Para qué sirve el formulario 941 (2018) del IRS
Formulario 941 del IRS (2018) informa los salarios pagados, los impuestos retenidos y la participación del empleador en las contribuciones al Seguro Social y Medicare. Los empleadores presentan este formulario para informar al gobierno sobre la cantidad de impuestos laborales que adeudan cada trimestre.
Cualquier empleador que pague salarios sujetos a impuestos federales, al Seguro Social o a Medicare debe presentar el Formulario 941, a menos que el IRS otorgue un cronograma de presentación especial. El formulario garantiza que los empleados y los empleadores declaren y paguen correctamente los impuestos de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro Social (FICA).
Cuándo utilizaría el formulario 941 para 2018
Es posible que deba presentar el formulario 941 de 2018 con retraso si no presentó las declaraciones trimestrales requeridas o si recibió una notificación del IRS por la falta de presentaciones. Las presentaciones tardías suelen ocurrir cuando las empresas cierran sin presentar sus declaraciones finales o descubren errores pasados que requieren una modificación.
Si presentó una solicitud anteriormente, pero necesita corregir la información sobre el salario o la retención, utilice el formulario 941-X para modificar la declaración original. El plazo general de prescripción del IRS para las correcciones es de tres años, por lo que las declaraciones presentadas en 2018 ahora abordan principalmente los saldos pendientes o las demandas del IRS, más que las solicitudes de reembolso.
Reglas o detalles clave para el año tributario 2018
Se aplicaron varias reglas a las presentaciones de 2018 que difieren de la ley actual:
- Base salarial del Seguro Social: 128.400 dólares
- Tasa impositiva del Seguro Social: 6,2% para el empleador y el empleado
- Tasa impositiva de Medicare: 1,45% para cada partido
- Impuesto adicional de Medicare: Para salarios superiores a 200 000$
- Sin créditos relacionados con la pandemia: Crédito de retención de empleados
Las pequeñas empresas que reúnan los requisitos para el crédito de nómina para investigación calificado podrían solicitar hasta 250 000 dólares de su crédito de investigación contra la parte que le corresponde al empleador de los impuestos del Seguro Social.
Recuerde que 2018 es anterior a las actualizaciones más recientes del sistema del IRS, como las notificaciones por correo electrónico y la autenticación multifactorial para las cuentas en línea, por lo que los procedimientos de presentación pueden diferir de los actuales.
Paso a paso (nivel alto)
Para presentar correctamente su formulario 941 de 2018:
- Obtenga la transcripción de su cuenta del IRS para verificar qué trimestres se han presentado y si en su registro aparecen saldos, multas o cuotas estimadas.
- Descargue la versión 2018 del Formulario 941 de IRS.gov para asegurarse de que está utilizando las bases salariales y tasas impositivas correctas para ese año tributario específico.
- Complete un formulario 941 por separado para cada trimestre no presentado e introduzca información precisa sobre salarios, retenciones y depósitos según sus registros de nómina.
- Adjunte el Anexo B (formulario 941) si depositó cada dos semanas o tuvo una obligación tributaria de $100,000 o más durante cualquier período de depósito.
- Incluya el formulario 8974 si solicita el crédito tributario de nómina para pequeñas empresas que reúne los requisitos para actividades de investigación.
- Envíe sus formularios completados por correo al centro de procesamiento del IRS correspondiente según la dirección de su empresa, siguiendo las instrucciones proporcionadas para el año fiscal 2018.
- Guarde copias firmadas de todos los formularios y documentos de respaldo, incluidos los registros de nómina, las confirmaciones de depósitos y los recibos de correo, durante un mínimo de cuatro años.
Errores comunes y cómo evitarlos
Evite estos errores comunes al presentar o modificar su formulario 941 de 2018:
- Usar el año de formulario incorrecto: Los empleadores siempre deben usar la versión correcta de 2018 del Formulario 941 y confirmar que todas las tasas impositivas y bases salariales se alinean con los requisitos de ese año.
- Seleccionar el trimestre incorrecto: Los empleadores deben verificar que la casilla correspondiente al trimestre esté marcada en la parte superior del formulario antes de enviarlo.
- Superar la base salarial del Seguro Social: Los empleadores deben dejar de calcular el impuesto del Seguro Social una vez que el salario de un empleado alcance el límite de 128,400 dólares para 2018.
- Omitir los horarios obligatorios: Los empleadores deben adjuntar todos los anexos aplicables, incluido el Anexo B para los depositantes quincenales y el formulario 8974 al solicitar los créditos tributarios sobre la nómina de investigación.
- Uso de un tipo de formulario incorrecto: Los empleadores deben usar el formulario 941 para los trimestres sin presentar y reservar el formulario 941-X solo para corregir una declaración presentada anteriormente.
- No conciliar los informes salariales: Los empleadores deben asegurarse de que los totales de los cuatro formularios 941 trimestrales coincidan con los totales anuales declarados en los formularios W-2 y W-3.
- Faltan los plazos de presentación: Los empleadores deben presentar cada declaración o enmienda antes de la fecha de vencimiento para evitar multas e intereses.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Después de presentar su formulario 941 de 2018, el IRS normalmente tarda de seis a ocho semanas en procesarlo, y las presentaciones más antiguas a veces requieren más tiempo. Es posible que reciba un aviso solicitando información o documentación adicional durante esta revisión. Si adeuda impuestos, el IRS le enviará una factura que incluye multas, intereses y opciones de pago o pago a plazos.
Preguntas frecuentes
¿Aún puedo presentar el formulario 941 (2018) del IRS?
Sí, los contribuyentes aún pueden presentar el formulario 941 (2018) del IRS para declarar los salarios cubiertos y los impuestos federales para el año tributario en cuestión. La presentación evita multas adicionales y mantiene su cuenta al día con el Servicio de Impuestos Internos.
¿Cuál es la fecha límite para el pago de impuestos de finales de 2018?
No hay una nueva fecha de vencimiento para las presentaciones vencidas, pero los pagos deben hacerse lo antes posible. Los empleadores pueden pagar electrónicamente a través del sistema del Departamento del Tesoro o enviando por correo un formulario completo con los detalles del pago.
¿Cómo corrijo los errores en mi declaración de 2018?
Los empleadores deben usar el formulario 941-X para corregir los errores relacionados con los salarios pagados, las deducciones o los impuestos del Seguro Social. Presente la declaración modificada por separado e incluya toda la información requerida para el año tributario correspondiente para evitar demoras en el procesamiento.
¿Qué multas se aplican si sigo adeudando impuestos de 2018?
Si adeuda impuestos de 2018, el IRS puede emitir un aviso añadiendo multas e intereses. La multa por no presentar la declaración equivale al 5% mensual de impuestos pendientes de pago, calculada hasta que se alcance el límite máximo o se reciba el pago completo.
¿Puede un profesional de impuestos ayudar con las declaraciones de finales de 2018?
Sí, un profesional de impuestos calificado puede revisar tu cuenta, ayudarte a completar los formularios correctos, verificar los pagos y solicitar una reducción de las multas en tu nombre. Esta asistencia garantiza el cumplimiento de los plazos del IRS y reduce los riesgos tributarios futuros.
¿Cómo puedo confirmar que se ha aceptado mi solicitud?
Después de presentar su declaración, el IRS envía un acuse de recibo por correo o notificaciones por correo electrónico a los declarantes electrónicos. Puede comprobar su cuenta mediante la autenticación multifactor y su número de identificación personal (PIN) para confirmar la recepción.
¿Se sigue aplicando el impuesto del Seguro Social a las declaraciones de 2018?
Sí, el impuesto del Seguro Social de 2018 se aplicó a salarios de hasta 128,400 dólares. Tanto los empleadores como los empleados estaban obligados a contribuir en virtud de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro Social (FICA), que financia las prestaciones del seguro de vejez, supervivencia e incapacidad.
