Presentar declaraciones informativas puede resultar abrumador, especialmente con los requisitos cambiantes del Servicio de Impuestos Internos. Las empresas, los profesionales de impuestos y los proveedores de nómina ahora deben presentar electrónicamente la mayoría de los formularios, incluido el formulario 1099, a través de sistemas electrónicos aprobados. Aprender a presentar los formularios 1099 mediante el sistema FIRE del IRS es esencial para cumplir con las normas y evitar errores costosos.
El sistema FIRE, abreviatura de Filing Information Returns Electronic, ha sido durante mucho tiempo la plataforma del IRS para transmitir grandes volúmenes de declaraciones, como 1099 NEC, 1099 INT, 1099 DIV y W-2G. Proporciona un proceso seguro para presentar electrónicamente las declaraciones informativas, confirmar la aceptación y corregir los errores cuando sea necesario. Si bien el nuevo sistema de admisión de declaraciones informativas, también llamado IRIS, se está introduciendo gradualmente, FIRE sigue siendo la opción principal para muchos declarantes hasta que la transición completa entre en vigor en los próximos años tributarios.
Esta guía paso a paso explica todo el proceso, desde la solicitud de un código de control del transmisor (TCC) pasando por la aplicación IR para TCC hasta la carga de archivos en el formato adecuado. También conocerá los plazos, las sanciones, las opciones de prórroga y los métodos prácticos de presentación. Ya sea que solo deba presentar unos pocos formularios o que sea responsable de gestionar cientos de declaraciones, este artículo lo ayudará a determinar el sistema correcto, preparar sus solicitudes y presentarlas electrónicamente con confianza.
El Presentación electrónica de declaraciones informativas, también llamado sistema FIRE del IRS, es la plataforma del Servicio de Impuestos Internos para presentar electrónicamente ciertas declaraciones informativas. Se creó para brindar a las empresas, los profesionales de impuestos y los proveedores de nómina una forma segura de presentar formularios directamente ante el IRS sin tener que recurrir a los envíos en papel. Al usar este sistema, los declarantes pueden transmitir formularios como el 1099 NEC, el 1099 INT, el 1099 DIV y el W-2G, junto con otras declaraciones informativas aprobadas, de forma más rápida y precisa que por correo postal.
El sistema FIRE admite varios tipos de devoluciones de información. Algunos ejemplos comunes son:
El IRS exige que muchas empresas presenten declaraciones informativas electrónicamente si cumplen con el límite anual de declaraciones presentadas. La presentación en papel solo está permitida en casos limitados, como cuando se ha aprobado una exención. La presentación electrónica ofrece varias ventajas:
El IRS también ha introducido el sistema de admisión de declaraciones informativas, o IRIS, que ofrece una opción moderna de presentación basada en la web. Si bien FIRE ha sido el estándar durante mucho tiempo, el IRIS se diseñó para facilitar a las pequeñas empresas la presentación de declaraciones informativas sin necesidad de un software especializado. Ambos sistemas ya están disponibles, pero el IRS ha anunciado que el sistema de admisión eventualmente reemplazará al FIRE como método de presentación principal en los próximos años tributarios. Las empresas que soliciten un código de control de transmisores a través de la aplicación IR para el TCC deben saber si tienen la intención de utilizar FIRE o IRIS, ya que es posible que cada sistema necesite un TCC diferente.
El IRS exige que muchas empresas y organizaciones presenten declaraciones informativas electrónicamente si cumplen con el umbral de presentación. A partir del año tributario 2023, cualquier persona que presente 10 o más declaraciones informativas en un año calendario debe presentar esas declaraciones electrónicamente. Este cambio, descrito en las regulaciones finales del Tesoro, reemplazó el umbral anterior de 250 declaraciones.
Se requieren varios tipos de filtros para usar el sistema FIRE u otro sistema de admisión aprobado:
No presentar las declaraciones informativas electrónicamente cuando es necesario puede resultar en multas, incluso si las declaraciones en papel se presentan a tiempo. Las empresas deben determinar cuidadosamente si cumplen con el umbral de presentación de impuestos cada año tributario para evitar riesgos de cumplimiento.
Si bien la mayoría de los declarantes ahora requieren la presentación electrónica, el sistema FIRE del IRS ofrece beneficios más allá del simple cumplimiento. El uso de la plataforma FIRE para presentar declaraciones informativas ofrece varias ventajas:
Estos beneficios hacen que el sistema FIRE sea una solución práctica y un requisito de cumplimiento para las empresas que necesitan presentar sus declaraciones electrónicamente cada año calendario.
Los plazos de presentación son una parte esencial del cumplimiento cuando se utiliza el sistema FIRE. Los diferentes tipos de formularios tienen diferentes plazos de presentación para la presentación electrónica, y las empresas también deben proporcionar copias a los destinatarios en fechas específicas.
Cualquier persona que planee presentar una solicitud a través del sistema FIRE debe solicitar un código de control del transmisor mediante la aplicación IR para TCC. Entre las consideraciones importantes relacionadas con el tiempo se incluyen:
Los declarantes que no puedan cumplir con la fecha límite de presentación electrónica pueden solicitar una prórroga enviando el formulario 8809. Esta prórroga puede presentarse electrónicamente a través del sistema FIRE o en papel. Sin embargo, solo extiende la fecha límite para presentar la solicitud ante el IRS, no la fecha límite para enviar copias a los destinatarios. El incumplimiento de los plazos sin una prórroga aprobada puede aumentar las multas en función de la demora en la presentación de las declaraciones. Las empresas deben hacer un seguimiento cuidadoso de los plazos y asegurarse de que el código de control de su transmisor esté activo antes de presentarlos electrónicamente.
El Servicio de Impuestos Internos impone sanciones cuando las empresas no presentan las declaraciones informativas a tiempo, las presentan en un formato incorrecto o no las presentan electrónicamente cuando es necesario. Estas multas aumentan según el retraso con que se presente la presentación y si la empresa califica como declarante pequeña o grande.
Las pequeñas empresas con ingresos brutos anuales promedio de 5 millones de dólares o menos se enfrentan a multas máximas que oscilan entre 245 000 y 1 130 000 dólares, según el retraso con que se presente la presentación. Las grandes empresas se enfrentan a límites más altos y las sanciones por incumplimiento intencional no tienen límite. Además, las personas que presenten sus declaraciones electrónicamente pero opten por hacerlo en papel sin una exención aprobada pueden enfrentarse a la misma sanción por «no presentar la solicitud», incluso si los formularios en papel se presentaron a tiempo.
La presentación a través del sistema FIRE implica varios pasos esenciales, como obtener un código de control del transmisor (TCC) y enviar sus archivos electrónicos en el formato adecuado.
Las empresas deben presentar su solicitud en línea a través de la solicitud IR para el TCC antes de poder utilizar el sistema FIRE. El proceso requiere la verificación de ID.me y el envío de información detallada sobre la empresa, el personal y el formulario. Los funcionarios responsables y los contactos autorizados deben figurar en la lista; la mayoría de las empresas necesitan al menos dos.
Durante el proceso de solicitud, proporcionará la estructura de su empresa, los tipos de formularios que planea presentar y si presentará la solicitud solo para su empresa o como transmisor para otras empresas. Una vez introducidos los detalles, los funcionarios responsables deben firmar electrónicamente con sus PIN para confirmar que la información es exacta.
Una vez que el IRS procese la solicitud, lo que puede demorar hasta 45 días, el código de control del transmisor se enviará por correo al primer funcionario responsable que figure en la solicitud. El código también está disponible en línea y se activa en el sistema FIRE 48 horas después de la fecha de entrada en vigor.
Una vez que tengas tu TCC, puedes registrar cuentas en el sistema de producción FIRE para archivar en tiempo real y en el sistema de pruebas FIRE para las presentaciones de prácticas. Necesitará su TCC, el número de identificación del empleador y el nombre comercial legal para completar el registro, tal como aparecen en su solicitud.
Los archivos electrónicos deben cumplir con los requisitos de formato adecuados descritos en la Publicación 1220 del IRS. El IRS solo acepta archivos de texto sin formato que sigan diseños de registro específicos. Están disponibles las siguientes opciones para preparar archivos que cumplan con los requisitos:
Una vez que los archivos se cargan a través del sistema FIRE, el IRS confirma la recepción y proporciona un informe de estado. Las declaraciones aceptadas se marcarán como «Buenas», mientras que las rechazadas deberán corregirse y volver a enviarse para garantizar su cumplimiento.
El sistema FIRE también ofrece funciones que ayudan a los declarantes a gestionar necesidades más complejas, como la presentación de informes multiestatales y la corrección de errores.
El programa combinado de presentación federal y estatal permite a las empresas presentar declaraciones de información federales y estatales en una sola transmisión. Esta función reduce la carga de presentación y elimina la necesidad de presentar los mismos formularios por separado a las agencias estatales. Para usar este programa, los declarantes deben incluir los códigos estatales en sus declaraciones y seguir las reglas de formato descritas en la publicación 1220.
El IRS recomienda encarecidamente que los nuevos declarantes o usuarios de software envíen archivos de prueba antes de presentar datos en vivo. Los archivos de prueba confirman que la presentación cumple con el formato requerido y ayudan a evitar el rechazo durante la temporada de presentación de impuestos. El sistema de pruebas FIRE admite hasta 125 archivos de prueba al año; los resultados suelen estar disponibles en un plazo de dos días hábiles.
Si se descubren errores después de que se haya aceptado una devolución, el sistema FIRE permite corregirlos mediante dos métodos. Las correcciones de una sola transacción se utilizan para los importes de pago o códigos de distribución incorrectos. Se requieren correcciones en dos transacciones cuando detalles como el número de identificación fiscal o el nombre del beneficiario son incorrectos. El uso del código de corrección correcto garantiza que las declaraciones originales y corregidas se registren correctamente.
Las empresas deben conservar los correos electrónicos de confirmación de FIRE y los registros relacionados durante al menos tres años después de la presentación. Ciertos documentos, como los registros de retención de respaldo o el formulario 1099 C, deben conservarse durante cuatro años. Las transcripciones del IRS también se pueden usar para verificar si se aceptaron las declaraciones, para confirmar el historial de correcciones y para monitorear la posible imposición de multas.
Los escenarios del mundo real pueden ayudar a las empresas a entender cómo aplicar el sistema FIRE del IRS en diferentes situaciones. Los siguientes ejemplos muestran cómo las organizaciones de diversos tamaños e industrias pueden determinar su método de presentación y utilizar un código de control de transmisión para cumplir con las normas.
Estos ejemplos muestran cómo las empresas de todos los tamaños deben presentar los formularios electrónicamente cuando cumplen con el umbral del IRS. Ya sea que utilice software comercial, un proveedor de servicios o sistemas internos, cada declarante debe asegurarse de que las declaraciones informativas se transmitan en el formato adecuado, que el IRS las acepte y se corrijan si se encuentran errores.
Cualquier empresa que deba presentar 10 o más declaraciones informativas en un año calendario debe presentarlas electrónicamente. Este límite se aplica a todos los tipos de formularios, incluidos los formularios 1099 NEC, 1099 INT, 1099 DIV y W-2G. El Servicio de Impuestos Internos hace cumplir estas normas finales para garantizar la presentación oportuna de informes. Los declarantes que no cumplan con las normas pueden enfrentarse a sanciones, incluso si los formularios en papel se presentan antes de la fecha límite.
Para solicitar en línea un código de control de transmisores (TCC), las empresas deben completar la solicitud IR para TCC en el portal del contribuyente del IRS. La solicitud requiere detalles sobre el empleador, los funcionarios responsables y los tipos de formularios que deben presentarse. Una vez presentada, el Servicio de Impuestos Internos procesa la solicitud, por lo general en un plazo de 45 días, y emite un código que permite al declarante registrarse y usar el sistema FIRE.
El IRS exige que los archivos electrónicos cargados a través del sistema FIRE sigan las especificaciones técnicas de la Publicación 1220. Los archivos deben contener texto plano y la estructura de transmisión correcta, incluidos los registros T, A, B y C. No se aceptan los formatos Excel, las copias escaneadas, los archivos de Word ni los PDF. Las empresas pueden usar software aprobado, contratar a un proveedor de servicios o crear programas personalizados para generar archivos en el formato adecuado para su aceptación.
El sistema IRIS, también denominado sistema de admisión de devoluciones de información (IRIS), ofrece una opción moderna para la presentación electrónica de las declaraciones informativas. A diferencia del sistema FIRE, el IRIS permite a las empresas registrarse y presentar sus solicitudes en línea con menos conocimientos técnicos. Es posible que quien presenta la declaración necesite un código de control del transmisor IRIS independiente para utilizar este sistema de admisión. Si bien el FIRE sigue utilizándose ampliamente, el Servicio de Impuestos Internos planea que el IRIS se convierta en el sistema principal en los próximos años tributarios.
Si se rechazan los archivos cargados en el sistema FIRE, el declarante debe revisar los mensajes de error, corregir el archivo y volver a archivarlo electrónicamente. Los problemas más comunes incluyen errores de formato, números de identificación del empleador incorrectos o datos faltantes. El IRS marca las presentaciones corregidas como aceptadas una vez que cumplen con el formato adecuado. Las empresas pueden evitar errores repetidos utilizando software aprobado, siguiendo cuidadosamente la Publicación 1220 y enviando los archivos de prueba antes de la temporada oficial de presentación de impuestos.
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