Para qué sirve el formulario 945 (2021) del IRS
El formulario 945 del IRS, Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido, se usa para declarar el impuesto federal sobre la renta retenido de los pagos no relacionados con la nómina realizados durante 2021 (instrucciones del IRS para el formulario 945 (2021)). Debe presentar este formulario si retuvo o tuvo que retener el impuesto federal sobre la renta de pagos como las pensiones, las distribuciones de planes de jubilación, la jubilación militar, las ganancias del juego, las ganancias de los juegos de azar de los indios, la retención adicional de los pagos de los contratistas y la retención voluntaria de ciertos pagos del gobierno o distribuciones de empresas nativas de Alaska.
Cuándo utilizaría el formulario 945 para 2021 (presentación tardía o enmendada)
Es posible que deba presentar el formulario 945 para 2021 como presentación tardía si recibió avisos del IRS que indicaban declaraciones faltantes, montos del saldo adeudado o si descubrió una retención no declarada que crea una oportunidad de reembolso. La fecha límite original era el 31 de enero de 2022 (o el 10 de febrero de 2022 si todos los depósitos se hicieron a tiempo), pero aún puede presentar declaraciones tardías (instrucciones del IRS para el formulario 945 (2021)). En el caso de las solicitudes de reembolso, por lo general tienes tres años a partir de la fecha de vencimiento original o dos años a partir de la fecha en que pagaste el impuesto para reclamar los sobrepagos. Si necesitas corregir errores administrativos en un formulario 945 presentado anteriormente (es decir, los montos que declaraste no coinciden con lo que realmente retuviste), utilizarás el formulario 945-X en lugar de presentar un nuevo formulario 945.
Reglas clave específicas para 2021
El formulario 945 de 2021 sigue las reglas estándar de retención de impuestos federales sobre la renta sin cambios significativos específicos para un año con respecto a las versiones anteriores. Se alentó la presentación electrónica y se exigió que los depósitos de impuestos federales se realizaran a través del Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS) (instrucciones del IRS para el formulario 945 (2021)). La determinación del calendario de depósitos mensuales frente a los quincenales se basó en su obligación tributaria total del formulario 945 de 2019: calendario mensual si es de 50 000$ o menos y quincenal si es superior a 50 000$. La regla de depósito de 100 000$ al día siguiente se aplicaba si acumulabas ese importe de deuda en un solo día.
Paso a paso (nivel alto)
- Reúna las transcripciones de impuestos en IRS.gov o llame al 800-908-9946 para verificar cualquier depósito ya realizado y garantizar que los informes sean precisos
- Complete el formulario 945 de 2021 correcto utilizando el formulario y las instrucciones del año específico, no las versiones del año en curso
- Adjunte el formulario 945-A si fue depositante quincenal o se convirtió en depositante durante 2021 debido a la regla de los $100,000
- Envíelo por correo a la dirección correcta según su ubicación y si incluye el pago; la presentación electrónica está disponible a través de proveedores de software aprobados
- Guarde copias de todos los formularios, documentación de respaldo y comprobantes de envío para su registro
- Realice cualquier pago requerido utilizando los métodos apropiados (EFTPS para los depositantes requeridos, otras opciones disponibles para montos más pequeños)
Errores comunes y cómo evitarlos
- Combinar retenciones salariales y no salariales: no declare la retención de salarios o impuestos sobre el empleo del formulario W-2 en el formulario 945; estas deben figurar en los formularios 941, 943, 944 o el anexo H (formulario 1040)
- Uso de códigos de depósito incorrectos: los impuestos del formulario 945 requieren códigos específicos del Sistema electrónico de pago de impuestos federales y no se pueden combinar con otros depósitos de impuestos sobre el empleo
- Uso incorrecto del EIN: asegúrese de que el número de identificación del empleador coincida exactamente con los registros del IRS y su información se devuelva (formularios 1099, W-2G); las discrepancias provocan demoras en el procesamiento y multas
- Falta el formulario 945-A: Si fue depositante quincenal en algún momento durante 2021, debe presentar el formulario 945-A con su declaración en lugar de completar el resumen mensual del formulario 945
- Confundir el formulario 945 con el 945-X: utilice el formulario 945-X solo para errores administrativos (cuando la retención declarada no coincide con la retención real); presente el formulario 945 original para las declaraciones que faltan por completo
- Formulario de año tributario incorrecto: utilice siempre la versión 2021 de los formularios e instrucciones, disponible en las publicaciones del año anterior del IRS, no en las versiones del año en curso
Qué sucede después de presentar la solicitud
El IRS generalmente procesa las declaraciones de impuestos sobre el empleo dentro de varias semanas, según el método de presentación. Es posible que reciba avisos solicitando información adicional o confirmando la recepción y el procesamiento. Si debe dinero, recibirá un aviso sobre el saldo pendiente con opciones de pago, incluidos acuerdos de pago en línea a través de IRS.gov/OPA para montos inferiores a 25 000 dólares, que puede pagar en un plazo de 24 meses (instrucciones del IRS para el formulario 945 (2021)). Los intereses y las multas se acumulan desde la fecha de vencimiento original hasta que se paguen en su totalidad. Si no está de acuerdo con alguna determinación del IRS, sus derechos de apelación se explican en las notificaciones recibidas. El procesamiento puede ser más lento en el caso de las declaraciones de 2021 presentadas con mucho retraso, así que mantenga un registro de su presentación y controle su cuenta a través de IRS.gov o llamando a la línea de impuestos para empresas y especialidades al 800-829-4933.
Preguntas frecuentes
¿Aún puedo obtener un reembolso por la retención pagada en exceso en 2021 si presento la solicitud fuera de plazo?
Sí, pero debe presentar la declaración en un plazo de tres años a partir de la fecha de vencimiento original (31 de enero de 2025 para las declaraciones de 2021) o dos años a partir de la fecha en que pagó el impuesto, lo que ocurra más tarde, para solicitar los reembolsos.
¿Qué sanciones se aplican al formulario 945 presentado tardíamente para 2021?
La multa por no presentar la solicitud es del 5% del impuesto no pagado por mes (o un mes parcial), hasta un máximo del 25%, más los intereses de la fecha de vencimiento original. Si no adeuda impuestos, por lo general no se aplican multas por presentar la declaración fuera de plazo.
¿Cómo puedo obtener las transcripciones que me ayuden a completar mi formulario 945 de finales de 2021?
Solicite las transcripciones de las cuentas en línea en IRS.gov, llame al 800-908-9946 o envíe por correo el formulario 4506-T para ver los depósitos realizados y cualquier registro del IRS de presentaciones anteriores para 2021.
¿Debo presentar también declaraciones estatales modificadas si presento un formulario 945 tardíamente?
El formulario 945 solo cubre la retención federal, pero si su estado tiene requisitos de retención no relacionados con la nómina similares a los que usted tampoco cumplió, comuníquese con su agencia tributaria estatal para conocer sus requisitos y plazos de presentación.
¿Qué pasa si descubro que debería haber realizado depósitos durante 2021 pero no lo hice?
Presente el formulario 945 de inmediato y pague todos los impuestos adeudados con la declaración; las multas por depósito serán menos severas que si continúa sin presentar la declaración, y evitará que las partes responsables tengan que pagar la multa por recuperación del fondo fiduciario.
¿Puedo presentar electrónicamente un formulario 945 de 2021 ahora o debo presentarlo en papel?
Las opciones de presentación electrónica pueden estar disponibles a través de los proveedores de software tributario para declaraciones de años anteriores, aunque la disponibilidad varía; consulta con tu proveedor de software o profesional de impuestos para conocer las opciones actuales.
¿Cuál es la diferencia entre el formulario 945 y el formulario 945-X para corregir los errores de 2021?
Use el formulario 945 si nunca presentó una solicitud para 2021 o si necesita declarar una retención adicional; use el formulario 945-X solo si presentó anteriormente el formulario 945 pero informó montos de retención incorrectos (solo errores administrativos).
