Para qué sirve el formulario 943 (2023) del IRS
El formulario 943 (2023) del IRS es la declaración anual de impuestos federales del empleador para empleados agrícolas, utilizada por los empleadores que pagaron salarios a trabajadores agrícolas sujetos a retención de impuestos federales sobre la renta o impuestos del Seguro Social y Medicare (instrucciones del IRS para el formulario 943 (2023)). Los empleadores agrícolas deben presentar este formulario si cumplen con la prueba de los 150 dólares (pagar a cualquier trabajador agrícola un salario en efectivo de 150 dólares o más en un año) o la prueba de 2500 dólares (pagar un salario total en efectivo y no monetario de 2500 dólares o más a todos los trabajadores agrícolas juntos) durante 2023.
Cuándo utilizaría el formulario 943 para 2023 (presentación tardía o enmendada)
Presentaría el formulario 943 para 2023 como declaración tardía si no cumplió con la fecha límite original del 31 de enero de 2024 (o el 12 de febrero de 2024 si todos los impuestos se depositaron a tiempo) y recibió avisos del IRS sobre declaraciones no presentadas o saldos pendientes de pago. La presentación tardía suele ocurrir cuando los empleadores agrícolas descubren que deberían haberla presentado pero no lo hicieron, lo que suele deberse a avisos de CP del IRS o cartas sobre saldos vencidos (instrucciones del IRS para el formulario 943 (2023)). En el caso de las declaraciones modificadas, utilizaría el formulario 943-X para corregir los errores descubiertos en un formulario 943 del 2023 presentado anteriormente, como los montos salariales incorrectos, los errores de retención o la falta de créditos. El plazo de prescripción de los reembolsos permite hacer correcciones en un plazo de 3 años a partir de la fecha de presentación o de 2 años a partir de la fecha en que se pagaron los impuestos, lo que ocurra más tarde.
Reglas clave específicas para 2023
El año tributario 2023 tuvo tasas impositivas específicas para el Seguro Social y Medicare: 6,2% para el impuesto del Seguro Social del empleador y del empleado (12,4% en total) sobre salarios de hasta 160.200 dólares, y del 1,45% para el impuesto de Medicare sin límite salarial (instrucciones del IRS para el formulario 943 (2023)). El formulario 943 para 2023 fue el último año en el que se pudieron solicitar ciertos créditos relacionados con la COVID-19 por los salarios calificados por licencia familiar y por enfermedad pagados en 2023 por la licencia tomada entre el 31 de marzo de 2020 y el 1 de octubre de 2021. Además, 2023 fue el último año en el que se publicó la publicación 51 (Guía tributaria para empleadores agrícolas), ya que esta guía se integró en la publicación 15 a partir de 2024.
Paso a paso (nivel alto)
• Reúna los registros de salarios e impuestos: recopile todos los registros de nómina, las transcripciones de impuestos del año anterior en IRS.gov o llamando al 800-908-9946, y cualquier formulario 943 anterior o correspondencia relacionada
• Complete el formulario del año correcto: use la versión 2023 del formulario 943 para las presentaciones tardías o el formulario 943-X para las enmiendas, asegurándose de que las tres páginas estén completadas y firmadas
• Adjunte los anexos requeridos: incluya el formulario 943-A si era un depositante quincenal, el Anexo R si lo presenta como declarante agregado y cualquier hoja de trabajo para los créditos reclamados
• Envíelo por el método apropiado: envíelo por correo al centro de procesamiento del IRS correcto según su ubicación (instrucciones del IRS para el formulario 943 (2023)) o preséntelo electrónicamente si es elegible; no envíe tanto la versión impresa como la electrónica
• Guarde copias completas: conserve copias de todos los formularios, archivos adjuntos, registros de pago y recibos de correo certificados para su registro
Errores comunes y cómo evitarlos
• Confusión con el formulario incorrecto: no utilice el formulario 941 (trimestral) para los empleados agrícolas; el formulario 943 es solo anual. Además, no lo confundas con el formulario 940 (impuesto FUTA), que es independiente (instrucciones del IRS para el formulario 943 (2023))
• Uso incorrecto del EIN: usa siempre el EIN de tu empresa, nunca tu SSN ni el EIN de otra empresa, ya que esto provoca demoras en el procesamiento y multas
• Combinación de tipos de empleados: no incluya a los empleados domésticos que trabajan en su hogar privado en el formulario 943; deben declararse en el Anexo H de su declaración de impuestos personal, a menos que decida incluirlos con los empleados agrícolas
• Errores de trabajadores con visas H-2A: los trabajadores agrícolas extranjeros con visas H-2A están exentos del pago de impuestos del Seguro Social y Medicare, pero los salarios de más de 600 dólares deben declararse únicamente en el formulario W-2 en la casilla 1
• Presentación incompleta: el formulario 943 tiene tres páginas que deben completarse y firmarse; las presentaciones parciales provocan demoras en el procesamiento
• Direcciones postales incorrectas: las personas que declaran tarde suelen utilizar direcciones desactualizadas; verifique las direcciones postales actuales en las instrucciones, ya que cambian periódicamente
Qué sucede después de presentar la solicitud
Por lo general, el IRS procesa el formulario 943 en un plazo de 6 a 8 semanas, aunque las presentaciones tardías pueden tardar más debido a los procedimientos de revisión adicionales (instrucciones del IRS para el formulario 943 (2023)). Es posible que reciba avisos solicitando información adicional o avisos de evaluación si se aplican multas e intereses. Si debe dinero, las opciones de pago incluyen los pagos en línea en IRS.gov, los acuerdos de pago a plazos mediante el formulario 9465 o el Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS). En caso de disputas relacionadas con multas o multas, tiene derecho a apelar: responda a cualquier notificación del IRS dentro del plazo especificado para preservar estos derechos. Siga supervisando en línea su cuenta tributaria empresarial para ver si hay actualizaciones y responda con prontitud a cualquier correspondencia del IRS.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuestan las multas por presentar el formulario 943 con retraso para 2023?
Las multas por presentación tardía suelen representar el 5% de los impuestos impagos por mes (o una fracción de los mismos), y las multas por falta de pago son del 0,5% por mes. Los intereses se acumulan tanto sobre los impuestos como sobre las multas a partir de la fecha de vencimiento original (IRS.gov/payments/Failure-to-Deposit-penalty).
¿Aún puedo obtener un reembolso si presento el formulario 943 para 2023 con retraso?
Sí, si se te debe un reembolso, no hay penalización por presentarlo tardíamente. Sin embargo, debes presentar la solicitud en un plazo de 3 años a partir de la fecha límite original (por lo general, antes del 31 de enero de 2027 para 2023) para solicitar cualquier reembolso.
¿Tengo que modificar mis declaraciones estatales si presento el formulario 943-X?
Por lo general, sí, si su estado tiene impuestos sobre el empleo agrícola y las correcciones afectan a los cálculos de los impuestos estatales. Ponte en contacto con la agencia tributaria de tu estado para determinar los requisitos específicos, ya que varían según el estado.
¿Dónde puedo obtener las transcripciones de impuestos para ayudar a preparar mi declaración tardía?
Solicite las transcripciones en línea en IRS.gov/Transcripts, llamando al 800-908-9946 o enviando por correo el formulario 4506-T. Las transcripciones de salarios e ingresos muestran la información que terceros informaron al IRS.
¿Qué pasa si descubro que debí haber presentado el formulario 943 durante varios años?
Presente un formulario 943 por separado para cada año faltante; no use el formulario 943-X para los años que nunca presentó. Comience con el primer año y siga adelante, ya que los años anteriores pueden afectar los cálculos posteriores.
¿Puedo presentar electrónicamente un formulario 943 tardío para 2023?
La disponibilidad de presentación electrónica para las declaraciones de años anteriores varía según el proveedor de software. Consulte con los proveedores autorizados de archivos electrónicos o considere la posibilidad de presentarlos en papel si la presentación electrónica no está disponible para las declaraciones de 2023.
¿Cuánto tiempo debo conservar los registros después de presentar un formulario 943 tardíamente?
Guarde todos los registros justificativos durante al menos 4 años después de la fecha límite o la fecha de presentación, la que sea posterior. Esto incluye los registros de nómina, los registros de depósitos y la correspondencia con el IRS (instrucciones del IRS para el formulario 943 (2023)).
