Motivos comunes de rechazo y soluciones de ITIN (Guía 2025)

Si su solicitud de número de identificación fiscal fue denegada, no está solo. Miles de solicitantes del ITIN reciben avisos del IRS cada año en los que se explica por qué no se pudo procesar su solicitud. Estos motivos de rechazo suelen estar relacionados con documentos faltantes, formularios vencidos o errores menores que pueden corregirse fácilmente con la orientación adecuada.

Un ITIN es un número de identificación fiscal emitido por el Servicio de Impuestos Internos a personas que deben presentar una declaración de impuestos federales pero no reúnen los requisitos para obtener un número de Seguro Social. Ayuda a los contribuyentes a cumplir con sus obligaciones, solicitar ciertos créditos y mantenerse al día con el sistema tributario federal. Sin embargo, las solicitudes corren el riesgo de demorarse o rechazarse si no se presta especial atención al proceso y a la documentación de respaldo.

Esta guía explica los problemas más comunes a los que se enfrentan los titulares de un ITIN y los nuevos solicitantes y ofrece soluciones prácticas. Aprenderá cómo responder a una notificación del IRS, cómo presentar los documentos de identificación correctos y cuándo considerar la posibilidad de recurrir a un agente de aceptación para que le ayude. Con las medidas adecuadas, los contribuyentes pueden resolver los errores, renovar un ITIN si es necesario y presentar su declaración de impuestos federales sin contratiempos innecesarios.

¿Qué es un ITIN y quién lo necesita?

Un Número de identificación fiscal individual (ITIN) es un número de nueve dígitos emitido por el IRS a las personas que deben presentar una declaración de impuestos federales pero no reúnen los requisitos para obtener un número de Seguro Social. Está diseñado para ayudar a los solicitantes del ITIN a cumplir con las normas tributarias, presentar una declaración federal de impuestos sobre la renta y solicitar ciertos créditos para los que pueden ser elegibles. Un ITIN es especialmente importante para los contribuyentes que viven o trabajan en los Estados Unidos pero no pueden obtener un SSN.

¿Quién necesita un ITIN?

Los siguientes grupos suelen necesitar solicitar un número de identificación fiscal (ITIN):

• Extranjeros no residentes que deben presentar una declaración federal de impuestos sobre la renta porque obtienen ingresos estadounidenses o tienen otras obligaciones de presentación.
  
  
• Los estudiantes extranjeros que ganan salarios o becas en los Estados Unidos deben cumplir con los requisitos tributarios federales, incluida la presentación de declaraciones y la solicitud de los beneficios de los tratados.
  
  
• Dependientes y cónyuges de ciudadanos estadounidenses o residentes permanentes que deben figurar en una declaración de impuestos del hogar pero que no reúnen los requisitos para obtener un número de Seguro Social.
  
  
• Los inversores extranjeros que reciben dividendos, ingresos por alquileres o intereses de fuentes estadounidenses deben declarar sus impuestos aunque vivan en el extranjero.
  
  
• Las personas que deben presentar declaraciones informativas ante el IRS, como las que declaran ciertos créditos u otras transacciones sujetas a impuestos, no son elegibles para recibir un SSN.

Por qué es importante un ITIN

Tener un ITIN ayuda a los contribuyentes a cumplir con sus obligaciones tributarias federales. Les permite presentar una declaración de impuestos válida, calificar para ciertos créditos y recibir reembolsos cuando corresponda. También garantiza que otros miembros del hogar, como los cónyuges o los dependientes, estén debidamente documentados en los formularios de impuestos. Para muchos solicitantes, obtener o renovar un ITIN es la única manera de mantenerse al día con el IRS.

Cómo entender los avisos de rechazo de ITIN

Cuando se rechaza una solicitud de ITIN, el IRS envía un aviso explicando el problema. Los dos avisos más comunes son el CP566 y el CP567; entender sus diferencias es esencial para corregir el problema.

• Aviso CP566 (aviso de suspensión): Este aviso significa que el IRS necesita información adicional antes de procesar la solicitud de ITIN. Los motivos más comunes incluyen la falta de una declaración de impuestos federales, un formulario W-7 incompleto o la falta de documentación de respaldo. Los solicitantes deben revisar la carta detenidamente, reunir los documentos de identificación solicitados y presentar los detalles que faltan para evitar más demoras.
  
  
• Aviso CP567 (aviso de rechazo): Este aviso significa que la solicitud ha sido rechazada por completo y no se puede procesar en su forma actual. Los motivos típicos incluyen presentar un ITIN vencido, proporcionar documentos no válidos o solicitar un ITIN mientras se reúne los requisitos para obtener un número de Seguro Social. En estos casos, el solicitante debe corregir el problema, completar un nuevo formulario W-7 y volver a enviar la solicitud.

Recibir cualquiera de las dos notificaciones no significa que el solicitante no pueda obtener un número de identificación fiscal (ITIN). Simplemente indica que se requieren más pasos antes de que el IRS pueda asignar o renovar un ITIN.

Las 15 razones y correcciones más comunes de rechazo de ITIN

El IRS rechaza muchas solicitudes de ITIN cada año por motivos evitables. A continuación se presentan los problemas más frecuentes y las medidas que los contribuyentes pueden tomar para corregirlos.

1. Declaración de impuestos federales faltante o inválida
   Muchas solicitudes se rechazan porque no se adjuntó la declaración de impuestos requerida. Los solicitantes deben incluir una declaración completa y firmada junto con el formulario W-7, a menos que reúnan los requisitos para una excepción.
   
   
2. Formulario W-7 incompleto o incoherente
   Los campos en blanco, la información incoherente o los errores provocan el rechazo. Se deben completar todos los campos; los documentos de respaldo deben coincidir con los nombres, las fechas y las direcciones.
   
   
3. Documentación justificativa caducada o inválida
   El IRS solo acepta copias originales o certificadas de documentos de identificación válidos y vigentes. Se rechazan las presentaciones de mala calidad o desactualizadas.
   
   
4. Prueba insuficiente de identidad o condición de extranjero
   Un pasaporte válido es la mejor opción, pero los solicitantes pueden presentar otros dos documentos que prueben su identidad y su condición de extranjero juntos.
   
   
5. Falta el comprobante de residencia en los EE. UU. para los dependientes
   Los dependientes a menudo necesitan registros escolares, registros médicos u otros documentos que confirmen la residencia en los Estados Unidos.
   
   
6. Registros médicos incompletos de dependientes menores de seis años
   Los registros deben incluir el nombre del niño, la fecha de nacimiento, la dirección, el nombre del médico y la información del centro dentro de los 12 meses de la solicitud.
   
   
7. Registros escolares incompletos de dependientes menores de 24 años
   Los registros deben mostrar la asistencia, la dirección y el nombre oficial de la escuela dentro de los 12 meses posteriores a la presentación.
   
   
8. Elegibilidad para obtener un número de seguro social
   Si una persona es elegible para un SSN, no puede recibir un ITIN. Si la solicitud del SSN fue denegada, debe adjuntarse una carta de denegación de la Administración del Seguro Social.
   
   
9. Solicitar un nuevo ITIN cuando ya existe
   Los contribuyentes deben renovar un ITIN en lugar de solicitar otro. Si el ITIN está vencido, utilice la casilla de renovación del formulario W-7.
   
   
10. Falta de beneficios tributarios permitidos
    Los cónyuges y dependientes deben figurar en una declaración con un crédito tributario que califique para justificar la solicitud del ITIN.
    
    
11. Solicitud presentada por un agente de aceptación no autorizado
    Solo los agentes de aceptación certificados y los representantes autorizados por el IRS pueden presentar solicitudes.
    
    
12. Pasaporte sin fecha de entrada a EE. UU. para dependientes
    Sin una fecha de entrada, los dependientes deben presentar una prueba adicional de residencia, como registros médicos o escolares.
    
    
13. Los cambios de nombre no están documentados.
    Si el nombre que figura en la solicitud difiere del de los registros, los solicitantes deben incluir documentos legales como un certificado de matrimonio, una orden judicial o una sentencia de divorcio.
    
    
14. Falta de respuesta a la correspondencia del IRS
    Ignorar una notificación CP566 conduce al rechazo. Los solicitantes deben responder con los documentos solicitados antes de la fecha límite.
    
    
15. Documentos de mala calidad
    Los registros manuscritos, ilegibles o de aspecto no oficial a menudo son rechazados. Los solicitantes deben presentar documentos oficiales y claros siempre que sea posible.

Abordar estos problemas con prontitud garantiza que los titulares del ITIN y los nuevos solicitantes puedan corregir los errores y presentar las declaraciones de impuestos.

Proceso de solicitud de ITIN paso a paso

La solicitud de un ITIN requiere prestar mucha atención a los detalles. El proceso es ligeramente diferente para los solicitantes por primera vez y para las renovaciones.

Solicitantes por primera vez

1. Determine la elegibilidad: Confirme que no reúne los requisitos para obtener un número de Seguro Social y que necesita un número de identificación fiscal (ITIN) para cumplir con sus obligaciones tributarias.
   
   
2. Complete el formulario W-7: Rellene todos los campos aplicables, seleccione el código de motivo correcto y firme el formulario.
   
   
3. Prepare su declaración de impuestos federales sobre la renta: Adjunte la declaración completa al formulario W-7, a menos que cumpla con una de las excepciones del IRS.
   
   
4. Reúna la documentación de respaldo: Proporcione documentos de identificación originales o copias certificadas e incluya un comprobante de residencia para los dependientes si es necesario.
   
   
5. Aplica: Envíe por correo el formulario W-7, su declaración de impuestos y los documentos al centro de servicio del IRS, o solicítelos a través de un agente de aceptación. El procesamiento generalmente demora de siete a once semanas.

Renovaciones de ITIN

1. Compruebe el estado de caducidad: Un ITIN vence si no se ha utilizado en una declaración de impuestos federales durante tres años.
   
   
2. Complete la solicitud de renovación: Marque la casilla de renovación en el formulario W-7 y proporcione su ITIN actual.
   
   
3. Preséntelo junto con su declaración de impuestos actual: Adjunte toda la documentación requerida y envíela al IRS. Este paso garantiza que su declaración de impuestos federales sobre la renta se procese sin demora.

Seguir estos pasos cuidadosamente ayuda a los solicitantes a evitar rechazos innecesarios y garantiza que el estado de su solicitud de ITIN avance sin problemas.

Ejemplos prácticos y casos extremos

Comprender los motivos del rechazo se vuelve más fácil con ejemplos del mundo real. Los siguientes escenarios destacan los desafíos comunes a los que se enfrentan los solicitantes y cómo pueden resolverlos.

• Familia inmigrante con dependientes: Un cónyuge no residente que presenta una declaración conjunta con un ciudadano estadounidense puede necesitar un ITIN para sí mismo y para sus hijos. Los dependientes a menudo deben presentar un comprobante de residencia en los EE. UU., como los registros escolares o médicos. Si estos documentos están incompletos, el IRS puede emitir una notificación. Corregir el registro y enviar copias originales o certificadas evita un mayor rechazo.
  
  
• Estudiante extranjero con una visa F-1: Es posible que un estudiante de posgrado que obtenga ingresos como asistente de enseñanza deba presentar una declaración de impuestos federales sobre la renta mediante el formulario 1040-NR. También deben presentar el formulario W-7 con la documentación de respaldo, como un pasaporte válido y una visa estadounidense. La falta de estos documentos o el uso de una identificación vencida puede resultar en el rechazo de una solicitud de inmigración.
  
  
• Inversor no residente: Un inversor extranjero que gane dividendos en EE. UU. puede calificar para una excepción que le permita presentar una solicitud sin adjuntar una declaración de impuestos federales. Sin embargo, deben presentar el formulario 1042-S y otros documentos que demuestren que se ha utilizado la retención. La falta de inclusión de estos registros a menudo conduce al rechazo.

Estos ejemplos muestran que la atención cuidadosa a los requisitos de elegibilidad, documentación y presentación ayuda a los solicitantes a evitar problemas innecesarios.

Agentes de aceptación certificados (CAA) y ayuda profesional

Un agente de aceptación certificado es una persona u organización autorizada por el IRS para ayudar a los solicitantes del ITIN. Los agentes de aceptación verifican los documentos de identificación originales, se aseguran de que las solicitudes estén completas y ayudan a los contribuyentes a evitar los rechazos.

El uso de un CAA puede ser útil porque:

• Revisan el formulario W-7 y la documentación de respaldo antes de enviarlo, lo que reduce la posibilidad de errores.
  
  
• Pueden devolver los documentos de identificación originales inmediatamente después de la verificación, lo que evita a los solicitantes largas esperas de entrega.
  
  
• Están capacitados para identificar errores, como el uso de números de ITIN vencidos, la falta de adjuntos a las declaraciones de impuestos o los formularios incompletos.
  
  
• Orientan a los dependientes y cónyuges y garantizan que los miembros del hogar estén debidamente documentados en una declaración de impuestos federales.

El IRS ofrece un programa para que los profesionales de impuestos se conviertan en agentes de aceptación certificados. Esta función requiere capacitación, el cumplimiento de las normas de cumplimiento y una comunicación regular con el IRS. También brinda oportunidades para atender a un grupo más amplio de contribuyentes, incluidos los que están en el extranjero.

Reglas de caducidad y renovación del ITIN

Un ITIN no dura indefinidamente. Debe renovarse cuando venza para que siga siendo válido a efectos de impuestos federales.

• Reglas de caducidad: Un ITIN vence si no se usa en una declaración de impuestos federales durante tres años consecutivos. Muchos números antiguos también caducaron debido a que el IRS eliminó gradualmente los números anteriores a 2013.
  
  
• Proceso de renovación: Los contribuyentes deben completar el formulario W-7, marcar la casilla de renovación y proporcionar su ITIN actual. Deben adjuntar documentos de identificación y, en la mayoría de los casos, una declaración de impuestos federales vigente.
  
  
• Consecuencias de usar un ITIN vencido: Presentar una declaración de impuestos con un ITIN vencido puede retrasar los reembolsos, impedir que se apliquen los créditos y provocar avisos del IRS.

Renovar un ITIN a tiempo garantiza que los contribuyentes puedan solicitar ciertos créditos, presentarlos sin interrupción y cumplir con las normas tributarias federales. Los solicitantes deben revisar las pautas de vencimiento todos los años y renovar el ITIN mucho antes de la temporada de impuestos para evitar demoras en el procesamiento.

Lista de verificación de solución de problemas

Antes de presentar una solicitud de ITIN, los contribuyentes deben revisar cuidadosamente su documentación. Dedicar unos minutos más a revisar cada artículo reduce la posibilidad de rechazo y ahorra semanas de tiempo de procesamiento.

Lista de verificación previa al envío:

• Confirme que el formulario W-7 esté completo, sin dejar espacios en blanco en los campos correspondientes, ya que los formularios incompletos provocan el rechazo.
  
  
• Adjunte una declaración de impuestos federales firmada, a menos que reúna los requisitos para una excepción del IRS, ya que la ausencia de esta declaración a menudo provoca demoras en el procesamiento.
  
  
• Incluya copias originales o certificadas de los documentos de identificación válidos y vigentes para cumplir con los requisitos de verificación del IRS.
  
  
• Asegúrese de que los nombres, direcciones y fechas coincidan con todos los formularios y la documentación de respaldo para que el IRS pueda confirmar la identidad del solicitante sin confusión.
  
  
• Proporcione comprobantes de residencia a los dependientes cuando sea necesario, como los registros médicos o escolares, ya que la falta de pruebas de la presencia en los EE. UU. desencadenará una investigación. Revise todos los documentos justificativos para asegurarse de que coinciden con la información del formulario W-7.

Si se rechaza la solicitud:

• Lea atentamente el aviso del IRS. Especifica los motivos exactos del rechazo que deben abordarse antes de volver a enviarlo.
  
  
• Reúna toda la documentación faltante o corregida y, si es necesario, complete un nuevo formulario W-7 para reemplazar la versión rechazada.
  
  
• Envíe la solicitud actualizada por correo o a través de un agente de aceptación certificado, asegurándose de que todos los documentos estén correctamente verificados antes de la entrega.
  
  
• Guarde copias de todos los formularios y cartas enviados al IRS para demostrar el cumplimiento si surgen preguntas más adelante.

Riesgos de ignorar los requisitos de ITIN

Presentar impuestos sin un ITIN válido o ignorar una notificación del IRS puede tener consecuencias a largo plazo. Los contribuyentes que retrasan la acción enfrentan riesgos que se extienden más allá de la temporada de impuestos actual.

• Riesgos de cumplimiento tributario: Ignorar las instrucciones del IRS puede resultar en multas, intereses adicionales o incluso medidas de ejecución para recaudar los impuestos federales impagos.
  
  
• Beneficios perdidos: Presentar una declaración de impuestos federales con un ITIN vencido puede impedir que los contribuyentes soliciten ciertos créditos, reducir los montos de los reembolsos o provocar demoras en el procesamiento.
  
  
• Consideraciones de inmigración: Si bien un ITIN no determina el estado migratorio, el cumplimiento constante de los impuestos puede ser sustancial al solicitar una tarjeta verde, la ciudadanía u otros beneficios legales.

Próximos pasos y llamado a la acción

Los contribuyentes deben responder rápidamente al rechazo de un ITIN para evitar complicaciones adicionales. Actuar dentro del plazo establecido en la notificación del IRS brinda a los solicitantes la mejor oportunidad de resolver su caso sin problemas.

• Las personas deben comenzar por revisar su carta del IRS, identificar la información faltante y recopilar la documentación correcta necesaria para volver a enviarla.
  
  
• Si el rechazo se debió a un ITIN vencido, los solicitantes deben marcar la casilla de renovación en el formulario W-7 y proporcionar documentos de identificación actualizados para completar el proceso.
  
  
• Trabajar con un agente de aceptación certificado puede brindar mayor tranquilidad, ya que los agentes están capacitados para revisar las solicitudes, verificar los documentos y reducir el riesgo de que se repitan los rechazos.
  
  
• Los profesionales de impuestos también pueden considerar la posibilidad de convertirse en agentes de aceptación, lo que les permitirá ampliar sus servicios y ayudar a otros miembros de la comunidad con las solicitudes de ITIN.

Al seguir estos pasos, tanto los nuevos solicitantes como los titulares actuales de un ITIN pueden mantener su número de identificación fiscal válido, presentar declaraciones precisas y evitar demoras innecesarias en el procesamiento.

Preguntas frecuentes

¿Por qué el IRS rechaza algunas solicitudes de ITIN?

El IRS puede rechazar una solicitud de ITIN si el formulario W-7 está incompleto, falta la declaración de impuestos federales o los documentos de identificación originales no son válidos. Otros problemas incluyen los números de ITIN vencidos, la falta de documentación de respaldo o la solicitud de un número de Seguro Social mientras se reúne los requisitos para obtener un número de Seguro Social. Los contribuyentes pueden evitar estos motivos de rechazo del ITIN proporcionando los documentos correctos, completando todos los campos y adjuntando todos los formularios requeridos antes de enviar la solicitud por correo.

¿Cómo realizo una renovación de ITIN?

Al renovar un ITIN vencido, los solicitantes deben llenar el formulario W-7 y marcar la casilla en la sección de renovación. Deben adjuntar copias originales o certificadas de los documentos de identificación válidos y una declaración de impuestos federales vigente, a menos que reúnan los requisitos para una excepción. La presentación de la renovación por correo o a través de un agente de aceptación garantiza que el IRS procese la declaración de impuestos correctamente y permite a los contribuyentes solicitar ciertos créditos y reembolsos sin demora.

¿Qué documentos deben presentar los solicitantes del ITIN?

El solicitante debe presentar copias originales o certificadas de los documentos de identificación que prueben su identidad y condición de extranjero. Se prefiere un pasaporte válido, pero también se pueden usar otros documentos, como el certificado de nacimiento del niño, el documento de identidad nacional o el registro escolar de las personas dependientes. El IRS exige toda la documentación que concuerde con la información del formulario W-7 para establecer correctamente el número de identificación fiscal (ITIN).

¿Puede un agente de aceptación presentar una solicitud de ITIN en mi nombre?

El IRS autoriza a un agente de aceptación certificado a revisar una solicitud de ITIN, verificar los documentos de identificación originales y presentarlos en nombre de los contribuyentes. Este proceso puede ahorrar tiempo al evitar errores como enviar los detalles del ITIN vencido o no presentar una declaración de impuestos federales. Los agentes de aceptación devuelven los documentos rápidamente después de la verificación, lo que beneficia a los cónyuges, dependientes y otros miembros del hogar que deben declarar sus impuestos con la información correcta.

¿Qué sucede si uso un ITIN vencido en mi declaración de impuestos federales?

Si un contribuyente presenta una declaración de impuestos federales con un ITIN vencido, el IRS puede retrasar los reembolsos y denegar ciertos créditos hasta que se complete la renovación. Para corregir esto, los contribuyentes deben presentar el formulario W-7 con la casilla de renovación marcada, proporcionar la documentación de respaldo y enviar la solicitud por correo al IRS. La renovación a tiempo ayuda a los titulares del ITIN a mantener un número de identificación fiscal válido y evita demoras en la recepción de reembolsos o créditos.