El Servicio de Impuestos Internos ha actualizado sus requisitos de presentación electrónica, reduciendo el umbral para la presentación electrónica de declaraciones informativas de 250 a solo 10 por año tributario. Este cambio afecta a miles de empleadores, propietarios únicos y empresas legales que antes enviaban formularios en papel por correo, obligándoles a presentar electrónicamente las declaraciones informativas a través de sistemas aprobados, como el sistema FIRE del IRS y el Sistema de admisión de devoluciones informativas (IRIS).
Se requiere un código de control del transmisor, a menudo llamado código TCC, para presentar electrónicamente las declaraciones informativas ante el Servicio de Impuestos Internos y la Administración del Seguro Social. Ya sea que utilice un FIRE TCC para una cuenta del sistema de bomberos o un IRIS TCC para el sistema de admisión, su empresa debe proporcionar su nombre comercial legal, el número de identificación del empleador y los datos oficiales responsables. Sin esta autorización, los formularios como los que declaran la retención de impuestos sobre la renta no se pueden presentar electrónicamente, lo que expone a los empleadores a sanciones.
Esta guía proporciona instrucciones paso a paso para ayudar a los empleadores, los profesionales de impuestos y los transmisores externos a completar una nueva solicitud de IR, agregar funcionarios responsables o usuarios autorizados y enviar la información requerida a tiempo. Aprenderás a iniciar sesión, verificar los detalles de la cuenta, gestionar la subida de archivos CSV o plantillas CSV, revisar los resúmenes de las solicitudes y hacer clic en enviar para completar el formulario. Con estrategias prácticas y plazos, este artículo garantiza que su propia empresa esté preparada para la presentación electrónica y el cumplimiento de los requisitos del IRS.
Un código de control del transmisor es un número único de cinco dígitos que el IRS le proporciona para aprobar la presentación electrónica de sus declaraciones informativas. Sirve como su autorización digital, lo que le permite a su empresa transmitir las declaraciones de forma segura a las agencias federales. El IRS usa este código para garantizar que sus datos permanezcan seguros y para realizar un seguimiento de todas las presentaciones electrónicas, lo que hace que el proceso sea confiable y transparente.
El IRS creó los requisitos de TCC como parte de las medidas de seguridad integrales que protegen los datos confidenciales de los contribuyentes contra el acceso no autorizado. Su empresa debe obtener el TCC correcto en función del sistema de presentación que elija y del número de declaraciones que presente anualmente. Los profesionales de impuestos que manejan cuentas de varios clientes necesitan una autorización para emitir el certificado, mientras que las empresas individuales suelen reunir los requisitos para obtener el estatus de emisor, cubriendo únicamente sus propias declaraciones.
El IRS redujo la cantidad de declaraciones informativas que deben presentarse electrónicamente de 250 a 10 cada año, a partir del año tributario 2023. Este cambio afecta a muchas más empresas que las que exigían las regulaciones anteriores para pasar a sistemas electrónicos. El recuento incluye todos los formularios de impuestos que su empresa debe presentar, no solo los formularios W-2.
Los diferentes tipos de empresas muestran cómo les afecta el límite de 10 devoluciones y sus responsabilidades de seguir las reglas. Estos ejemplos muestran cómo las empresas pueden determinar exactamente qué formularios deben completar.
El Sistema FIRE es una plataforma en línea para la presentación electrónica de declaraciones informativas. Es especialmente útil para las grandes organizaciones y los desarrolladores de software que necesitan funciones de procesamiento sólidas. Si bien tramita la mayoría de los tipos de declaraciones, la Administración del Seguro Social tramita directamente los formularios W-2. El uso de FIRE requiere algunos conocimientos técnicos y está diseñado para los usuarios que gestionan un gran volumen de declaraciones.
El Sistema de admisión de devoluciones de información (IRIS) es una opción sencilla para las pequeñas y medianas empresas que necesitan procesar hasta 100 devoluciones a la vez. Esta plataforma basada en la web le permite introducir datos a mano o cargar archivos CSV para facilitar el procesamiento. El acceso al sistema no cuesta nada y requiere un conocimiento técnico mínimo.
Las empresas que presenten 10 o más declaraciones informativas en un año calendario deben hacerlo electrónicamente. Este requisito se aplica a todas las empresas, sin importar su tamaño, el tipo de empresa o la industria en la que se encuentren. El cálculo tiene en cuenta todas las categorías de declaraciones informativas que su entidad comercial ha presentado.
Los diferentes modelos comerciales se enfrentan a diferentes combinaciones de declaraciones informativas que pueden generar requisitos de presentación electrónica. Estas situaciones ilustran cómo se aplica el umbral en diversas industrias y estructuras operativas.
Los formularios W-2 van directamente a la Administración del Seguro Social a través de su sistema Business Services Online en lugar del sistema del IRS. Los empleadores deben registrarse por separado para los servicios de presentación electrónica de la SSA, independientemente del registro en el sistema del IRS. La SSA promueve la presentación electrónica para todos los empleadores, independientemente del volumen, a fin de mejorar la precisión y la eficiencia del procesamiento.
La solicitud IRIS TCC requiere completar la solicitud de IR a través del sitio web del IRS con la verificación adecuada y los detalles comerciales completos. Durante el proceso, debe proporcionar el número de identificación de su empleador, el nombre comercial legal y la información oficial responsable designada. Cada usuario autorizado necesita su propia cuenta de ID.me para la autenticación del acceso al sistema.
El sistema FIRE exige una aplicación TCC independiente a través del portal FIRE que utiliza requisitos de documentación y verificación similares a los de las aplicaciones IRIS. Las empresas que tengan previsto utilizar ambos sistemas deben solicitar distintos TCC, ya que los códigos no se pueden transferir de un sistema a otro. El procesamiento de las solicitudes sigue los mismos plazos y requisitos de autenticación de ID.me que los de las solicitudes de IRIS.
El IRS recomienda encarecidamente que la solicitud de TCC se presente antes del 1 de noviembre para garantizar la finalización del procesamiento antes de que comience la temporada de presentación de solicitudes. Es posible que las solicitudes recibidas después de esta fecha no sean aprobadas a tiempo para cumplir con los plazos de presentación obligatorios. Los períodos de procesamiento pueden extenderse hasta 45 días a partir de la fecha de presentación inicial.
Los formularios W-2 deben presentarse a la Administración del Seguro Social y distribuirse a los empleados en fechas de vencimiento específicas cada año. La fecha límite para la presentación electrónica de los formularios W-2 del año tributario 2025 es el 2 de febrero de 2026. La presentación en papel solo está permitida si su empresa está por debajo del límite de 10 declaraciones, pero la fecha límite permanece sin cambios.
La verificación de ID.me exige una identificación con foto emitida por el gobierno, un número de teléfono para la confirmación por SMS y una dirección de correo electrónico para establecer la cuenta. El proceso de verificación puede incluir una tecnología de reconocimiento facial que compare los documentos de identificación con fotografía. Cada usuario autorizado debe completar los procesos de verificación individuales de forma independiente.
Los retrasos en la autenticación se producen con frecuencia durante las temporadas pico de presentación de solicitudes, cuando las solicitudes de verificación aumentan drásticamente. Los problemas de calidad de los documentos suelen provocar fallos de verificación que obligan a volver a enviarlos con fotografías mejoradas. Las múltiples necesidades de verificación de los usuarios pueden crear cuellos de botella en el procesamiento de los flujos de trabajo de las aplicaciones de TCC.
El IRS aplica estructuras de penalización graduales basadas en la duración de la demora en la presentación, y los montos aumentan significativamente con el tiempo. Las pequeñas empresas con un promedio de 5 millones de dólares o menos en ingresos brutos anuales califican para recibir multas reducidas. Las multas se acumulan por declaración, lo que genera una exposición sustancial para las personas que presentan grandes cantidades de impuestos.
Las empresas obligadas a presentar declaraciones electrónicas en papel se enfrentan a estructuras de penalización idénticas a las de las infracciones por presentación tardía. El IRS considera que la presentación en papel cuando la presentación electrónica es obligatoria constituye una omisión total de la presentación. Estas multas se agravan por declaración, lo que genera importantes consecuencias financieras para las operaciones que no cumplan con las normas.
Los rechazos de solicitudes suelen deberse a información empresarial incompleta, números de identificación del empleador no válidos o errores en el sistema de autenticación. Verificar que todos los contactos necesarios mantengan cuentas de ID.me válidas antes del envío evita las demoras típicas en el procesamiento. Los datos oficiales responsables deben coincidir con precisión con los registros de registro de la empresa.
Los rechazos de envíos electrónicos a menudo se deben a violaciones del formato de los archivos, números de identificación fiscal no válidos o problemas de compatibilidad del software. Probar los sistemas con lotes limitados antes de completar la presentación ayuda a identificar los problemas técnicos de manera temprana. Las versiones actuales del software garantizan la compatibilidad con las especificaciones del año fiscal actual.
Los recordatorios de calendario para las solicitudes de TCC, los plazos de presentación y las pruebas del sistema evitan emergencias de cumplimiento de última hora. Los planes de archivado de copias de seguridad abordan posibles fallos del sistema o complicaciones técnicas. Las evaluaciones periódicas del cumplimiento ayudan a identificar la evolución de los requisitos que afectan a las responsabilidades de presentación.
Un restaurante de barrio que emplea a ocho trabajadores y tres contratistas presenta un total de 11 declaraciones informativas, activando los requisitos obligatorios de presentación electrónica. La empresa debe obtener un TCC y hacer la transición de todos los procesos de presentación a métodos de presentación electrónica. Esta conversión requiere la capacitación del personal y la preparación del sistema antes de que se acerquen las fechas límite de presentación.
Una empresa de preparación de impuestos que presenta declaraciones para numerosos clientes supera fácilmente el umbral de 10 declaraciones en varias categorías de declaraciones informativas. La empresa necesita la autorización del transmisor TCC para presentar las declaraciones de los clientes y debe desarrollar procedimientos integrales de presentación electrónica. El permiso del cliente y la protección de datos se convierten en elementos de cumplimiento esenciales.
Una fundación caritativa que presente formularios W-2 para 15 empleados más los formularios 1099-MISC para proveedores debe establecer sistemas de archivo electrónicos. Las plataformas de la economía colaborativa que procesan miles de declaraciones de los modelos 1099-K y 1099-NEC necesitan capacidades sofisticadas de sistemas contra incendios. Estas organizaciones requieren la presentación temprana de solicitudes de TCC y procedimientos exhaustivos de prueba del sistema.
El Servicio de Impuestos Internos emite un FIRE TCC para la cuenta del sistema FIRE, que permite a las empresas y a los transmisores de terceros presentar electrónicamente declaraciones de información en grandes volúmenes. Por el contrario, el IRIS TCC está diseñado para el sistema de admisión de declaraciones informativas, lo que permite a los empleadores o a los profesionales de impuestos presentar electrónicamente las declaraciones informativas en un formato de archivo CSV con acceso simplificado.
No. Los formularios W-2 deben presentarse directamente ante la Administración del Seguro Social mediante Business Services Online, no mediante el sistema IRIS. El sistema de admisión administrado por el IRS procesa solo las declaraciones informativas, como el formulario 1099. Los empleadores deben confirmar su nombre comercial legal, el número de identificación del empleador y la información requerida cuando utilicen el sistema correcto para presentar la declaración electrónicamente.
Si presenta una solicitud de IR después de la fecha programada para el 1 de noviembre, es posible que el resumen de su solicitud no llegue al estado completo antes de que comience la temporada de presentación de impuestos del año tributario. Sin un código TCC válido, no puede presentar electrónicamente las declaraciones informativas. El IRS exige que las presentaciones se presenten a tiempo, y no cumplir con la fecha límite podría generar multas, rechazar archivos o denegar solicitudes de plazo.
Si su empresa utiliza un proveedor de nómina o un contador público certificado, ya deberían tener un código de control del transmisor para presentar electrónicamente las declaraciones informativas. Sin embargo, el IRS alienta a los transmisores a proporcionar registros de confirmación. Los empleadores aún pueden solicitar una cuenta TCC FIRE o IRIS para tener el control directo, añadiendo funcionarios responsables y usuarios autorizados para supervisar el proceso de presentación.
Sí. Las organizaciones sin fines de lucro y las pequeñas empresas que no presenten su declaración electrónica pueden solicitar una reducción de las multas en virtud de la sección 6724 del Código de Impuestos Internos. Por ejemplo, un propietario único o una empresa legal con ingresos brutos inferiores a 5 millones de dólares reúnen los requisitos para aplicar límites de penalización reducidos. Para tener éxito, las organizaciones deben presentar una solicitud por escrito que muestre una causa razonable, como problemas de acceso técnico o errores de los delegados autorizados.
Un código TCC permanece activo siempre que la empresa presente las declaraciones de información a tiempo y cumpla con los requisitos del IRS. El Servicio de Impuestos Internos puede revocar las cuentas que no se registren, agregar funcionarios responsables o presentar electrónicamente la declaración correspondiente a varios años tributarios. Los usuarios de FIRE e IRIS deben mantener el estado completo para mantener la validez de sus cuentas.
Agenda hoy tu revisión gratuita y confidencial de alivio fiscal.
© 2025 Get Tax Relief Now. Expertos confiables en alivio fiscal federal y estatal. Todos los derechos reservados.
