Para qué sirve el formulario 941 (2019) del IRS
Formulario 941 (2019) del IRS es la declaración trimestral de impuestos federales del empleador que se utiliza para declarar los impuestos sobre la renta, los impuestos del Seguro Social y los impuestos de Medicare retenidos de los salarios de los empleados. Los empleadores utilizan este formulario de impuestos para declarar el impuesto sobre la renta retenido y la parte que les corresponde de los impuestos sobre la nómina para cada trimestre. Tanto el empleador como el empleado contribuyen al Seguro Social y a Medicare con impuestos sobre los salarios pagados, incluidos los salarios del Seguro Social sujetos a impuestos, las prestaciones por enfermedad y las prestaciones complementarias imponibles. Los empleadores agrícolas y los empleados domésticos que pagan salarios sujetos a la retención del impuesto federal sobre la renta deben presentar una declaración trimestral.
Cuándo utilizaría el formulario 941 para 2019
Los empleadores deben presentar el formulario 941 para cualquier trimestre de 2019 en el que hayan pagado salarios sujetos a la retención del impuesto federal sobre la renta, el impuesto del Seguro Social o el impuesto de Medicare. Debe presentar la solicitud incluso si dejó de pagar sus salarios o no tuvo empleados durante el trimestre, a menos que reúna los requisitos para ser un empleador temporero. Los errores en los datos de los formularios presentados anteriormente o la falta de depósitos de impuestos sobre el empleo pueden resultar en presentaciones tardías o modificadas. Los empleadores que corrijan declaraciones anteriores deben usar un formulario modificado, como el formulario 941-X, para informar sobre los ajustes por impuestos sobre la renta o la retención de impuestos de Medicare.
Reglas o detalles clave para 2019
- Tasas y límites impositivos de 2019: La tasa impositiva de Medicare era del 1,45% tanto para el empleador como para el empleado, sin límite de base salarial. La tasa impositiva del Seguro Social era del 6,2% sobre los salarios imponibles, hasta un máximo de 132.900 dólares.
- Impuesto adicional de Medicare: Se aplica un impuesto adicional de Medicare del 0.9% a los salarios de los empleados que superen los 200 000 dólares. Los empleadores eran responsables de retener el impuesto adicional de Medicare, pero no de pagarlo ellos mismos.
- Calendario de presentación: Los empleadores deben presentar el Formulario 941 trimestralmente (primer, segundo trimestre, tercer trimestre y cuarto trimestre) antes de la fecha límite siguiente a cada período, a menos que caiga en un feriado legal o un fin de semana.
- Número de identificación de empleador válido: Se debe usar un número de identificación patronal válido en cada formulario 941 para evitar demoras en el procesamiento y garantizar la contabilización correcta de las obligaciones tributarias sobre la nómina.
- Opciones de presentación electrónica: Las empresas pueden presentar sus declaraciones de impuestos federales en papel a través del servicio postal o electrónicamente mediante la presentación electrónica autorizada para presentarlas directamente al Tesoro de los Estados Unidos.
- Responsabilidad del empleador: Tanto el empleador como el preparador de impuestos son responsables de verificar los salarios de los empleados y el total de impuestos y de garantizar que los ajustes del trimestre actual se registren correctamente antes de presentarlos.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Reúna sus registros
Recopile los registros de nómina, los detalles de los salarios de los empleados y los salarios totales pagados. Incluya información sobre el impuesto federal sobre la renta retenido, las propinas del Seguro Social sujetas a impuestos y los salarios de Medicare.
Paso 2: Complete el formulario correcto
Use el formulario 941 de 2019 para cada trimestre en particular. Seleccione la casilla correspondiente al trimestre e informe con precisión el impuesto sobre la renta, el impuesto del Seguro Social y el impuesto de Medicare.
Paso 3: Calcular con precisión
Determine el total de impuestos sumando el impuesto federal sobre la renta retenido, los impuestos del Seguro Social y los impuestos de Medicare. Confirme que los depósitos y pagos de impuestos sobre el empleo coincidan con los impuestos sobre la nómina declarados.
Paso 4: Adjunte los cronogramas requeridos
Anexo B para depositantes quincenales y cualquier anexo requerido para los beneficios del seguro de vida u otra compensación. Verifique que los ajustes del trimestre actual estén incluidos en la presentación.
Paso 5: Archivar y conservar copias
Envíe por correo o presente electrónicamente el Formulario 941 con la dirección de su empresa y el número de identificación de su empleador. Guarde copias firmadas y comprobantes de todos los depósitos tributarios de cada año tributario.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Uso del formulario del año incorrecto: Presente siempre el formulario 019 del IRS correcto, ya que las bases salariales, las tasas impositivas de Medicare y los límites del Seguro Social varían en cada año tributario.
- EIN incorrecto: Asegúrese de que el número de identificación de su empleador sea válido y uniforme en todas las declaraciones de impuestos para evitar que se rechacen las presentaciones o se retrase el procesamiento.
- Errores matemáticos en la obligación tributaria sobre la nómina: Vuelva a verificar todos los impuestos sobre la nómina y los montos totales de impuestos, incluidos los impuestos sobre la renta retenidos, los impuestos de Medicare y los impuestos del Seguro Social.
- Dirección de presentación incorrecta: Si la presentación coincide con un feriado legal o una variación de un día hábil, confirme la dirección postal correcta o utilice la presentación electrónica para evitar demoras.
- Faltan firmas o archivos adjuntos: Asegúrese de que el preparador de impuestos y el preparador remunerado firmen cada formulario e incluyan los cronogramas requeridos, como el seguro de vida grupal a término o los ajustes del trimestre actual.
- No informar todos los salarios de los empleados: Para evitar la subnotificación de las multas, incluya en el formulario los salarios de todos los empleados, los salarios del Seguro Social sujetos a impuestos, la prestación por enfermedad calificada y los beneficios complementarios sujetos a impuestos.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Después de presentar su declaración de impuestos federales, el IRS procesará las presentaciones en papel en un plazo de varias semanas, mientras que la presentación electrónica proporciona una confirmación más rápida. Los empleadores pueden recibir avisos del IRS si el salario o el total de impuestos de un empleado no coinciden con los depósitos de impuestos sobre la nómina. Si queda un saldo pendiente, las empresas pueden pagar en línea, solicitar acuerdos de pago a plazos o ponerse en contacto con el Tesoro de los Estados Unidos para obtener ayuda con los pagos. El IRS puede imponer multas por impuestos laborales inexactos, pero puede aplicar una reducción por causa razonable en caso de errores cometidos por primera vez. Guarde siempre copias de las declaraciones presentadas, los registros de impuestos sobre el empleo y la correspondencia para verificarlos en el futuro.
Preguntas frecuentes
¿Qué tan tarde puedo presentar mi declaración en el formulario 941 (2019) del IRS?
No hay un límite absoluto para las presentaciones tardías, pero las multas y los intereses se siguen acumulando hasta que presente su declaración y pague todas las obligaciones tributarias sobre la nómina.
¿Puedo presentar el formulario 941 si ya presenté un formulario previamente presentado con errores?
Sí, debe usar el formulario 941-X para corregir la información de uno o más trimestres y garantizar el ajuste adecuado del salario total, la retención del impuesto sobre la renta y el impuesto de Medicare.
¿Cuándo debo presentar el formulario 941 para los ajustes del trimestre actual a los depósitos de impuestos sobre la nómina?
Preséntelos trimestralmente después de que finalice cada período, informando con precisión los ajustes del trimestre actual para mantener el cumplimiento y evitar discrepancias en la obligación tributaria total.
¿Cómo declaro la retención de impuestos sobre la renta y la retención adicional de impuestos de Medicare en mi declaración de impuestos federales?
Indique el impuesto sobre la renta retenido en el formulario 941 en las secciones correctas e incluya el impuesto adicional de Medicare retenido cuando los salarios de los empleados superen el umbral del año tributario.
¿Los empleadores agrícolas están obligados a presentar el formulario 941 para el impuesto sobre el empleo?
La mayoría de los empleadores agrícolas presentan un formulario 941 por separado, pero también deben usarlo si pagan salarios sujetos a impuestos federales sobre la renta.
¿Qué debo hacer si mi presentación cae en un feriado legal o un día hábil de fin de semana?
Si la fecha límite coincide con un feriado legal o un fin de semana, presente la solicitud el siguiente día hábil para evitar multas por presentación tardía según las normas del impuesto federal sobre la renta.
¿Puedo presentar electrónicamente la declaración trimestral de impuestos federales de mi empleador?
El IRS alienta la presentación electrónica para mayor precisión y rapidez. Los contribuyentes pueden presentar la declaración de impuestos federales trimestral de su empleador a través de proveedores aprobados por el IRS o de un preparador remunerado.
