El Servicio de Impuestos Internos recuerda a las empresas los plazos de depósito de impuestos sobre la nómina del IRS para 2025 y las insta a revisar sus obligaciones a principios del año calendario. La falta de un depósito obligatorio puede conllevar multas elevadas, por lo que es fundamental entender cómo funciona el sistema y qué calendario de depósitos tributarios sobre la nómina se aplica a cada empresa.
Los empleadores están obligados a recaudar y remitir varios impuestos laborales que financian programas federales. Estos incluyen el impuesto federal sobre la renta retenido de los salarios de los empleados y las contribuciones al Seguro Social y Medicare. Las personas con altos ingresos también pueden estar sujetas al impuesto adicional de Medicare, que se retiene por separado. Estos representan la mayor parte de los impuestos sobre la nómina que forman parte de las operaciones comerciales rutinarias.
Todos los depósitos de impuestos federales deben presentarse a través de un sistema de pago de impuestos federales aprobado. La mayoría usa la plataforma electrónica de pago de impuestos federales del IRS, también conocida como EFTPS, pero las empresas también pueden organizar los pagos a través de una institución financiera, un software de nómina o un profesional tributario de confianza.
El IRS establece reglas de depósito para la obligación tributaria total de cada empleador durante un período retrospectivo designado. Esto determina si una empresa sigue un cronograma de depósitos mensual o quincenal.
Además, si algún empleador acumula $100,000 o más en depósitos tributarios en un solo día, debe depositar inmediatamente los impuestos sobre el empleo antes del siguiente día hábil, independientemente de su calendario de depósitos regular.
Los empleadores tienen responsabilidades tributarias continuas sobre la nómina y comparten la carga con sus trabajadores. Si bien los empleadores y los empleados contribuyen a los impuestos del Seguro Social y Medicare, algunas obligaciones recaen exclusivamente en la empresa. Por ejemplo, la Ley Federal del Impuesto de Desempleo (impuesto FUTA) cubre el impuesto federal de desempleo, que pagan únicamente los empleadores. Los depósitos se exigen trimestralmente una vez que la obligación tributaria de la FUTA supere los 500 dólares. Las empresas también deben contabilizar los impuestos estatales sobre el desempleo y la renta, independientemente de las normas federales.
El cumplimiento también implica presentar declaraciones precisas. Las empresas deben presentar declaraciones de impuestos sobre la nómina y emitir los documentos del formulario W para declarar los salarios, los ingresos, los impuestos FICA y las deducciones de nómina de los empleados. Esto garantiza que la Administración del Seguro Social y el gobierno federal puedan hacer un seguimiento de los salarios sujetos a impuestos y verificar que los pagos de impuestos federales se hayan realizado correctamente.
Las categorías especiales, como los empleados agrícolas, pueden cumplir con los requisitos de presentación de informes ajustados según la compensación pagada y el tipo de trabajo realizado.
El IRS aclara que los empleadores deben revisar su calendario de depósitos de nómina al comienzo de cada año calendario. «Antes del comienzo de cada año calendario, debe determinar cuál de los dos calendarios de depósito debe utilizar». la agencia afirma en su oficial Guía de impuestos para empleadores. También se recuerda a las empresas que presenten sus declaraciones electrónicamente, ya sea directamente a través del EFTPS o con la ayuda de los proveedores de servicios de nómina.
Los pagos atrasados de impuestos federales incurren en multas cada vez mayores según el tiempo que los depósitos permanezcan vencidos. Para las empresas que ya tienen márgenes reducidos, estas multas pueden acumularse rápidamente. Revisar el cronograma correcto de depósitos de nómina, ya sea siguiendo los cronogramas de depósitos mensuales o semestrales, reduce el riesgo de que no se cumplan los plazos.
Para cumplir con las normas, se recomienda a la mayoría de los empleadores que consulten a su institución financiera sobre las opciones de pago, confíen en las herramientas profesionales de los servicios de nómina o busquen orientación de un profesional de impuestos de confianza. Estas medidas ayudan a los empleadores a cumplir con sus obligaciones tributarias sobre la nómina, evitar errores en las declaraciones de impuestos y protegerse contra las multas asociadas al impago de las obligaciones tributarias sobre la nómina.
Estos recursos describen todos los pasos necesarios para calcular la retención del impuesto sobre la renta, gestionar los depósitos de impuestos sobre el empleo y cumplir con la ley federal durante todo el año calendario.
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