Si es un estudiante internacional en los Estados Unidos con una visa F-1, J-1 o M-1, es posible que necesite un número de identificación fiscal individual (ITIN) para presentar su declaración de impuestos de EE. UU. y declarar los ingresos correctamente. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) emite este número de procesamiento de impuestos de nueve dígitos a los solicitantes que no son elegibles para obtener un número de Seguro Social (SSN) a través de la Administración del Seguro Social.
Se requiere una solicitud de ITIN para los estudiantes, becarios y dependientes que deben cumplir con los requisitos tributarios federales, como solicitar los beneficios de un tratado, pagar impuestos sobre la compensación o documentar becas y becas que superen los gastos educativos calificados. Sin un ITIN, no puedes presentar correctamente un formulario cumplimentado para solicitar exenciones, solicitar reembolsos o verificar si cumples los requisitos para acogerte a los beneficios de un tratado tributario.
El proceso implica recopilar la documentación correcta, como un pasaporte original o una copia certificada, junto con las cartas de un funcionario escolar designado o de la oficina universitaria cuando se apliquen excepciones. Los agentes de aceptación y los agentes de aceptación certificados brindan servicios para revisar las pruebas de la condición e identidad de extranjeros, ayudar a los solicitantes y cónyuges a completar el formulario W-7 y garantizar que la solicitud se envíe por correo a la dirección correcta del IRS. La comprensión temprana de estas instrucciones ayuda a los extranjeros residentes, estudiantes y otros solicitantes a evitar multas, demoras o rechazos, al tiempo que garantiza el cumplimiento de la legislación tributaria de los EE. UU.
¿Qué es un ITIN?
Explicación de los conceptos básicos del ITIN
Un número de identificación fiscal individual (ITIN) es un número de nueve dígitos emitido por el Servicio de Impuestos Internos exclusivamente para fines tributarios y para cumplir con los requisitos de declaración de impuestos federales. Está destinado a personas que deben pagar impuestos en EE. UU. pero que no pueden obtener un número de Seguro Social.
- Estructura de formato: El número sigue el mismo formato de nueve dígitos que el SSN (XXX-XX-XXXX), pero siempre comienza por «9» y tiene un rango específico de dígitos medios de 50 a 65, 70 a 88, 90 a 92 o 94 a 99. Este formato ayuda al IRS a distinguir los ITINs de los números de Seguro Social.
- Alcance limitado: Un ITIN no proporciona autorización de trabajo, beneficios de inmigración ni beneficios del Seguro Social. El número existe únicamente para permitir la presentación adecuada de las declaraciones de impuestos y la declaración de ingresos.
Por qué los ITIN son importantes para los estudiantes extranjeros
Los estudiantes internacionales suelen recibir varios tipos de ingresos que requieren la declaración de impuestos según la ley estadounidense. Saber cuándo necesitas un ITIN ayuda a garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias federales y maximiza los posibles reembolsos.
- Requisitos de declaración de ingresos: Los estudiantes que reciben becas, pasantías docentes, estipendios de investigación o salarios laborales en el campus deben declarar sus ingresos en las declaraciones de impuestos. Un ITIN permite presentar la solicitud correctamente cuando no se puede obtener un número de Seguro Social.
- Solicitudes de beneficios derivados de tratados tributarios: Muchos estudiantes reúnen los requisitos para recibir los beneficios de los tratados tributarios que reducen o eliminan la obligación tributaria sobre ciertos tipos de ingresos. Necesita un ITIN para solicitar estos beneficios y presentar la declaración de impuestos requerida.
Quién necesita un ITIN: titulares de visas F-1, J-1 y M-1
Requisitos generales de elegibilidad
Necesita un ITIN si debe presentar una declaración de impuestos federales de EE. UU. pero no tiene un número de Seguro Social. La Administración del Seguro Social primero debe denegar su solicitud de SSN antes de que pueda solicitar un ITIN, a menos que esté sujeto a excepciones específicas.
- Requisito de presentación: Tiene un requisito legítimo de presentación de impuestos federales, como declarar los ingresos imponibles, solicitar reembolsos o elegir presentar una declaración de impuestos. El requisito debe estar vigente y ser genuino.
- Inelegibilidad para el SSN: Debe demostrar que no reúne los requisitos para obtener un número de Seguro Social o que la Administración del Seguro Social le ha negado uno. Incluya la carta de denegación junto con su solicitud de ITIN, a menos que reúna los requisitos para recibir excepciones específicas.
ITIN para estudiantes F-1
Los titulares de visas F-1 suelen necesitar un ITIN cuando reciben ingresos sujetos a los requisitos de declaración de impuestos de EE. UU., pero no pueden obtener números de Seguro Social.
- Ingresos por becas: Los estudiantes que reciban becas o becas por montos que superen los gastos educativos calificados deben declarar el exceso como ingreso imponible. Esta situación ocurre con frecuencia cuando las becas incluyen subsidios de subsistencia o estipendios.
ITINs para visitantes de J-1 Exchange
Los participantes de la visa J-1 a menudo requieren un ITIN para varios tipos de ingresos recibidos durante sus programas de intercambio en los Estados Unidos. Los becarios, investigadores y profesores de la visa J-1 suelen recibir estipendios, becas o compensaciones que requieren la declaración de impuestos. Muchos reúnen los requisitos para recibir los beneficios de los tratados tributarios, que requieren la presentación del ITIN para solicitar las exenciones.
ITIN para estudiantes vocacionales M-1
Los estudiantes M-1 generalmente necesitan un ITIN cuando reciben ingresos sujetos a impuestos durante sus programas de capacitación vocacional. Los estudiantes M-1 que participan en la capacitación práctica pueden ganar salarios que requieren la presentación de una declaración de impuestos. Primero deben intentar obtener un número de Seguro Social antes de solicitar un ITIN.
Plazos y plazos críticos
Plazos de solicitud
El Servicio de Impuestos Internos exige que presente su solicitud de ITIN junto con su declaración de impuestos antes de la fecha de vencimiento de la declaración para evitar multas e intereses.
- Plazo anual: La mayoría de las declaraciones de impuestos vencen el 15 de abril (o el siguiente día hábil si el 15 de abril cae en fin de semana o feriado). Debe presentar el formulario W-7 con su declaración de impuestos completa antes de esta fecha para evitar multas por presentación tardía.
- Opciones de extensión: Si no puede completar su solicitud antes de la fecha límite, presente el formulario 4868 para solicitar una prórroga automática de seis meses. Esto extiende la fecha límite de presentación, pero no extiende la fecha límite de pago de los impuestos adeudados.
Tiempos de procesamiento
El IRS proporciona plazos de procesamiento estimados, pero los tiempos reales pueden variar según el volumen y la complejidad de las solicitudes.
- Procesamiento estándar: Durante los períodos de menor demanda, cuando el volumen de solicitudes es menor, espere siete semanas para recibir la notificación. El IRS procesa las solicitudes en el orden en que se reciben y las solicitudes completas se procesan más rápido que las incompletas.
- Retrasos en temporada alta: Durante la temporada de impuestos (del 15 de enero al 30 de abril), los tiempos de procesamiento se extienden de 9 a 11 semanas debido al aumento del volumen de solicitudes. Presente las solicitudes al principio de la temporada de impuestos para minimizar las demoras.
Reglas de caducidad y renovación del ITIN
Los ITINs vencen en circunstancias específicas y debe renovarlos antes de usarlos en nuevas declaraciones de impuestos.
- Caducidad por falta de uso: Su ITIN vence si no se utiliza en una declaración de impuestos durante tres años consecutivos. Antes de presentar nuevas declaraciones, revise su historial de declaración de impuestos para determinar si es necesario renovarlas.
- Caducidad automática: Los ITINs asignados antes de 2013 que nunca se renovaron caducaron automáticamente. Debe renovar estos ITINs antes de usarlos en las declaraciones de impuestos actuales, independientemente de si se han usado recientemente.
Proceso de solicitud de ITIN paso a paso
Paso 1: Determinar la elegibilidad
Antes de iniciar su solicitud, confirme que cumple con todos los requisitos para la emisión del ITIN y que comprende el proceso de solicitud. Revise detenidamente las directrices del IRS para asegurarse de que reúne los requisitos y de tener la documentación preparada. Debe cumplir con un requisito legal de declaración de impuestos federales y no puede obtener un número de Seguro Social para tramitar una solicitud de ITIN.
Paso 2: Reunir la documentación requerida
El IRS requiere documentación específica para verificar su identidad y condición de extranjero. Debe presentar un pasaporte como documento independiente o una combinación de otros dos documentos aceptables. Todos los documentos deben estar vigentes, vigentes y mostrar el mismo nombre que aparece en su Formulario W-7 solicitud.
- Opción de pasaporte: Un pasaporte válido y vigente de su país de ciudadanía es el único documento independiente aceptable para las solicitudes de ITIN. El pasaporte debe incluir su fotografía, nombre y fecha de caducidad para cumplir con los requisitos del IRS.
- Combinaciones alternativas: Si no puede proporcionar un pasaporte, presente dos documentos de la lista de documentos aceptables del IRS, como una tarjeta de identificación nacional con una foto y una licencia de conducir. Ambos documentos deben estar actualizados y contener la información de identificación requerida.
Paso 3: Complete el formulario W-7
El formulario W-7 es la solicitud oficial de un número de identificación fiscal individual. Complete todas las secciones con precisión con tinta negra o mecanografiando para garantizar un procesamiento adecuado. No deje ningún campo en blanco y marque las casillas correspondientes al tipo de solicitud y al motivo por el que solicita el ITIN.
- Selección del tipo de aplicación: Marque «Solicitar un ITIN nuevo» para los solicitantes por primera vez o «Renovar un ITIN existente» para las solicitudes de renovación. Asegúrese de seleccionar solo una opción para evitar demoras en el procesamiento.
- Información precisa: Proporcione información completa y precisa en todos los campos, incluida su razón social completa tal como aparece en los documentos justificativos. Cualquier discrepancia entre su formulario W-7 y los documentos justificativos puede provocar demoras en el procesamiento.
Paso 4: Prepare su declaración de impuestos
La mayoría de las solicitudes de ITIN deben incluir una declaración de impuestos federales completa. Por lo general, prepare su declaración utilizando el formulario apropiado para su situación tributaria Formulario 1040NR para no residentes. Deje en blanco el campo del número de Seguro Social, donde aparecerá su ITIN una vez que se le haya asignado.
- Selección de formulario: Elija el formulario de impuestos correcto según su estado de residencia y sus tipos de ingresos. Los no residentes suelen utilizar el formulario 1040NR, mientras que los residentes pueden utilizar el formulario 1040, según su situación fiscal.
- Preparación completa: Incluya todos los anexos, formularios y anexos requeridos en su declaración de impuestos. Firme y feche la declaración antes de adjuntarla a su solicitud del formulario W-7.
Paso 5: Instrucciones especiales para estudiantes extranjeros
Los estudiantes extranjeros tienen requisitos de documentación específicos que difieren de los de otros solicitantes del ITIN. Supongamos que usted es un estudiante que no trabajará en los Estados Unidos. En ese caso, puede sustituir una carta del funcionario escolar designado por la carta de denegación habitual de la Administración del Seguro Social.
- Requisitos de la carta DSO: Solicite una carta del funcionario escolar designado o del oficial responsable en la que se indique que «no obtendrá empleo mientras esté en los Estados Unidos». Esta carta debe tener el membrete oficial de la escuela y debe estar firmada por un funcionario autorizado.
- Intenciones de empleo: La carta debe abordar específicamente sus intenciones de empleo durante su estancia en los Estados Unidos. Es posible que las cartas genéricas o modelo no cumplan con los requisitos del IRS para el procesamiento del ITIN.
Paso 6: Presente su solicitud
Envíe su paquete de solicitud completo por correo a la oficina de operaciones de ITIN del IRS utilizando la dirección correcta para las solicitudes de ITIN. No utilice la dirección que figura en las instrucciones de la declaración de impuestos, ya que las solicitudes de ITIN requieren un procesamiento especial en las instalaciones designadas.
- Dirección postal: Envíe las solicitudes al Servicio de Impuestos Internos, ITIN Operation, P.O. Box 149342, Austin, TX 78714-9342 para su entrega regular por correo. Utilice el correo certificado con acuse de recibo para rastrear la entrega y confirmar la recepción.
- Contenido del paquete: El formulario W-7, su declaración de impuestos completa, toda la documentación de respaldo y cualquier carta o certificación requerida. Guarde copias de todo para su registro antes de enviarlo por correo.
Proceso de renovación de ITIN
Cuándo renovar un ITIN
Determine si su ITIN requiere renovación antes de presentar una nueva declaración de impuestos para evitar demoras en el procesamiento y garantizar el cumplimiento adecuado de la declaración de impuestos.
- Verificación de caducidad: Revise su carta de asignación de ITIN o declaraciones de impuestos anteriores para determinar cuándo se emitió su ITIN. Los ITIN asignados antes de 2013 y que nunca se renovaron deben renovarse independientemente del uso reciente.
- Historial de uso: Compruebe si utilizó su ITIN en una declaración de impuestos en los últimos tres años. Si no ha presentado una declaración de impuestos con su ITIN durante tres años consecutivos, significa que está vencido y debe renovarse.
Pasos para renovar correctamente
El proceso de renovación sigue pasos similares a los de las solicitudes iniciales, pero requiere documentación y formularios específicos para actualizar su ITIN actual.
- Cumplimentación del formulario W-7: Complete un nuevo formulario W-7 y marque «Renovar un ITIN existente» en la sección de tipos de solicitud. Proporcione su ITIN actual y complete todos los campos obligatorios con precisión.
- Requisitos de documentación: Presente la misma documentación de respaldo requerida para las nuevas solicitudes, incluido un pasaporte o una combinación de documentos aceptables. Todos los documentos deben estar vigentes y estar vigentes.
Explicación de los agentes de aceptación certificados (CaaS)
Qué es una CAA y por qué es importante
Un agente de aceptación certificado (CAA) es una persona o entidad autorizada por el IRS para ayudar a los solicitantes a obtener los ITINs mediante la revisión y la autenticación de la documentación de respaldo.
- Servicios de autenticación: Los CAA pueden revisar y autenticar los documentos originales y luego devolverlos inmediatamente a los solicitantes en lugar de enviarlos por correo al IRS. Este servicio protege documentos valiosos, como los pasaportes, de posibles pérdidas durante el procesamiento del correo.
- Orientación profesional: Las CAA brindan asistencia experta durante todo el proceso de solicitud, lo que ayuda a garantizar que las presentaciones sean completas y precisas. Su experiencia reduce la probabilidad de que se rechacen las solicitudes o se solicite información adicional.
Elegibilidad y proceso de solicitud
Las personas y las organizaciones pueden convertirse en CaaS si cumplen con los requisitos específicos del IRS y completan los programas de capacitación obligatorios.
- Entidades elegibles: Los preparadores de declaraciones de impuestos, los colegios y universidades, las instituciones financieras, las organizaciones comunitarias y las agencias gubernamentales pueden reunir los requisitos para obtener el estatus de CAA. Los solicitantes individuales deben tener al menos 18 años y pasar la verificación de antecedentes.
- Requisitos de formación: Complete la capacitación obligatoria sobre el ITIN y la capacitación en documentos forenses a través de los programas proporcionados por el IRS. Estos cursos abarcan la revisión adecuada de la documentación, los procedimientos de solicitud y los requisitos de cumplimiento del programa.
Beneficios y responsabilidades de CaaS
Los CaaS obtienen ventajas significativas al atender a clientes internacionales, pero deben mantener altos estándares y cumplir con los requisitos del programa.
- Servicio de atención al cliente mejorado: CaaS puede proporcionar asistencia integral sobre el ITIN, incluida la autenticación de documentos y la devolución inmediata de los documentos originales. Este servicio es particularmente valioso para los clientes con pasaportes valiosos o documentación limitada.
- Estándares de calidad: La CaaS debe mantener estándares de precisión y un mantenimiento de registros adecuado para evitar la finalización del programa. El IRS supervisa el desempeño de la CAA y puede revocar la autorización por incumplimiento.
Ejemplos prácticos y casos extremos
Ejemplo 1: Estudiante F-1 con una beca
Un estudiante F-1 de Brasil recibe una beca de 15 000 dólares, de los cuales 10 000 dólares cubren la matrícula y 5000 dólares para gastos de manutención. El estudiante debe declarar el subsidio de subsistencia de 5000 dólares como ingreso imponible, y necesitará un ITIN para presentar el formulario 1040NR y solicitar cualquier reembolso aplicable.
Ejemplo 2: Visitante de intercambio J-1 que solicita los beneficios del tratado
Un investigador J-1 de Egipto recibe un estipendio de investigación de 20 000 dólares que reúne los requisitos para la exención en virtud del tratado fiscal entre Egipto y los Estados Unidos. El investigador necesita un ITIN para presentar el formulario 1040NR, solicitar los beneficios del tratado mediante el formulario 8833 y declarar debidamente los ingresos exentos al IRS.
Ejemplo 3: Estudiante M-1 en formación práctica
Un estudiante de cocina M-1 de China completa su formación práctica y gana 8.000 dólares. El estudiante primero debe solicitar un número de Seguro Social a través de la Administración del Seguro Social y solo puede solicitar un ITIN si la SSA rechaza la solicitud.
Solución de problemas y avisos del IRS
Errores comunes de aplicación que se deben evitar
Comprender los errores frecuentes ayuda a evitar demoras y rechazos en las solicitudes que podrían afectar el cumplimiento de su declaración de impuestos.
- Calidad de la documentación: Presente copias o documentos originales claros y legibles para evitar el rechazo por mala calidad. Asegúrese de que todos los textos y fotografías estén claramente visibles y de que los documentos no muestren signos de alteración o daño.
- Información completa: Complete todos los campos del formulario W-7 y firme tanto la solicitud como la declaración de impuestos. La falta de firmas o la información incompleta con frecuencia provocan demoras en el procesamiento y solicitudes de documentación adicional.
Cómo entender los avisos del IRS (CP565, CP566, CP567)
El IRS envía avisos específicos para comunicar el estado de la solicitud de ITIN y las acciones requeridas.
- CP565 (aviso de cesión): Este aviso confirma su asignación de ITIN y proporciona su nuevo número de nueve dígitos para su futura declaración de impuestos. Guarde este aviso en sus registros permanentes como prueba de la asignación de su ITIN y como referencia para futuras solicitudes.
- CP566 (Aviso de suspensión): El IRS envía este aviso cuando se necesita información adicional para procesar su solicitud. Revise el aviso detenidamente para conocer los requisitos específicos y responda con prontitud con la documentación solicitada para evitar el rechazo de la solicitud.
Gestión de retrasos y problemas con los documentos
La supervisión proactiva y la respuesta rápida a los problemas ayudan a resolverlos y agilizan el procesamiento del ITIN.
- Cronograma de procesamiento: Controle los tiempos de procesamiento esperados y comuníquese con el IRS si no recibe la notificación dentro del plazo estimado. Mantenga un registro de la fecha y el método de presentación de su solicitud como referencia.
- Devolución de documentos: Los documentos originales deben devolverse en un plazo de 60 días a partir de la presentación. Si los documentos no se devuelven a tiempo, llame al IRS al número que figura en la notificación de su solicitud para iniciar una solicitud de rastreo.
Próximos pasos y mejores prácticas
Orientación para estudiantes extranjeros
Las solicitudes de ITIN exitosas requieren una planificación cuidadosa y atención a los detalles durante todo el proceso.
- Preparación temprana: Comience a recopilar la documentación requerida mucho antes de las fechas límite de presentación de impuestos para asegurarse de tener los documentos actuales y aceptables. Comunícate con el funcionario escolar designado con anticipación para solicitar las cartas requeridas si es necesario.
- Mantenimiento de registros: Guarde copias de todos los materiales de solicitud, correspondencia y avisos para su registro permanente. Mantenga estos registros durante su estancia en los Estados Unidos como referencia y para posibles necesidades de renovación.
Consejos para profesionales de impuestos y contadores públicos
Los profesionales de impuestos pueden mejorar sus servicios si comprenden los requisitos del ITIN y consideran la autorización de la CAA.
- Consideración de la CAA: Evalúe la posibilidad de convertirse en un agente de aceptación certificado para brindar mejores servicios a los clientes internacionales. El estatus de CAA permite la autenticación de documentos y la devolución inmediata, lo que mejora la satisfacción del cliente y la eficiencia del servicio.
- Conocimientos actuales: Manténgase actualizado sobre los cambios en las instrucciones del Formulario W-7 y las actualizaciones de los procedimientos del IRS que afectan las solicitudes de ITIN. Suscríbase a los boletines del IRS y asista a los programas de desarrollo profesional sobre temas tributarios internacionales.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un ITIN si ya solicité un número de Seguro Social?
No. Debe esperar hasta que la Administración del Seguro Social (SSA) tome una decisión sobre su solicitud antes de solicitar un ITIN. Si la SSA aprueba su solicitud, utilizará su número de Seguro Social para todos los fines tributarios. Solo si la SSA emite una carta de denegación, debe solicitar un ITIN mediante el formulario W-7.
¿Cuánto tiempo se tarda en recibir un ITIN en 2025?
Los tiempos de procesamiento dependen tanto de la temporada como del volumen de solicitudes recibidas por el IRS. El procesamiento estándar suele tardar unas siete semanas fuera de la temporada alta. De enero a abril, espere entre 9 y 11 semanas. Los estudiantes y los visitantes de intercambio deben presentar su solicitud lo antes posible para evitar demoras, especialmente durante el ajetreado período de presentación de solicitudes de primavera.
¿Puedo usar mi ITIN para abrir una cuenta bancaria en EE. UU.?
Si bien los ITIN se crean exclusivamente con fines tributarios federales, muchas instituciones financieras permiten que sean una identificación aceptable para abrir cuentas. Las políticas varían mucho según el banco y el tipo de cuenta, por lo que debes verificar los requisitos específicos. Ponte en contacto directamente con tu banco para confirmar si aceptan los ITIN y qué documentos adicionales, como los pasaportes, pueden necesitar.
¿Qué sucede si mi ITIN caduca mientras estoy estudiando?
Un ITIN vencido no se puede usar en una nueva declaración de impuestos de EE. UU., por lo que es necesario renovarlo antes de presentarlo. Debe completar el formulario W-7, que está marcado para su renovación, e incluirlo en su declaración de impuestos actual y en los documentos válidos. Los pagadores aún pueden emitir el formulario 1099 con el ITIN vencido, pero es necesario renovarlo para seguir cumpliendo con los requisitos.
¿Puedo presentar mi declaración de impuestos electrónicamente el mismo año en que recibo un ITIN?
No. El IRS no permite la presentación electrónica en el mismo año calendario en que se emitió su ITIN por primera vez porque sus sistemas requieren tiempo para actualizar los registros. Debe presentar una declaración en papel junto con su solicitud ese año. A partir del año siguiente, podrá presentar su solicitud electrónicamente una vez que el ITIN esté completamente establecido en las bases de datos del IRS.
¿Qué documentos se aceptan con más frecuencia para las solicitudes de ITIN?
Un pasaporte vigente y válido es el único documento independiente que se acepta a efectos del ITIN. Si no tiene un pasaporte, puede presentar dos documentos aceptables, como una tarjeta de identificación nacional con una foto, combinada con una licencia de conducir extranjera. Todos los documentos presentados deben estar vigentes, ser claramente legibles y mostrar la misma información de identificación.
