Los empleadores suelen afrontar la temporada de impuestos sin tener acceso a un Código de Control de Transmisores (TCC), lo que genera confusión a la hora de declarar los salarios de los empleados y los datos tributarios relacionados. Muchas pequeñas empresas, organizaciones sin fines de lucro y contratistas independientes no saben que no siempre se requiere un TCC para presentar los formularios W-2. Si bien el Servicio de Impuestos Internos emite los TCC para transmitir determinadas declaraciones informativas, los formularios W-2 se presentan a través de la Administración del Seguro Social, que sigue un proceso diferente.
La Administración del Seguro Social ofrece un sistema seguro de servicios empresariales en línea que permite a los declarantes presentar los formularios W-2 electrónicamente a través de la SSA sin necesidad de un TCC o un registro adicional. Los empleadores pueden introducir los datos manualmente o cargar los archivos salariales directamente, lo que permite declarar los salarios, como los del Seguro Social y Medicare, así como los impuestos retenidos sin necesidad de registrarse para obtener credenciales adicionales. Este sistema ayuda a garantizar la notificación puntual de las retenciones tributarias de Medicare y sobre los ingresos, especialmente para quienes gestionan internamente la presentación de informes de fin de año.
Estas alternativas brindan a los empleadores opciones flexibles para cumplir con las obligaciones tributarias federales y, al mismo tiempo, mantener registros precisos para cada año tributario. La presentación de la solicitud a través de la SSA también reduce el riesgo de revelar los números de Seguro Social de los empleados en formularios impresos, una consideración esencial para la seguridad de los datos y el cumplimiento.
Un código de control del transmisor (TCC) es un identificador de cinco caracteres que el Servicio de Impuestos Internos emite para las entidades que transmiten cierta información de forma electrónica. Un código de autorización seguro conecta la identidad del declarante con los sistemas de presentación electrónica del IRS.
Si bien el código es esencial para enviar varios formularios al IRS, no todos los empleadores deben obtener uno para la presentación de informes W-2, que se administra por separado a través de la Administración del Seguro Social.
El TCC se usa explícitamente para los programas del IRS, como el sistema de presentación electrónica de declaraciones de información (FIRE) y el sistema de admisión de devoluciones de información (IRIS). Estas plataformas manejan formularios como la serie 1099, el formulario 5498 y registros similares relacionados con los ingresos no salariales.
Las empresas que necesitan presentar estos formularios electrónicamente deben solicitar un TCC a través de los canales correspondientes del IRS. El proceso de solicitud implica enviar las credenciales, verificar los detalles de la empresa y garantizar el acceso a un software compatible capaz de crear los formatos de archivo requeridos.
Los formularios W-2, que declaran los salarios pagados y los impuestos retenidos, no se presentan a través de los sistemas del IRS antes mencionados. En cambio, los empleadores envían los formularios W-2 directamente a la Administración del Seguro Social a través de su plataforma de servicios empresariales en línea.
Dado que este sistema no requiere un TCC emitido por el IRS, muchos pequeños empleadores y proveedores externos autorizados lo utilizan para transmitir las declaraciones de salarios e impuestos, los salarios de Medicare, los salarios del Seguro Social y los impuestos sobre la renta retenidos sin necesidad de solicitar credenciales adicionales.
Los empleadores deben evaluar si sus obligaciones de presentación incluyen declaraciones informativas regidas por el IRS o informes salariales gestionados por la SSA. Esta distinción ayuda a determinar si un TCC es necesario para fines de cumplimiento o si los métodos alternativos de presentación electrónica son apropiados para el volumen y la estructura de presentación de la empresa.
El Servicio de Impuestos Internos exige la presentación electrónica para los empleadores que cumplen con los umbrales de volumen de declaraciones específicos. Comprender estos requisitos de presentación es esencial para el cumplimiento adecuado y evitar sanciones. El límite se determina en función del número total de declaraciones informativas que presenta un empleador en todos los tipos de declaración, no solo en los formularios W-2.
Según la Decisión 9972 del Tesoro, que entró en vigor a partir del año tributario 2023, los empleadores deben presentar la declaración electrónicamente si emiten diez o más declaraciones informativas en total en un año calendario. Esto incluye los formularios W-2, la serie 1099, 1098, 5498 y otros. El cálculo considera todos los formularios en conjunto, independientemente de si se presentan ante el IRS o ante la Administración del Seguro Social.
Por ejemplo, un empleador que emita cinco formularios W-2 y cinco formularios 1099-NEC debe presentar las diez declaraciones electrónicamente. Independientemente de la agencia receptora, todas las declaraciones informativas contribuyen al recuento total utilizado para determinar el requisito de presentación electrónica. El requisito se aplica independientemente de si el empleador tiene su sede en la parte continental de los Estados Unidos o en un territorio estadounidense, como las Islas Marianas del Norte.
Los empleadores que deseen saber si sus presentaciones cumplen con los criterios de presentación electrónica pueden consultar al funcionario del IRS reglas de umbral de presentación. La evaluación adecuada del volumen de devoluciones garantiza un envío electrónico preciso y minimiza el riesgo de incumplimiento. El conocimiento de estos requisitos permite a los empleadores planificar su estrategia de presentación de informes, lo que incluye decidir si deben presentar la denuncia internamente o recurrir a un proveedor autorizado.
Business Services Online (BSO) es una plataforma operada por la Administración del Seguro Social que permite a los empleadores presentar electrónicamente las declaraciones de salarios e impuestos sin necesidad de un código de control de transmisores (TCC). Este sistema ofrece un método de presentación seguro y accesible para pequeñas empresas, organizaciones sin fines de lucro y contratistas independientes que no están obligados a transmitir declaraciones informativas a través de las plataformas del IRS. El sistema BSO facilita la presentación de los datos de los formularios W-2 y W-3 mediante la carga directa de archivos o el ingreso manual.
Los empleadores que utilizan Business Services Online se benefician de un proceso de presentación electrónica seguro que no requiere un TCC y está diseñado para un acceso y una funcionalidad sencillos. El sistema apoya el cumplimiento al permitir la presentación de información tributaria precisa y, al mismo tiempo, minimizar los riesgos asociados con el envío de formularios en papel o la divulgación de registros confidenciales a través de canales no seguros.
Los empleadores que no utilizan la plataforma Business Services Online pueden considerar opciones de terceros para garantizar la presentación oportuna y precisa de las declaraciones salariales e impositivas. Estas alternativas se utilizan con frecuencia cuando los sistemas internos carecen de la capacidad necesaria para formatear de acuerdo con la SSA o los propietarios de empresas prefieren la supervisión profesional durante el proceso de presentación. Los acuerdos de presentación por parte de terceros suelen incluir a proveedores de servicios de nómina, contadores públicos certificados o proveedores de software autorizados.
La elección de un proveedor externo calificado ayuda a reducir los errores de presentación causados por números de Seguro Social inexactos o campos de datos no coincidentes, que son causas comunes de rechazo de solicitudes. La asistencia externa también puede mejorar la precisión a la hora de calcular las retenciones de impuestos de Medicare o de otras categorías de compensación. Los empleadores deben mantener el control sobre los datos que presentan y, al mismo tiempo, asegurarse de que todos los formularios se presenten de acuerdo con los requisitos federales.
Los agentes declarantes son profesionales externos autorizados a presentar formularios de impuestos, incluidos los formularios W-2, en nombre de un empleador utilizando el número de identificación del empleador. Este acuerdo brinda apoyo para la presentación de solicitudes sin transferir la responsabilidad legal del empleador. Para autorizar a un agente declarante, el empleador debe completar y presentar el formulario 8655 del IRS, que designa formalmente la autoridad del agente para interactuar con el IRS.
El uso de un agente de informes permite a los empleadores mantener el control total de sus registros tributarios y, al mismo tiempo, recibir el apoyo de expertos para las presentaciones relacionadas con el cumplimiento. Este método de presentación es especialmente beneficioso para los empleadores con recursos internos limitados o para aquellos que operan en industrias con requisitos de presentación de informes estrictos.
Los empleadores que no tengan un código de control de transmisores (TCC) aún pueden cumplir con sus obligaciones de presentación del formulario W-2 a través de la plataforma Business Services Online (BSO) de la Administración del Seguro Social o con la ayuda de terceros autorizados. La presentación de solicitudes sin un TCC implica procedimientos diseñados para garantizar la precisión, proteger los datos de los empleados y mantener el cumplimiento de los plazos federales. Los pasos que se describen a continuación proporcionan un enfoque estructurado para completar el proceso de manera eficiente.
Paso 1: Crear una cuenta BSO
Comience por registrar una cuenta BSO a través de Login.gov o ID.me. Asegúrese de que la empresa esté vinculada al número de identificación del empleador correspondiente y complete el proceso de verificación de identidad requerido por la Administración del Seguro Social.
Paso 2: Preparar los datos salariales de los empleados
Reúna los detalles salariales e impositivos de cada empleado, incluidos los salarios del Seguro Social, los salarios de Medicare, el impuesto sobre la renta retenido y otras compensaciones. Confirme que el número de Seguro Social del empleado esté registrado de forma precisa y completa.
Paso 3: Elija el método de presentación
Decida si desea utilizar la entrada manual o la carga de archivos. Los empleadores con menos empleados pueden usar el registro manual, y aquellos que manejan archivos salariales de gran tamaño pueden elegir la opción de carga de archivos generada con el software de nómina.
Paso 4: Presentar los formularios a la SSA
Transmita las declaraciones de salarios e impuestos a través de la plataforma BSO. Confirme que la presentación cumpla con los estándares de formato de la SSA. Si la fecha de presentación coincide con un fin de semana o un feriado federal, transmita los archivos el siguiente día hábil.
Paso 5: Distribuir copias a los empleados
Entregue las copias del destinatario del formulario W-2 a los empleados antes del 31 de enero. Asegúrese de completar todos los campos y de no dejar ninguno en blanco para evitar confusiones o errores en la información.
Paso 6: Conserve los registros y supervise los problemas
Guarde copias de los formularios enviados y controle los recibos de acuse de recibo o las notificaciones de error de la SSA. Prepárese para responder a los rechazos o hacer correcciones mediante el formulario W-2c si es necesario.
Los empleadores que sigan estos pasos pueden cumplir con sus obligaciones de presentación sin necesidad de un TCC. La revisión constante de los procedimientos de presentación de informes y la preparación proactiva respaldan la precisión, reducen las demoras y ayudan a cumplir con los requisitos federales de cumplimiento.
El formulario W-3 sirve como documento de transmisión resumido que acompaña la presentación de varios formularios W-2 a la Administración del Seguro Social. Este formulario consolida los totales de salarios e impuestos de todos los empleados y debe coincidir con precisión con los datos presentados en los formularios W-2 individuales. Los empleadores que presenten los archivos salariales electrónicamente a través del sistema de servicios empresariales en línea de la SSA aún deben transmitir los datos resumidos del formulario W-3 dentro del archivo electrónico, aunque la versión impresa no se envíe físicamente por correo.
El formulario W-3 resume los salarios totales pagados, los salarios del Seguro Social, los salarios de Medicare, el impuesto sobre la renta retenido y otras compensaciones para un año tributario determinado. También incluye los impuestos del Seguro Social y Medicare retenidos a todos los empleados declarados para todos los empleados declarados. Estos totales permiten a la SSA verificar la integridad y la coherencia de las declaraciones del empleador. La Administración del Seguro Social puede hacer consultas o rechazar las solicitudes presentadas si los totales de los formularios W-2 y W-3 no coinciden.
El código DD aparece en la casilla 12 del formulario W-2 y se usa para informar el costo total de la cobertura médica patrocinada por el empleador. Esta información se proporciona únicamente con fines informativos y no afecta los ingresos imponibles del empleado. El valor declarado ayuda al gobierno federal a analizar las tendencias de cobertura y respalda un cumplimiento más amplio de las obligaciones de presentación de informes de los planes de salud.
Los aplazamientos electivos se refieren a las contribuciones antes de impuestos que hacen los empleados a los planes de jubilación, como las cuentas 401 (k) o 403 (b). Estas cantidades deben registrarse correctamente en la casilla 12 utilizando los códigos correspondientes. La presentación de informes precisos garantiza que los aplazamientos se excluyan de los salarios sujetos a impuestos y, al mismo tiempo, se incluyan en los cálculos salariales del Seguro Social y Medicare.
Completar el formulario W-3 con precisión y aplicar los códigos de cobertura médica y las contribuciones de jubilación correctos respaldan la transparencia en los informes salariales. Los empleadores deben cotejar estos valores antes de la presentación final para evitar inconsistencias que puedan retrasar el procesamiento o provocar solicitudes de corrección.
La presentación oportuna de los formularios W-2 es fundamental para evitar multas costosas. El Servicio de Impuestos Internos impone multas en función de la demora en la presentación de los formularios y de si el error implica información incorrecta o faltante. Los empleadores que no presenten los formularios requeridos a través de una página electrónica de presentación de informes salariales aprobada, como la plataforma de servicios empresariales en línea de la SSA, pueden enfrentarse a sanciones incluso si los presentan en papel. La presentación electrónica es obligatoria cuando el número total de declaraciones informativas, incluidos los formularios W-2 y otros formularios, como el 1099, llega a diez o más.
Cuando la fecha límite cae en fin de semana o feriado legal, la fecha límite de presentación pasa al siguiente día hábil. El incumplimiento de la fecha límite ajustada puede generar sanciones cada vez mayores, que aumentan según la cantidad de días que se retrase la presentación. Según el IRS, los empleadores pueden recibir una multa por formulario si los formularios W-2 no se presentan a tiempo o si la información presentada está incompleta o es inexacta. También se aplican multas si los empleadores no entregan las copias del formulario W-2 a los empleados antes de la misma fecha límite.
El IRS describe los niveles de penalización de la siguiente manera:
Los empleadores pueden consultar la guía del IRS sobre Sanciones por presentación de formularios W-2 y errores comunes para revisar la estructura completa de penalizaciones y las excepciones que califican.
Los formularios W-2 presentados correctamente deben incluir las entradas completas de los impuestos del Seguro Social, los aplazamientos electivos, el Código DD y otros elementos de compensación. Omitir datos clave sobre salarios o impuestos puede hacer que se rechacen las solicitudes o crear vulnerabilidades, como el riesgo de robo de identidad. Proporcionar copias a los empleados a tiempo mediante archivos electrónicos o por correo postal contribuye al cumplimiento y refuerza la seguridad de los datos.
Para cumplir con los propósitos tributarios con precisión y evitar problemas evitables, los empleadores deben llevar un registro cuidadoso de las fechas de vencimiento, verificar los totales con el formulario W-3 e imprimir copias para sus registros. La preparación proactiva ayuda a minimizar los errores y garantiza el cumplimiento de todas las obligaciones de presentación.
Los empleadores que identifiquen errores después de presentar las declaraciones de salarios e impuestos deben tomar medidas correctivas de inmediato para cumplir con las normas. Los errores en los formularios W-2, ya sea que se refieran a números de Seguro Social incorrectos, a salarios no declarados o a retenciones imprecisas de impuestos, pueden ocasionar complicaciones tanto para el empleador como para el empleado afectado. El formulario W-2c, de declaración corregida de salarios e impuestos, permite a los declarantes modificar los informes salariales presentados anteriormente y abordar cuestiones relacionadas con años tributarios anteriores.
Las entradas incorrectas en los formularios originales pueden incluir errores en los nombres de los empleados, los salarios pagados, los salarios del Seguro Social, los salarios de Medicare o los impuestos retenidos. Los formularios en los que faltan datos de campo o tienen errores de formato suelen tener que volver a enviarse. Las correcciones deben reflejar códigos y totales precisos, incluidos los aplazamientos electivos y otras compensaciones. Cada formulario W-2c debe coincidir con los registros del empleador y no debe introducir nuevas inconsistencias.
Los empleadores pueden presentar los formularios W-2c electrónicamente a través de la plataforma en línea de servicios empresariales de la Administración del Seguro Social o enviarlos mediante formularios en papel, según el método de presentación original. Los declarantes deben incluir el formulario W-3c, el formulario de transmisión adjunto, al enviar las correcciones en papel. Antes de presentarlo, el empleador debe verificar que el número de seguro social del empleado corregido esté ingresado correctamente y que todos los valores reflejen los montos actualizados de salarios e impuestos.
Las correcciones oportunas ayudan a proteger a los empleados de problemas como el robo de identidad o la presentación de informes tributarios inexactos. Los empleadores deben conservar copias impresas de los formularios originales y corregidos para fines de mantenimiento de registros y notificar a los empleados sobre cualquier actualización de sus declaraciones de impuestos. Mantener registros precisos y abordar las discrepancias con rapidez reduce el riesgo de sanciones y garantiza la precisión de la presentación de informes a las agencias federales.
La selección de un método apropiado para presentar las declaraciones de salarios e impuestos depende del tamaño de la empresa, los recursos internos disponibles, las capacidades técnicas y el volumen de declaraciones requeridas cada año. Los empleadores deben evaluar su capacidad para preparar y presentar los formularios W-2 y W-3 de manera precisa utilizando sistemas seguros que se ajusten a los requisitos federales. Algunas organizaciones se benefician de la presentación directa mediante los Servicios Empresariales en Línea, mientras que otras pueden necesitar el apoyo de terceros para gestionar la transmisión electrónica y el cumplimiento continuo.
Cada empresa debe evaluar su entorno único de presentación de informes para determinar si la presentación interna o externa es más apropiada. Esta evaluación debe tener en cuenta la capacidad operativa y los requisitos reglamentarios relacionados con la presentación de informes salariales. Los empleadores pueden elegir un método que se adapte a los recursos y la tolerancia al riesgo de la empresa para promover la precisión, reducir el estrés durante la temporada de presentación de impuestos y mantener el cumplimiento constante de las normas federales de presentación de informes salariales.
Presentar un formulario W-2 sin un TCC significa enviar la información salarial e impositiva directamente a través de la plataforma en línea de servicios empresariales de la Administración del Seguro Social sin necesidad de un código de control del transmisor. Los empleadores que utilizan esta ruta deben registrarse a través de la SSA y seguir las reglas específicas de presentación electrónica. La presentación a través de Business Services Online es válida solo para los formularios W-2 y W-3. No se aplica a los formularios que el IRS exige en virtud de su propio sistema TCC.
El IRS puede imponer multas financieras si no presenta el formulario W-2 antes de la fecha límite requerida. La cantidad aumenta según la demora con la que se envíe el formulario. Los empleadores también deben asegurarse de que ningún campo quede en blanco y de que todos los datos sean precisos. La presentación puntual y la confirmación de todos los detalles ayudan a evitar sanciones y permiten llevar un registro uniforme en todas las plataformas de información salarial.
Por lo general, el IRS exige la presentación electrónica si presenta diez o más declaraciones informativas, incluidos los formularios W-2. Las copias impresas solo están permitidas para los empleadores que presenten menos de diez declaraciones informativas en total durante el año tributario. Al presentar formularios físicos, los empleadores deben seguir exactamente las pautas de la SSA y enviar las presentaciones por correo con anticipación para cumplir con la fecha límite. Para evitar rechazos o multas, los formularios en papel deben incluir todos los campos obligatorios y no contener información incorrecta.
Si no usa un software de nómina, aún puede completar la presentación electrónica a través de Business Services Online. Este portal ofrece opciones de entrada manual y de carga de archivos. Las pequeñas empresas con solicitudes limitadas suelen optar por la entrada manual. La SSA proporciona una guía de formato específica para garantizar que cada formulario de archivo cumpla con los estándares de cumplimiento y ayuda a reducir los errores en los informes durante la presentación electrónica de los salarios.
Si descubre información incorrecta en un formulario W-2 enviado, corríjalo mediante el formulario W-2c. Este formulario le permite modificar los nombres de los empleados, los números de Seguro Social o los montos salariales. Envíe la corrección electrónicamente o por correo, según la forma en que la presentó originalmente. Mantener datos salariales precisos es esencial para fines tributarios y evita complicaciones para los empleadores y los empleados a la hora de declarar los ingresos.
Si la fecha límite de presentación oficial coincide con un fin de semana o un feriado federal, la presentación se considera puntual si se presenta el siguiente día hábil. Los empleadores deben monitorear el calendario cuidadosamente y comenzar a preparar los documentos tributarios con anticipación. La presentación oportuna de la información salarial protege contra las sanciones y respalda la distribución precisa de los formularios W-2. Este ajuste se aplica tanto a la presentación electrónica como a la presentación de formularios en papel para garantizar la coherencia en todos los formatos de presentación de informes.
La Administración del Seguro Social proporciona recursos en línea que incluyen consejos del Seguro Social para la presentación adecuada de informes salariales. Estos recursos abarcan la presentación correcta de los formularios, la verificación de la información de los empleados y la forma de evitar errores comunes al introducir datos. Revisar las pautas de la SSA antes de presentarlos ayuda a reducir los errores y promueve la aceptación oportuna. Los empleadores también deben consultar los documentos explicativos detallados de la SSA para comprender el alcance total de las obligaciones de presentación de informes relacionadas con la compensación de los empleados y la retención de impuestos.
Agenda hoy tu revisión gratuita y confidencial de alivio fiscal.
© 2025 Get Tax Relief Now. Expertos confiables en alivio fiscal federal y estatal. Todos los derechos reservados.
