Cómo probar su cuenta FIRE del IRS antes de presentar el formulario 1099

La mayoría de los propietarios de negocios y profesionales de impuestos que presentan declaraciones informativas electrónicamente cometen un error común. Se saltan las pruebas de su cuenta FIRE antes de enviar los formularios 1099 y otros formularios. El sistema de pruebas FIRE existe por una razón. Valida un archivo de prueba antes de enviarlo, confirma el formato correcto y evita los costosos códigos de rechazo. Si no se realizan pruebas, es posible que la cuenta que creó en el sistema FIRE no esté lista para el próximo año tributario.

Esto es lo que ocurre cuando omites este paso. Es posible que aparezcan mensajes de error, que las fechas de vencimiento pasen desapercibidas y que las multas por la presentación tardía de las declaraciones informativas afecten a sus ganancias. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) cobrará hasta 280 dólares por declaración en caso de errores. Los máximos del año calendario pueden llegar a los 500 000$. Los problemas van desde una posición incorrecta sobre el terreno hasta el rechazo de las transmisiones y las presentaciones incompletas. Las empresas que dedican tiempo a transmitir correctamente los archivos a través del sistema de producción FIRE o el sistema más reciente de admisión de devoluciones de información tienen menos errores, los envíos son más fluidos y tienen un mejor historial de cumplimiento.

Esta guía le muestra cómo llenar su solicitud de TCC y revisar su archivo electrónico. En ella se explican aspectos importantes, como la forma de iniciar sesión, la forma de administrar la información de inicio de sesión y la forma de configurar la frase secreta por motivos de seguridad. También puedes obtener consejos útiles sobre cómo gestionar el mantenimiento programado, comprobar el estado de tus archivos y solucionar los problemas más comunes. Para ello, utiliza recursos de autoayuda o llama a un número gratuito de asistencia. En este artículo encontrarás toda la información que necesitas para presentar tu declaración electrónicamente, ya sea que envíes más de un archivo, mantengas un seudónimo activo en diferentes estados o simplemente quieras asegurarte de que lo estás haciendo bien.

¿Qué son las pruebas de cuenta FIRE del IRS?

Antes de enviar declaraciones con información real, debe probar su cuenta FIRE del IRS. Al utilizar un entorno de prueba dedicado, comprueba que el software, la estructura de archivos y los métodos de transmisión funcionan correctamente. Este paso protege la información de los contribuyentes, evita que las personas sean rechazadas y evita que las personas sean multadas.

Explicación de los componentes clave

El sistema de declaración con información de presentación electrónica constituye la columna vertebral de la presentación electrónica de declaraciones. Cada parte trabaja en conjunto para que tanto las presentaciones de prueba como las de producción se desarrollen sin problemas y, al mismo tiempo, cumplan con los requisitos del IRS.

• Funcionalidad del sistema FIRE: El Sistema FIRE maneja electrónicamente los formularios 1097, 1098, 1099 series, 3921, 3922, 5498 y W-2G. Los formularios en papel tardan más y no proporcionan información inmediata sobre el estado de los archivos, lo que le permite disponer de menos tiempo para solucionar los problemas antes de que se conviertan en errores costosos.
  
  
• Requisitos del código de control del transmisor: Cada archivador necesita un código de control del transmisor, denominado FIRE TCC. Este código de cinco caracteres conecta la identidad de su empresa con la cuenta del sistema FIRE y funciona tanto para el sistema de prueba FIRE como para el sistema de producción FIRE.
  
  
• Entornos de prueba versus entornos de producción: El sistema de prueba FIRE y el sistema de producción FIRE funcionan de forma independiente. Cada uno necesita su propia cuenta y credenciales de inicio de sesión. Los envíos enviados a un sistema nunca aparecen en el otro.

El proceso de evaluación en inglés sencillo

Las pruebas comienzan cuando creas un archivo de prueba que se parece a tus presentaciones reales, pero que contiene solo datos fiscales falsos. Este archivo se envía a través del sistema de pruebas FIRE. El procesamiento del IRS verifica si el formato, las posiciones de campo y la secuencia de registros cumplen con los requisitos. Los resultados muestran el estado «Bueno» o «Malo», además de cualquier mensaje de error. Este proceso le da la confianza de que, cuando presente su declaración electrónicamente de forma real, el sistema aceptará sus devoluciones sin problemas.

Por qué son importantes las pruebas: evitar las penalizaciones y los códigos de rechazo

Consecuencias financieras de no realizar pruebas

Las multas del IRS por fallas en la presentación de declaraciones informativas crean cargas financieras sustanciales que evitan las pruebas adecuadas.

• Niveles de estructura de sanciones: Las declaraciones presentadas correctamente en un plazo de 30 días reciben una multa de 50 USD por incumplimiento, mientras que las que se presenten después de 30 días, pero antes del 1 de agosto, se enfrentan a una multa de 100 USD por incumplimiento. Las declaraciones presentadas después del 1 de agosto o que no se hayan presentado nunca conllevan la penalización más alta de 280 USD por incumplimiento.
  
  
• Límites de multas anuales: Las pequeñas empresas con ingresos brutos promedio inferiores a 5 millones de dólares se enfrentan a multas anuales máximas de 500 000 dólares por cada nivel de penalización. Las empresas más grandes se enfrentan al mismo límite máximo de 500 000$, por lo que la prevención de las penalizaciones es crucial para la planificación financiera.

Problemas de rechazo comunes que evitan las pruebas

Las pruebas detectan los problemas de formato antes de que afecten los plazos reales de presentación y las comunicaciones de los contribuyentes.

• Violaciones de formato de archivo: Los diseños de registro incorrectos, el posicionamiento incorrecto de los campos y el formato de datos no válido provocan rechazos inmediatos. Las pruebas detectan estos problemas técnicos cuando tienes tiempo de hacer correcciones sin presión.
  
  
• Fallos de validación de TIN: Los números de identificación fiscal faltantes o con un formato incorrecto activan los códigos de rechazo automático. Las pruebas previas validan el formato del TIN y detectan posibles requisitos de retención adicionales.

Impacto en las operaciones comerciales

La presentación de rechazos provoca importantes interrupciones operativas que van mucho más allá de la simple representación de documentos. Los problemas técnicos que causan el incumplimiento de los plazos no se pueden extender, lo que podría generar brechas de cumplimiento y atraer el escrutinio del IRS. Cuando las empresas tienen que volver a procesar los archivos rechazados, los destinatarios que esperan recibir sus formularios 1099 antes del 31 de enero pueden confundirse, lo que podría retrasar sus preparativos tributarios.

Quién necesita probar su cuenta FIRE

Requisitos obligatorios de presentación electrónica

A partir del año tributario 2023, las empresas que presenten 10 o más declaraciones informativas en un año deben presentar estas declaraciones electrónicamente. Este cambio reduce el umbral anterior de 250 declaraciones, lo que hace que la presentación electrónica sea obligatoria para muchos más tipos de empresas.

Categorías de negocios que deberían probarse

Los diferentes tipos de empresas se benefician de las exhaustivas pruebas de las cuentas FIRE antes de que comience la presentación de la producción.

• Propietarios de pequeñas empresas: Las empresas que pagan a contratistas, propietarios o proveedores de servicios que alcanzan el umbral de 10 devoluciones necesitan procedimientos de presentación electrónica confiables. Las pruebas evitan el estrés de los plazos y confirman el cumplimiento de los requisitos obligatorios de presentación electrónica.
  
  
• Contadores públicos y profesionales de impuestos: Las empresas que atienden a varios clientes requieren capacidades de presentación masiva y procedimientos de transmisión sin errores. Las pruebas confirman la segregación de los datos de los clientes y la combinación de los procedimientos de archivo federales y estatales para las operaciones en varios estados.
  
  
• Proveedores de servicios de nómina: Las empresas que procesan los pagos de nóminas y contratistas para varias empresas necesitan capacidades sólidas de presentación electrónica. Las pruebas confirman la integración fluida entre los sistemas de nómina y los requisitos de presentación de declaraciones informativas.
  
  
• Organizaciones sin fines de lucro: Las organizaciones benéficas que pagan a los contratistas, procesan las ganancias de los juegos o gestionan los ingresos de las inversiones deben cumplir con los umbrales de presentación electrónica. Las pruebas confirman los requisitos de formularios especializados, como el procesamiento de los formularios W-2G para eventos de recaudación de fondos.
  
  
• Instituciones financieras: Los bancos y las cooperativas de ahorro y crédito que declaran intereses, dividendos y deudas canceladas requieren capacidades de procesamiento de gran volumen. Las pruebas confirman el cálculo preciso de los requisitos específicos de cada estado y la correcta identificación de los formularios en los distintos tipos de declaración.
  
  

Comprensión de los sistemas TCC frente a IRIS

FIRE vs IRIS: diferencias clave

El IRS opera dos sistemas de presentación electrónica separados con distintas capacidades y plazos de disponibilidad futuros.

• Formato de archivo
  • Sistema FIRE: Utiliza el formato de archivo plano de la publicación 1220
  • Sistema IRIS: Interfaz de usuario basada en la web y archivado masivo de una aplicación a otra (A2A)
• Capacidad de volumen
  • Sistema FIRE: Archivo masivo ilimitado
  • Sistema IRIS: Hasta 100 devoluciones a través del Portal, ilimitadas a través de A2A
• Requisitos de TCC
  • Sistema FIRE: Requiere un TCC específico para incendios
  • Sistema IRIS: Requiere un IRIS TCC independiente
• Disponibilidad
  • Sistema FIRE: Disponible hasta la temporada de presentación de solicitudes de 2026
  • Sistema IRIS: Opción actual y el único sistema compatible después de 2027
• Presentación combinada federal/estatal
  • Sistema FIRE: Soporte completo del programa CF/SF
  • Sistema IRIS: Integración estatal limitada
• Estructura de costos
  • Sistema FIRE: Sin tasas de presentación
  • Sistema IRIS: Presentación gratuita a través del portal

Reglas de intercambiabilidad del TCC

Los TCC no se pueden transferir ni compartir entre diferentes sistemas de archivo, por lo que se requieren aplicaciones independientes para cada plataforma.

• Códigos específicos del sistema: Su FIRE TCC funciona exclusivamente con los entornos de prueba y producción FIRE. IRIS requiere un proceso de solicitud de devolución de información (TCC) completamente independiente, con diferentes requisitos de calificación.
  
  
• Diferencias en el tiempo de aplicación: Las solicitudes FIRE TCC requieren períodos de procesamiento de 45 días, mientras que las solicitudes IRIS pueden procesarse más rápido, pero aún deben planificarse para las temporadas pico de presentación.

Cómo elegir el sistema correcto para las pruebas

La selección del sistema depende del volumen de archivo, las capacidades técnicas y los requisitos de planificación a largo plazo. Las pruebas del sistema FIRE son adecuadas para las empresas que necesitan archivar grandes volúmenes y que ya tienen software compatible con la Publicación 1220. Sistema IRIS las pruebas funcionan mejor para los archivadores de bajo volumen que buscan interfaces fáciles de usar y opciones de archivo gratuitas.

Proceso de prueba paso a paso de la cuenta FIRE

Paso 1: Obtenga el código de control de su transmisor

Obtener un código de control del transmisor requiere una preparación cuidadosa. Comience por completar el proceso de solicitud del IRS, que incluye la autenticación mediante ID.me. Debe completar los detalles del formulario, como el nombre legal de su empresa, el número de identificación del empleador y la información oficial responsable. Presente su solicitud al menos 45 días antes de la fecha límite de presentación para tener suficiente tiempo de procesamiento. Una vez aprobado, el FIRE TCC se activa en 48 horas y puede usarse tanto en el sistema de prueba FIRE como en el sistema de producción FIRE.

Paso 2: Crea tu cuenta de prueba FIRE

Después de recibir su TCC, regístrese para acceder al sistema de pruebas FIRE utilizando la información comercial exacta proporcionada en su solicitud. Cada usuario debe crear una cuenta nueva con credenciales de inicio de sesión individuales, ya que compartir las credenciales infringe los requisitos de seguridad del IRS. Configure los ajustes de la cuenta para recibir notificaciones sobre el estado de los archivos y los períodos de mantenimiento programados con regularidad. Confirme que la cuenta creada permanece activa navegando por el menú principal y comprobando que los elementos esenciales relacionados con la información de registro se muestran correctamente.

Paso 3: Preparar y formatear el archivo de prueba

Prepare un archivo de prueba que cumpla totalmente con las especificaciones de la Publicación 1220. Utilice únicamente ejemplos de datos de los contribuyentes, asegurándose de que no se incluyan registros reales. Incluya una variedad de escenarios, que abarquen diferentes tipos de formularios, montos de pago y requisitos específicos de cada estado. Puedes enviar varios archivos para probar casos extremos, pero el límite anual es de 125. Cada expediente electrónico debe contener una posición de campo precisa y una secuencia de registros adecuada antes de enviarse a través del sistema.

Paso 4: Enviar y supervisar la transmisión de prueba

Envíe su archivo de prueba a través de la cuenta del sistema FIRE y supervise el proceso cuidadosamente. Las notificaciones por correo electrónico y las actualizaciones del panel de control muestran el estado de los archivos en un plazo aproximado de dos días hábiles, aunque pueden producirse retrasos durante los períodos de mayor volumen de presentación. El estado «Bueno» significa que el archivo ha pasado la validación y puede transmitirse al sistema de producción FIRE. El estado «Malo» requiere correcciones, tras lo cual el archivo debe volver a enviarse siguiendo las instrucciones proporcionadas.

Paso 5: Configurar el entorno de producción

Establezca su cuenta de producción de FIRE con el mismo TCC e información comercial verificada. Transfiera los métodos comprobados utilizados durante las pruebas a su entorno de producción manteniendo el formato adecuado. Documente cada paso del proceso de prueba, incluidos los archivos creados correctamente y los ajustes realizados para reducir los errores. Establezca métodos de respaldo, como la presentación de formularios en papel o los servicios de envío de terceros, para mantenerse activo y cumplir con las normas durante el año fiscal si surgen problemas técnicos.

Escenarios de prueba y casos extremos comunes

Escenarios de pequeñas empresas

Las pequeñas empresas se enfrentan a desafíos de prueba específicos relacionados con los pagos a los contratistas y los requisitos de formularios mixtos.

• Empresas con muchos contratistas: Las empresas constructoras y consultoras suelen necesitar analizar grandes volúmenes de formularios 1099-NEC con montos de pago variables. Los archivos de prueba deben incluir rangos de pago representativos de los contratistas y requisitos de retención adicionales para una validación adecuada.
  
  
• Tipos de pago mixtos: Las empresas de servicios suelen combinar los pagos a contratistas del 1099-NEC con los pagos de alquiler y servicios profesionales del 1099-MISC. Al probar varios tipos de formularios en archivos individuales, se confirma que la segregación y la precisión del cálculo son adecuadas.

Escenarios de presentación masiva de firmas de CPA

La presentación masiva de impuestos por parte de profesionales de impuestos requiere pruebas exhaustivas de la segregación de clientes y procedimientos combinados de presentación federal y estatal.

• Procesamiento multicliente: Las firmas de CPA necesitan procedimientos de prueba que confirmen los requisitos adecuados de separación de registros de emisores y de presentación específicos para cada cliente. Los archivos de prueba deben incluir muestras representativas de los diferentes sectores de clientes y tipos de pago.
  
  
• Presentación combinada a nivel federal y estatal: Las empresas que operan en varios estados requieren probar los procedimientos de CF SF y la implementación adecuada del código estatal. Las pruebas deben confirmar los cálculos de prorrateo y los requisitos de presentación de informes específicos de cada estado para los estados participantes.

Organización sin fines de lucro Edge Cases

Las organizaciones benéficas se enfrentan a requisitos de pruebas especializadas para tipos de pago y actividades de juego únicos.

• Juegos y recaudación de fondos: Las organizaciones sin fines de lucro que organizan noches de casino u otras actividades de juego necesitan una prueba W-2G para comprobar los distintos montos ganadores y procedimientos de retención. Los escenarios de prueba deben incluir situaciones de juego sujetas a impuestos y no sujetas a impuestos.
  
  
• Informes de ingresos por inversiones: Las organizaciones caritativas con carteras de inversión deben someterse a pruebas para detectar los escenarios 1099-DIV y 1099-INT, incluida la gestión adecuada de las consideraciones relacionadas con la exención de impuestos.

Escenarios complejos de instituciones financieras

Los bancos y las cooperativas de ahorro y crédito requieren pruebas exhaustivas para procesar varios tipos de formularios de gran volumen.

• Informes de múltiples líneas de productos: Las instituciones financieras suelen combinar la presentación de informes de intereses (1099-INT), las distribuciones de dividendos (1099-DIV) y la deuda cancelada (1099-C) en una sola transmisión. Las pruebas deben confirmar la correcta identificación del formulario y la precisión de los cálculos en todos los tipos de productos.
  
  
• Requisitos específicos de cada estado: Las instituciones financieras multiestatales deben comprobar los requisitos estatales de retención y presentación de informes de impuestos, que varían de una jurisdicción a otra. Estas variaciones pueden requerir procedimientos de presentación separados.
  
  

Solución de problemas comunes

Problemas de autenticación de ID.me

Los errores de autenticación crean los obstáculos más comunes durante los procesos de solicitud del TCC.

• Rechazos de verificación fotográfica: Las fotografías del documento deben mostrar claramente las cuatro esquinas con la iluminación y la resolución adecuadas. Las sombras, el resplandor o el texto borroso impiden que los sistemas de verificación automatizados lean la información de identificación con precisión.
  
  
• Demoras en la verificación de direcciones: Utilice direcciones comerciales exactas que coincidan con los registros de registro comercial del IRS, incluidos los números de apartamentos, las designaciones de las suites y los códigos ZIP+4. Las direcciones que no coinciden activan procesos de revisión manual que prolongan los tiempos de procesamiento de las solicitudes.

Problemas con la aplicación TCC

Los problemas de las aplicaciones suelen deberse a información incompleta o a retrasos en el procesamiento del sistema durante los períodos de mayor actividad.

• Procesando extensiones de cronograma: Las solicitudes presentadas después del 1 de noviembre pueden sufrir demoras en el procesamiento más allá del plazo estándar de 45 días. Si el procesamiento se extiende más allá de los plazos normales sin explicación, comunícate con el servicio de asistencia técnica al 866-455-7438.
  
  
• Discordancias en la información empresarial: Los nombres legales de las empresas deben coincidir exactamente con los registros del IRS, incluidos los signos de puntuación, los espacios y las designaciones de entidades legales. Las pequeñas variaciones pueden provocar demoras en la solicitud o que se rechace la solicitud y que sea necesario volver a presentarla.

Errores de formato y transmisión de archivos

Los problemas de formato técnico de los archivos representan los desafíos de solución de problemas más complejos durante las pruebas.

• Cumplimiento de la publicación 1220: Revise cuidadosamente los requisitos de los puestos de campo y compruebe que la salida del software coincide exactamente con las especificaciones. Utilice editores hexadecimales para examinar el contenido de los archivos cuando los editores de texto estándar no puedan mostrar el formato correctamente.
  
  
• Violaciones de secuencia de registros: Se debe mantener una secuencia de registros T-A-B-C-F adecuada y todos los campos obligatorios deben contener los tipos de datos adecuados. Los registros faltantes o con un formato incorrecto provocan el rechazo inmediato, con instrucciones específicas para corregirlos en los mensajes de error.

Problemas de acceso y conexión al sistema

Los problemas de acceso a la red y al sistema pueden impedir el envío correcto de archivos durante períodos importantes.

• Configuración de firewall y seguridad: Configure la seguridad de la red para permitir las conexiones HTTPS a los sistemas del IRS y desactive las conexiones VPN que puedan interferir con los procesos de autenticación. Pruebe las conexiones fuera de las horas pico para identificar posibles problemas de ancho de banda o de tiempo de espera.
  
  
• Periódicamente programados de mantenimiento: Planifique el tiempo de presentación de los archivos en función de los cronogramas de mantenimiento del sistema del IRS publicados a través de las notificaciones de la cuenta y las páginas de estado del sistema Evite los intentos de presentación durante los períodos de mantenimiento anunciados para evitar demoras en el procesamiento.
  
  

Cómo afectan las pruebas a las transcripciones y el cumplimiento del IRS

Comprensión de las entradas de las transcripciones del IRS

Las declaraciones electrónicas probadas y presentadas con éxito crean entradas específicas en las transcripciones del archivo maestro del IRS que muestran el historial de cumplimiento y la precisión de la presentación.

• Indicadores de presentación electrónica: Las transcripciones muestran códigos de presentación electrónica que diferencian las declaraciones presentadas electrónicamente de las presentadas en papel. Estos indicadores ayudan a establecer patrones de presentación electrónica consistentes que reducen la probabilidad de ser seleccionados para ser auditados.
  
  
• Marcadores de precisión de procesamiento: Los archivos electrónicos con el formato correcto crean entradas de transcripciones más limpias con menos códigos de corrección y penalizaciones. Este historial de precisión sirve para futuras solicitudes de reducción de penalizaciones en caso de que surjan problemas técnicos.

Prevención de penalizaciones mediante pruebas

Probar las posibles penalizaciones de los spots antes de que afecten a los requisitos de presentación reales y a los registros de cumplimiento empresarial.

• Ventajas de la validación de formatos: Las pruebas previas eliminan los códigos de rechazo que podrían provocar el incumplimiento de los plazos de presentación y las sanciones asociadas. La aceptación electrónica de los archivos confirma el cumplimiento del formato y reduce el riesgo de correspondencia posterior del IRS.
  
  
• Respalde el cumplimiento de las retenciones: Las pruebas confirman la correcta gestión del TIN y respaldan los procedimientos de retención que evitan que se impongan sanciones secundarias por la aplicación inadecuada de los requisitos de la legislación tributaria.

Impacto en el historial de cumplimiento empresarial

Un historial uniforme de presentación electrónica crea indicadores de cumplimiento positivos que benefician las relaciones comerciales a largo plazo con los sistemas del IRS.

• Factores de selección de auditoría: Las empresas con patrones de presentación electrónica fiables tienen menos probabilidades de ser seleccionadas para ser auditadas que las que tienen frecuentes correcciones o problemas de formato. Las pruebas ayudan a mantener una calidad de presentación uniforme que respalda perfiles de cumplimiento favorables.
  
  
• Eficiencia de procesamiento: Las presentaciones electrónicas con el formato correcto se procesan más rápido y generan menos consultas de seguimiento. Esta eficiencia reduce la carga administrativa para las empresas y los centros de procesamiento del IRS.
  
  

Próximos pasos después de una prueba exitosa

Acciones inmediatas

La finalización exitosa de las pruebas requiere documentación y preparación de la producción para capitalizar los esfuerzos de validación.

• Procedimientos de documentación: Guarde todas las confirmaciones de los resultados de las pruebas y los formatos de archivo correctos para futuras referencias y para la formación del personal. Cree procedimientos detallados basados en una experiencia de prueba exitosa para mantener una calidad constante en los archivos de producción.
  
  
• Configuración del entorno de producción: Configure el software y las cuentas de producción para que coincidan exactamente con los procedimientos de prueba correctos, evitando modificaciones que puedan introducir errores de formato o retrasos en el procesamiento. Establezca un calendario adecuado para cumplir con los plazos de presentación reales.

Fomentar el cumplimiento a largo plazo

Establezca procedimientos continuos que mantengan la calidad de la presentación y se adapten a los requisitos reglamentarios cambiantes a lo largo del tiempo.

• Cronogramas de pruebas anuales: Planifique ciclos de pruebas anuales, incluso para los declarantes experimentados, para comprobar las actualizaciones del software y los cambios de procedimiento mucho antes de los plazos de presentación, a fin de disponer de tiempo suficiente para la resolución de los problemas.
  
  
• Preparación para la migración del sistema: Comenzar a planificar la transición al sistema de recepción de devoluciones de información para 2027, incluida la evaluación de la compatibilidad actual del software y los requisitos de formación del personal. Prepárese para los nuevos procedimientos que pasarán a ser obligatorios tras la retirada del sistema FIRE.

Obtención de soporte adicional

Los recursos profesionales pueden brindar asistencia continua con los complejos requisitos de presentación y los desafíos técnicos.

• Recursos de soporte técnico: El soporte técnico del IRS se puede utilizar a través de números de teléfono, contactos establecidos y recursos de autoayuda en línea para la resolución inmediata de problemas durante los períodos de presentación. Mantenga la información de contacto para acceder rápidamente cuando surjan problemas.
  
  
• Opciones de servicio profesional: Considere la posibilidad de utilizar procesadores externos certificados para los servicios de archivo masivo o para la gestión exhaustiva del cumplimiento cuando los recursos internos no puedan satisfacer adecuadamente los requisitos de archivo electrónico. Los servicios profesionales reducen la carga administrativa interna y, al mismo tiempo, mantienen el cumplimiento.
  
  

Preguntas frecuentes

¿Tengo que probar mi cuenta FIRE todos los años?

Es aconsejable ejecutar un archivo de prueba en el sistema de pruebas contra incendios cada año, incluso si su cuenta del sistema contra incendios no ha cambiado. Las actualizaciones del software, los cambios en los temas de la legislación tributaria o las nuevas normas de identificación de formularios pueden afectar a la correcta transmisión de los archivos. Las pruebas anuales confirman el formato correcto y ayudan a evitar mensajes de error de última hora.

¿Puedo usar el mismo TCC para FIRE e IRIS?

No, un FIRE TCC de la aplicación IR solo funciona dentro del sistema contra incendios del IRS y cubre las presentaciones del sistema de producción de incendios y de prueba. El sistema IRIS requiere su propia aplicación IRIS y un TCC único. Como los códigos no son intercambiables, tendrá que planificar ambos si tiene previsto enviar archivos o transmitir declaraciones informativas en cada uno de ellos.

¿Qué debo hacer si se rechaza mi archivo de prueba?

Si el sistema FIRE del IRS rechaza su archivo de prueba, revise detenidamente el mensaje de error. Los problemas suelen deberse a errores en la posición de campo o a la falta de elementos esenciales en el archivo electrónico. No vuelva a utilizar el mismo archivo: solucione el problema, genere un archivo nuevo y vuelva a enviarlo. Probar los archivos corregidos en el sistema de prueba de incendios garantiza resultados más fluidos en el sistema de producción de incendios.

¿Cuántos archivos de prueba puedo enviar anualmente?

Cada cuenta del sistema contra incendios puede enviar hasta 125 archivos de prueba por año calendario. Como es posible que tengas que aceptar varios archivos para cubrir distintos escenarios, planifica las pruebas con antelación. Supervise el estado de los archivos, tome nota de cada intento y solo envíe información adicional cuando sea necesario. Este enfoque ayuda a mantener el cumplimiento y, al mismo tiempo, a administrar la asignación de manera eficiente.

¿Qué sucede si no cumplo con la fecha límite de presentación debido a problemas con las pruebas?

Los plazos para presentar electrónicamente las declaraciones informativas siguen siendo fijos, incluso si el sistema contra incendios o las ventanas de mantenimiento causan problemas. Si los problemas aparecen cerca de la fecha límite, es posible que tengas que presentar un formulario en papel o recurrir a un proveedor de servicios para cumplir con los requisitos. Comenzar las pruebas con antelación da tiempo para corregir los errores y enviar los archivos con menos errores.

¿Deberían las pequeñas empresas hacer la transición a IRIS ahora o esperar hasta 2027?

El sistema de admisión de declaraciones informativas es adecuado para las pequeñas empresas que presentan menos de 100 declaraciones, especialmente porque la aplicación IRIS ofrece una opción gratuita de presentación electrónica. Las empresas que ya estén establecidas en el sistema de producción FIRE con archivos electrónicos masivos pueden continuar hasta 2026. Revisa tu software, la configuración de tu cuenta y tus necesidades técnicas antes de cambiarte, y consulta los recursos de autoayuda para obtener más información.