplimiento cuando cambie la estructura de archivos del IRS o se introduzcan nuevos tipos de formularios. Esto es particularmente importante para las devoluciones procesadas a través de FIRE o para aquellas con requisitos de destinatario internacional.
El cumplimiento a largo plazo depende de una administración proactiva del acceso al sistema, de unos procedimientos internos claros y de una atención constante a los avances en materia de presentación de impuestos por el IRS. Cuando las organizaciones sin fines de lucro estructuran sus procesos en torno a estas prácticas, minimizan la exposición a interrupciones en la presentación de impuestos, reducen las multas y mejoran la confiabilidad de su ciclo de declaración de impuestos.
Para cumplir con los requisitos de TCC para organizaciones sin fines de lucro, su organización debe crear una cuenta FIRE o IRIS, presentar una solicitud en línea y designar al menos a un funcionario responsable. El IRS requiere información comercial legal, incluidos el EIN, el tipo de entidad y los detalles del funcionario. Ya sea que su organización sin fines de lucro opere como empresa unipersonal o como organización interna, estos elementos son obligatorios para la admisión y el acceso a la cuenta. Sin un TCC válido, no se puede proceder a la presentación electrónica de las declaraciones.
Un propietario único que dirija su empresa puede presentar declaraciones informativas si la empresa tiene un EIN válido y cumple con las normas de formato y presentación electrónica del IRS. Incluso las pequeñas organizaciones sin fines de lucro o las personas con un volumen de presentación bajo deben cumplir con el límite de 10 declaraciones si presentan más de un tipo de formulario. El sistema no hace excepciones en función del tamaño de la entidad. Todas las presentaciones electrónicas deben seguir los protocolos del sistema aprobados.
La plataforma IRIS gestiona la presentación electrónica de la serie de formularios 1099 y admite las declaraciones de información individual, mientras que la nueva solicitud de IR sustituyó al antiguo proceso de solicitud del TCC. Las personas que presentan la solicitud pueden crear una cuenta empresarial a través del portal IRIS, verificar la identidad del funcionario responsable y enviar archivos de prueba. La nueva solicitud de IR debe presentarse a través del portal del IRS y no puede enviarse por correo. La mayoría de las organizaciones ahora solicitan en línea, a menos que se les conceda una excepción.
Una solicitud de IR precisa debe incluir el nombre legal de la organización, el EIN, los detalles del funcionario responsable y de cualquier delegado autorizado. Los solicitantes también deben verificar su identidad y aceptar el acuerdo de acceso de usuarios del IRS. El sistema requiere información completa para la admisión oportuna, por lo que es esencial revisarla antes de enviarla. Cualquier error podría retrasar la aprobación o limitar el acceso de la organización a las funciones críticas de presentación del IRS.
Sí, las organizaciones sin fines de lucro pueden comunicarse con el IRS al número gratuito que figura en su página de asistencia para obtener ayuda con las declaraciones informativas, las preguntas sobre la presentación electrónica o los problemas de acceso al sistema. Las personas que llaman pueden solicitar ayuda en inglés u otros idiomas admitidos. Antes de llamar, reúne tu EIN, los detalles del funcionario responsable y la información de inicio de sesión del sistema para agilizar el proceso. Dependiendo de su plataforma de presentación, el IRS puede dirigirlo al servicio de asistencia del sistema correspondiente.
El emisor se refiere a la organización sin fines de lucro que informa sobre el pago o la donación, como becas, subvenciones o compensaciones. Esta entidad debe figurar como remitente en todas las declaraciones informativas y debe coincidir con el EIN y el nombre legal registrados en el IRS. Ya sea que la persona que presenta la declaración sea una entidad administrada internamente o una gran organización sin fines de lucro, el emisor debe estar claramente identificado para garantizar que el IRS coincida con la información y evitar su rechazo.
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