El Servicio de Impuestos Internos ha lanzado nuevas opciones de presentación electrónica para los empleadores que necesitan corregir las declaraciones de impuestos sobre la nómina. A partir de 2025, las empresas podrán presentar los formularios modificados, como el 941-X, a través del sistema modernizado de presentación electrónica (MeF), que sustituirá a los presentados en papel. La actualización es parte del esfuerzo continuo del IRS para modernizar la declaración de impuestos sobre el empleo, mejorar la precisión y reducir las demoras para los empleadores en todo el país.
El IRS confirmó que los empleadores ahora pueden modificar electrónicamente los principales formularios de impuestos sobre el empleo, incluido el formulario 941-X para las correcciones trimestrales, el formulario 943-X para los salarios agrícolas y el formulario 945-X para el impuesto sobre la renta retenido. Esta expansión marca un cambio significativo con respecto al proceso basado únicamente en papel, que generaba atrasos y retrasaba los reembolsos.
«La capacidad de presentar electrónicamente el formulario 941-X agiliza el proceso de corrección y reduce las cargas administrativas», dijo el comisionado del IRS, Danny Werfel. «Ayuda a los empleadores a corregir los errores más rápido y, al mismo tiempo, mejora la precisión de los datos del impuesto sobre el empleo».
Los empleadores pueden presentar correcciones electrónicas para los impuestos federales sobre la renta, las contribuciones al Seguro Social, los impuestos de Medicare y otros impuestos sobre el empleo. Sin embargo, el formulario 944-X para los contribuyentes anuales y el formulario CT-1X para los empleadores ferroviarios aún deben enviarse por correo al IRS.
Las empresas que no declaran los impuestos sobre la nómina deben presentar sus correcciones y realizar los pagos de impuestos antes de la fecha de vencimiento de la declaración del trimestre en que se descubrió el error. En el caso de los impuestos declarados en exceso, los empleadores suelen disponer de tres años a partir de la fecha en que se presentó la declaración original (o dos años a partir de la fecha de pago, lo que ocurra más tarde) para solicitar un reembolso o un crédito.
Si se descubre un error en los últimos 90 días antes de que venzan estos plazos, los empleadores deben presentar una solicitud de reembolso en lugar de utilizar el proceso de ajuste estándar. Esta regla garantiza que las correcciones urgentes se revisen adecuadamente antes de que finalice el período de prescripción.
Los empleadores deben proporcionar información específica al corregir las declaraciones de impuestos sobre el empleo. Cada formulario 941-X debe incluir la fecha de descubrimiento, las partidas afectadas, el importe en dólares de la corrección y la causa del error. El IRS advierte que las explicaciones imprecisas, como «error administrativo» o «impuesto no retenido», retrasarán el procesamiento.
Los empleadores que pagaron de más o menos sus impuestos federales sobre la nómina pueden usar el Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS), Direct Pay del IRS o tarjetas de crédito y débito para completar las transacciones. Los cheques en papel deben incluir detalles de identificación, como el número de identificación del empleador, el número del formulario y el trimestre calendario que se va a corregir.
La plataforma modernizada de presentación electrónica del IRS, que se ha utilizado durante mucho tiempo para la presentación de impuestos sobre la renta, ahora se está expandiendo para incluir enmiendas al impuesto sobre la nómina. El sistema valida automáticamente las entradas para los salarios sujetos a impuestos, los impuestos FICA y el impuesto adicional de Medicare, lo que reduce los errores antes de presentarlos.
La nueva opción digital también mejora la transparencia. Los empleadores reciben acuses de recibo electrónicos que confirman que el IRS ha aceptado sus declaraciones de impuestos sobre la nómina modificadas. El proceso reduce la incertidumbre que antes rodeaba las presentaciones por correo y elimina la necesidad de servicios de entrega privados.
Según los funcionarios del IRS, esta iniciativa apoya el objetivo de la agencia de hacer que la mayoría de las declaraciones de impuestos comerciales no tengan papel para 2025. El cambio se produce tras años de comentarios de proveedores de nómina y profesionales de impuestos que solicitan métodos de corrección electrónica más rápidos.
Los procedimientos de presentación electrónica actualizados se aplican a la mayoría de los empleadores, incluidas las empresas privadas, las organizaciones sin fines de lucro y las instituciones financieras. Las entidades gubernamentales tribales indígenas y los empleadores del gobierno local también deben cumplir con las nuevas reglas de presentación electrónica, cuando corresponda.
Los empleadores son responsables de verificar todos los datos de nómina presentados al IRS, independientemente de si utilizan un proveedor externo. El IRS recuerda a las empresas que tanto el empleador como el agente de nómina comparten la responsabilidad de declarar correctamente los impuestos federales sobre la renta, los impuestos de desempleo y las contribuciones al Seguro Social.
La guía del IRS reitera que los empleadores deben confirmar la clasificación de los trabajadores como empleados o contratistas independientes. La clasificación errónea puede resultar en el impago de impuestos sobre el empleo y en multas. La agencia aconseja a las empresas que revisen la compensación pagada, se aseguren de que las declaraciones informativas sean precisas y confirmen el cumplimiento de los requisitos tributarios federales y estatales sobre la renta.
Los empleadores de estados como Carolina del Sur, New Hampshire y Virginia Occidental deben seguir presentando declaraciones estatales de impuestos sobre la renta y de desempleo por separado, ya que esas obligaciones no se ven afectadas por los cambios federales en la presentación electrónica.
La nueva opción de presentación electrónica ofrece ventajas significativas para las pequeñas y medianas empresas que modifican con frecuencia las declaraciones de impuestos sobre la nómina. Las correcciones más rápidas significan un acceso más rápido a los reembolsos o créditos en caso de impuestos declarados en exceso y una resolución más eficiente de los montos no declarados.
«Los pequeños empleadores son los que más se beneficiarán de esta modernización» dijo Laura Greer, contadora pública certificada con sede en Dakota del Sur. «La presentación electrónica minimiza las demoras en la presentación de documentos y permite a las empresas cumplir con las normas sin costosos retrasos en el procesamiento».
Los profesionales de impuestos dicen que la transición a la presentación digital también simplifica el mantenimiento de registros de los clientes. Como cada presentación genera una confirmación electrónica, es más fácil hacer un seguimiento de las presentaciones, documentar el historial de pagos y mantener una buena relación con el Departamento del Tesoro.
Los empleadores deben verificar que su software sea compatible con la presentación electrónica del formulario 941-X y los formularios relacionados antes de enviarlos. El IRS recomienda conservar todos los formularios completados, los registros de pagos y la correspondencia durante al menos cuatro años después de la fecha de presentación.
Para las empresas que no están seguras de su obligación tributaria laboral, la agencia aconseja consultar a un profesional de impuestos calificado para garantizar el cumplimiento de los requisitos federales y estatales. Mantenerse al día con sus obligaciones tributarias sobre la nómina, especialmente en lo que respecta a los salarios sujetos a impuestos y la retención del impuesto sobre la renta, ayuda a evitar multas e intereses.
Los empleadores pueden encontrar instrucciones y formularios detallados en los siguientes recursos oficiales:
El IRS alienta a los empleadores y proveedores de nómina a revisar estos materiales con regularidad para cumplir con los cambiantes requisitos tributarios sobre el empleo.
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