Para qué sirve el formulario 945 (2023) del IRS
El formulario 945 es la declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido que se utiliza para declarar el impuesto federal sobre la renta que se retuvo de los pagos no relacionados con la nómina durante 2023. Debe presentar este formulario si retuvo o tuvo que retener el impuesto federal sobre la renta de pagos como las pensiones, las distribuciones de planes de jubilación, la jubilación militar, las ganancias del juego, las retenciones adicionales, las ganancias de los juegos de azar en la India o la retención voluntaria de ciertos pagos del gobierno (instrucciones del IRS para el formulario 945 (2023)).
Cuándo utilizaría el formulario 945 para 2023 (presentación tardía o enmendada)
Deberá presentar el formulario 945 para 2023 como declaración tardía si no cumplió con la fecha límite original del 31 de enero de 2024 (o el 12 de febrero de 2024 si hizo todos los depósitos a tiempo). Algunas situaciones comunes incluyen recibir avisos del IRS sobre declaraciones no presentadas, descubrir que tenía obligaciones de retención que no había declarado anteriormente o darse cuenta de que necesita corregir errores en una declaración presentada anteriormente mediante el formulario 945-X. Si tiene un saldo pendiente a partir de 2023, es posible que aún adeude multas e intereses que se sigan acumulando hasta que se paguen. En caso de reembolso, por lo general, dispones de tres años a partir de la fecha de vencimiento original para presentar y reclamar cualquier sobrepago (instrucciones del IRS para el formulario 945 (2023)).
Reglas clave específicas para 2023
Para el año tributario 2023, el formulario 945 originalmente vencía el 31 de enero de 2024 (o el 12 de febrero de 2024 con los depósitos puntuales). La tasa de penalización por no presentar las declaraciones de 2023 era del 5% mensual (hasta un máximo del 25%) de los impuestos impagos, con una multa mínima de 450 USD si la declaración se retrasaba más de 60 días. Si presentas la solicitud con retraso en 2025, es probable que te impongas multas tanto por no presentar la solicitud como por no pagar, aunque la multa por no presentar la solicitud se reduce en función del importe de la multa por no pagar los meses superpuestos. El año tributario 2023 no tuvo cambios importantes en los requisitos del formulario 945 en comparación con años anteriores (multa del IRS por no presentar la solicitud).
Paso a paso (nivel alto)
- Reúna sus registros: reúna todos los formularios 1099-R, 1099-MISC, 1099-NEC, W-2G del 2023 y otros documentos que muestren la retención del impuesto federal sobre la renta de los pagos no relacionados con la nómina. Solicita al IRS las transcripciones de tus cuentas si es necesario para verificar declaraciones o depósitos anteriores.
- Complete el formulario 945 (2023): utilice la versión 2023 del formulario, no la versión del año en curso. Informe todas las retenciones de impuestos federales sobre la renta en la línea 1 y las retenciones adicionales en la línea 2. Incluya todos los anexos requeridos, como el formulario 945-A, si depositaba cada dos semanas.
- Calcule las multas y los intereses: el IRS normalmente los calculará por usted, pero puede estimarlos utilizando las calculadoras de multas del IRS o consultar a un profesional de impuestos.
- Presente y pague: envíelo por correo al centro de procesamiento del IRS correspondiente o utilice un proveedor autorizado de archivos electrónicos. Incluya el pago de cualquier saldo adeudado más las multas e intereses estimados.
- Guarde copias: guarde todas las declaraciones presentadas, los documentos de respaldo y el comprobante de envío postal o la confirmación de presentación electrónica para sus registros (instrucciones del IRS para el formulario 945 (2023)).
Errores comunes y cómo evitarlos
- Usar el año de formulario incorrecto: utilice siempre la versión 2023 del formulario 945 para las obligaciones tributarias de 2023. Los formularios del año en curso no procesarán correctamente los datos de 2023.
- Combinar retenciones de nómina y no relacionadas con la nómina: Nunca declare la retención de salario (montos del formulario W-2) en el formulario 945. Esto solo se incluye en los formularios 941, 943 o 944.
- EIN o nombre comercial incorrectos: asegúrese de que el número de identificación de su empleador coincida exactamente con los registros del IRS. La información no coincidente provoca demoras en el procesamiento y posibles sanciones.
- Combinar varios años en una declaración: presente un formulario 945 por separado para cada año tributario. Nunca combine los montos de 2023 con las retenciones de otros años.
- Faltan los cronogramas obligatorios: Adjunte el formulario 945-A si fue depositante quincenal en cualquier momento durante 2023, incluso si ahora presenta la declaración con retraso.
- Olvidar las obligaciones estatales: la presentación del formulario federal 945 no actualiza automáticamente a las agencias estatales. Compruebe si necesita presentar por separado las declaraciones de retención estatales modificadas (instrucciones del IRS para el formulario 945 (2023)).
Qué sucede después de presentar la solicitud
Por lo general, el IRS tarda de 6 a 8 semanas en procesar las declaraciones en papel y de 2 a 3 semanas para las declaraciones electrónicas, aunque las declaraciones presentadas tardíamente pueden tardar más durante los períodos de mayor procesamiento. Recibirás avisos confirmando la recepción y cualquier cálculo del saldo adeudado, incluidas las multas y los intereses. Si adeuda dinero, recibirá una factura con opciones de pago que incluyen pagos en línea, pagos por teléfono o acuerdos de pago a plazos mediante el formulario 9465 o la herramienta de acuerdo de pago en línea si adeuda 25 000$ o menos. Para procesar disputas o preguntas, puedes llamar a la línea de impuestos comerciales y especializados al 800-829-4933. Si no está de acuerdo con las multas o los cargos por intereses, tiene derecho a apelar y puede solicitar una reducción de la multa por causa razonable mediante el formulario 843 (instrucciones del IRS para el formulario 945 (2023), acuerdo de pago en línea del IRS).
Preguntas frecuentes
¿Aún puedo obtener un reembolso si presento mi formulario 945 de 2023 con retraso?
Sí, pero debe presentar la solicitud en un plazo de tres años a partir de la fecha límite original (antes del 31 de enero de 2027 para 2023). Sin embargo, no se le impondrá ninguna multa por no presentar la solicitud si se le adeuda un reembolso (instrucciones del IRS para el formulario 945-X).
¿Cuánto cuestan las multas por presentar el formulario 945 de 2023 con retraso?
La multa por no presentar la declaración es del 5% mensual de impuestos impagos (máximo del 25%), más una multa por falta de pago del 0,5% mensual. La multa mínima es de 450$ si se retrasa más de 60 días. Se siguen acumulando intereses tanto por los impuestos como por las multas (multa del IRS por no presentar la solicitud).
¿Debo modificar también mis declaraciones estatales?
Probablemente, pero esto depende de los requisitos de su estado. La mayoría de los estados exigen la presentación de documentos por separado y no se actualizan automáticamente en función de los cambios federales. Consulta con la agencia tributaria de tu estado o consulta a un profesional de impuestos para obtener orientación.
¿Puedo obtener copias de las transcripciones de mi cuenta tributaria para ayudar a preparar esta declaración?
Sí, solicite las transcripciones de las cuentas para 2023 en línea en IRS.gov, llamando al 800-908-9946 o mediante el formulario 4506-T. Estos muestran los pagos realizados, las presentaciones anteriores y las acciones del IRS en su cuenta.
¿Qué sucede si descubro que tengo que corregir mi formulario 945 de 2023 después de presentarlo tarde?
Use el formulario 945-X (declaración anual ajustada) para corregir los errores administrativos, pero debe presentarlo dentro de los tres años posteriores a la presentación del formulario 945 original. No presente el formulario 945-X junto con su declaración atrasada original (información del IRS sobre el formulario 945-X).
¿Puedo establecer un plan de pagos si no puedo pagar la cantidad total adeudada?
Sí, puedes solicitar en línea un acuerdo de pago a plazos si debes 25 000$ o menos y puedes pagar en un plazo de 24 meses. Use la herramienta de acuerdos de pago en línea que se encuentra en IRS.gov/OPA o presente el formulario 9465 para montos mayores (planes de pago del IRS).
¿Debo presentar el formulario 945 si no tuve ninguna actividad de retención en 2023?
No, solo presenta el Formulario 945 durante los años en los que realmente retuvo o tuvo que retener el impuesto federal sobre la renta de los pagos no relacionados con la nómina. Si no realizó ninguna actividad de este tipo en 2023, no es necesario presentarlo (instrucciones del IRS para el formulario 945 (2023)).
