Para qué sirve el formulario 944 (2025) del IRS
El formulario 944 es la declaración anual de impuestos federales del empleador diseñada específicamente para los empleadores más pequeños cuya obligación anual total para el Seguro Social, Medicare y los impuestos federales retenidos sobre la renta es de $1,000 o menos (instrucciones del IRS para el formulario 944). Este formulario permite a las pequeñas empresas que reúnen los requisitos presentar y pagar sus impuestos laborales una vez al año, en lugar de presentar las declaraciones trimestrales del formulario 941, pero solo si el IRS le ha notificado por escrito que reúne los requisitos para usar este formulario.
Cuándo utilizaría el formulario 944 para 2025 (presentación tardía o enmendada)
Es posible que presente el formulario 944 con retraso o necesite modificarlo en varios casos: si recibió avisos del IRS sobre declaraciones de impuestos sobre el empleo no presentadas, descubrió errores en un formulario 944 presentado anteriormente o necesita corregir los montos de los salarios, las retenciones de impuestos o los créditos tributarios sobre la nómina. Las situaciones de presentación tardía suelen surgir cuando los pequeños empleadores no cumplen con la fecha límite del 31 de enero de 2026 (o el 10 de febrero de 2026 si todos los depósitos se hicieron a tiempo) para el año tributario de 2025. Para las declaraciones modificadas, utilizará el formulario 944-X dentro del período de prescripción para corregir los errores, pero tenga en cuenta que cualquier solicitud de reembolso generalmente debe presentarse dentro de los 3 años de la fecha de presentación original o 2 años después de pagar el impuesto, lo que ocurra más tarde (instrucciones del IRS para el formulario 944-X).
Reglas clave específicas para 2025
Para 2025, la tasa impositiva del Seguro Social seguirá siendo del 6,2% tanto para el empleador como para el empleado, y el límite de la base salarial seguirá ajustándose anualmente. El crédito tributario sobre la nómina de pequeñas empresas que reúnen los requisitos para aumentar las actividades de investigación se ha incrementado a 500 000 dólares para los años tributarios que comiencen después del 31 de diciembre de 2022, en comparación con el límite anterior de 250 000 dólares (instrucciones del IRS para el formulario 944). Los créditos relacionados con la COVID-19 para los salarios que reúnan los requisitos de licencia por enfermedad o familiar ya no están disponibles en el formulario 944 para los períodos posteriores al 30 de septiembre de 2021, aunque se pueden hacer correcciones a los créditos del año anterior utilizando el formulario 944-X si están dentro del plazo de prescripción.
Paso a paso (nivel alto)
- Reúna la documentación: solicite las transcripciones de impuestos laborales del IRS en IRS.gov/Transcript para comprender su historial de presentación y cualquier presentación anterior del año que está corrigiendo
- Complete el formulario correcto: use el formulario 944 para el año tributario específico si presenta la declaración con retraso, o el formulario 944-X si corrige un formulario 944 presentado anteriormente; nunca use los formularios del año en curso para las declaraciones del año anterior
- Adjunte los anexos requeridos: incluya todos los formularios de respaldo necesarios, como el formulario 8974 para créditos de investigación o los formularios W-2c corregidos si modifica la información salarial
- Elija el método de presentación: puede presentar electrónicamente el formulario 944 a través de proveedores autorizados por el IRS o enviar por correo las declaraciones en papel a la dirección especificada en las instrucciones del IRS (diferentes direcciones para las declaraciones con y sin pagos)
- Mantenga registros: guarde copias de todos los formularios presentados, las confirmaciones de pago y la documentación de respaldo durante al menos cuatro años
Errores comunes y cómo evitarlos
- Uso de un tipo de formulario incorrecto: No utilice el formulario 944-X antes de presentar el formulario 944 original de ese año; esto provoca demoras y errores en el procesamiento (Publicación 15 del IRS)
- Faltan requisitos de elegibilidad: solo presente el formulario 944 si el IRS le ha notificado específicamente por escrito; de lo contrario, debe presentar declaraciones trimestrales del formulario 941, independientemente de su obligación tributaria
- Plazo de prescripción incorrecto: las correcciones del formulario 944-X deben presentarse dentro de los 3 años de la fecha de presentación original para los impuestos no declarados, o dentro de los 3 años de la presentación o 2 años del pago de los montos declarados en exceso
- Certificaciones incompletas: Al usar el formulario 944-X, debe completar las certificaciones requeridas sobre la presentación de los formularios W-2c y el consentimiento de los empleados para las solicitudes de reembolso
- Métodos de pago incorrectos: No envíe los pagos por correo directamente al IRS para depósitos de impuestos federales; utilice el Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS) en EFTPS.gov o métodos electrónicos autorizados
- Combinación de años tributarios: presente formularios separados para cada año tributario que esté corrigiendo; nunca combine varios años en un solo formulario 944-X
Qué sucede después de presentar la solicitud
El IRS normalmente procesa las declaraciones del formulario 944 en un plazo de 6 a 8 semanas, aunque las declaraciones modificadas (formulario 944-X) pueden tardar más. Recibirás un acuse de recibo y cualquier aviso sobre los montos adicionales adeudados o los reembolsos adeudados. Si debe dinero, tiene opciones de pago que incluyen acuerdos de pago a plazos (formulario 9465) que puede solicitar en línea en IRS.gov si reúne los requisitos. Las tasas de interés actuales para los pagos insuficientes son del 7% anual, compuestas diariamente, a partir del cuarto trimestre de 2025 (tasas de interés trimestrales del IRS). Si el IRS modifica su declaración, recibirá una explicación y tendrá derecho a apelar ante la Oficina de Apelaciones si no está de acuerdo con sus determinaciones. Se aplican multas e intereses a las declaraciones tardías según las tasas establecidas por la ley, y la multa por no presentar la solicitud suele ser del 5% mensual hasta el 25% de los impuestos impagos (tema 653 del IRS).
Preguntas frecuentes
¿Puedo presentar el formulario 944 para 2025 si el IRS no me notificó previamente?
Solo si se comunica con el IRS entre el 1 de enero de 2025 y el 1 de abril de 2025 para solicitar la elegibilidad y se espera que su obligación tributaria anual sobre el empleo sea de $1,000 o menos. Debe recibir una confirmación por escrito del IRS (instrucciones del IRS para el formulario 944).
¿Cuál es la multa por presentar el formulario 944 con retraso?
La multa por no presentar la solicitud es generalmente del 5% de los impuestos impagos por mes (o parte del mes) hasta un 25%, más un interés del 7% anual compuesto diariamente. La multa mínima para las declaraciones con más de 60 días de retraso es de 510 USD o el 100% de los impuestos no pagados, lo que sea menor (tema 653 del IRS).
¿Cómo puedo obtener las transcripciones de los años que quizás no haya presentado?
Solicite las transcripciones de impuestos laborales en línea en IRS.gov/Transcript, por teléfono al 800-829-4933 o mediante el formulario 4506-T. Las transcripciones comerciales muestran su historial de presentación de declaraciones y ayudan a identificar las declaraciones faltantes.
¿Hay un límite de tiempo de reembolso para las declaraciones modificadas del formulario 944?
Sí, debe presentar el formulario 944-X en un plazo de 3 años a partir de la fecha en que presentó el formulario 944 original, o en un plazo de 2 años a partir de la fecha en que pagó el impuesto, lo que ocurra después. Después de este período, por lo general no se permiten las solicitudes de reembolso (instrucciones del IRS para el formulario 944-X).
¿Debo modificar también mis declaraciones estatales de impuestos sobre el empleo?
Los requisitos estatales varían considerablemente. Ponte en contacto con la agencia tributaria de tu estado para determinar si es necesario modificar las declaraciones estatales cuando corrijas la información del formulario federal 944, ya que algunos estados exigen la conformidad, mientras que otros funcionan de forma independiente.
¿Puedo pagar en cuotas los impuestos sobre la nómina adeudados por declaraciones tardías?
Sí, puede calificar para los acuerdos de pago en línea en IRS.gov si adeuda $50,000 o menos en impuestos, multas e intereses combinados. Los impuestos sobre el empleo reciben un tratamiento prioritario en las actividades de recaudación (instrucciones del formulario 9465 del IRS).
¿Qué pasa si descubro que debería haber presentado el formulario 941 trimestralmente en lugar del formulario 944?
Comuníquese con el IRS de inmediato al 800-829-4933 para solicitar un cambio en el requisito de presentación. Es posible que tengas que presentar declaraciones trimestrales de ahora en adelante y, posiblemente, hacer depósitos estimados, según los montos de tu pasivo (instrucciones del IRS para el formulario 944).
