Guía esencial de estrategias para evitar multas de TCC e IRS

Si es propietario de una pequeña empresa, contador público certificado, proveedor de nómina, organización sin fines de lucro o empleador responsable de presentar declaraciones informativas como los formularios 1099 o W-2G, es esencial comprender el proceso de solicitud del IRIS del IRS en 2025. Todos los solicitantes deben completar un formulario de solicitud con toda la información requerida antes de acceder al sistema de presentación electrónica. Sin un TCC válido, su empresa corre el riesgo de recibir costosas sanciones.

Los cambios recientes ahora requieren que las organizaciones que presenten 10 o más declaraciones informativas soliciten un TCC y presenten los documentos electrónicamente. El Servicio de Impuestos Internos revisará cada solicitud, verificará los detalles enviados y determinará si se acepta o se rechaza. Una solicitud completa y válida garantiza que su organización pueda pagar cualquier tarifa aplicable (si se cobra), hacer un seguimiento del estado y mantener registros activos. Omitir la información requerida o no proporcionar documentos precisos puede provocar demoras y recibir notificaciones del IRS.

Esta guía explica cómo presentar la solicitud en línea, enviar la información requerida y evitar errores que puedan provocar el rechazo. Incluimos instrucciones paso a paso, ejemplos prácticos y notas importantes sobre los plazos, las prórrogas y las actualizaciones de cumplimiento. Aprenderás a encontrar los formularios requeridos, a entender qué se necesita y a tomar las medidas adecuadas para que tu solicitud sea revisada, emitida y mantenida su validez. Ya sea que presente la solicitud como individuo o para una organización más grande, este artículo ofrece la información clara que necesita para cumplir con los requisitos.

¿Qué es un código de control del transmisor?

Definición y propósito

Un código de control de transmisores es un código de identificación único de 5 caracteres que el IRS asigna a las empresas y organizaciones que necesitan presentar declaraciones informativas electrónicamente. Considérelo su licencia de presentación electrónica que demuestra que está autorizado a presentar documentos tributarios digitalmente al IRS.

• Autorización del sistema: El código es su credencial de acceso oficial para los sistemas de presentación electrónica del IRS. Sin un TCC válido, no puede enviar declaraciones informativas a través de las plataformas FIRE o IRIS.
  
  
• Verificación del cumplimiento: El IRS usa estos códigos para rastrear y monitorear el cumplimiento de las declaraciones en todas las organizaciones registradas. Este sistema ayuda a la agencia a identificar posibles situaciones de penalización y a mantener registros precisos.

Por qué los países que aportan contingentes son fundamentales en 2025

A partir de los formularios del año tributario 2023 presentados en 2024, el IRS implementó la Decisión 9972 del Tesoro, que redujo el umbral de presentación electrónica de 250 declaraciones a solo 10 declaraciones. Si su organización presenta 10 o más declaraciones informativas durante un año calendario, la presentación electrónica ahora es obligatoria, no opcional.

• Cálculo del umbral: La regla de las 10 declaraciones agrega todas las declaraciones informativas de diferentes sistemas, incluidas las presentaciones W-2 de IRIS, FIRE, AIR y la Administración del Seguro Social. Una empresa que presente 4 formularios 1099-NEC, 3 formularios 1042-S, 2 formularios 1095-B y 2 formularios W-2 alcanzará el umbral y deberá presentar todas las declaraciones electrónicamente.
  
  
• Implicaciones de sanción: Las organizaciones sin los códigos de control de transmisores requeridos se enfrentan a sanciones automáticas por presentación tardía en virtud de la Sección 6721. Estas multas comienzan en 50 dólares por declaración y pueden llegar a 270 dólares por declaración si se presentan con mucho retraso, sin límite máximo en caso de incumplimiento intencional.

¿Quién necesita un TCC?

Necesita un TCC si presenta 10 o más declaraciones informativas al año (obligatorio) o si elige presentar menos de 10 declaraciones electrónicamente (opcional). El requisito se aplica a varias estructuras empresariales e industrias.

• Entidades empresariales: Las pequeñas empresas, corporaciones, asociaciones y LLC que emiten los formularios 1099-NEC, 1099-MISC u otra información devuelven a contratistas, vendedores o proveedores de servicios. Las organizaciones sin fines de lucro que emiten recibos de donación o pagan a contratistas también están sujetas a este requisito.
  
  
• Proveedores de servicios profesionales: Las firmas de CPA, las compañías de nómina y las empresas de preparación de impuestos que presenten solicitudes para varios clientes deben obtener los códigos de control de los transmisores. Las instituciones financieras, incluidos los bancos, las cooperativas de ahorro y crédito y las empresas de inversión, también exigen que los TCC figuren en varios formularios de presentación de informes. Comprender el sistema de admisión de declaraciones de información y la presentación electrónica

Descripción general de FIRE contra IRIS

El IRS actualmente opera dos sistemas de presentación electrónica separados para las declaraciones informativas, cada uno de los cuales requiere su propio código de control del transmisor. Comprender estos sistemas es esencial para una planificación adecuada del cumplimiento.

• Sistema antiguo FIRE: Presentación electrónica de declaraciones informativas (FIRE) ha estado en funcionamiento desde principios de la década de 2000 y maneja los formularios 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498, W-2G, 1042-S, 8027 y 8955-SSA. Este sistema requiere proveedores de software o servicios especializados y utiliza un formato de archivo ASCII para las presentaciones.
  
  
• Sistema de admisión de devoluciones de información: El Sistema de admisión de devoluciones de información (IRIS) se lanzó en 2022 y actualmente gestiona la mayoría de los formularios de la serie 1099 para los años tributarios de 2025. IRIS ofrece un portal web y métodos de presentación mediante API, es de uso gratuito sin necesidad de comprar software y utiliza el formato de archivo XML.

Diferencias clave entre FIRE e IRIS

Los dos sistemas tienen diferencias operativas significativas que afectan su estrategia y costos de presentación. Los TCC no son intercambiables entre sistemas, lo que significa que no puedes usar un FIRE TCC para archivarlos a través de IRIS o viceversa.

1. Costo

• FUEGO: Requiere la compra de software compatible.
• IRIS: Gratis a través del portal web del IRS.

2. Compatibilidad con TCC

• FUEGO: Utiliza un TCC específico para incendios (Código de control del transmisor).
• IRIS: Utiliza un TCC específico de IRIS.

3. Formularios compatibles

• FUEGO: Soporta la mayoría de las devoluciones informativas que figuran en Publicación 1220 del IRS.
• IRIS: Soportes actualmente seleccionados Formularios de la serie 1099, con una expansión planificada.

4. Métodos de presentación

• FUEGO: Solo archivado basado en software.
• IRIS: Ofrece tanto un portal web y API opción de presentación.

5. Validación en tiempo real

• FUEGO: No disponible.
• IRIS: Proporciona validación en tiempo real para los envíos.

6. Disponibilidad futura

• FUEGO: Disponible hasta enero de 2027.
• IRIS: Diseñado como el reemplazo permanente.

• Eficiencia de procesamiento: El sistema de admisión de devoluciones de información (IRIS) proporciona una validación en tiempo real que detecta los errores durante el envío. Esta función ayuda a evitar los rechazos y reduce la necesidad de corregir las devoluciones, lo que ahorra tiempo y posibles penalizaciones.
  
  
• Consideraciones sobre los costos: Si bien FIRE requiere la compra de software de terceros que puede costar cientos o miles de dólares al año, IRIS ofrece una opción de portal web gratuita. Esta diferencia hace que IRIS sea particularmente atractivo para las organizaciones más pequeñas con presupuestos de TI limitados.

Cronograma de transición futura

FIRE se eliminará gradualmente en enero de 2027, lo que convierte a IRIS en el único sistema para la presentación de declaraciones informativas. Todos los usuarios actuales de FIRE deben hacer la transición al sistema de admisión de devoluciones de información antes de esa fecha.

• Importancia de la planificación: Las organizaciones deben empezar a planificar su transición ahora para evitar complicaciones de última hora cuando FIRE se cierre. Los TCC del FIRE actuales dejarán de ser válidos y se requerirán nuevas solicitudes del IRIS TCC para poder archivarlos electrónicamente de forma continua.
  
  

Proceso de solicitud paso a paso de TCC e IRIS

Requisitos previos antes de presentar la solicitud

Antes de iniciar su solicitud de TCC, asegúrese de tener toda la información empresarial requerida, los detalles del personal y el acceso al sistema correctamente configurados. La falta de información retrasará el procesamiento y afectará su capacidad de presentar la solicitud a tiempo.

• Documentación empresarial: Necesita su nombre comercial legal tal y como está registrado en el IRS, un número de identificación patronal activo, direcciones físicas y postales, un tipo de estructura empresarial y un número de teléfono de contacto principal. Cualquier discrepancia entre su solicitud y los registros existentes del IRS se traducirá en el rechazo.
  
  
• Requerimientos de personal: La mayoría de las entidades necesitan al menos dos funcionarios responsables, excepto las empresas unipersonales, las LLC de un solo miembro y las sociedades anónimas tipo S. Antes de iniciar el proceso de solicitud, todos los funcionarios responsables deben tener cuentas individuales de ID.me con una verificación de identidad completa y una autenticación multifactorial.

Paso 1: Acceda al portal de aplicaciones de IRIS

Visite el sitio web de servicios electrónicos del IRS y seleccione la opción Solicitud IRIS para comenzar a solicitar el código de control del transmisor. El sistema requiere una autenticación segura antes de permitir el acceso al formulario de solicitud.

El portal está disponible en línea las 24 horas del día, pero el mantenimiento del sistema puede realizarse fuera de las horas pico, normalmente los fines de semana. Debe iniciar su solicitud con tiempo suficiente para completar todas las secciones sin omitir detalles importantes.

Paso 2: Completar la verificación de identidad

Inicie sesión con sus credenciales de ID.me y complete la verificación de identidad de todos los funcionarios responsables que figuran en su solicitud. Este proceso puede tardar varios minutos por persona y requiere documentos de identificación emitidos por el gobierno.

Cada funcionario responsable debe verificar su identidad por separado utilizando su propia cuenta de ID.me y no puedes compartir cuentas entre personas. El proceso de verificación incluye la carga de documentos, el reconocimiento facial y, a veces, videollamadas en directo con agentes de ID.me para mayor seguridad.

Paso 3: Ingresa la información comercial requerida

Proporcione detalles comerciales completos y precisos, incluidos el nombre legal, el EIN, la estructura empresarial y la información de contacto. El sistema validará esta información comparándola con los registros existentes del IRS durante el procesamiento.

Tenga especial cuidado al introducir el nombre de su empresa exactamente como aparece en la carta de confirmación del EIN u otra correspondencia del IRS. Incluso pequeñas diferencias de puntuación, abreviatura o espaciado pueden hacer que su solicitud sea denegada y que sea necesario volver a presentarla.

Paso 4: seleccionar formularios y configurar el acceso

Elija solo los formularios específicos que planea presentar electrónicamente y agregue usuarios autorizados que necesitarán acceso al sistema. El sistema de admisión de devoluciones de información permite hasta 250 contactos por solicitud de TCC. La selección de formularios que no piensa presentar puede generar excepciones y rechazos evitables. Seleccione únicamente los formularios que su organización publique con regularidad; puede modificar esta lista más adelante si cambian sus requisitos de presentación.

Paso 5: Revisar y enviar la solicitud

Todos los funcionarios responsables deben firmar la solicitud con sus PIN de 5 dígitos y presentarla para que el IRS la revise. El sistema confirmará que la presentación se ha realizado correctamente y le permitirá supervisar el estado en línea. El procesamiento generalmente demora 45 días a partir de la fecha de presentación, por lo que es posible que las solicitudes presentadas después del 1 de noviembre no se procesen a tiempo para la próxima temporada de presentación. Controle el estado de su solicitud con regularidad y responda con prontitud a cualquier solicitud de información adicional del IRS.

Proceso de solicitud de FIRE TCC

La aplicación FIRE TCC sigue un proceso similar, pero utiliza el portal de aplicaciones FIRE dedicado en lugar del sistema IRIS. Debe acceder al portal electrónico de información sobre la presentación de declaraciones a través de los servicios electrónicos del IRS.

Todos los pasos de verificación, los requisitos de información empresarial y los requisitos oficiales aplicables siguen siendo los mismos que en el proceso de solicitud de IRIS. Las principales diferencias son el punto de acceso al portal y los formularios específicos disponibles para su selección en el sistema FIRE.

Errores comunes que se deben evitar

Los errores en la solicitud pueden retrasar significativamente el procesamiento y, potencialmente, impedir la presentación oportuna para la próxima temporada de impuestos. Comprender los errores comunes ayuda a garantizar una presentación exitosa de la solicitud.

• Discordancias de información: Asegúrese de que el nombre de su empresa coincida exactamente con los registros del IRS, incluidos los signos de puntuación, las abreviaturas y las designaciones de entidades legales. Seleccione únicamente los formularios que realmente piensa presentar, ya que seleccionar formularios innecesarios puede crear complicaciones de cumplimiento en el futuro.
  
  
• Cuestiones de personal: La mayoría de las entidades necesitan al menos dos funcionarios responsables, cada uno con una cuenta de ID.me verificada. Presente las solicitudes antes del 1 de noviembre para garantizar que se tramiten antes de que comience la temporada de presentación de solicitudes y asegúrese de completar todas las firmas requeridas antes de la presentación final.
  
  

Plazos y requisitos clave de presentación en 2025

Calendario de la temporada de presentación de impuestos 2025

El IRS mantiene plazos específicos para los diferentes tipos de declaraciones informativas a lo largo del año. El incumplimiento de estos plazos se traduce en sanciones automáticas que pueden ser importantes para las organizaciones con altos volúmenes de presentación.

1. 31 de enero de 2025

• Fecha límite para Formularios 1099-NEC y W-2 G.

2. 17 de febrero de 2025

• Fecha límite para Formularios 1099-B, 1099-DA y 1099-S.

3. 31 de marzo de 2025

• Fecha límite para la mayoría de las demás declaraciones informativas presentadas ante el IRS.

4. 31 de mayo de 2025

• Fecha límite para el Serie Form 5498.

• Disponibilidad del sistema: El sistema de admisión de declaraciones informativas IRIS normalmente se abre a mediados de enero para la temporada de presentación actual. El sistema funciona según la hora del Este, por lo que las personas que presenten sus declaraciones en otras zonas horarias deben tener en cuenta este hecho al planificar las presentaciones cerca de las fechas límite.
  
  
• Ventanas de procesamiento: Las devoluciones electrónicas enviadas a través de cualquiera de los sistemas se procesan normalmente en un plazo de 5 a 10 días hábiles durante los períodos normales. Sin embargo, los tiempos de procesamiento pueden prolongarse considerablemente durante los períodos de mayor volumen de presentación, en enero y marzo, por lo que se recomienda presentarlos con anticipación.

Cómo solicitar extensiones

El IRS otorga prórrogas automáticas de 30 días para la mayoría de las declaraciones informativas cuando se solicitan antes de la fecha de vencimiento original. Las prórrogas se pueden presentar electrónicamente a través de los sistemas FIRE o IRIS o en papel mediante el formulario 8809.

• Procedimientos de extensión: Presente las solicitudes de prórroga antes de la fecha límite original para evitar multas por presentación tardía y utilice el formulario 15397 para las prórrogas de los estados de cuenta del destinatario a partir del año tributario 2024. La presentación electrónica de prórrogas a través de su sistema TCC es más rápida y proporciona una confirmación inmediata de la aceptación.
  
  
• Consideraciones estratégicas: Las prórrogas brindan tiempo adicional para presentar la solicitud ante el IRS, pero no extienden los plazos para entregar copias a los destinatarios. Planifique cuidadosamente su estrategia de extensión para cumplir con todos los requisitos de cumplimiento y, al mismo tiempo, evitar sanciones innecesarias.

Sanciones del IRS y riesgos de cumplimiento de la TCC

Estructura de penalizaciones según la sección 6721

El IRS impone multas graduales por la presentación de declaraciones con información tardía o incorrecta en función del tiempo que usted envíe sus declaraciones después de la fecha límite. Comprender esta estructura le ayuda a priorizar los esfuerzos de cumplimiento y a evaluar los posibles riesgos.

• Presentación de nivel 1 en un plazo de 30 días: Las entidades estándar pagan 50 dólares por declaración con un máximo anual de 250 000 dólares, mientras que las pequeñas empresas pagan 50 dólares con un máximo anual de 125 000 dólares. Este nivel se aplica cuando presentas la solicitud fuera de plazo pero corriges el problema en el plazo de un mes a partir de la fecha límite original.
  
  
• Presentación de nivel 2 después de 30 días, pero antes del 1 de agosto: Las entidades estándar pagan 100 dólares por declaración con un máximo anual de 500 000 dólares, mientras que las pequeñas empresas pagan 100 dólares por declaración con un máximo anual de 250 000 dólares. Este nivel cubre situaciones en las que la presentación se presenta con más de 30 días de retraso, pero antes de la fecha límite de agosto.
  
  
• Presentación de nivel 3 después del 1 de agosto: Las entidades estándar pagan 270 dólares por declaración con un máximo anual de 1 350 000 dólares, mientras que las pequeñas empresas pagan 270 dólares por declaración con un máximo anual de 500 000 dólares. Esto representa el nivel de penalización más alto para las situaciones de presentación extremadamente tardía.
  
  
• Calificación para pequeñas empresas: Usted reúne los requisitos para recibir multas reducidas si sus ingresos brutos anuales promedio de los tres años tributarios anteriores son de 5 millones de dólares o menos. Esta definición se aplica a los límites máximos de las multas, pero no cambia los montos de las multas por declaración.
  
  
• Sanciones por desprecio intencional: La multa aumenta a 550 dólares por declaración sin límite máximo cuando el IRS determina que usted incumplió intencionalmente los requisitos de presentación. Por lo general, esto se aplica cuando conoce el requisito pero decide no presentar o proporcionar deliberadamente información falsa.

Escenarios de penalización comunes relacionados con la TCC

Varias situaciones específicas relacionadas con los códigos de control del transmisor pueden desencadenar la evaluación de penalizaciones. Comprender estos escenarios le ayuda a evitar las trampas de cumplimiento más comunes.

• Presentación sin el TCC requerido: Intentar presentar 10 o más declaraciones en papel cuando la presentación electrónica es obligatoria conlleva multas totales por presentación tardía. El IRS también puede emitir avisos exigiendo la presentación electrónica, y la presentación continua en papel después de dichos avisos puede conllevar sanciones por incumplimiento intencional.
  
  
• Uso del sistema TCC incorrecto: Intentar utilizar un FIRE TCC en el sistema IRIS o viceversa provoca el rechazo y posibles sanciones por presentación tardía. Para evitar sanciones, las organizaciones deben solicitar el sistema TCC apropiado o cambiar a un sistema compatible antes de la fecha límite de presentación.

Supervisión del cumplimiento a través de las transcripciones del IRS

Cuando presenta su solicitud electrónicamente ante un TCC, el IRS crea varios indicadores de transcripción que rastrean su historial de cumplimiento y su estado civil. El monitoreo regular ayuda a identificar los problemas antes de que se conviertan en situaciones de penalización.

• Seguimiento del estado: El sistema registra los códigos de estado de presentación que muestran si las devoluciones fueron aceptadas, rechazadas o contenían errores que debían corregirse. Las evaluaciones de penalizaciones, las notificaciones de discrepancias entre el nombre y el TIN y la información sobre el historial de cumplimiento también aparecen en las transcripciones y afectan a las futuras solicitudes de TCC.

Ejemplos prácticos y escenarios de casos

Escenarios de presentación de solicitudes para pequeñas empresas

Los diferentes tipos de pequeñas empresas se enfrentan a diferentes requisitos de TCC en función de sus patrones de presentación y modelos comerciales específicos. La comprensión de estos escenarios ayuda a determinar las estrategias de cumplimiento adecuadas.

• Empresas de servicios: Una empresa de consultoría que emita 12 formularios 1099-NEC a contratistas independientes debe presentarlos electrónicamente y necesita un TCC. Un restaurante con ocho empleados que emitan solo 8 formularios 1099-NEC puede optar por la presentación electrónica o en papel, aunque la presentación electrónica ofrece ventajas de procesamiento.
  
  
• Planificación del crecimiento: Las organizaciones que se acerquen al umbral de 10 declaraciones deben solicitar los países que aportan contingentes de manera proactiva para evitar problemas de cumplimiento cuando cruzan el límite de presentación obligatorio. Esta planificación evita problemas de última hora a la hora de obtener los códigos durante las temporadas de mayor actividad fiscal.

Proveedores de CPA y nómina

Las empresas de servicios profesionales se enfrentan a desafíos únicos a la hora de gestionar los requisitos de TCC para varios clientes y situaciones de presentación de grandes volúmenes. La planificación estratégica y la administración del sistema se vuelven fundamentales para la eficiencia operativa.

• Administración multisistema: Las empresas medianas suelen necesitar los TCC FIRE e IRIS para gestionar los diferentes requisitos de los clientes y tipos de formularios. Esta estrategia permite una selección flexible del sistema mientras se prepara para la eventual jubilación de FIRE en 2027.
  
  
• Procedimientos de control de calidad: La implementación de procesos de validación antes de la presentación reduce los riesgos de rechazo y penalización en las operaciones de archivado masivo. Capacitar al personal sobre los requisitos del sistema, mantener una comunicación detallada con los clientes sobre las transiciones y establecer procedimientos de respaldo en caso de interrupciones del sistema son prácticas operativas esenciales.

Consideraciones especiales

Los sectores y tipos de organizaciones específicos se enfrentan a desafíos de presentación únicos que requieren estrategias de TCC y enfoques de cumplimiento especializados.

• Instituciones financieras: Los bancos y las cooperativas de ahorro y crédito suelen presentar miles de formularios al año, incluidas las declaraciones de las series 1099-INT, 1099-B, 1099-DIV y 5498. Estas organizaciones suelen necesitar los TCC de FIRE e IRIS y deben implementar procedimientos sofisticados de comparación de nombres y NIF para reducir el volumen de notificaciones relacionadas con el CP2100.
  
  
• Organizaciones sin fines de lucro: Estas entidades suelen presentar los formularios 1098-C para donaciones de vehículos, 1099-MISC para pagos a contratistas y otras declaraciones informativas. Los limitados recursos de TI y la gestión de voluntarios requieren procedimientos simplificados, lo que hace que el portal web gratuito IRIS sea particularmente atractivo para las organizaciones sin fines de lucro más pequeñas.

Solución de problemas y mejores prácticas

Lista de verificación previa a la solicitud

Una preparación minuciosa antes de iniciar su solicitud de TCC evita demoras y problemas de rechazo comunes. Esta lista de verificación garantiza que toda la información requerida esté debidamente organizada.

• Verificación de documentos: Verifique que el nombre legal de su empresa coincida exactamente con los registros del IRS, confirme que su EIN sea correcto y esté activo, y recopile la dirección y la información de contacto actuales. Identifique todos los tipos de declaraciones informativas que piensa presentar y determine su volumen anual de presentación para seleccionar el sistema apropiado.
  
  
• Preparación del personal: Configure cuentas individuales de ID.me para todos los funcionarios responsables, complete la verificación de identidad de cada persona y recopile la información personal requerida, incluidos los números de seguro social y las fechas de nacimiento. Planifique presentar su solicitud antes del 1 de noviembre para la temporada de presentación de solicitudes del año siguiente.

Problemas técnicos y soluciones comunes

Los problemas técnicos pueden interrumpir el proceso de solicitud o impedir que se presente correctamente una vez que se apruebe su TCC. Comprender los problemas comunes y sus soluciones ayuda a mantener la continuidad operativa.

• Problemas de autenticación: Borre la memoria caché y las cookies del navegador antes de cada sesión de inicio de sesión, pruebe diferentes navegadores o utilice el modo incógnito si los problemas persisten y póngase en contacto directamente con el servicio de asistencia de ID.me si tiene problemas específicos con la cuenta. Comprueba que los documentos de identidad estén actualizados y sean legibles, ya que los documentos caducados o dañados provocan errores de verificación.
  
  
• Problemas de acceso al sistema: Compruebe el estado operativo de IRIS durante interrupciones o un rendimiento lento. Evite las horas pico de uso, como las mañanas de lunes a viernes, e intente acceder fuera de las horas pico para obtener un mejor rendimiento. Descarga las directrices de formato más recientes para subir archivos CSV y comprueba que todos los campos obligatorios estén correctamente cumplimentados para evitar errores de rechazo.

Próximos pasos para empresas y profesionales

Elementos de acción inmediata para 2025

Las organizaciones deben tomar medidas específicas para garantizar la preparación para el cumplimiento de la próxima temporada de presentación de impuestos y evitar posibles penalizaciones.

• Evaluación y planificación: Cuente todas las devoluciones de información en todos los sistemas para determinar si cumple con el umbral de 10 devoluciones, identifique qué formularios específicos debe presentar y elija una estrategia de sistema adecuada en función de los tipos de formularios y las necesidades de la organización. Presente las solicitudes de TCC con prontitud en lugar de esperar hasta la fecha límite del 1 de noviembre para tener tiempo de hacer las correcciones necesarias.
  
  
• Preparación organizacional: Capacitar al personal sobre los nuevos requisitos del sistema y establecer procedimientos de control de calidad para los procesos de validación y presentación de datos. Cree planes de archivado de respaldo en caso de interrupciones del sistema o problemas técnicos, y documente todos los procedimientos para garantizar la coherencia en todas las temporadas de presentación.

Opciones de desarrollo profesional y subcontratación

El crecimiento profesional y las asociaciones estratégicas pueden ayudar a las organizaciones a cumplir con los complejos requisitos de TCC y, al mismo tiempo, a centrarse en las actividades comerciales principales.

• Oportunidades de formación: Asista a las reuniones mensuales de los grupos de trabajo del IRS para obtener actualizaciones del sistema, suscríbase a las alertas rápidas del IRS para recibir anuncios importantes y considere especializarse en los servicios de cumplimiento de la TCC como área de práctica. Desarrolle materiales de comunicación para los clientes que expliquen los cambios en el sistema y los requisitos de cumplimiento.
  
  
• Alianzas con proveedores de servicios: Evalúe las opciones de subcontratación para situaciones de cumplimiento complejas, especialmente para las organizaciones que carecen de experiencia técnica interna. Los proveedores de servicios de TCC cualificados pueden gestionar las solicitudes, gestionar la presentación electrónica en varios sistemas, supervisar el cumplimiento y ofrecer una planificación de la transición para los cambios del sistema.

Preguntas frecuentes

¿Necesito TCC separados para FIRE y para el Sistema de admisión de devoluciones de información (IRIS)?

Sí, cada sistema requiere su propio TCC porque FIRE e IRIS son plataformas independientes. Presente una solicitud de IRIS y, si es necesario, un formulario de solicitud de FIRE para su organización. Los detalles del solicitante se revisan de forma independiente; la aceptación, el estado y los registros no se transfieren. Si presenta una solicitud para ambos, presente su solicitud lo antes posible, haga un seguimiento del procesamiento y póngase en contacto con el departamento si tiene alguna pregunta.

¿Qué sucede si solicito un TCC después del 1 de noviembre?

Las solicitudes tardías pueden perder la temporada de presentación de solicitudes. Después de presentar la solicitud en línea, se revisa y el procesamiento puede demorar unos 45 días; la aceptación no está garantizada. Si se presenta en diciembre, es posible que su estado permanezca pendiente después de las fechas de vencimiento clave. Supervisa las actualizaciones, prepara la información requerida y comunícate con el servicio de asistencia del IRS si recibes un aviso de retraso.

¿Puedo usar el mismo TCC para varias empresas?

No, un TCC está vinculado a una empresa u organización legal. Cada empleador que tenga un EIN único debe presentar su solicitud por separado mediante el formulario de solicitud correspondiente. El uso de un código en todas las entidades no es válido y se puede denegar. Mantén registros coherentes, proporciona la información requerida y mantén un estado activo para cada cuenta que administres con cuidado.

¿Qué pasa si mi empresa tiene menos de 10 declaraciones pero quiere presentarlas electrónicamente?

La presentación electrónica es opcional para menos de 10 declaraciones, pero el acceso requiere un TCC válido. Puede solicitar el IRIS y presentarlo en línea sin pagar una tarifa adicional. Visite el sistema IRIS, cree cuentas, establezca usuarios autorizados y envíe los formularios directamente. Esta opción permite un procesamiento más rápido y mejores registros, y prepara a su organización para crecer en los próximos años.

¿Cómo soluciono los errores si presenté la solicitud a través del sistema incorrecto?

No envíe duplicados. Comuníquese de inmediato con el departamento de soporte técnico del IRS, proporcione detalles y solicite orientación. Documente el error, la fecha y las medidas tomadas. En la mayoría de los casos, las correcciones deben archivarse en el mismo sistema que el original. Guarde copias de las notificaciones, envíe la información requerida con prontitud y haga un seguimiento del estado hasta que el departamento las acepte o resuelva.

¿Puedo obtener una desgravación de la multa por problemas de presentación relacionados con la TCC?

Sí, es posible que haya ayuda disponible. Presente una solicitud por escrito explicando los motivos, respaldada por registros y avisos, y proporcionando la información requerida. El departamento revisa su solicitud y la reparación puede ser aceptada o denegada. Algunos ejemplos son las interrupciones del sistema o los desastres. Mantén organizadas las fechas, las acciones y los documentos, y comunícate con el IRS si el estado no se actualiza.