Formulario 943 (2016) del IRS: Guía de presentación tardía y enmendada

Para qué sirve el formulario 943 (2016) del IRS

Formulario 943 del IRS (2016) es la declaración anual de impuestos federales del empleador que se utiliza explícitamente para declarar los salarios pagados a los empleados agrícolas y los impuestos laborales correspondientes. Esto incluye la retención del impuesto federal sobre la renta y los impuestos del Seguro Social y Medicare. Los empleadores deben presentar este formulario si pagaron salarios en efectivo de 150 dólares o más a algún trabajador agrícola individual, o si el salario total pagado a todos los trabajadores agrícolas durante el año alcanzó los 2500 dólares o más. El formulario garantiza que los impuestos adeudados por la mano de obra agrícola se declaren correctamente y que tanto los empleados como los empleadores cumplan con las leyes tributarias federales.

El formulario 943 difiere del formulario 941 porque se aplica solo al empleo agrícola, no a las operaciones comerciales generales. Los agricultores, ganaderos y otras empresas agrícolas deben usar el formulario 943 para declarar todos los salarios, retenciones y contribuciones del empleador aplicables al Seguro Social y Medicare.

Cuándo utilizaría el formulario 943 (2016) del IRS

Usaría el formulario 943 (2016) del IRS cuando se presente alguna de las siguientes situaciones de presentación:

1. Situación de presentación tardía: Es posible que deba presentar el formulario 943 (2016) del IRS con retraso si recientemente recibió una notificación del IRS que indica que no se presentaron ni pagaron los impuestos sobre el empleo agrícola de un año anterior.
   
   
2. Presentación modificada: Debe presentar una declaración enmendada si ha descubierto un error en los salarios, los impuestos retenidos o los pagos anteriores que deba corregirse.
   
   
3. Reclamación de reembolso por sobrepago: Debe solicitar un reembolso por los impuestos pagados en exceso, siempre que presente la reclamación dentro del período legal permitido por las normas del IRS.
   
   
4. Salarios no declarados anteriormente: Debe presentar el formulario si más adelante determina que alcanzó los umbrales de presentación requeridos pero no declaró los salarios de los empleados agrícolas en 2016.
   
   
5. Reclasificación de la condición de trabajador: Debe presentar el formulario 943 si el IRS ha determinado que un trabajador que anteriormente era tratado como contratista independiente debería haber sido clasificado como empleado a efectos fiscales.

Reglas o detalles clave para 2016

Estas reglas determinan los cálculos correctos para los impuestos del Seguro Social y Medicare y se aplican a ellos. También establecen los plazos de presentación y depósito.

1. Tasas impositivas del Seguro Social: Para 2016, la tasa impositiva del Seguro Social fue del 6.2 por ciento tanto para el empleado como para el empleador, con un límite salarial máximo de 118.500 dólares por empleado.
   
   
2. Tasas impositivas de Medicare: La tasa impositiva de Medicare en 2016 fue del 1,45 por ciento tanto para el empleado como para el empleador, y no había un límite de base salarial para estos impuestos.
   
   
3. Impuesto adicional de Medicare: Los empleadores estaban obligados a retener un 0,9 por ciento adicional sobre los salarios que superaran los 200 000 dólares por empleado, independientemente de su estado civil civil u otros ingresos.
   
   
4. Fechas de vencimiento: La fecha límite para presentar el formulario 943 (2016) del IRS fue el 31 de enero de 2017. Los empleadores que hicieron todos los depósitos requeridos a tiempo eran elegibles para una fecha límite extendida del 10 de febrero de 2017.
   
   
5. Presentación y depósitos electrónicos: Los empleadores con 250 o más formularios W-2 tenían que presentarlos electrónicamente y todos los depósitos de impuestos federales tenían que hacerse a través del Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS).
   
   
6. Impuestos estatales sobre el empleo: Algunos estados exigen la presentación por separado de los salarios agrícolas, por lo que los empleadores deben verificar las obligaciones tributarias laborales específicas de cada estado para garantizar su cumplimiento.

Paso a paso (nivel alto)

Seguir cada paso con cuidado ayuda a evitar demoras, penalizaciones o la necesidad de correcciones posteriores.

1. Reúna los registros de nómina y depósito: Recopile información detallada sobre la nómina de todos los empleados agrícolas, incluidos los salarios en efectivo, el impuesto federal sobre la renta retenido y los recibos de depósitos de impuestos de 2016.
   
   
2. Complete la versión correcta: Use la versión oficial de 2016 del formulario 943 del IRS para asegurarse de que todas las entradas se correspondan con las tasas impositivas correctas del Seguro Social y Medicare del año.
   
   
3. Adjunte los formularios requeridos: Incluya el formulario 943-A si depositaba cada dos semanas y adjunte el formulario W-3 con copias de todos los formularios W-2 emitidos a sus empleados agrícolas.
   
   
4. Seleccione el método de presentación correcto: Envíe su declaración completa enviándola por correo a la dirección correspondiente del IRS o presentándola en línea a través de un proveedor autorizado de presentación electrónica.
   
   
5. Guarde copias para los registros: Conserve copias de todos los formularios, cronogramas y comprobantes de envío durante al menos cuatro años para respaldar futuras auditorías, solicitudes de reembolso o solicitudes de verificación.

Errores comunes y cómo evitarlos

Los siguientes son errores comunes que a menudo resultan en multas, correspondencia del IRS y orientación para evitarlos.

1. Confundiendo el formulario 941 y el formulario 943: El formulario 943 se aplica solo a los empleadores agrícolas, mientras que el formulario 941 es para los empleados no agrícolas; declarar los mismos salarios en ambos formularios resulta en duplicación y multas.
   
   
2. Límites de presentación faltantes: Los empleadores deben presentar una solicitud si pagaron a algún trabajador 150 dólares o más en efectivo, o si el salario total de todos los empleados agrícolas alcanzó los 2500 dólares; no aplicar estas reglas puede llevar al incumplimiento.
   
   
3. Límites salariales incorrectos: Los empleadores no deben declarar los salarios del Seguro Social que superen los 118 500 dólares por empleado en 2016 y deben declarar todos los salarios de Medicare sin límite para garantizar un cálculo exacto de los impuestos.
   
   
4. Clasificación errónea de los trabajadores: Un trabajador que cumple con la definición de empleado según el derecho consuetudinario no debe ser tratado como un contratista independiente, ya que una clasificación errónea puede resultar en impuestos y multas adicionales.
   
   
5. Errores en el cronograma de depósitos: Los empleadores deben hacer los depósitos de impuestos de acuerdo con el cronograma de depósitos mensuales o quincenales que se les haya asignado; los depósitos atrasados pueden generar multas e intereses.

Qué sucede después de presentar la solicitud

Después de presentar el formulario 943 (2016) del IRS, el IRS generalmente procesa la declaración en un plazo de varias semanas, aunque las presentaciones tardías pueden requerir una verificación adicional. El IRS se comunicará con usted si hay discrepancias, falta información o se adeuda impuestos adicionales. Los empleadores que adeudan un saldo pueden solicitar un acuerdo de pago a plazos o una desgravación de la multa si reúnen los requisitos por una causa razonable. Se recomienda conservar todos los registros de nómina, las confirmaciones de depósitos y la correspondencia del IRS durante al menos cuatro años a fin de garantizar la documentación adecuada para futuras revisiones o solicitudes de reembolso.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se aplica la retención del impuesto federal sobre la renta al formulario 943 (2016) del IRS?

La retención del impuesto federal sobre la renta se aplica a los salarios pagados a los empleados agrícolas sujetos a impuestos federales. Los empleadores deben declarar estas cantidades en la declaración de impuestos de los trabajadores agrícolas para garantizar el cumplimiento de la ley federal y la retención precisa de las obligaciones de los empleados.

¿Se exigen los impuestos de Medicare para todos los empleados agrícolas según el formulario 943 (2016) del IRS?

Sí, a todos los empleados agrícolas cuyos salarios estén sujetos a los impuestos de Medicare se les deben retener estas cantidades y declararlas con precisión en la declaración de los empleados agrícolas. Los empleadores también deben igualar las contribuciones de los empleados para garantizar la financiación adecuada de los beneficios de Medicare.

¿Presentar un formulario 943 (2016) del IRS modificado o tardío puede brindar algún beneficio?

Presentar una declaración tardía o corregida para los empleados agrícolas permite a los empleadores solicitar posibles reembolsos por impuestos pagados en exceso y corregir errores en informes anteriores. También ayuda a mantener el cumplimiento y preserva la elegibilidad para los acuerdos de pago o los servicios de alivio de multas del IRS.

¿Qué sucede si los salarios agrícolas de un empleador no están sujetos a la retención del impuesto federal sobre la renta ni a la Seguridad Social?

Si los salarios pagados a ciertos trabajadores no están sujetos a retenciones en virtud de la ley federal, los empleadores no están obligados a declarar esos salarios en el formulario 943 (2016) del IRS. Sin embargo, deben conservar la documentación que explique el motivo de la exclusión para evitar problemas tributarios futuros relacionados con la clasificación o los beneficios.