¿Necesita un TCC para presentar los formularios W-2 y 1099? Explicado

La presentación de declaraciones informativas ante el Servicio de Impuestos Internos se ha vuelto más compleja recientemente, especialmente para las pequeñas empresas, los contadores públicos públicos y los proveedores de nómina. Uno de los requisitos más esenciales es comprender el código de control del transmisor, a menudo denominado TCC. Este identificador único es necesario para presentar electrónicamente las declaraciones informativas, como los formularios W-2, 1099 y otros formularios.

El IRS redujo el umbral de presentación electrónica a partir de 2023 y más allá. Si debe presentar 10 o más declaraciones informativas en un año calendario, debe presentarlas electrónicamente. Esta regla se aplica a todos los formularios, incluidos los W-2, 1099 NEC, W-2G y otras declaraciones. Para cumplir con los requisitos, muchas personas deben solicitar un TCC a través del sistema FIRE del IRS o del nuevo sistema de admisión de devoluciones informativas, IRIS.

Este artículo proporciona instrucciones paso a paso sobre cuándo se requiere un TCC, cómo solicitarlo y qué sucede si no cumple con los requisitos de presentación. Explicaremos las diferencias entre el FIRE TCC y el IRIS TCC, cómo se añaden los funcionarios responsables y los usuarios autorizados y qué plazos debe cumplir. Al final, comprenderá cómo presentar electrónicamente las declaraciones informativas con confianza y cumplir con las normas del IRS.

¿Qué es un código de control del transmisor (TCC)?

UN código de control del transmisor, o TCC, es un identificador que el Servicio de Impuestos Internos emite a las organizaciones que presentan electrónicamente declaraciones informativas. El código vincula a cada empresa legal o entidad emisora externa con el sistema del IRS para rastrear, verificar y registrar correctamente las declaraciones electrónicas. Piense en el número TCC como una firma digital que conecta sus declaraciones directamente con su cuenta comercial.

El TCC cumple varios propósitos vitales para las empresas y los usuarios autorizados:

• Autenticación: El código verifica que el solicitante es un transmisor autorizado y que el nombre comercial legal y el número de identificación del empleador coinciden con los registros del IRS.
  
  
• Rastreo: El TCC ayuda al IRS a presentar las declaraciones informativas con precisión y garantiza que cada declaración electrónica esté conectada al declarante correcto.
  
  
• Seguridad: El sistema protege los datos confidenciales de los contribuyentes al exigir a los declarantes que inicien sesión con un TCC único antes de poder presentar los formularios electrónicamente.
  
  
• Cumplimiento: El IRS alienta a los transmisores a solicitar un TCC porque garantiza que las declaraciones se presenten electrónicamente cuando se alcance el umbral de 10 declaraciones.

Hay dos tipos principales de códigos TCC, según el sistema de archivo que utilice:

1. FIRE TCC: Se usa con el sistema FIRE (presentación electrónica de declaraciones informativas) del IRS y es obligatorio para los formularios 3921, 3922, 5498, W-2G y la mayoría de los formularios 1099.
   
   
2. IRIS TCC: Se utiliza con el Sistema de admisión de devoluciones informativas, que permite a los declarantes presentar electrónicamente los formularios 1099 a través de un portal de sistema de admisión fácil de usar.

Ambos sistemas requieren que complete la solicitud de IR y que firme la solicitud electrónicamente. Una vez aprobado, su código TCC aparecerá en el resumen de su solicitud y deberá usarlo siempre que presente electrónicamente su declaración de información.

Quién necesita un TCC para presentar los formularios W-2 y 1099

El IRS exige un TCC cuando las empresas o los transmisores alcanzan el umbral de presentación electrónica. A partir del año tributario 2023, cualquier persona que presente 10 o más declaraciones informativas en un año debe presentarlas electrónicamente. Se requiere un TCC para cumplir con este requisito.

La regla de las 10 devoluciones

• La regla de las 10 declaraciones se aplica al total combinado de todos los formularios presentados, no solo a un tipo de formulario.
  
  
• Los formularios W-2, 1099 NEC, 1099 MISC, W-2G, 3921, 3922 y 5498 cuentan para este total.
  
  
• Incluso si presenta exactamente 10 declaraciones informativas, el IRS requiere que presente electrónicamente esas declaraciones electrónicamente.

Grupos que deben postularse

• Las pequeñas empresas que emitan más de 10 declaraciones informativas del año tributario deben obtener un TCC para presentar sus formularios electrónicamente.
  
  
• Los contadores públicos y los profesionales de impuestos que preparan declaraciones para varios clientes deben solicitar un TCC para su propia empresa para poder presentarlas electrónicamente en nombre de otros.
  
  
• Los proveedores de nómina que procesan las solicitudes de muchas empresas necesitan un código TCC porque su volumen de presentación supera el umbral.
  
  
• Las organizaciones sin fines de lucro y las instituciones financieras, como los bancos, suelen emitir muchos formularios y, por lo tanto, deben presentar electrónicamente las declaraciones informativas utilizando un TCC válido.

Quién no necesita un TCC

• Las empresas que presenten menos de 10 declaraciones informativas en un año calendario aún pueden presentar sus declaraciones en papel sin solicitar un TCC.
  
  
• Las empresas que contratan un transmisor externo para archivar electrónicamente no necesitan su propio TCC, ya que el proveedor de servicios utiliza su sistema y su número TCC.
  
  
• Las organizaciones que requieren aprobación deben presentar una exención mediante la presentación de declaraciones que superen el umbral de 10 devoluciones.

Requisitos y umbrales de presentación electrónica del IRS

El IRS exige que la mayoría de las empresas presenten electrónicamente declaraciones informativas si cumplen con el umbral de 10 declaraciones. Esta regla se aplica a diferentes formularios, incluidos los W-2 y la serie 1099.

Cómo funciona el recuento

• Si una empresa presenta 3 formularios W-2 y 8 formularios 1099-NEC en el mismo año, el total es 11 y todos deben presentarse electrónicamente.
  
  
• Un declarante que presente 9 formularios 1099-MISC en un año tributario está por debajo del límite y aún puede presentar declaraciones en papel.
  
  
• El límite se aplica a todas las declaraciones informativas presentadas en un solo año tributario, por lo que debe combinar los recuentos para cada tipo de formulario.

Beneficios de la presentación electrónica

• Las declaraciones presentadas electrónicamente se procesan más rápidamente, lo que ayuda a mantener actualizados los registros de las cuentas del IRS.
  
  
• Es menos probable que se rechacen las declaraciones electrónicas por errores de formato que las presentadas en papel.
  
  
• La presentación electrónica de las declaraciones informativas reduce el riesgo de sanciones del IRS y garantiza el cumplimiento de las normas de presentación.

Consecuencias del incumplimiento

• Las empresas que no presenten la declaración electrónicamente cuando se les exige pueden enfrentarse a multas de cientos de dólares por declaración.
  
  
• El incumplimiento reiterado puede hacer que el IRS coloque indicadores de cumplimiento en su cuenta, lo que afectará las interacciones futuras.
  
  
• Las demoras en el procesamiento son más probables con las presentaciones en papel, lo que puede provocar problemas con las transcripciones o notificaciones de penalización tardías.

Sistemas FIRE frente a IRIS: comprender la diferencia

El Servicio de Impuestos Internos proporciona dos sistemas de presentación electrónica, cada uno de los cuales requiere un TCC. Estos sistemas no se pueden usar indistintamente, por lo que debe elegir el que se adapte a sus necesidades.

Descripción general del sistema FIRE

• El Sistema IRS FIRE, que significa Presentación electrónica de declaraciones informativas, está diseñada para empresas que tramitan muchas presentaciones al año. El sistema requiere formatos de archivo específicos, a menudo archivos CSV, que deben seguir las pautas de la Publicación 1220 del IRS.
  
  
• FIRE admite la mayoría de los formularios 1099, 3921, 3922, 5498 y W-2G, pero no admite el formulario 1099-DA.
  
  
• Para usar FIRE, los declarantes deben crear una cuenta del sistema FIRE, iniciar sesión y enviar sus declaraciones con el número de TCC de FIRE asignado.

Descripción general del sistema IRIS

• El Sistema de admisión de devoluciones de información, o IRIS, está diseñado para pequeñas y medianas empresas y ofrece un enfoque más fácil de usar.
  
  
• Este sistema permite a los usuarios presentar electrónicamente los formularios 1099 directamente a través de un portal del sistema de admisión en línea sin necesidad de un software complejo.
  
  
• Para usar IRIS, debe obtener un TCC de IRIS y, a continuación, iniciar sesión para acceder a los formularios rellenables o cargar los datos de las devoluciones a través del portal.
  
  
• IRIS admite todos los formularios 1099, incluido el 1099-DA más reciente, y está disponible para las declaraciones presentadas para el año tributario 2022 y posteriores.

Cómo elegir el sistema correcto

• El sistema FIRE es más adecuado para los declarantes experimentados o de gran volumen que necesitan un procesamiento masivo de devoluciones de información.
  
  
• El sistema IRIS funciona mejor para las empresas que prefieren una interfaz más sencilla con instrucciones paso a paso y comprobaciones de errores integradas.
  
  
• Los declarantes no pueden usar un solo TCC para ambos sistemas, por lo que si planea usar ambos, debe enviar una nueva solicitud de IR y obtener códigos TCC separados.

Cómo solicitar un TCC

El IRS exige que los declarantes completen una solicitud de TCC antes de poder presentar electrónicamente las declaraciones informativas. El proceso implica la creación de cuentas, la verificación de la identidad y el envío de información comercial.

Requisitos previos antes de presentar la solicitud

• Debe proporcionar un número de identificación de empleador válido porque el IRS usa este número para vincular su solicitud de TCC con su nombre comercial legal.
  
  
• Cada funcionario responsable debe crear una cuenta de ID.me y completar el proceso de verificación para que el IRS pueda confirmar su identidad.
  
  
• La aplicación solicita detalles sobre su empresa, como el nombre legal de la empresa, la dirección postal y un correo electrónico de usuario para cada contacto autorizado.
  
  
• La solicitud requiere al menos dos funcionarios responsables, a menos que el solicitante sea un propietario único o una corporación S, que solo puede presentar uno.
  
  
• También puede agregar usuarios y delegados autorizados para que varias personas puedan administrar y presentar declaraciones informativas en nombre de su empresa.

Solicitud paso a paso para FIRE TCC

1. Comience por visitar el portal de solicitudes de IR del IRS y seleccionar la opción FIRE para acceder al sistema correcto.
   
   
2. Inicie sesión con sus credenciales de ID.me y siga las instrucciones del sistema para iniciar su solicitud de TCC.
   
   
3. Para evitar demoras en la solicitud, ingresa tu nombre comercial legal y el número de identificación de tu empleador exactamente como aparecen en los registros del IRS.
   
   
4. Agregue los funcionarios responsables requeridos, los contactos y los delegados autorizados que apoyarán el proceso de presentación.
   
   
5. Seleccione los formularios que desea presentar, como 1099 NEC, W-2G, 3921, 3922 o 5498, para que el IRS comprenda el alcance de su presentación.
   
   
6. Revise detenidamente la información que ha introducido, firme la solicitud con su PIN de 5 dígitos y haga clic en enviar para completar la solicitud.
   
   
7. Una vez enviada, se genera un resumen de la solicitud y su número TCC se emitirá en un plazo de 45 días.

Solicitud paso a paso para IRIS TCC

1. Visite el mismo portal de solicitudes de IR del IRS, pero elija la opción IRIS para iniciar el proceso de este sistema.
   
   
2. Inicia sesión con tus credenciales de ID.me y, a continuación, introduce tu nombre comercial legal, EIN y otra información empresarial requerida.
   
   
3. Seleccione los formularios 1099 que presentará electrónicamente utilizando el sistema de admisión IRIS para que el IRS pueda configurar su cuenta correctamente.
   
   
4. Asigne funcionarios responsables y usuarios autorizados que puedan acceder a la cuenta y presentar declaraciones en nombre de la empresa.
   
   
5. Revise los detalles de su solicitud, firme la solicitud electrónicamente y haga clic en enviar para finalizar la solicitud.

Plazos de procesamiento y aprobación

• El procesamiento estándar de un TCC demora unos 45 días, por lo que debe presentar su solicitud mucho antes de la fecha límite de presentación.
  
  
• Una vez aprobado, el número TCC suele estar disponible en un plazo de 48 horas y puede usarlo para presentar declaraciones informativas electrónicamente.
  
  
• El IRS enviará una carta de aprobación oficial a la dirección de su empresa, y el TCC también se puede ver en el resumen de la solicitud en línea.

Plazos y requisitos continuos

La solicitud de un TCC debe hacerse con suficiente antelación para garantizar que está preparado para cumplir con los plazos de presentación del IRS. Una vez que se obtiene un TCC, debe mantenerse activo y actualizado.

Plazos de solicitud críticos

• El IRS recomienda presentar su solicitud de TCC antes del 1 de noviembre del año anterior a la temporada de presentación de impuestos, de modo que haya tiempo suficiente para procesarla.
  
  
• Por ejemplo, si necesita presentar declaraciones informativas para el año tributario 2024, debe solicitar su TCC a más tardar el 1 de noviembre de 2024.
  
  
• Es posible que las solicitudes presentadas después del 1 de noviembre no se procesen a tiempo, lo que podría obligarlo a solicitar una exención o correr el riesgo de incumplimiento.

Plazos de devolución de información

• La mayoría de los formularios 1099 y el formulario W-2G deben presentarse electrónicamente ante el IRS antes del 31 de marzo del año siguiente, mientras que las copias para los destinatarios deben entregarse antes del 31 de enero.
  
  
• El formulario 1099-NEC tiene una fecha límite anterior; debe presentarse ante el IRS y los destinatarios antes del 31 de enero.
  
  
• Ciertos formularios, como el 1099 B, el 1099 DA y el 1099 S, vencen antes del 31 de marzo para su presentación ante el IRS, y las copias de los destinatarios se deben presentar antes de mediados de febrero.

Requisitos de mantenimiento del TCC

• Un TCC sigue siendo válido año tras año, por lo que las empresas no necesitan renovarlo anualmente siempre que se utilice con regularidad.
  
  
• Si un TCC no se usa durante tres años consecutivos, el IRS lo eliminará y tendrá que volver a solicitar un TCC nuevo.
  
  
• Para mantener la precisión de su cuenta, cualquier cambio en el nombre legal de su empresa, la estructura o los funcionarios responsables debe actualizarse en el sistema de solicitudes del IRS.

Sanciones por incumplimiento

El IRS impone multas a las empresas que no presenten electrónicamente declaraciones informativas cuando sea necesario. Los montos de las multas aumentan según la demora en que se corrija la presentación.

Estructura de penalizaciones

• Si corrige su presentación dentro de los 30 días de la fecha límite, la multa es de 60 dólares por declaración, con un máximo de 683 000 dólares para las grandes empresas y 239 000 dólares para las pequeñas.
  
  
• Si corriges el error con más de 30 días de retraso, pero antes del 1 de agosto, la multa aumenta a 130$ por declaración, con un máximo de 2 049 000$ para las grandes empresas y 683 000$ para las pequeñas.
  
  
• Si no presenta su declaración electrónicamente antes del 1 de agosto o nunca la presenta, la multa es de 340 dólares por declaración, con un máximo de 4.098.500 dólares para las grandes empresas y de 1.366.000 dólares para las pequeñas empresas.
  
  
• Si el IRS determina que el declarante ignoró intencionalmente el requisito de presentar la declaración electrónicamente, la multa es de al menos 680 dólares por declaración y no hay un límite máximo.

Cómo aparecen las multas en los sistemas del IRS

• La evaluación de las multas se muestra en la transcripción del Business Master File, que registra las acciones del IRS contra su cuenta.
  
  
• La transcripción de la cuenta incluirá los códigos de penalización, los saldos adeudados y los pagos aplicados.
  
  
• Los indicadores de cumplimiento también pueden aparecer en su cuenta, lo que indica al IRS que su empresa ha tenido problemas con la presentación de impuestos en años tributarios anteriores.

Opciones de ayuda

• Puede reunir los requisitos para recibir una desgravación de la multa si demuestra una causa razonable, como una interrupción del sistema, un desastre natural u otro evento fuera de su control.
  
  
• Es posible que se aplique una reducción de multas por primera vez si su empresa tiene un historial limpio de cumplimiento con el IRS en años anteriores.
  
  
• El IRS también puede conceder medidas administrativas en determinadas circunstancias si presentas una solicitud formal explicando la situación.

Opción de exención: explicación del formulario 8508

El IRS reconoce que no todos los declarantes pueden cumplir con los requisitos de presentación electrónica. Por esta razón, las empresas pueden solicitar una exención presentando el formulario 8508, también conocido como solicitud de exención de la presentación electrónica de declaraciones informativas.

Cuándo solicitar una exención

• Se debe solicitar una exención si el costo del software o los servicios de transmisión crearía una carga financiera indebida para la empresa.
  
  
• Las empresas sin acceso confiable a Internet o sistemas informáticos apropiados pueden solicitar una exención porque no pueden presentar electrónicamente declaraciones informativas.
  
  
• Las organizaciones que enfrentan eventos temporales o inesperados, como desastres naturales o escasez de personal, también pueden presentar el formulario 8508 para evitar multas.

Proceso de solicitud

• Para garantizar que el IRS tenga tiempo de procesar su solicitud, debe completar el formulario 8508 al menos 45 días antes de la fecha límite para recibir sus declaraciones informativas.
  
  
• La solicitud requiere que explique detalladamente sus dificultades, por ejemplo, que muestre estimaciones de costos que demuestren por qué la presentación electrónica no es factible.
  
  
• La documentación de respaldo, como los estados financieros o los informes técnicos, refuerza la solicitud y aumenta la probabilidad de aprobación.
  
  
• Una vez aprobada, la exención se aplica solo a los formularios y al año tributario especificados, y se debe presentar una nueva solicitud por cada año en que se necesite una desgravación.

Alcance y limitaciones

• Una exención aprobada le permite presentar declaraciones específicas en papel, pero no se extiende automáticamente a otros formularios ni a años futuros.
  
  
• Si presentó las declaraciones originalmente, no puede cambiar a correcciones en papel sin una exención separada para esos formularios corregidos.
  
  
• El IRS espera que guarde una copia de su exención aprobada para sus registros, aunque no es necesario que la adjunte al presentar sus declaraciones.

Problemas comunes y solución de problemas

Muchos declarantes encuentran problemas al solicitar un TCC o al presentar las declaraciones electrónicamente. Entender estas cuestiones con antelación puede ayudarle a evitar demoras.

Problemas de aplicación

• Algunos solicitantes no pasan la verificación de ID.me porque sus documentos están borrosos o no coinciden con los registros del IRS. Borrar la identificación emitida por el gobierno y volver a intentarlo en un dispositivo diferente puede resolver el problema.
  
  
• El EIN no coincide cuando el número de identificación del empleador no coincide con el nombre comercial legal que figura en los registros del IRS. Debe comunicarse con la línea de impuestos comerciales y especializados del IRS para corregir este problema.
  
  
• Las empresas a veces malinterpretan las funciones de los funcionarios responsables, los contactos y los delegados autorizados, lo que puede retrasar la aprobación. Revisar las directrices del IRS antes de presentar la solicitud ayuda a aclarar cada función.

Problemas con el sistema FIRE

• Los archivos a menudo se rechazan porque no coinciden con las especificaciones descritas en la Publicación 1220. Probar el archivo CSV en el sistema de pruebas FIRE antes de archivarlo puede evitar estos errores.
  
  
• Es posible que un FIRE TCC recién emitido no se reconozca de inmediato, ya que el sistema requiere hasta 48 horas después de la aprobación para que el código se active.
  
  
• Pueden producirse problemas de inicio de sesión si la cuenta del sistema contra incendios no está configurada correctamente, lo que puede requerir restablecer las credenciales a través del portal del IRS.

Problemas con el sistema IRIS

• Algunos usuarios no pueden acceder al portal IRIS debido a la incompatibilidad del navegador. El cambio a Chrome, Firefox o Edge suele resolver estos problemas de inicio de sesión.
  
  
• Los declarantes pueden ser rechazados al enviar el formulario 1099-DA si la base de costos u otra información sobre los activos digitales está incompleta. Revisar las instrucciones del formulario antes de cargar los datos ayuda a evitar errores.
  
  
• En algunos casos, los usuarios pueden ver el icono de un candado cerrado o un error de acceso, que normalmente indica que se ha agotado el tiempo de espera de la sesión y es necesario volver a iniciar sesión.

Problemas de procesamiento y penalización

• Las personas que presenten solicitudes de TCC después de la fecha límite del 1 de noviembre corren el riesgo de no recibir la aprobación a tiempo, lo que puede obligarlas a solicitar una exención o a presentar la solicitud fuera de plazo.
  
  
• Algunas empresas reciben notificaciones de penalización incluso cuando creen que las presentaron correctamente. Revisar la transcripción de tu cuenta y verificar que tu TCC estuvo activo durante el período de presentación puede aclarar si se han producido errores.

Escenarios prácticos y casos extremos

Los ejemplos del mundo real ayudan a demostrar cuándo se requiere un TCC y cómo los diferentes tipos de organizaciones gestionan la presentación electrónica.

Devoluciones para pequeñas empresas de menos de 10 años

• Una empresa de consultoría que emita 8 formularios 1099-NEC no necesita un TCC porque se mantiene por debajo del umbral de 10 devoluciones. Sin embargo, debería supervisar el crecimiento futuro, ya que otros contratistas podrían llevarlo por encima del límite.

Presentación de CPA para varios clientes

• Un contador público que presente cientos de declaraciones para muchas pequeñas empresas debe solicitar un TCC para su propia empresa. Este TCC único les permite presentar sus solicitudes electrónicamente para todos los clientes en una sola cuenta.

Organización sin fines de lucro

• Una organización sin fines de lucro que emita 15 formularios 1099-MISC y 1099-NEC debe obtener un TCC porque supera el umbral. Es posible que la organización encuentre que el sistema IRIS es más fácil de usar debido a su interfaz fácil de usar.

Banco con informes de gran volumen

• Un banco comunitario que presenta 2000 formularios 1099-INT requiere un FIRE TCC para procesar un gran volumen de declaraciones informativas. El banco también puede utilizar la comparación del TIN del IRS para reducir los errores antes de presentarlos.

Plataforma Gig Economy

• Una compañía de viajes compartidos que emita 10,000 formularios 1099-NEC debe obtener un TCC para cumplir con los requisitos de presentación electrónica. Las grandes plataformas suelen confiar en el sistema FIRE para las presentaciones masivas y pueden designar a varios delegados autorizados para que se encarguen de las correcciones.

Empresas sucesoras o fusionadas

• Cuando una empresa adquiere otra, la sucesora puede presentar declaraciones consolidadas mediante un TCC si se cumplen los requisitos del IRS. Estas incluyen presentar una declaración explicando la fusión y garantizar que los montos anteriores y posteriores a la adquisición se informen con precisión.

Cumplir con las normas durante todo

Mantener el cumplimiento de los requisitos del IRS no es una tarea de una sola vez. Una vez que obtenga un TCC, debe supervisar su proceso de presentación durante todo el año para evitar errores y multas.

Tareas de cumplimiento mensuales

• Debe revisar la cantidad de declaraciones informativas que espera presentar para determinar si se aplicará el límite de 10 declaraciones.
  
  
• Verifique que los números de identificación del contribuyente y los datos del destinatario sean correctos para evitar rechazos cuando presente electrónicamente las declaraciones informativas.
  
  
• Compruebe que los funcionarios responsables y los usuarios autorizados sigan teniendo acceso al sistema y actualice sus direcciones de correo electrónico de usuario si es necesario.

Tareas de cumplimiento trimestrales

• Confirme que el nombre comercial legal, la dirección postal y otros detalles de su solicitud de TCC siguen siendo correctos. Si se han producido cambios, envíe las actualizaciones en el resumen de la solicitud del IRS.
  
  
• Evalúe si su empresa necesita agregar funcionarios responsables o delegados autorizados para cubrir adecuadamente las responsabilidades de presentación.
  
  
• Revisa los requisitos de presentación estatales y federales para asegurarte de que tu empresa cumpla con todos los plazos, no solo con los establecidos por el Servicio de Impuestos Internos.

Tareas anuales de cumplimiento

• Planifique las declaraciones IRReview099 NEC, el calendario de presentación del W-2G y otras declaraciones informativas.
  
  
• Ponte a prueba para planificar los plazos del IRS y el acceso al sistema antes de enero para confirmar que tus cuentas FIRE o IRIS están activas y listas para ser presentadas.
  
  
• Conserve los registros de las declaraciones presentadas electrónicamente, incluidos los números de confirmación y las cargas de archivos CSV, como prueba de cumplimiento si el IRS solicita la verificación.
  
  
• Si su TCC no se ha usado en los últimos tres años, vuelva a solicitarlo antes de la temporada de presentación de impuestos para evitar demoras.

Preguntas frecuentes

¿Necesito un TCC para presentar los formularios W-2 y 1099?

Sí, se requiere un TCC para la presentación de los formularios W-2 y 1099 si debe presentar 10 o más declaraciones informativas en un año tributario. El Servicio de Impuestos Internos redujo el umbral a partir del año tributario 2023, lo que significa que más empresas deben presentar sus declaraciones informativas electrónicamente. Un código de control de transmisores (TCC) garantiza que su empresa legal esté autorizada a presentar electrónicamente las declaraciones informativas a través de los sistemas FIRE o IRIS.

¿Qué es un código de control del transmisor (TCC)?

El código de control del transmisor TCC es un identificador único emitido por el IRS que permite a las empresas, los contadores públicos públicos o los transmisores de terceros presentar electrónicamente las declaraciones informativas. Conecta el nombre legal de su empresa y el número de identificación de su empleador con el sistema del IRS. Cuando presenta declaraciones electrónicas, el código TCC verifica su cuenta, rastrea sus presentaciones y protege la integridad de la presentación electrónica de las declaraciones informativas a través del sistema FIRE o el sistema de admisión de devoluciones de información.

¿Cuál es la diferencia entre un FIRE TCC y un IRIS TCC?

El TCC FIRE se usa para el sistema FIRE del IRS, también llamado presentación electrónica de declaraciones informativas, y generalmente se requiere para las personas que presentan un gran volumen de declaraciones y deben procesar formularios como los W-2G, 3921, 3922 y 5498. El TCC del IRIS se aplica al sistema de admisión de declaraciones informativas, que le permite presentar electrónicamente los formularios de la serie 1099. Cada sistema requiere su propia solicitud de TCC y los dos códigos no se pueden usar indistintamente.

¿Cómo solicito un TCC ante el IRS?

Puede solicitar un TCC accediendo a la nueva aplicación de IR en el Sitio web del IRS. Después de iniciar sesión con ID.me, debe ingresar su nombre comercial legal y el número de identificación de su empleador y agregar a los funcionarios responsables. El sistema requiere que verifiques tu información, firmes la solicitud con tu PIN de cinco dígitos y hagas clic en enviar. El IRS alienta a los transmisores a presentar la solicitud con anticipación, ya que el proceso de aprobación puede demorar hasta 45 días.

¿Puedo usar un transmisor de terceros en lugar del TCC de mi propia empresa?

Puede utilizar un transmisor de terceros para presentar electrónicamente las declaraciones informativas. En ese caso, el tercero utilizará su propio código TCC, sistema contra incendios o cuenta del sistema iris para presentar las declaraciones en su nombre. Esta opción es estándar para los propietarios únicos o las pequeñas empresas que prefieren no gestionar directamente el proceso de solicitud de TCC. Sin embargo, su empresa debe mantener registros precisos y revisar el resumen de la solicitud que figura en la persona que presentó la solicitud.