Para qué sirve el formulario 941 (2017) del IRS
El formulario 941 es la declaración trimestral de impuestos federales del empleador que las empresas utilizan para declarar el impuesto federal sobre la renta retenido de los cheques de pago de los empleados, más la parte de los impuestos del Seguro Social y Medicare correspondiente al empleador y al empleado (instrucciones del IRS para el formulario 941, versión revisada en enero de 2017). Cualquier empleador que pague salarios sujetos a retenciones del impuesto federal sobre la renta o impuestos del Seguro Social y Medicare debe presentar el Formulario 941 trimestralmente, incluso si no pagó ningún salario durante un trimestre en particular, a menos que reúna los requisitos para excepciones específicas, como los empleadores de temporada, o haya presentado una declaración final.
Cuándo utilizaré el formulario 941 para 2017 (presentación tardía o enmendada)
Presentaría un formulario 941 a finales de 2017 si no cumplía con los plazos trimestrales originales, que eran el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero (para los trimestres que finalizaran el 31 de marzo, el 30 de junio, el 30 de septiembre y el 31 de diciembre, respectivamente). Algunas situaciones comunes incluyen recibir notificaciones del IRS sobre declaraciones no presentadas, descubrir que adeuda impuestos laborales adicionales o tener que establecer un historial de cumplimiento antes de solicitar acuerdos de pago. En el caso de las declaraciones de 2017 modificadas, utilice el formulario 941-X si descubre errores después de presentar la declaración original, ya que las correcciones se pueden hacer en un plazo de tres años a partir de la fecha de presentación o dos años a partir de la fecha de pago del impuesto, lo que ocurra más tarde (instrucciones para el formulario 941-X, versión revisada, abril de 2017).
Reglas clave específicas de 2017
Para el año tributario 2017, la tasa impositiva del Seguro Social se mantuvo en el 6,2% para el empleador y el empleado (12,4% en total) con un límite de base salarial de 127 200 dólares, mientras que el impuesto de Medicare se mantuvo en el 1,45% cada uno (2,9% en total) sin límite de base salarial (publicación 15 del IRS, 2017). El impuesto adicional de Medicare del 0,9% se aplicó a los salarios de los empleados que superaran los 200 000 dólares anuales, sin que el empleador exigiera una contrapartida. Los empleadores con una obligación tributaria trimestral total inferior a 2500 dólares podían pagar con la declaración en lugar de hacer depósitos, pero los que tenían una obligación tributaria trimestral o más tenían que seguir un calendario de depósitos mensuales o quincenales en función de su obligación tributaria retrospectiva.
Paso a paso (nivel alto)
- Reúna sus registros: obtenga las transcripciones salariales y las presentaciones anteriores utilizando el formulario 4506-T o el sistema de transcripciones en línea del IRS para verificar lo que se informó anteriormente
- Complete el formulario correcto: use la versión de 2017 del formulario 941 y cualquier Anexo B requerido si era un depositante quincenal
- Adjunta los anexos de respaldo: incluye el Anexo R si presenta la declaración como un declarante agregado, o los anexos corregidos si modifica las declaraciones anteriores
- Elija el método de presentación: envíelo por correo al centro de procesamiento del IRS correspondiente según su ubicación, o utilice proveedores de archivos electrónicos autorizados (la presentación electrónica estuvo disponible en 2017)
- Guarde copias: guarde copias de todas las declaraciones presentadas y la documentación de respaldo durante al menos cuatro años después de la fecha de vencimiento o la fecha de presentación, lo que ocurra más tarde
Comun errors and how evitarlos
- Uso de tasas impositivas o bases salariales incorrectas: compruebe siempre que está utilizando tasas específicas de 2017 y el límite de base salarial del Seguro Social de 127 200 dólares para ese año
- Plazo de depósito incorrecto: recuerde que los depósitos vencían de acuerdo con su calendario mensual o quincenal, no cuando presentó la declaración; los depósitos atrasados incurren en multas del 2% al 15%, según el retraso
- Falta el Anexo B: Los depositantes quincenales deben presentar el Anexo B que muestre las obligaciones tributarias diarias, y no incluirlo puede resultar en multas
- Número de identificación del empleador incorrecto: asegúrese de que su EIN coincida exactamente con los registros del IRS, ya que las discrepancias pueden retrasar el procesamiento y provocar notificaciones de penalización
- Mantenimiento de registros inadecuados: mantenga registros de nómina detallados, incluidos los informes de propinas de los empleados, las notificaciones de pagos por enfermedad y los acuerdos con terceros pagadores
- Pasar por alto los ajustes: incluya en las propinas los ajustes necesarios para los impuestos no recaudados del Seguro Social y Medicare de los empleados cuando los empleados no tengan un salario suficiente para cubrir la retención
Qué sucede después de presentar la solicitud
El IRS normalmente procesa las declaraciones trimestrales de impuestos sobre el empleo en un plazo de 6 a 8 semanas, aunque las declaraciones tardías o modificadas pueden tardar más debido a los requisitos de revisión adicionales. Recibirá avisos si hay discrepancias entre las declaraciones presentadas y los registros de depósitos, o si se le imponen multas e intereses por la presentación o el pago tardío. Si adeuda impuestos adicionales, puede solicitar un acuerdo de pago a plazos mediante el formulario 9465, que ofrece acuerdos simplificados para saldos inferiores a 50 000$ (formulario 9465, revisado en febrero de 2017). Si no está de acuerdo con las determinaciones del IRS, tiene derecho a apelar y puede solicitar la reducción de la multa por causa razonable mediante el formulario 843, aunque no puede solicitar la desgravación de la multa directamente en el formulario 941 o 941-X.
Questions frecuentes
¿Todavía puedo presentar ahora mis declaraciones del Formulario 941 de 2017?
Sí, puede presentar declaraciones atrasadas, pero se enfrentará a multas del 5% mensual (hasta un 25%) si no las presenta, más intereses sobre los impuestos impagos a partir de las fechas de vencimiento originales.
¿Cómo puedo obtener copias de lo que se presentó anteriormente para 2017?
Solicite las transcripciones de las cuentas mediante el formulario 4506-T, llame al 1-800-908-9946 o acceda a las transcripciones en línea a través de su cuenta del IRS; estas muestran lo que el IRS tiene archivado para sus declaraciones trimestrales.
¿Cuál es la multa por los depósitos de finales de 2017 si los presento ahora?
Las multas por depósito oscilan entre el 2% (de 1 a 5 días de retraso) y el 15% (más de 15 días de retraso), calculadas sobre el monto del depósito no pagado, independientemente de las multas por presentación (instrucciones del IRS para el formulario 941, revisión de enero de 2017).
¿Puedo obtener reembolsos por impuestos laborales pagados en exceso en 2017?
Por lo general, no: el plazo de prescripción de los reembolsos de los impuestos sobre la nómina de 2017 venció tres años después de la fecha límite de la declaración (alrededor de abril de 2021 para la mayoría de las declaraciones trimestrales).
¿Debo modificar también mis declaraciones estatales de impuestos sobre el empleo?
Consulta con tu agencia tributaria estatal, ya que la mayoría de los estados tienen sus propios requisitos y plazos de presentación que pueden diferir de las normas federales, aunque muchos estados aceptan las correcciones federales como punto de partida.
¿Tengo que presentar los cuatro trimestres si me salté varias declaraciones de 2017?
Sí, debe presentar declaraciones del Formulario 941 por separado para cada trimestre en el que haya tenido la obligación tributaria, incluso si no pagó ningún salario en algunos trimestres.
¿Cuánto tiempo tardará el IRS en procesar mis declaraciones de finales de 2017?
Espere de 8 a 12 semanas para las declaraciones en papel, con posibles demoras si las declaraciones requieren una revisión manual o si hay discrepancias con las declaraciones informativas presentadas anteriormente, como los formularios W-2.
