Comprender los códigos de control de los transmisores es cada vez más importante para los profesionales de impuestos, los contadores públicos y los contables. El Servicio de Impuestos Internos exige que la mayoría de las empresas presenten declaraciones informativas electrónicamente una vez que alcancen el límite de diez declaraciones. Para cumplir con esta regla, una empresa legal debe obtener un código de control de transmisiones, a menudo denominado TCC, que la autoriza a presentar electrónicamente las declaraciones informativas a través de los sistemas del IRS.
Para el año tributario 2023 y más allá, el IRS exige que las empresas y los proveedores de servicios transmitan las declaraciones electrónicamente si cumplen con el umbral de presentación. Este cambio afecta a los contadores públicos que administran varios clientes, a los contables que procesan la nómina e incluso a los propietarios de pequeñas empresas que presentan solicitudes para su empresa. Ya sea que utilices el sistema FIRE o el nuevo portal IRIS, es necesario contar con un TCC válido para presentar las declaraciones informativas, verificar los detalles y cumplir con la ley federal.
Esta guía revisará los requisitos de presentación de TCC, el proceso de solicitud, los plazos críticos y los riesgos de cumplimiento. Está diseñada para ayudar a los profesionales de impuestos y a los propietarios de negocios a identificar cuándo se requiere un TCC, a comprender cómo completar la solicitud de IR para el TCC y a evitar multas. Los lectores también encontrarán información sobre la solución de problemas comunes, la recuperación de la información sobre el estado de los archivos del sistema y el uso de los recursos oficiales del IRS para obtener ayuda.
UN código de control del transmisor, o TCC, es un identificador de cinco caracteres emitido por el Servicio de Impuestos Internos. Este código autoriza a una empresa, a un contador público certificado o a un contador a presentar electrónicamente declaraciones informativas ante el IRS. Sin un TCC, los profesionales de impuestos y las empresas no pueden usar el sistema FIRE o el portal IRIS para enviar los formularios requeridos.
El código de control del transmisor cumple varias funciones vitales:
Se requiere un TCC para presentar electrónicamente muchos tipos de declaraciones informativas. Estas incluyen:
Al asignar un código de control del transmisor, el IRS conecta cada presentación electrónica con un profesional fiscal o empresarial legal verificado. Esto permite al IRS mantener la información sobre el estado de los archivos del sistema, minimizar los riesgos relacionados con los datos y garantizar que todas las empresas y proveedores de servicios cumplan con las normas cuando presenten sus declaraciones de forma electrónica.
El Servicio de Impuestos Internos exige a las empresas y proveedores de servicios que presenten diez o más declaraciones informativas en un año tributario que presenten esas declaraciones electrónicamente. Esta regla hace que un código de control del transmisor sea esencial para muchas empresas, contadores públicos y contables. Incluso si una empresa solo supera el umbral con una sola declaración, el IRS exige que todas sus declaraciones se presenten electrónicamente.
Los siguientes grupos son necesarios para obtener un código de control del transmisor:
Es posible que los siguientes grupos no estén obligados a obtener un TCC, pero aun así pueden beneficiarse de uno:
Al exigir códigos de control de transmisores para estos grupos, el IRS se asegura de que las declaraciones presentadas electrónicamente provengan de fuentes verificadas. Este sistema protege los datos y permite al IRS monitorear el cumplimiento de manera eficiente.
El Servicio de Impuestos Internos ofrece dos sistemas para la presentación electrónica de declaraciones informativas: el sistema FIRE (presentación electrónica de declaraciones de información) y el portal IRIS (sistema de admisión de devoluciones de información). El sistema FIRE está diseñado para la presentación masiva de documentos y lo utilizan ampliamente los contadores públicos, los proveedores de servicios de nómina y las grandes empresas. Requiere una cuenta FIRE, un FIRE TCC válido y archivos preparados en formato ASCII estricto según la publicación 1220. Este sistema admite transmisiones ilimitadas e incluye funciones de prueba para validar los archivos antes de enviarlos.
El portal IRIS se introdujo para simplificar la presentación electrónica para las pequeñas empresas y los usuarios de bajo volumen. Permite a los declarantes presentar declaraciones informativas directamente a través de una interfaz basada en la web cargando un archivo CSV o ingresando los datos manualmente. El sistema es gratuito, fácil de usar y no requiere software especializado. En la mayoría de los casos, sigue siendo necesario un código de control del transmisor, pero IRIS ofrece opciones limitadas de presentación electrónica para quienes no hayan cumplido el límite de diez declaraciones.
Comparación de los dos sistemas:
El IRS mantiene ambos sistemas y brinda a los profesionales de impuestos, proveedores de servicios y empresas opciones flexibles para cumplir con los requisitos de presentación de la TCC.
La solicitud de un código de control del transmisor requiere una solicitud en línea a través del sistema del IRS. Antes de presentar la solicitud, las empresas deben preparar la información comercial legal, identificar a los funcionarios responsables y designar contactos o delegados autorizados. La nueva solicitud de IR para TCC se tramita a través del portal IRIS y requiere la verificación de identidad a través de ID.me.
Pasos para solicitar un TCC:
Una vez presentada, el IRS normalmente tarda hasta 45 días en revisar y aprobar la solicitud. Los solicitantes recibirán un mensaje con los detalles de la aprobación y el estado completo también aparecerá en la cuenta en línea. Tras la aprobación, el nuevo código de control del transmisor se activa en un plazo de 48 horas.
Las empresas y los profesionales de impuestos deben prestar mucha atención a los plazos al solicitar y utilizar un código de control de transmisores. El Servicio de Impuestos Internos requiere planificación porque las solicitudes pueden tardar varias semanas en procesarse. La falta de estas fechas puede retrasar la aprobación e impedir la posibilidad de presentar electrónicamente las declaraciones informativas oportunas.
Al tener en cuenta estos plazos, las empresas, los contadores públicos y los contables pueden cumplir con las normas, evitar problemas de última hora y reducir el riesgo de que el IRS les imponga multas por presentar declaraciones informativas de forma electrónica.
El Servicio de Impuestos Internos penaliza a las empresas y a los profesionales de impuestos que no cumplen con los requisitos de presentación de la TCC. Estas sanciones se aplican cuando una empresa no presenta electrónicamente la información requerida, presenta las declaraciones tardías o presenta información incorrecta. Comprender estas reglas ayuda a los contadores públicos, a los contables y a los propietarios de negocios a reducir los riesgos y evitar errores costosos.
Los profesionales de impuestos y los proveedores de servicios pueden cumplir con las normas y evitar sanciones innecesarias al mantener registros precisos, revisar los archivos antes de enviarlos y utilizar procedimientos de control de calidad.
Un código de control del transmisor se conecta directamente a los datos de las transcripciones del IRS. Este enlace proporciona a las empresas y a los profesionales de impuestos un registro del cumplimiento, el historial de presentación y cualquier sanción que se haya impuesto. La revisión de las transcripciones ayuda a identificar los problemas de manera temprana y permite corregirlos a tiempo.
Al utilizar las transcripciones del IRS como parte de los esfuerzos continuos de cumplimiento, las empresas y los profesionales de impuestos obtienen la capacidad de verificar los datos, identificar los riesgos y tomar medidas antes de que aumenten las sanciones.
Comprender cómo se aplican los códigos de control de los transmisores en situaciones del mundo real ayuda a los profesionales de impuestos y a las empresas a prepararse para el cumplimiento. Los diferentes sectores se enfrentan a obligaciones de presentación únicas, y el Servicio de Impuestos Internos espera que cada empresa utilice el sistema adecuado cuando presente electrónicamente las declaraciones de información.
Una empresa local que presente ocho formularios 1099-NEC en un año tributario no está obligada a obtener un código de control de transmisores. El propietario puede seguir utilizando el portal IRIS para presentar electrónicamente declaraciones informativas sin necesidad de un TCC o puede solicitar una por adelantado para prepararse para el crecimiento.
Un contador público certificado que gestione cientos de devoluciones de varios clientes debe solicitar un TCC para transmitirlo a través del sistema FIRE. Un código de control del transmisor permite al CPA presentar electrónicamente las declaraciones informativas de todos los clientes, siempre que cada cliente autorice al CPA a actuar en su nombre.
Una organización sin fines de lucro que paga a los contratistas debe cumplir con los requisitos de presentación de la TCC si el número de declaraciones informativas llega a diez o más. Si bien la organización sin fines de lucro está exenta de impuestos, el IRS exige la presentación electrónica de los formularios 1099 y las declaraciones relacionadas a través del sistema correspondiente.
Un banco comunitario debe presentar electrónicamente miles de declaraciones informativas, incluidos los formularios 1099-INT y 1099-B. Esto requiere usar el sistema FIRE y un código de control del transmisor para garantizar la precisión de los datos y cumplir con los estándares de cumplimiento del IRS.
Una plataforma de entregas o viajes compartidos que emita los formularios 1099-NEC a los conductores debe transmitirlos electrónicamente. Los altos volúmenes, los frecuentes cambios de dirección y los informes multiestatales hacen que sea esencial utilizar un TCC para procesar el sistema sin problemas y gestionar los riesgos de forma adecuada.
Una empresa que contrate a contratistas extranjeros debe presentar el formulario 1042-S utilizando el sistema FIRE. Es posible que se requiera un TCC por separado y documentación adicional sobre retenciones y tratados. Esto garantiza el cumplimiento de las obligaciones internacionales de presentación de informes. Estos ejemplos muestran cómo los requisitos de presentación de información varían según la industria, pero siempre se basan en el mismo proceso: solicitar, mantener y usar un código de control de transmisión para la presentación electrónica.
Incluso con preparación, las empresas y los profesionales de impuestos a veces se enfrentan a dificultades al utilizar los sistemas FIRE o IRIS. El Servicio de Impuestos Internos brinda orientación técnica, pero conocer los problemas más comunes puede ayudar a los solicitantes y declarantes a resolver los problemas rápidamente.
Las empresas y los profesionales de impuestos pueden resolver la mayoría de los problemas y mantener el cumplimiento al monitorear la información sobre el estado de los archivos del sistema, revisar las actualizaciones de estado completadas y comunicarse con el número gratuito del IRS para obtener ayuda.
Una vez que se haya obtenido un código de control del transmisor, las empresas y los profesionales de impuestos deben crear un proceso para mantener el cumplimiento año tras año. El Servicio de Impuestos Internos proporciona formularios oficiales, publicaciones y asistencia telefónica gratuita para ayudar a los contribuyentes a mantenerse actualizados.
Al seguir estos pasos y utilizar los recursos disponibles, las empresas y los profesionales de impuestos pueden reducir los riesgos, presentar electrónicamente las declaraciones informativas a tiempo y mantenerse al día con los requisitos de presentación de la TCC.
El Servicio de Impuestos Internos exige a las empresas que presenten diez o más declaraciones informativas en un año tributario que lo hagan electrónicamente. Una empresa legal debe obtener un código de control del transmisor TCC para cumplir con esta regla. Este código autoriza al declarante a transmitir las declaraciones electrónicamente a través del sistema FIRE o el portal IRIS. Los profesionales de impuestos, los contadores públicos y los contables deben presentar su solicitud en línea para cumplir con las normas.
Para solicitar un TCC, una empresa debe completar una solicitud de IR para el TCC a través del portal de solicitudes en línea. El proceso requiere el nombre legal de la empresa, el número de identificación del empleador y la identificación de cada funcionario responsable. También se pueden agregar delegados y contactos autorizados. Los solicitantes deben crear una cuenta de ID.me, iniciar sesión y cargar los documentos para su verificación. Una vez aprobados, el estado completo y el nuevo código aparecen en el sistema.
Un contador público, contable o proveedor de servicios de nómina puede presentar electrónicamente las declaraciones informativas de varios clientes utilizando un código de control de transmisor TCC. Cada cliente debe autorizar al declarante a actuar en su nombre. El IRS exige que los profesionales de impuestos mantengan una cuenta FIRE válida o un inicio de sesión en IRIS, se identifiquen correctamente y transmitan los datos de forma segura. Esta capacidad permite a una empresa presentar electrónicamente declaraciones informativas para muchas otras.
Un propietario único o una pequeña empresa con menos de diez devoluciones no están obligados a obtener un código de control del transmisor. Aún pueden presentar declaraciones informativas electrónicamente a través del portal IRIS sin un TCC. Sin embargo, la presentación temprana de la solicitud IR TCC ayuda a prepararse para el crecimiento futuro. La presentación de solicitudes con un TCC también proporciona un seguimiento completo del estado, mejora la seguridad y facilita la recuperación de la información sobre el estado de los archivos del sistema.
Un código de control del transmisor caducará si no se utiliza para presentar electrónicamente declaraciones informativas durante tres años consecutivos. Una vez caducado, un TCC antiguo no se puede reactivar y la empresa debe presentar una nueva solicitud de IR. Para mantenerse activas, las empresas deben transmitir las declaraciones al menos una vez cada tres años, verificar los detalles de la cuenta con regularidad y actualizar la información del funcionario o de contacto responsable para evitar interrupciones en la capacidad de presentación.
Los usuarios del sistema FIRE y del portal IRIS pueden encontrar problemas como errores al cargar archivos CSV, mensajes FIRE TCC no válidos o problemas de compatibilidad con el navegador. El IRS recomienda verificar los detalles de la cuenta, usar los navegadores compatibles y verificar si los mensajes de estado están completos. Si las dificultades persisten, los declarantes pueden ponerse en contacto con la asistencia del IRS a través de un número gratuito. La información sobre el estado de los archivos del sistema de monitoreo ayuda a las empresas a identificar los riesgos, revisar las presentaciones y resolver los errores rápidamente.
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