Para qué sirve el formulario 945 (2018) del IRS
El formulario 945 del IRS se usa para declarar el impuesto federal sobre la renta retenido de los pagos y distribuciones no relacionados con la nómina (instrucciones del IRS para el formulario 945 (2018)). Debe presentar este formulario si retuvo el impuesto federal sobre la renta de las pensiones, la jubilación militar, las ganancias del juego, las ganancias de los juegos de azar en la India, las retenciones adicionales, las retenciones voluntarias de ciertos pagos del gobierno o los dividendos de empresas nativas de Alaska durante 2018.
Cuándo utilizaría el formulario 945 para 2018 (presentación tardía o enmendada)
Presentaría el formulario 945 para 2018 como declaración tardía si nunca presentó la declaración original que vencía el 31 de enero de 2019 (o el 11 de febrero de 2019 si hizo los depósitos a tiempo). Algunas situaciones comunes incluyen recibir avisos del IRS exigiendo la presentación de la declaración sin presentar, descubrir que tenía obligaciones de retención pendientes que nunca había declarado o tener que establecer un plan de pago para las obligaciones pendientes. En el caso de las solicitudes de reembolso, el plazo de prescripción generalmente exige que se presenten en un plazo de tres años a partir de la fecha límite original, aunque las declaraciones no presentadas no prescriben para su evaluación (IRS.gov/IRM/PART25/IRM_25-006-001R). Use el formulario 945-X para corregir errores administrativos en declaraciones presentadas anteriormente.
Reglas clave específicas de 2018
El año tributario 2018 incluyó nuevas tasas de retención en virtud de la Ley de Reducción de Impuestos y Empleos, que redujo las tasas de ciertas retenciones voluntarias a partir del 1 de enero de 2018 (instrucciones del IRS para el formulario 945 (2018)). El período retrospectivo para determinar su calendario de depósitos de 2018 se basó en su obligación del formulario 945 de 2016. Se requerían depositantes mensuales si su pasivo de 2016 era de 50 000$ o menos; depositantes quincenales si superaba los 50 000$. El límite máximo de 2500$ para los requisitos de depósito y la regla de depósito al día siguiente de 100 000$ se aplicaron igual que en otros años.
Paso a paso (nivel alto)
- Reúna los documentos de respaldo: obtenga las transcripciones de salarios e ingresos en IRS.gov/get-transcript, recopile los formularios 1099-R, 1099-MISC, W-2G y cualquier registro de retención de respaldo para 2018
- Complete el formulario de 2018: use solo la versión de 2018 del formulario 945, ingrese el impuesto federal sobre la renta retenido en la línea 1, la retención de respaldo en la línea 2, calcule las multas y los intereses manualmente
- Adjunte los anexos requeridos: incluya el formulario 945-A si era depositante quincenal o tenía obligaciones mensuales de $100,000 o más; adjunte declaraciones explicativas para la presentación tardía
- Presentar y pagar: envíelo por correo al centro de procesamiento del IRS correspondiente (las direcciones cambiaron en 2019) o preséntelos electrónicamente si están disponibles; pague el saldo adeudado mediante transferencia electrónica de fondos si es necesario
- Mantenga registros: guarde copias de la declaración presentada, las confirmaciones de pago y toda la documentación de respaldo durante al menos cuatro años
Errores comunes y cómo evitarlos
- Uso del formulario del año incorrecto: utilice siempre el formulario 945 de 2018 para las obligaciones del año tributario de 2018, no el formulario del año en curso, ya que los números de línea y los requisitos pueden diferir
- Combinar retenciones salariales y no relacionadas con la nómina: no declare la retención salarial W-2 en el formulario 945; en su lugar, debe figurar en los formularios 941, 943 o 944 (instrucciones del IRS para el formulario 945 (2018))
- Determinación incorrecta del cronograma de depósitos: base su cronograma de depósitos para 2018 en su responsabilidad del formulario 945 de 2016, no en 2017, ya que el período retrospectivo es de dos años antes
- Omitir las retenciones adicionales: incluye todas las retenciones adicionales relacionadas con juegos de azar, números de TIN faltantes y situaciones de subnotificación en la línea 2, incluso si se denuncian en varios formularios 1099
- Presentación de varias declaraciones: presente solo un formulario 945 por año calendario que cubra todas las retenciones no relacionadas con la nómina, independientemente de la cantidad de tipos diferentes de pagos que haya realizado
- Ignorar las multas y los intereses: calcule e incluya las multas por no presentar la solicitud y por no pagar, más los intereses de la fecha de vencimiento original cuando presente la declaración fuera de plazo
Qué sucede después de presentar la solicitud
El IRS normalmente procesa el formulario 945 en un plazo de 6 a 8 semanas a partir de la recepción, aunque las declaraciones presentadas tardíamente pueden tardar más debido a los procedimientos de revisión adicionales. Recibirás avisos confirmando la recepción y cualquier cálculo del saldo adeudado, incluidos los montos actualizados de las multas y los intereses. Si adeuda dinero y no puede pagar la totalidad, puede solicitar un acuerdo de pago a plazos mediante el formulario 9465 o solicitar en línea en IRS.gov/OPA los saldos inferiores a 25 000$ (IRS.gov/payments/Payment-Plans-Installment-Agreements). El IRS puede aplicar la multa por recuperación del fondo fiduciario a las personas responsables si no se pagan los impuestos retenidos. Si no está de acuerdo con alguna sanción o determinación, tiene derecho a apelar, empezando por presentar una explicación por escrito a la oficina del IRS que emitió la notificación.
Preguntas frecuentes
¿Qué sanciones se aplican por presentar el formulario 945 con retraso en 2018?
La multa por no presentar la declaración es del 5% de los impuestos impagos por mes (o parte del mes), hasta un máximo del 25%. La multa por falta de pago es del 0,5% mensual, con un límite del 25%. Los intereses se acumulan tanto sobre los impuestos como sobre las multas a partir de la fecha de vencimiento original (instrucciones del IRS para el formulario 945 (2018)).
¿Aún puedo obtener un reembolso si presento el formulario 945 con retraso para 2018?
Por lo general, debes presentar la solicitud en un plazo de tres años a partir de la fecha límite original (antes del 31 de enero de 2022) para solicitar los reembolsos. Sin embargo, si nunca presentó la declaración original, es posible que aún pueda solicitar el reembolso de la retención pagada en exceso, aunque la ley varía según la situación.
¿Cómo puedo obtener las transcripciones que me ayuden a preparar mi formulario 945 de finales de 2018?
Solicite las transcripciones de impuestos comerciales en IRS.gov/Businesses/Get-A-Business-Tax-Transcript o las transcripciones de salarios e ingresos en IRS.gov/get-transcript. También puede llamar al 800-908-9946 para obtener las transcripciones comerciales o usar el formulario 4506-T.
¿Debo modificar mis declaraciones estatales después de presentar un formulario federal 945 tardío?
Por lo general, el formulario 945 no afecta a las declaraciones estatales de impuestos sobre la renta, ya que informa las retenciones federales sobre las partidas no relacionadas con la nómina. Sin embargo, consulta con la agencia tributaria de tu estado si el estado ha impuesto retenciones sobre los mismos pagos que no se declararon correctamente.
¿Qué sucede si descubro errores después de presentar mi Formulario 945 de 2018 con retraso?
Use el formulario 945-X para corregir errores administrativos en las declaraciones del formulario 945 presentadas anteriormente. Presente el formulario 945-X por separado de cualquier declaración del año en curso e incluya explicaciones detalladas de las correcciones (IRS.gov/forms-pubs/about-form-945-x).
¿Puede el IRS preparar un formulario 945 sustituto si no lo presento?
Sí, según la Sección 6020 (b) del IRC, el IRS puede preparar una declaración sustitutiva basándose en la información disponible, pero esto generalmente resulta en evaluaciones más altas y elimina la oportunidad de solicitar deducciones o presentar circunstancias atenuantes (IRS.gov/irm/part4/IRM_04-019-026r).
¿Cuánto tiempo debo conservar los registros después de presentar un formulario 945 tardíamente?
Guarde todos los registros justificativos, incluidos los formularios 1099, las confirmaciones de depósito y la declaración presentada, durante al menos cuatro años a partir de la fecha límite o la fecha en que se presentó más tarde. En el caso de las declaraciones no presentadas, el IRS recomienda mantener los registros indefinidamente, ya que no existe un plazo de prescripción para la evaluación.
