Errores comunes del sistema FIRE del IRS y cómo solucionarlos

El Servicio de Impuestos Internos exige que muchas empresas y profesionales de impuestos presenten declaraciones informativas electrónicamente a través del sistema FIRE del IRS, abreviatura de Presentación electrónica de declaraciones informativas. Esta plataforma en línea transmite formularios como los 1099, 1098 y W-2G, en sustitución de la presentación tradicional en papel. Comprender cómo funciona el sistema y por qué es importante es el primer paso para cumplir con las normas y evitar sanciones innecesarias.

Para los nuevos usuarios de FIRE, el sistema puede resultar complejo. Las empresas deben obtener un código de control del transmisor llamado FIRE TCC antes de presentar electrónicamente las declaraciones informativas. La solicitud IR para el TCC requiere detalles como el nombre legal de la empresa, el número de identificación del empleador y la información de los funcionarios responsables. El proceso también implica la creación de una cuenta de ID.me para verificar la identidad antes de que el IRS conceda el acceso.

Los errores con la configuración de la cuenta FIRE del IRS o al enviar archivos son comunes. Problemas como la información incorrecta del sistema sobre el estado de los archivos, los errores de formato o las discrepancias de los registros pueden retrasar el procesamiento y generar sanciones. Esta guía explica los errores más frecuentes del sistema FIRE del IRS, cómo solucionarlos y las medidas que pueden tomar las empresas, los propietarios únicos y los profesionales de impuestos para garantizar que sus declaraciones se acepten la primera vez.

¿Qué es el sistema FIRE del IRS?

El Sistema IRS FIRE, o presentación electrónica de declaraciones informativas, es la plataforma segura del Servicio de Impuestos Internos para transmitir declaraciones informativas en línea. En lugar de enviar formularios en papel por correo, las empresas y los profesionales de impuestos pueden presentar electrónicamente declaraciones informativas, como las 1099, 1098 y W-2G, directamente al IRS. Este sistema agiliza el proceso de presentación de informes al tiempo que reduce los errores y las demoras en el cumplimiento.

El sistema requiere que cada archivador tenga un código de control de transmisor válido, a menudo denominado FIRE TCC. Este código actúa como una firma digital para el declarante. El TCC se obtiene a través de la aplicación IR, que debe incluir detalles como el nombre legal de la empresa, el número de identificación del empleador y la información de cada funcionario responsable conectado a la cuenta. Las empresas y los profesionales de impuestos no pueden presentar electrónicamente declaraciones informativas sin este código.

El IRS también lanzó el Sistema de admisión de declaraciones informativas (IRIS) para gestionar ciertos formularios 1099 a partir del año tributario 2022. Si bien el IRIS TCC se usa exclusivamente en IRIS, el FIRE TCC solo es válido dentro del sistema FIRE. No son intercambiables. Esto significa que algunas empresas pueden necesitar ambos códigos si presentan electrónicamente diferentes declaraciones informativas.

Formularios compatibles con el sistema FIRE

Las empresas y los profesionales de impuestos pueden usar la cuenta FIRE para enviar una amplia gama de formularios, que incluyen:

• El formulario 1097 se usa para declarar los créditos tributarios de bonos y debe presentarse electrónicamente a través del sistema FIRE.
  
  
• El formulario 1098 informa sobre los intereses hipotecarios pagados por los prestatarios y es obligatorio para los prestamistas y las instituciones financieras.
  
  
• La serie de formularios 1099 cubre muchos tipos de pago, incluida la compensación de personas que no son empleados, los dividendos y los ingresos por intereses.
  
  
• Los formularios 3921 y 3922 informan sobre las transacciones relacionadas con los planes de compra de acciones de los empleados y las opciones sobre acciones con incentivos.
  
  
• Las instituciones financieras utilizan el formulario 5498 para declarar las contribuciones, las reinversiones y los valores justos de mercado de la IRA.
  
  
• El formulario W-2G informa sobre las ganancias y retenciones del juego, que los casinos y las instituciones de juego deben presentar electrónicamente.
  
  
• El formulario 1042-S informa los pagos realizados a personas extranjeras, como intereses o dividendos, sujetos a retención.
  
  
• Los grandes establecimientos de alimentos y bebidas utilizan el formulario 8027 para declarar los ingresos por propinas y las propinas asignadas.
  
  
• El formulario 8955-SSA exige que los administradores de planes de jubilación informen sobre los participantes separados con beneficios adquiridos diferidos.

Cada tipo de formulario debe seguir las especificaciones descritas en la Publicación 1220 del IRS, que describe en detalle los requisitos de presentación electrónica.

¿Quién debe presentar la solicitud electrónicamente?

El Servicio de Impuestos Internos exige la presentación electrónica de la mayoría de las empresas que presentan declaraciones informativas. A partir del año tributario 2023, la Decisión 9972 del Tesoro redujo el umbral de 250 declaraciones a solo 10 declaraciones en total en un año calendario. Este cambio significa que muchas más empresas deben usar el sistema FIRE o IRIS al presentar sus declaraciones.

Requisitos de presentación por tipo de empresa

• Las pequeñas empresas deben presentar electrónicamente las declaraciones informativas cuando emitan 10 o más formularios, como el 1099-NEC o el 1099-MISC, durante un año calendario. Esto se aplica incluso si los formularios están distribuidos en diferentes categorías.
  
  
• Los contadores públicos y los profesionales de impuestos deben presentar la declaración electrónicamente en nombre de sus clientes si el total combinado de declaraciones de todos los clientes llega a 10 o más.
  
  
• Los proveedores de nómina deben presentar una declaración electrónica cuando los clientes superen colectivamente el límite de 10 declaraciones para un año determinado.
  
  
• Las organizaciones sin fines de lucro deben presentar electrónicamente las declaraciones de los donantes y los formularios de pago a los proveedores una vez que su total anual de declaraciones informativas llegue a 10.
  
  
• Los bancos y las instituciones financieras deben presentar electrónicamente los informes, como los estados de interés hipotecario y los informes de dividendos, siempre que se alcance el umbral de presentación.
  
  
• Las plataformas de economía colaborativa deben presentar electrónicamente los formularios 1099-NEC si pagan a 10 o más contratistas independientes durante el año.

Errores y soluciones comunes del sistema FIRE del IRS

La presentación electrónica de las declaraciones informativas reduce el papeleo, pero también presenta desafíos técnicos. Los nuevos usuarios del FIRE del IRS e incluso los declarantes experimentados a veces tienen problemas que impiden completar sus archivos. Reconocer los errores más comunes del sistema FIRE del IRS y cómo resolverlos ayuda a evitar demoras en el procesamiento, el rechazo de archivos y las costosas multas.

Problemas de correo electrónico sobre el estado del archivo

Algunos declarantes informan que nunca han recibido un correo electrónico sobre el estado del archivo después de enviar las declaraciones. En la mayoría de los casos, el mensaje se bloquea mediante filtros de correo electrónico o se envía a una dirección incorrecta. Para solucionar este problema, los declarantes deben verificar que el correo electrónico de su usuario en la cuenta FIRE es correcto y asegurarse de que su configuración de correo electrónico permita enviar mensajes desde direcciones del IRS. La página de información sobre el estado del archivo del sistema de la cuenta también se puede utilizar para confirmar si se ha aceptado el envío.

Errores de estado de archivo «incorrectos»

Un estado de archivo «incorrecto» significa que el sistema del IRS encontró errores en el archivo y no pudo procesarlo. Este es uno de los problemas más comunes para los usuarios de FIRE. Para resolver el problema, descarga la lista de errores que aparece en la cuenta, identifica los problemas y corrige los datos. Una vez actualizado, vuelve a enviar el archivo como sustituto en un plazo de 60 días. El IRS exige este paso de corrección para garantizar que se reciba la información de presentación precisa.

Errores de discordancia entre TCC y TIN

Los errores de desajuste se producen cuando el código de control del transmisor y el número de identificación del contribuyente no coinciden con lo que se ingresó en la solicitud de IR. Esto suele ocurrir cuando el nombre comercial legal se introduce de forma incorrecta o cuando el FIRE TCC se ha vuelto inactivo. Para corregir esto, quienes presenten la solicitud deben usar el nombre comercial legal exacto de su solicitud y confirmar que su código TCC sigue siendo válido. Es posible que se requiera una nueva aplicación de infrarrojos si se ha eliminado un TCC FIRE por no usarlo.

Errores de formato y compresión de archivos

El sistema FIRE solo acepta archivos creados en formato ASCII, siguiendo estrictas normas técnicas. Los envíos en PDF, Excel u otros tipos de documentos se rechazan automáticamente. Los errores se producen cuando se comprimen varios archivos en un solo archivo, ya que el sistema solo permite un archivo por envío. Para evitar estos problemas, los declarantes deben preparar los archivos de datos de acuerdo con la publicación 1220 del IRS y crear un archivo comprimido por separado para cada archivo.

Errores de formato de registro

Los problemas de formato de los registros suelen aparecer cuando la información no coincide con los estándares del IRS. Estos incluyen los totales de los registros «C» que no equivalen a todos los valores combinados con la letra «B», las entradas inconsistentes del año tributario en los diferentes registros o la falta de números de identificación fiscal. Las empresas deben validar sus archivos según las especificaciones de la Publicación 1220 y revisar los totales cuidadosamente antes de hacer clic en enviar. Garantizar la precisión en esta etapa evita los rechazos y ayuda a alcanzar el estado de finalización con mayor rapidez.

Problemas de autenticación de ID.me

El IRS exige que todos los nuevos usuarios de FIRE creen una cuenta de ID.me al completar la solicitud del IRS para TCC. Sin embargo, algunos solicitantes tienen dificultades durante la verificación de identidad. Los problemas más comunes incluyen el envío de imágenes borrosas de documentos o el uso incoherente de cuentas comerciales y personales. Los declarantes deben preparar copias nítidas de la licencia de conducir, el pasaporte u otra identificación emitida por el gobierno para evitar demoras. El uso del mismo tipo de cuenta de ID.me durante todo el proceso garantiza una validación y un procesamiento más fluidos.

Cómo solicitar un TCC del sistema FIRE

Cada declarante debe obtener un código de control del transmisor antes de que la información presentada electrónicamente regrese a través del sistema FIRE. Este código único, a veces denominado FIRE TCC, se obtiene al presentar una solicitud de TCC del IRS en línea. Sin él, las empresas, los propietarios únicos y los profesionales de impuestos no pueden transmitir sus declaraciones informativas al Servicio de Impuestos Internos.

Proceso de solicitud paso a paso

• Los solicitantes deben crear una cuenta de ID.me y verificar su identidad con la documentación aceptada, como una licencia de conducir, una identificación estatal o un pasaporte. Este paso ayuda al IRS a validar que el declarante está autorizado a representar a la empresa legal.
  
  
• Después de la verificación de identidad, el solicitante debe iniciar la nueva solicitud de IR ingresando los detalles, incluidos el nombre comercial legal, el número de identificación del empleador y la estructura empresarial, como la corporación, el propietario único o la sociedad.
  
  
• La solicitud requiere que los declarantes agreguen funcionarios responsables y delegados autorizados. Cada funcionario responsable debe proporcionar datos personales. Los propietarios únicos necesitan al menos un funcionario responsable, mientras que otras empresas suelen necesitar dos.
  
  
• Los declarantes también deben seleccionar los formularios que pretenden presentar electrónicamente y revisar el resumen de la solicitud para verificar su exactitud. Una revisión cuidadosa es esencial porque los errores pueden retrasar el procesamiento o provocar el rechazo.
  
  
• Una vez que se confirme la información, cada funcionario responsable debe firmar electrónicamente con el PIN creado anteriormente. Luego, el solicitante hace clic en enviar para enviar el formulario al IRS para su revisión.

Plazos y plazos de procesamiento

El IRS alienta a los transmisores a presentar su solicitud de TCC del IRS antes del 1 de noviembre del año antes de que tengan previsto presentarla. El procesamiento puede demorar hasta 45 días y es posible que las solicitudes tardías no se aprueben a tiempo para el próximo año tributario. Las empresas deben planificar para evitar las multas por no presentar electrónicamente las declaraciones informativas. Completar la solicitud con anticipación garantiza que el FIRE TCC esté activo cuando sea necesario para la presentación de solicitudes electrónicas.

Sanciones y requisitos de cumplimiento del IRS

El Servicio de Impuestos Internos impone multas cuando las empresas no presentan electrónicamente las declaraciones informativas de manera correcta o puntual. Saber cómo están estructuradas estas multas ayuda a los declarantes a comprender los riesgos y a planificar en consecuencia.

Estructura de penalizaciones para 2025

• Si las declaraciones se presentan con hasta 30 días de retraso, el IRS cobra una multa de 60 dólares por declaración, que aún puede acumularse rápidamente para las pequeñas empresas.
  
  
• Si las declaraciones se presentan con más de 30 días de retraso, pero antes del 1 de agosto, la multa aumenta a 130$ por declaración, lo que genera costos significativos para las empresas que presentan múltiples presentaciones.
  
  
• Si las declaraciones se presentan después del 1 de agosto o no se presentan en absoluto, el IRS aplica una multa de 330 dólares por declaración, lo que puede afectar gravemente a los presupuestos de cumplimiento.
  
  
• Si el IRS determina que un declarante hizo caso omiso intencionalmente de los requisitos de presentación, la multa se eleva a 660 dólares por declaración, sin límite máximo.

Límites para pequeñas y grandes empresas

• Las pequeñas empresas se enfrentan a multas máximas más bajas, pero incluso la reducción de los límites puede afectar el flujo de caja cuando se trata de muchas devoluciones.
  
  
• Las grandes empresas y las entidades gubernamentales están sujetas a sanciones máximas mucho más altas, que a veces llegan a millones de dólares, según el volumen de presentación.
  
  
• Para los casos de desprecio intencional, el IRS no aplica ningún máximo, lo que significa que las empresas de cualquier tamaño pueden enfrentarse a multas ilimitadas.

Códigos de transcripciones y alivio de multas

• Las transcripciones del IRS muestran las evaluaciones de multas según códigos específicos, como PRN 500 para multas por presentación tardía o PRN 501 para infracciones por presentación electrónica.
  
  
• Las empresas pueden solicitar una desgravación de las multas mediante disposiciones de reducción por primera vez o de causa razonable si pueden demostrar que se esfuerzan de buena fe por cumplir con las normas.
  
  
• Los declarantes que soliciten la reducción deben presentar documentación clara y responder con prontitud a las notificaciones del IRS para mejorar sus posibilidades de aprobación.

Mejores prácticas para evitar errores en el sistema FIRE

Muchos errores del sistema FIRE del IRS se pueden prevenir con una preparación cuidadosa y un monitoreo posterior a la presentación. El IRS alienta a los transmisores a revisar sus archivos y verificar los detalles antes de enviar las declaraciones informativas electrónicamente.

Lista de verificación previa al envío

• Los declarantes deben confirmar que su TCC FIRE está activo y que el nombre comercial legal y el número de identificación del empleador coinciden con los de la solicitud de IR.
  
  
• Las empresas deben preparar los archivos en formato ASCII, ya que el sistema FIRE no acepta documentos de Word, Excel o PDF.
  
  
• Cada archivo comprimido debe contener solo un archivo, ya que varios archivos en un solo archivo provocan rechazos en el sistema.
  
  
• Los totales del registro «C» deben ser iguales a los totales combinados de todos los registros «B» y cada campo del año tributario debe ser uniforme en todo el archivo.
  
  
• Cada número de identificación fiscal debe tener nueve dígitos e ingresarse sin espacios, guiones ni otros caracteres.

Revisión posterior a la presentación

• Los declarantes deben iniciar sesión en su cuenta FIRE en un plazo de 48 horas para comprobar la información sobre el estado del archivo del sistema y confirmar si su archivo ha sido aceptado.
  
  
• Si el archivo muestra el estado «Incorrecto», el archivador debe descargar la lista de errores, corregir cada problema y volver a enviar el archivo como sustituto en un plazo de 60 días.
  
  
• Las empresas deben ajustar los filtros de correo electrónico para permitir la entrega de los mensajes del IRS, de modo que reciban las confirmaciones de estado completas sin demora.
  
  
• Si los problemas continúan después de las correcciones, el declarante debe comunicarse con la Operación de Servicios Técnicos del IRS y estar preparado con el código de control del transmisor, el nombre comercial y el nombre del archivo.

Plazos clave de presentación y planificación anticipada

La presentación electrónica requiere prestar mucha atención a los plazos. El incumplimiento de estas fechas interrumpe el cumplimiento y aumenta el riesgo de sanciones. Los declarantes deben prepararse con anticipación, ya que procesar una nueva solicitud de IR para TCC puede demorar hasta 45 días.

Plazos de presentación anual

• El 31 de enero es la fecha límite para entregar el formulario 1099-NEC tanto a los destinatarios como al IRS, lo que lo convierte en la primera fecha límite importante de presentación del año.
  
  
• El 31 de enero es la fecha límite para entregar a la mayoría de los demás destinatarios copias de las declaraciones informativas, como el formulario 1099-MISC.
  
  
• El 31 de marzo es la fecha límite para presentar electrónicamente la mayoría de las declaraciones informativas al Servicio de Impuestos Internos, lo que da a los declarantes más tiempo después de la fecha límite en papel.
  
  
• La serie de formularios 5498, que informa las contribuciones a las cuentas de jubilación y los valores de fin de año, debe presentarse antes del 31 de mayo.

Plazos de solicitud

• El 1 de noviembre es la fecha límite recomendada para presentar una nueva solicitud I-90 TCC para que el IRS tenga tiempo suficiente para procesarla antes de la temporada de presentación de solicitudes.
  
  
• Al menos 45 días antes de la presentación es el tiempo mínimo que los solicitantes deben esperar para el procesamiento, pero se recomienda tiempo adicional en caso de que el IRS solicite la validación o las correcciones.

Al tener en cuenta estos plazos, las empresas y los profesionales de impuestos pueden presentar electrónicamente declaraciones informativas sin correr el riesgo de sanciones o desafíos de cumplimiento de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los errores más comunes del sistema FIRE del IRS?

Los errores más frecuentes del sistema FIRE del IRS incluyen rechazos de formato de archivo, códigos de control de transmisores y números de identificación del contribuyente que no coinciden y entradas del año tributario faltantes o inconsistentes. Los usuarios del FIRE también pueden tener problemas con la información sobre el estado de los archivos del sistema o con los correos electrónicos de confirmación retrasados. El Servicio de Impuestos Internos exige a los declarantes que inicien sesión en su cuenta FIRE, revisen la lista de errores y vuelvan a enviar los archivos corregidos dentro del plazo permitido.

¿Cómo puedo obtener un código de control del transmisor para el sistema FIRE?

Para obtener un código de control del transmisor (TCC), los declarantes deben completar la solicitud de IR para TCC a través del portal de solicitudes en línea del IRS. El proceso requiere el nombre legal de la empresa, el número de identificación del empleador y los detalles de cada funcionario responsable y delegado autorizado. Los nuevos usuarios de FIRE también deben crear una cuenta de ID.me para verificar su identidad. Una vez aprobada, el IRS envía la confirmación y el declarante puede presentar electrónicamente las declaraciones informativas.

¿Quién está obligado a presentar electrónicamente las declaraciones de información a través de FIRE?

El Servicio de Impuestos Internos exige que las empresas, los propietarios únicos, las organizaciones sin fines de lucro y los profesionales de impuestos presenten electrónicamente las declaraciones informativas si cumplen con el umbral de 10 declaraciones. Esto incluye formularios como el 1099-NEC, el 1099-MISC y el W-2G. La regla se aplica a todas las entidades, por lo que las presentaciones combinadas de una empresa determinan la elegibilidad. Incluso las presentaciones de nuestra empresa deben cumplir con los requisitos, y los nuevos usuarios del FIRE deben revisar las directrices detenidamente para evitar penalizaciones por las presentaciones tardías o en papel.

¿Cómo utilizan la aplicación IR los funcionarios responsables y los delegados autorizados?

Al completar la solicitud TCC del IRS, el IRS requiere que cada compañía agregue funcionarios responsables y delegados autorizados. Estas personas proporcionan información como el nombre, los detalles de contacto y la fecha de nacimiento, y deben firmar la solicitud electrónicamente. El resumen de la solicitud debe revisarse para comprobar su exactitud antes de hacer clic en enviar. Los funcionarios responsables siguen siendo responsables de la cuenta FIRE y sus funciones no pueden delegarse sin presentar una nueva solicitud.

¿Se puede usar un TCC o un IRIS TCC antiguos para el sistema FIRE?

Un TCC o un IRIS TCC antiguos no se pueden usar para presentar electrónicamente declaraciones de información a través del sistema FIRE. Cada código TCC es específico de cada sistema, y los declarantes deben mantener credenciales separadas en función de si utilizan FIRE o IRIS. El IRS alienta a los transmisores a revisar sus cuentas y tomar nota de las reglas de caducidad, ya que los códigos no utilizados pueden borrarse. Los nuevos usuarios de FIRE deben completar una nueva solicitud del IRS si es necesario.

¿Cómo confirmo que mi archivo ha alcanzado el estado de finalización?

Los declarantes deben iniciar sesión en su cuenta FIRE y usar la página de información sobre el estado del archivo del sistema para verificar si se acepta una presentación. El estado de completado significa que el Servicio de Impuestos Internos ha procesado el archivo correctamente. Si un archivo muestra el estado «Incorrecto», el declarante debe descargar el informe de errores, corregir los problemas y volver a enviarlo. Las confirmaciones por correo electrónico pueden demorarse, por lo que el IRS exige revisar directamente el sistema FIRE.