Para qué sirve el formulario 940
El formulario 940 (2025) del IRS informa sobre su obligación tributaria anual de la FUTA y ayuda al gobierno federal a determinar las contribuciones al fondo fiduciario federal de desempleo. Estos impuestos, combinados con los impuestos estatales de desempleo, respaldan los programas estatales de desempleo que brindan beneficios a los trabajadores elegibles.
Los empleadores pagan el impuesto FUTA en función de los salarios que pagan a los empleados, no de los salarios retenidos del salario de los trabajadores. La tasa impositiva estándar de la FUTA sigue siendo del 6,0% sobre los primeros 7.000 dólares del salario de cada empleado, pero la mayoría de los empleadores reciben un crédito por pagar puntualmente los impuestos estatales de desempleo. Este crédito puede reducir la tasa efectiva a tan solo un 0.6%.
Para obtener un desglose detallado de los requisitos de presentación, las reglas de elegibilidad e instrucciones paso a paso para Formulario 940 (2025) del IRS: Declaración anual FUTA del empleador, consulta nuestra guía completa.
Cuándo utilizaría el formulario 940
Los empleadores presentan el formulario 940 cada año para declarar su impuesto FUTA al IRS. También es posible que deba presentar una declaración enmendada o tardía en las siguientes situaciones:
- Recibió una notificación del IRS que indica que un formulario 940 anterior no estaba archivado, estaba incompleto o contenía errores que deben corregirse.
- Descubrió errores en la información salarial o tributaria reportada anteriormente que afectan su obligación tributaria de la FUTA para el año.
- Debe solicitar un crédito tributario de la FUTA para los impuestos estatales de desempleo que se pagaron después de la fecha de presentación federal original.
La fecha límite normal para presentar el Formulario 940 de 2025 es el 2 de febrero de 2026 o el 10 de febrero de 2026, si todos los impuestos de la FUTA se depositaron a tiempo. En el caso de las presentaciones tardías, los empleadores pueden solicitar el reembolso en un plazo de tres años a partir de la fecha de vencimiento o dos años a partir de la fecha de pago, lo que ocurra más tarde.
Reglas o detalles clave para 2025
Para el año tributario 2025, algunos estados pueden ser designados como estados de reducción de crédito en virtud del Título XII de la Ley del Seguro Social. Los empleadores de estos estados deben pagar un impuesto FUTA adicional porque sus fondos estatales de desempleo pidieron dinero prestado al gobierno federal y aún no lo han reembolsado.
Los empleadores afectados por esto deben completar el Anexo A (formulario 940) para calcular el monto adicional adeudado.
Detalles de impuestos de la FUTA 2025
- La base salarial de la FUTA es de 7.000 dólares por empleado al año.
- La tasa impositiva estándar de la FUTA es del 6,0%.
- El crédito máximo para los impuestos estatales de desempleo es del 5.4%.
- La tasa impositiva efectiva de la FUTA para la mayoría de los empleadores es del 0.6%.
- La reducción de crédito se aplica a los empleadores de ciertos estados con préstamos federales pendientes.
Estos pagos ayudan a reponer el fondo fiduciario federal de desempleo y a mantener el equilibrio entre los programas de desempleo federales y estatales.
Para obtener detalles completos sobre los informes salariales, las retenciones y las declaraciones de impuestos por desempleo, consulte nuestra guía sobre Formularios de impuestos sobre nómina y empleo.
Paso a paso (nivel alto)
Reúna sus registros.
Recopile los resúmenes de nómina, las presentaciones del Formulario 940 del año anterior y los informes de impuestos estatales por desempleo. Verifique el salario total pagado a todos los empleados durante el año calendario 2025 antes de completar su declaración.
Complete la versión correcta del formulario.
Utilice el formulario 2025 940 oficial para informar todos los salarios, créditos y ajustes de la FUTA. Evite usar formularios de años tributarios anteriores, ya que las tasas y la reducción de crédito según los estados pueden diferir.
Adjunte los horarios requeridos.
Adjunte el Anexo A si tuvo empleados en estados con reducción de crédito durante 2025. Incluya el Anexo R si presenta una declaración agregada como agente declarante u organización profesional de empleadores (PEO).
Elige tu método de presentación.
Presente el formulario 940 electrónicamente a través de un proveedor autorizado de archivos electrónicos del IRS o envíe por correo una declaración en papel a la dirección del IRS designada para su tipo de negocio. Confirme la dirección postal correcta en función de si se adjunta el pago.
Guarde copias para su registro.
Guarde copias de todos los formularios enviados, las confirmaciones de pago y la correspondencia del IRS durante al menos cuatro años. Estos registros ayudan a verificar el cumplimiento si el IRS solicita documentación o lleva a cabo una auditoría.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Usar el formulario del año incorrecto: Utilice siempre el formulario del año tributario correcto. La versión de 2025 debe usarse para los salarios de 2025, incluso si se presenta después de la fecha límite.
- Calcular mal los salarios imponibles: El impuesto FUTA se aplica solo a los primeros $7,000 pagados a cada empleado durante el año. Los salarios que superen ese límite no están sujetos al impuesto FUTA.
- Olvidar los cálculos de reducción de crédito: Los empleadores de los estados con reducción de crédito deben completar el Anexo A para determinar e informar las obligaciones adicionales de la FUTA.
- Uso incorrecto del EIN: Asegúrese de que su número de identificación de empleador coincida con los registros del IRS con precisión para evitar demoras en el procesamiento o el rechazo de su declaración.
- Faltan requisitos de depósito: Si su obligación tributaria según la FUTA supera los 500$ en cualquier trimestre, haga depósitos antes del último día del mes siguiente para evitar multas.
- No marcar la casilla de devolución modificada: Al corregir un formulario 940 presentado anteriormente, marque la casilla «a» para ver la declaración modificada e incluya una explicación de todos los cambios realizados.
Para obtener información sobre otros problemas comunes de impuestos empresariales, consulte este recurso adicional.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Por lo general, el IRS procesa el formulario 940 en varias semanas y puede enviar un aviso confirmando la recepción o solicitando más información. Si adeuda impuestos adicionales, puede solicitar un plan de pago mediante el formulario 9465. Los reembolsos se emiten mediante depósito directo cuando se proporciona la información bancaria. Si no está de acuerdo con algún ajuste del IRS, puede presentar una apelación dentro de los 30 días siguientes a la recepción de la notificación.
Preguntas frecuentes
¿Para qué se usa el formulario 940 (2025) del IRS en virtud de la Ley Federal del Impuesto de Desempleo?
El formulario 940 (2025) del IRS permite a los empleadores declarar su impuesto FUTA anual, que financia los programas de seguro de desempleo en virtud de la Ley Federal del Impuesto de Desempleo. Este formulario garantiza que se hagan las contribuciones adecuadas a los fondos fiduciarios de desempleo federales y estatales de forma anual.
¿Cómo afecta la tasa impositiva de la FUTA a la mayoría de los empleadores?
La tasa impositiva de la FUTA para el año tributario 2025 es del 6,0% sobre los primeros 7.000 dólares del salario pagado por cada empleado. La mayoría de los empleadores reciben un crédito tributario de la FUTA de hasta el 5,4% por el pago puntual de los impuestos estatales de desempleo.
¿Qué son los estados de reducción de crédito y cómo cambian su obligación tributaria según la FUTA?
Los estados que reducen el crédito deben préstamos pendientes al gobierno federal en virtud del Título XII. Los empleadores de estos estados deben pagar impuestos adicionales de la FUTA utilizando el programa de reducción del Anexo A, lo que aumenta su obligación tributaria de la FUTA para un año determinado.
¿Los impuestos estatales de desempleo afectan los cálculos de crédito de FUTA?
Sí, los impuestos estatales de desempleo pagados a tiempo reducen su impuesto FUTA a través del crédito tributario FUTA. El IRS exige que los empleadores informen estos pagos con precisión para determinar el impuesto federal de desempleo correcto adeudado durante el año calendario.
¿Quién debe presentar el formulario 940 y cuándo debe presentarse?
La mayoría de los empleadores deben presentar el Formulario 940 anualmente si pagaron salarios de 1500 dólares o más o tuvieron al menos un empleado durante una parte de 20 semanas diferentes. La declaración federal de impuestos por desempleo vence cada enero siguiente al final del año tributario.
Para obtener más recursos sobre cómo presentar o entender los formularios del IRS del año anterior, visite nuestro Biblioteca de resúmenes y guías de formularios.