Documentos esenciales de solicitud de ITIN para una presentación exitosa

Un número de identificación fiscal individual es un número de procesamiento de impuestos emitido por el Servicio de Impuestos Internos para personas que no son elegibles para obtener un número de seguro social pero que aún deben cumplir con sus obligaciones tributarias federales. Se usa exclusivamente con fines tributarios y ayuda a los contribuyentes a declarar sus ingresos, presentar una declaración de impuestos federales y solicitar ciertos créditos. Para 2025, comprender el proceso del ITIN es esencial para los solicitantes que desean cumplir con los requisitos del IRS.

Muchas personas que necesitan un ITIN incluyen extranjeros no residentes, extranjeros residentes sin número de seguro social, cónyuges, dependientes, estudiantes internacionales e inversores extranjeros. Para solicitar un ITIN, los solicitantes deben completar el formulario W-7 y presentar los documentos acreditativos originales o copias certificadas que demuestren tanto su identidad como su condición de extranjero. Según la situación, estos registros pueden incluir un pasaporte válido, una licencia de conducir o un registro médico o escolar.

Debido a que el IRS solo acepta documentos emitidos por autoridades reconocidas y requiere una verificación estricta, la documentación faltante o vencida a menudo provoca demoras o rechazos. Saber qué documentación de respaldo se necesita y cómo prepararla antes de enviarla por correo o presentarla en persona puede marcar la diferencia entre una solicitud sencilla y un proceso complicado. En esta guía se explican los documentos necesarios para solicitar el ITIN, los pasos para solicitarlo, los motivos más comunes de rechazo y cómo garantizar una presentación completa y precisa en 2025.

¿Qué es un ITIN?

Un Número de identificación fiscal individual (ITIN) es un número de nueve dígitos emitido por el Servicio de Impuestos Internos. Está diseñado para personas que necesitan presentar una declaración de impuestos federales pero no son elegibles para obtener un número de seguro social. El IRS usa este número solo con fines tributarios; no autoriza a una persona a trabajar en los Estados Unidos ni a calificar para recibir los beneficios del Seguro Social.

El ITIN sigue el formato de un número de identificación fiscal estándar y comienza con el número nueve. Permite a los contribuyentes declarar sus ingresos, presentar los formularios requeridos y solicitar ciertos créditos, como el crédito tributario por hijos, cuando son elegibles. Para muchas personas, es el único documento que permite cumplir con las normas tributarias federales de EE. UU.

Detalles clave sobre los ITINs

• Los ITIN se emiten a residentes y no residentes con obligaciones tributarias estadounidenses que no pueden obtener un número de seguro social.
  
  
• El número es necesario para presentar una declaración de impuestos federales sobre la renta, declarar los ingresos y cumplir con los estándares de documentación del IRS.
  
  
• Los ITINs vencen si no se usan durante tres años consecutivos en una declaración de impuestos o si llegan a la fecha de vencimiento programada anunciada por el IRS.
  
  
• Tener un ITIN no cambia el estado migratorio, no otorga autorización de trabajo ni brinda acceso a los beneficios del Seguro Social.
  
  
• Los solicitantes deben solicitar un ITIN mediante el formulario W-7, que requiere documentos de respaldo originales o copias certificadas para demostrar su identidad y condición de extranjero.

¿Quién necesita un ITIN?

Se requiere un número de identificación fiscal individual para las personas que no son elegibles para un número de seguro social pero que aún deben presentar una declaración de impuestos federales o cumplir con otros requisitos del IRS. Esto incluye a muchos contribuyentes que deben declarar sus ingresos y presentar la documentación de respaldo.

Categorías de candidatos comunes

• Los extranjeros no residentes deben obtener un ITIN para presentar una declaración federal de impuestos sobre la renta, solicitar los beneficios de un tratado tributario o declarar los ingresos de origen estadounidense sujetos a retención.
  
  
• Los extranjeros residentes sin números de seguro social deben solicitar un ITIN si cumplen con el requisito de presencia sustancial y tienen obligaciones tributarias federales, pero no pueden obtener un SSN.
  
  
• Es posible que los cónyuges y dependientes necesiten un ITIN si solicitan ciertos créditos o deben presentar su declaración de impuestos.
  
  
• Los estudiantes, profesores e investigadores internacionales a menudo necesitan un ITIN en las visas F, J o M y deben presentar una declaración de impuestos o solicitar una excepción aunque no sean elegibles para un SSN.

Esta gama de solicitantes demuestra que un ITIN es esencial para demostrar la identidad y la condición de extranjero siempre que exista una obligación tributaria federal.

Requisitos del documento ITIN

Los solicitantes deben presentar documentos de respaldo originales o copias certificadas para demostrar su identidad y condición de extranjero. El Servicio de Impuestos Internos no aceptará documentos emitidos por partes no autorizadas, y la documentación vencida a menudo resulta en el rechazo. Cada solicitud de ITIN debe incluir al menos un documento de identificación con fotografía, como una visa emitida por los servicios de inmigración de los EE. UU., un pasaporte válido u otra forma de identificación aceptada.

Requisitos básicos para todos los solicitantes

1. Todos los documentos deben demostrar la identidad mostrando claramente el nombre, la fotografía y los detalles de identificación del solicitante.
   
   
2. Cada documento también debe establecer la condición de extranjero confirmando una conexión con un país fuera de los Estados Unidos.
   
   
3. Todos los registros deben estar actualizados en el momento del envío y mostrar una fecha de caducidad válida.
   
   
4. Al menos un documento debe incluir una fotografía del solicitante, excepto en los casos en que el solicitante sea un dependiente menor de 14 años o menor de 18 si está inscrito como estudiante.

Los 13 documentos aceptables

• Un pasaporte válido es el único documento que se acepta como registro independiente de identidad y condición de extranjero.
  
  
• Se puede presentar una tarjeta de identificación nacional que incluya el nombre, la dirección, la fotografía, la fecha de nacimiento y la fecha de vencimiento del solicitante.
  
  
• Una visa estadounidense se puede usar para establecer tanto la identidad como la condición de extranjero.
  
  
• También se acepta una tarjeta de identificación con fotografía emitida por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos.
  
  
• Se puede usar una tarjeta de identificación militar extranjera si contiene los detalles requeridos.
  
  
• Se puede proporcionar una tarjeta de registro de votante extranjero como documentación de respaldo.
  
  
• Se requiere un certificado de nacimiento civil para los solicitantes menores de 18 años si no presentan un pasaporte válido.
  
  
• Los registros médicos son aceptables para los dependientes menores de seis años como prueba de identidad y condición de extranjero.
  
  
• Los registros escolares se pueden usar para los dependientes menores de 24 años que estén inscritos como estudiantes.
  
  
• Se acepta una licencia de conducir estadounidense para fines de identidad.
  
  
• Una tarjeta de identificación estatal de EE. UU. también puede servir como documento de identidad.
  
  
• Se puede presentar una tarjeta de identificación militar de EE. UU. para establecer la identidad.
  
  
• Una licencia de conducir extranjera es otra opción para probar la identidad.

Cuando no se proporciona un pasaporte válido, el IRS generalmente requiere dos o más documentos de esta lista para cumplir con los estándares de solicitud del ITIN.

Opciones de envío de documentos

• Los solicitantes pueden optar por enviar los documentos originales directamente al IRS por correo. El IRS devolverá estos documentos a la dirección postal que figura en la solicitud del formulario W-7 en un plazo de 60 días.
  
  
• Se pueden enviar copias certificadas si la agencia original las emite y contienen sellos oficiales. Los servicios de certificación también están disponibles en las embajadas y consulados de los EE. UU.
  
  
• El IRS no acepta copias certificadas ante notario a menos que el solicitante dependa del personal militar estadounidense destinado en el extranjero.

Comprobante de residencia en los EE. UU. para dependientes

Ciertos dependientes deben demostrar su identidad y condición de extranjero y presentar documentación que demuestre su residencia en los Estados Unidos. El tipo de prueba requerida depende de la edad del dependiente y del beneficio fiscal solicitado. Se aplican excepciones a los dependientes de Canadá o México y a los hijos del personal militar estadounidense destinado en el extranjero.

Prueba aceptable por grupo de edad

• Los dependientes menores de seis años pueden presentar registros médicos, registros escolares, una visa estadounidense o una tarjeta de identificación emitida por el estado como prueba de residencia.
  
  
• Los dependientes de entre 6 y 17 años pueden usar los registros escolares, una licencia de conducir, una tarjeta de identificación emitida por el estado o una visa estadounidense para establecer su residencia en los EE. UU.
  
  
• Los dependientes de 18 años o más pueden presentar los registros escolares (si son menores de 24 años y aún son estudiantes), una licencia de conducir, una tarjeta de identificación emitida por el estado, una visa estadounidense, un extracto bancario, un extracto de alquiler o una factura de servicios públicos para confirmar la residencia.

Requisitos especiales para dependientes

• Los registros médicos deben incluir el nombre completo del niño, la fecha de nacimiento, la dirección en EE. UU., si es necesario, la fecha de la atención médica en los últimos 12 meses y la información de identificación del proveedor.
  
  
• Los registros escolares deben incluir el nombre, la dirección, los detalles de los cursos o las calificaciones del estudiante, el nombre de la escuela y la dirección de la escuela. Los registros también deben reflejar la actividad de los últimos 12 meses.
  
  
• Los pasaportes que muestren la residencia deben mostrar una fecha de entrada a EE. UU. cuando el IRS exija una prueba de presencia física.

Proporcionar documentos precisos y completos garantiza que los dependientes califiquen para ciertos créditos, como el crédito tributario por hijos, y evita demoras en el procesamiento de una solicitud de ITIN.

Proceso de solicitud de ITIN paso a paso

La solicitud de un número de identificación fiscal individual requiere una preparación cuidadosa. Los solicitantes deben determinar su elegibilidad, completar el formulario W-7 y presentar la documentación de respaldo adecuada. El Servicio de Impuestos Internos ofrece varias maneras de hacerlo, como enviar documentos por correo, visitar un centro de asistencia al contribuyente del IRS o trabajar con agentes de aceptación certificados.

Para nuevas solicitudes de ITIN

1. Los solicitantes primero deben confirmar que no son elegibles para obtener un número de seguro social, ya que las personas que pueden obtener un SSN no pueden solicitar un ITIN. También deben seleccionar el motivo por el que necesitan un ITIN, tal como se describe en las instrucciones del formulario W-7.
   
   
2. Los solicitantes deben reunir los documentos de respaldo originales o copias certificadas que demuestren su identidad y condición de extranjero. A menos que se aplique una excepción, en la mayoría de los casos también se debe presentar una declaración de impuestos federales.
   
   
3. La solicitud del formulario W-7 debe completarse con precisión, firmarse y fecharse. Los errores en los nombres, las fechas o las direcciones con frecuencia provocan demoras o rechazos.
   
   
4. Después de preparar el formulario, los solicitantes deben reunir un paquete de solicitud que contenga el formulario W-7, la documentación de respaldo y una declaración de impuestos si es necesario.
   
   
5. El paquete de solicitud completo puede enviarse por correo al IRS, presentarse en persona en un Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS o presentarse a través de un agente de aceptación certificador que pueda revisar y verificar los documentos.

Para renovaciones de ITIN

• Los contribuyentes primero deben determinar si su ITIN ha vencido. Los ITINs vencen después de tres años consecutivos sin uso o cuando el IRS anuncia un vencimiento programado.
  
  
• La renovación requiere completar un nuevo formulario W-7 y marcar la casilla de renovación para indicar que el solicitante no está solicitando un nuevo ITIN.
  
  
• Los solicitantes deben presentar documentos de respaldo actualizados que demuestren su identidad y condición de extranjero, y adjuntar una declaración de impuestos federales vigente, a menos que reúnan los requisitos para una excepción.
  
  
• Los cónyuges y dependientes que renueven también deben demostrar que son elegibles para ciertos créditos o beneficios tributarios, como el crédito tributario por hijos.

Uso de un agente de aceptación certificado

• El IRS autoriza a un agente de aceptación certificado para que ayude con las solicitudes de ITIN, revise los documentos y confirme que la solicitud esté completa.
  
  
• Los agentes de aceptación pueden autenticar pasaportes, certificados de nacimiento y otra documentación de respaldo válidos, lo que ayuda a los solicitantes a evitar enviar los registros originales al IRS por correo.
  
  
• Los solicitantes que trabajan con agentes de aceptación suelen sufrir menos rechazos porque el agente comprueba si hay errores, se asegura de que los documentos sean válidos y verifica que se cumplan todos los requisitos antes de enviarlos.

Plazos y plazos de procesamiento

El Servicio de Impuestos Internos tiene tiempos de procesamiento estándar para las solicitudes de ITIN, pero pueden producirse demoras durante los períodos pico de presentación o cuando la documentación está incompleta. Los solicitantes deben planificar para evitar incumplir los plazos de los impuestos federales.

Tiempos de procesamiento estándar

• Las solicitudes de ITIN presentadas entre mayo y diciembre generalmente se procesan en un plazo de siete semanas si todos los documentos están completos y son válidos.
  
  
• Debido al alto volumen de declaraciones de impuestos durante la temporada alta, del 15 de enero al 30 de abril, el procesamiento puede demorar entre nueve y once semanas.
  
  
• Las solicitudes presentadas desde fuera de los Estados Unidos generalmente requieren de nueve a once semanas para procesarse durante todo el año.

Plazos clave para recordar

• Las declaraciones de impuestos federales generalmente vencen el 15 de abril, a menos que esa fecha caiga en fin de semana o feriado, en cuyo caso la fecha límite es el siguiente día hábil.
  
  
• Los contribuyentes pueden solicitar una prórroga para presentar la declaración hasta el 15 de octubre, pero aun así deben asegurarse de que su ITIN sea válido al momento de la presentación para evitar demoras.
  
  
• El IRS generalmente devuelve los documentos de respaldo originales dentro de los 60 días posteriores al procesamiento, y los solicitantes deben comunicarse con el IRS si sus documentos no se reciben dentro de ese plazo.
  
  
• Las solicitudes de renovación deben presentarse antes de presentar una declaración de impuestos para garantizar que el ITIN esté activo cuando se procese la declaración.

Motivos comunes de rechazo de solicitudes de ITIN

El IRS rechaza muchas solicitudes de ITIN cada año debido a errores en la documentación, formularios incompletos o conflictos de elegibilidad. Comprender las razones más frecuentes de rechazo ayuda a los contribuyentes a preparar las solicitudes completas y precisas.

Problemas de documentación

• Las solicitudes a menudo se rechazan cuando los documentos justificativos han caducado. Los pasaportes, las tarjetas de identificación nacionales y las licencias de conducir deben mostrar una fecha de caducidad válida.
  
  
• Algunos solicitantes presentan solo un documento cuando el IRS exige dos o más, a menos que proporcionen un pasaporte válido que califique como registro independiente.
  
  
• Los rechazos se producen con frecuencia cuando el paquete de solicitud no incluye al menos un documento de identificación con fotografía, como un pasaporte o una visa emitida por los servicios de inmigración.
  
  
• El IRS también puede rechazar documentos borrosos, difíciles de leer o en los que falta información crítica, ya que no prueban adecuadamente la identidad y la condición de extranjero.

Problemas de solicitud y declaración de impuestos

• Por lo general, las solicitudes se rechazan cuando el formulario W-7 carece de información esencial, como la firma, la fecha o el motivo de la solicitud.
  
  
• Si la declaración de impuestos federales adjunta está incompleta, le faltan anexos o no concuerda con la información de la solicitud, es posible que se rechace la solicitud de ITIN.
  
  
• Los rechazos también ocurren cuando los cónyuges o dependientes no figuran correctamente en la declaración de impuestos federales o cuando no se proporcionan los documentos requeridos para solicitar ciertos créditos.

Conflictos de elegibilidad

• El IRS rechaza automáticamente las solicitudes de ITIN cuando la persona es elegible para obtener un número de seguro social, ya que un ITIN es solo para quienes no pueden obtener un SSN.
  
  
• Las solicitudes también se pueden denegar si el solicitante tiene una solicitud de SSN pendiente pero no ha presentado la carta de denegación requerida para ser elegible para el ITIN.
  
  
• Los dependientes suelen ser rechazados cuando sus pasaportes no muestran la fecha de entrada a los EE. UU. o cuando no se proporciona ningún documento de residencia.

Solución de problemas y lista de verificación para los solicitantes

La preparación de una solicitud de ITIN requiere prestar mucha atención a los detalles. Los solicitantes que revisen sus documentos y formularios antes de presentarlos pueden reducir el riesgo de rechazo o de demoras. Una lista de verificación ayuda a los contribuyentes a confirmar que se han cumplido todos los requisitos.

Lista de verificación previa al envío

• Los solicitantes deben verificar que cada sección del formulario W-7 se haya completado, firmado y fechado antes de enviarlo por correo o enviarlo.
  
  
• La solicitud debe incluir la casilla correcta marcada para un nuevo ITIN o una renovación.
  
  
• Los nombres, las fechas de nacimiento y las direcciones deben coincidir exactamente en todos los documentos para evitar incoherencias que puedan provocar demoras.
  
  
• Los solicitantes deben confirmar que toda la documentación de respaldo está actualizada, incluye una fecha de vencimiento válida y contiene una fotografía cuando sea necesaria.
  
  
• Si se requiere una declaración de impuestos federales sobre la renta, la declaración debe estar firmada, fechada y adjuntada al paquete de solicitud.

Supervisión posterior al envío

• Los contribuyentes deben hacer un seguimiento de la fecha y el método de presentación, ya sea que se envíen por correo, se presenten en persona en un Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS o se presenten a través de un agente de aceptación.
  
  
• Se recomienda a los solicitantes que calculen el tiempo de procesamiento esperado y establezcan recordatorios para comprobar si hay actualizaciones.
  
  
• Si los documentos de respaldo originales no se devuelven dentro de los 60 días, el solicitante debe comunicarse con el IRS de inmediato.
  
  
• Todas las notificaciones del IRS recibidas deben revisarse cuidadosamente y los documentos o la información solicitados deben proporcionarse con prontitud.

Pasos de garantía de calidad

• Los solicitantes deben asegurarse de que todos los documentos proporcionados sean claros, legibles y muestren todos los detalles requeridos.
  
  
• Los sellos, estampillas o marcas de identificación oficiales deben estar visibles en las copias certificadas o en los documentos de respaldo originales.
  
  
• La información como los nombres, las fechas de nacimiento y los países de ciudadanía debe ser coherente en todos los documentos.
  
  
• Las direcciones que figuran en la solicitud y la declaración de impuestos deben ser precisas y estar actualizadas.

Próximos pasos y ayuda profesional

Completar una solicitud de ITIN puede ser complicado, especialmente para los contribuyentes que no están familiarizados con las reglas de documentación del IRS. El apoyo profesional puede ayudar a los solicitantes a evitar errores y proteger documentos valiosos.

Cuándo considerar la ayuda profesional

• Los contribuyentes que no estén seguros de si son elegibles para un ITIN deben buscar ayuda antes de presentar la solicitud.
  
  
• Los solicitantes con declaraciones de impuestos complejas o con varios dependientes pueden beneficiarse de una guía para garantizar que la documentación de respaldo cumpla con los estándares del IRS.
  
  
• Aquellos que no pueden correr el riesgo de enviar documentos originales por correo pueden preferir trabajar con agentes de aceptación certificados, quienes pueden verificar la identidad y la condición de extranjero sin enviar pasaportes u otros registros al IRS.

Riesgos de ignorar los requisitos de ITIN

• Los contribuyentes que presentan una declaración de impuestos federales sin un ITIN válido pueden enfrentar demoras en el procesamiento o el rechazo de su declaración.
  
  
• Los reembolsos pueden perderse si se rechazan las solicitudes y no se hacen las correcciones dentro del plazo de prescripción de tres años.
  
  
• Es posible que los solicitantes que no renueven los ITINs vencidos no puedan solicitar ciertos créditos, como el crédito tributario por hijos, y se enfrenten a multas por no presentarlos correctamente.

Servicios profesionales disponibles

• Los agentes de aceptación certificados pueden autenticar los documentos de respaldo originales, ayudar a completar el formulario W-7 y enviar las solicitudes directamente al IRS.
  
  
• Los profesionales de impuestos pueden ayudar a identificar los problemas de elegibilidad, revisar las declaraciones de impuestos y garantizar el cumplimiento de la ley tributaria federal y los requisitos de documentación del IRS.
  
  
• La asistencia profesional brinda tranquilidad, reduce las tasas de rechazo y ayuda a garantizar que tanto la identidad como la condición de extranjero estén debidamente establecidas.

Preguntas frecuentes

¿Qué documentos se requieren para solicitar el ITIN?

Cuando solicita un ITIN, el Servicio de Impuestos Internos exige los documentos de respaldo originales o copias certificadas que prueben tanto la identidad como la condición de extranjero. Un pasaporte válido es el único documento que se acepta como registro independiente. De lo contrario, los solicitantes deben presentar dos o más documentos, como una licencia de conducir, un registro médico o un registro escolar. Estos documentos deben mostrar una fecha de caducidad actual y ser emitidos por autoridades reconocidas.

¿Puedo solicitar un ITIN si califico para obtener un número de seguro social?

No, el número de identificación fiscal individual solo está disponible para las personas que no pueden obtener un número de Seguro Social. Si una persona es elegible, el IRS no aceptará los documentos emitidos para una solicitud de ITIN. En su lugar, deben completar el proceso del SSN. Si la Administración del Seguro Social rechaza la solicitud, el solicitante puede presentar una solicitud con el formulario W-7 junto con la carta de denegación como prueba de elegibilidad.

¿Cómo prueban los dependientes su residencia en los EE. UU. a efectos del ITIN?

Los dependientes deben presentar documentación de respaldo que demuestre su residencia en los Estados Unidos. Los registros aceptables incluyen los registros escolares de los estudiantes, los registros médicos de los niños menores de seis años u otros documentos, como una factura de servicios públicos o una declaración de alquiler que muestre el nombre y la dirección del solicitante. También se puede usar un pasaporte que muestre la fecha de entrada a EE. UU. Estos documentos deben estar completos y no caducados, y se debe establecer la identidad y la condición de extranjero.

¿Puede un agente de aceptación certificado ayudarme con mi solicitud de ITIN?

Sí, el IRS autoriza a los agentes de aceptación de certificados a revisar y autenticar los documentos de las solicitudes de ITIN. Pueden verificar un pasaporte válido, una identificación con fotografía, una visa emitida por los servicios de inmigración u otros documentos de respaldo, lo que reduce la necesidad de enviar los originales por correo. Los agentes de aceptación también guían a los contribuyentes a través de la solicitud de una identificación fiscal individual del IRS, asegurándose de que el formulario W-7 esté completo y de que la documentación de respaldo cumpla con los requisitos tributarios federales.

¿Cuánto tiempo se tarda en recibir un ITIN?

Los tiempos de procesamiento varían, pero el IRS generalmente completa una solicitud de ITIN dentro de las siete semanas fuera de la temporada alta. Puede demorar hasta once semanas durante los períodos de mayor actividad, como de enero a abril. Las solicitudes presentadas desde el extranjero también pueden tardar más. Los contribuyentes deben tener en cuenta que los documentos de respaldo originales generalmente se devuelven por correo dentro de los 60 días. Para verificar el estado, los solicitantes pueden comunicarse con un Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS para programar una cita.

¿Puedo solicitar ciertos créditos con un ITIN?

Si bien un ITIN no autoriza el trabajo ni proporciona beneficios del Seguro Social, los contribuyentes pueden presentar una declaración federal de impuestos sobre la renta y solicitar ciertos créditos. Por ejemplo, un hijo dependiente puede calificar para el crédito tributario por hijos si cumple con los requisitos de elegibilidad. Los solicitantes deben presentar una declaración de impuestos completa con la documentación de respaldo que demuestre su identidad y residencia. Estos registros ayudan a establecer la ciudadanía, la dirección y la elegibilidad del solicitante.