Para qué sirve el formulario 941 (2022) del IRS
Formulario 941 del IRS (2022) es la declaración trimestral de impuestos federales del empleador para declarar los salarios pagados y el impuesto federal sobre la renta retenido de los salarios de los empleados. Los empleadores utilizan este formulario del IRS para declarar los impuestos sobre la nómina trimestrales, incluidos los impuestos federales sobre la renta, los impuestos del Seguro Social y los impuestos de Medicare. El empleador y los empleados comparten la responsabilidad de pagar los impuestos sobre la nómina, y los depósitos puntuales ayudan a garantizar el cumplimiento de los requisitos del Tesoro de los Estados Unidos.
Para obtener un desglose detallado de los requisitos de presentación, las reglas de elegibilidad y las instrucciones paso a paso, consulta nuestra guía sobre Formulario 941 sin presentar 2022
Cuándo utilizaría el formulario 941 (2022) del IRS
Los empleadores presentan el formulario 941 cuando pagan salarios sujetos a la retención del impuesto federal sobre la renta, los impuestos del Seguro Social y los impuestos de Medicare. Los empleadores agrícolas y los empleados domésticos pueden tener requisitos de presentación por separado, mientras que los empleadores temporeros solo presentan la solicitud para los trimestres en los que pagan los salarios. Un formulario presentado anteriormente puede modificarse si se encuentran errores o se debe reportar nueva información sobre el crédito tributario de nómina. Los empleadores deben mantener un número de identificación patronal válido y cumplir con los requisitos de presentación por cada trimestre en que paguen un salario.
Reglas o detalles clave para el año tributario 2022
- Plazos de presentación y días hábiles: Los empleadores deben presentar el Formulario 941 trimestralmente antes del último día del mes siguiente a cada trimestre. El siguiente día hábil se convierte en la fecha límite si la fecha límite coincide con un feriado legal o un fin de semana.
- Impuestos sobre la nómina y obligaciones tributarias: La presentación de cada trimestre debe declarar el impuesto sobre la renta retenido, los impuestos del Seguro Social y los impuestos de Medicare. Los informes precisos evitan las discrepancias en las obligaciones tributarias sobre la nómina o en los depósitos tributarios.
- Impuesto federal sobre la renta retenido: Los empleadores deben declarar el total del impuesto federal sobre la renta retenido de los salarios de los empleados, incluido el impuesto adicional de Medicare retenido para las personas con ingresos altos.
- Depósitos de impuestos sobre el empleo: Los empleadores son responsables de los depósitos puntuales mediante el retiro electrónico de fondos u otros métodos de pago aprobados por el IRS para evitar multas.
- Tasa impositiva del Seguro Social y Medicare: La tasa impositiva del Seguro Social se mantuvo en el 6,2% tanto para la participación del empleador como para la del empleado, mientras que la tasa impositiva de Medicare fue del 1,45%.
- Retención adicional de impuestos de Medicare: Los empleadores deben retener el impuesto adicional de Medicare para los salarios que superen los 200 000$ e informar el monto por separado en el formulario de impuestos.
- Crédito tributario de nómina y pago calificado por enfermedad: Los empleadores que pagaron salarios calificados por enfermedad o licencia familiar debido a la COVID-19 pueden solicitar los créditos tributarios sobre la nómina disponibles para el año tributario de 2022.
- Presentación electrónica y pagos de impuestos: El IRS fomenta la presentación electrónica y el retiro electrónico de fondos para un procesamiento más rápido y una publicación precisa de los pagos.
Consulte más instrucciones para los formularios de impuestos y guías de presentación en nuestro Centro de formularios.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Reunir los registros de nómina y de empleados
Los empleadores deben recopilar los salarios totales pagados, los salarios sujetos a impuestos y los registros de nómina para declarar con precisión los impuestos sobre la renta retenidos y los impuestos sobre el empleo. Mantener registros de nómina organizados ayuda a evitar errores al declarar los salarios del Seguro Social o los beneficios complementarios sujetos a impuestos.
Paso 2: Verifique el impuesto sobre la renta retenido y los impuestos de Medicare
Los empleadores deben confirmar que todos los impuestos sobre la renta retenidos y los impuestos de Medicare retenidos son correctos antes de presentarlos. Los errores en la retención del impuesto federal sobre la renta o en los salarios de Medicare pueden retrasar el procesamiento y aumentar las obligaciones tributarias.
Paso 3: Calcular la obligación tributaria sobre las acciones y la nómina del empleador
Calcule el total de los impuestos sobre la nómina, incluida la participación del empleador y el empleado en los impuestos del Seguro Social y Medicare. Incluya la paga por enfermedad calificada, los beneficios complementarios imponibles y las propinas del Seguro Social sujetas a impuestos para el trimestre.
Paso 4: Adjunte los cronogramas requeridos y confirme los depósitos
Los empleadores que depositan impuestos cada dos semanas deben incluir el Anexo B para detallar los depósitos de impuestos diarios. Confirme que todos los depósitos de impuestos sobre la nómina se hagan a tiempo y que sean iguales a la obligación tributaria sobre la nómina declarada.
Paso 5: Presentar el formulario 941 y realizar los pagos de impuestos
Los empleadores pueden presentar la solicitud electrónicamente utilizando un software aprobado por el IRS o enviar por correo las presentaciones en papel a la dirección correspondiente del IRS. Los empleadores pueden pagar en línea mediante retiros electrónicos de fondos u otros métodos de pago seguros.
Paso 6: Conserve la documentación y supervise el procesamiento del IRS
Guarde copias de las declaraciones de impuestos, las confirmaciones de depósitos y los comprobantes de los pagos de impuestos durante al menos cuatro años. Revisa las actualizaciones del IRS para ver si hay algún cambio que afecte a los impuestos sobre la nómina o a los requisitos de presentación.
Obtenga más información sobre la presentación de impuestos federales a través de nuestro Centro de ayuda para formularios del IRS.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Salarios pagados declarados incorrectamente: Los empleadores a veces declaran la nómina total en lugar de los salarios sujetos a impuestos. Verifique siempre que los salarios totales declarados coincidan con los salarios imponibles sujetos a la retención del impuesto federal sobre la renta.
- Depósitos de impuestos atrasados o faltantes: Los pagos atrasados de impuestos pueden resultar en multas e intereses. Realice depósitos puntuales mediante retiros electrónicos de fondos o EFTPS para cumplir con las fechas de vencimiento.
- No declarar el pago por enfermedad o los salarios calificados por enfermedad: Omitir el pago por enfermedad calificado puede reducir los créditos tributarios de nómina elegibles. Incluya siempre todos los salarios calificados en el trimestre correspondiente.
- Uso de versiones anticuadas de formularios de impuestos: Presentar un formulario por separado para el año tributario incorrecto puede provocar el rechazo. Asegúrese de utilizar la versión de 2022 del formulario 941 del IRS para los salarios pagados en 2022.
- Errores en las correcciones de formularios presentadas anteriormente: Los empleadores que deben corregir los errores de nómina deben usar el formulario modificado correspondiente y explicar cada corrección con claridad para evitar demoras en el procesamiento.
- Datos de empleados incompletos: La falta de detalles salariales de los empleados puede provocar consultas del IRS. Verifique los salarios de cada empleado, los impuestos retenidos y la parte de los impuestos laborales que le corresponde al empleador antes de presentar la declaración.
Obtenga más información sobre cómo evitar problemas con los impuestos empresariales en nuestra guía sobre Cómo presentar una solicitud y evitar sanciones.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Una vez que los empleadores presentan el Formulario 941, el IRS revisa la información y concilia los salarios declarados pagados con los depósitos de impuestos sobre la nómina. La presentación en papel generalmente demora hasta ocho semanas, mientras que la presentación electrónica se procesa en cuatro semanas. Los empleadores que adeuden obligaciones tributarias recibirán una factura que muestre el monto impagado de impuestos y las multas o intereses aplicables del IRS. Los empleadores que hayan pagado en exceso pueden solicitar reembolsos o aplicar los pagos excesivos a los futuros impuestos sobre la nómina. Mantener el cumplimiento y una comunicación rápida con el IRS ayuda a prevenir más problemas.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe presentar el formulario 941 (2022) del IRS para declarar los impuestos federales sobre la renta y los impuestos sobre la nómina?
La mayoría de los empleadores deben presentar el Formulario 941 trimestralmente si pagan salarios sujetos al impuesto federal sobre la renta, al Seguro Social y a los impuestos de Medicare. Los empleadores agrícolas y los empleados domésticos pueden presentar formularios separados según reglas diferentes.
¿Cuál es la fecha límite para presentar el formulario 941 y declarar la retención del impuesto federal sobre la renta?
El formulario 941 vence el último día del mes siguiente a cada trimestre. Se aplica el siguiente día hábil si la fecha de vencimiento coincide con un feriado legal o un fin de semana.
¿Cómo modifico un formulario 941 presentado anteriormente si encuentro errores en la retención de impuestos sobre la renta?
Los empleadores deben presentar el formulario 941-X para corregir los errores en el formulario 941 presentado anteriormente. Este formulario modificado informa sobre las correcciones a los impuestos retenidos y a los depósitos de impuestos sobre la nómina.
¿Puedo solicitar créditos tributarios sobre la nómina para pagar por enfermedad que califique en mi formulario 941 de 2022?
Los empleadores que pagaron salarios calificados por licencia familiar o por enfermedad en 2022 pueden solicitar un crédito tributario sobre la nómina en su formulario 941 para ese año tributario.
¿Cómo se declaran los impuestos de Medicare y las retenciones adicionales de impuestos de Medicare en el formulario 941?
Los empleadores declaran los impuestos de Medicare retenidos de los salarios de los empleados e incluyen cualquier impuesto adicional de Medicare retenido para los empleados que ganan más de 200 000 dólares en salarios durante el trimestre.
¿Cómo aparecen los impuestos del Seguro Social y los salarios del Seguro Social sujetos a impuestos en el formulario 941?
Los empleadores deben declarar los salarios del Seguro Social sujetos a impuestos y calcular la parte de los impuestos del Seguro Social que corresponde al empleado y al empleador en el formulario 941 del IRS cada trimestre.
¿Cuáles son mis opciones de depósitos de impuestos o retiros electrónicos de fondos si adeudo impuestos sobre la nómina?
Los empleadores pueden hacer depósitos de impuestos mediante el Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS) o el retiro electrónico de fondos. Los depósitos puntuales garantizan el cumplimiento y ayudan a evitar posibles multas.
Para obtener más recursos sobre cómo presentar o entender los formularios del IRS del año anterior, visite Guía de presentación del formulario 941.
