Para qué sirve el formulario 940
El formulario 940 (2023) del IRS informa sobre la obligación tributaria FUTA de un empleador en virtud de la Ley Federal del Impuesto de Desempleo, que financia los programas de desempleo federales y estatales para los trabajadores que pierden sus empleos. Los empleadores pagan el impuesto FUTA sobre los primeros 7.000 dólares del salario anual de cada empleado y deben declararlo si cumplen con los umbrales salariales o laborales establecidos para el año tributario. El formulario también ayuda a conciliar los requisitos federales con los de los programas estatales de seguro de desempleo, lo que garantiza que los empleadores de varios estados, los empleados remotos y las empresas cumplan con las diferentes leyes laborales estatales y locales.
Para obtener un desglose detallado de los requisitos de presentación, las reglas de elegibilidad e instrucciones paso a paso para Formulario 940 (2023) del IRS: Declaración anual FUTA del empleador, consulta nuestra guía completa.
Cuándo utilizaría el formulario 940
Los empleadores utilizan el formulario 940 cada año para declarar los impuestos de la FUTA adeudados sobre los salarios de los empleados. La fecha límite para presentar el formulario de 2023 era el 31 de enero de 2024 o el 12 de febrero de 2024, si todos los depósitos de la FUTA se hicieron a tiempo.
También utilizaría este formulario para los siguientes fines:
- Presenta una declaración atrasada si no cumplió con la fecha límite original y necesita declarar los impuestos FUTA impagos del año tributario.
- Presenta una declaración enmendada si debe corregir los salarios, tasas impositivas o créditos declarados anteriormente.
- Usted reclama ajustes si su empresa operaba en un estado con una reducción de crédito que aumentó su responsabilidad por la FUTA.
- Usted concilia cualquier sobrepago anterior o solicita un reembolso al IRS si se realizaron pagos en exceso.
Los empleadores que reciben avisos del IRS, como el CP-161 (para declaraciones sin presentar) o CP-215 (para saldos adeudados), deben responder con prontitud para evitar más multas e intereses. Presentarlos lo antes posible ayuda a reducir los cargos y mantiene el cumplimiento de los requisitos del IRS y del Departamento de Trabajo.
Reglas o detalles clave para 2023
Para el año fiscal 2023, la tasa impositiva de la FUTA se mantuvo en el 6.0 por ciento sobre los primeros 7.000 dólares del salario de cada empleado. Por lo general, los empleadores recibían un crédito del 5,4 por ciento por pagar puntualmente los impuestos estatales de desempleo, lo que resultaba en una tasa FUTA neta del 0,6 por ciento. Los estados que redujeron el crédito fueron California y Nueva York, con un 0,6 por ciento, y las Islas Vírgenes de los Estados Unidos, con un 3,9 por ciento. Los empleadores de estas jurisdicciones pagaban un impuesto FUTA adicional y estaban obligados a cumplir con todas las leyes laborales y tributarias aplicables que rigen la declaración de salarios, la compensación de los empleados y las deducciones.
Paso a paso (nivel alto)
- Reúna todos los registros de nómina y salario de cada empleado para garantizar la precisión de todo el año tributario.
- Revise las declaraciones de impuestos anteriores y cualquier presentación modificada para confirmar que toda la información es coherente en todos los formularios.
- Determine los salarios totales de la FUTA para cada empleado aplicando el límite base salarial anual de $7,000.
- Aplica la tasa impositiva FUTA estándar del 6.0 por ciento y resta hasta un 5.4 por ciento en los créditos tributarios estatales por desempleo.
- Calcule e incluya cualquier ajuste de reducción de crédito si su empresa opera en un estado de reducción de crédito.
- Complete el formulario 940 con cuidado y adjunte el Anexo A si su empresa pagó salarios en más de un estado.
- Presente electrónicamente el formulario completado a través del sistema de presentación electrónica del IRS o envíe por correo una versión impresa a la dirección correcta.
- Envíe el pago mediante el Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS) u otra opción de pago aprobada por el IRS.
- Guarde todas las copias de los formularios, anexos y confirmaciones de pago presentados durante un mínimo de cuatro años para fines de verificación y cumplimiento.
- Confirme que todos los salarios de los empleados remotos y de empleo en varios estados cumplan con las leyes laborales y de seguro de desempleo aplicables en cada jurisdicción.
Para obtener detalles completos sobre los informes salariales, las retenciones y las declaraciones de impuestos por desempleo, consulte nuestra guía sobre Formularios de impuestos sobre nómina y empleo.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Incluidos los salarios que superen el límite de la FUTA: Los empleadores deben declarar solo los primeros $7,000 del salario de cada empleado para evitar exagerar la obligación tributaria.
- Aplicación incorrecta de las tasas de reducción de crédito: Los empleadores deben verificar la lista anual del IRS de estados con reducción de crédito para aplicar la tasa correcta.
- Omitir el Programa A para las operaciones en varios estados: Los empleadores deben adjuntar el Anexo A cuando paguen salarios en más de un estado para garantizar que los informes sean precisos.
- Uso de un número de identificación patronal incorrecto: Los empleadores deben confirmar que su EIN y su nombre comercial coinciden con los registros del IRS antes de enviar el formulario.
- Clasificar erróneamente a los trabajadores como contratistas independientes: Los empleadores deben seguir las pautas de clasificación del IRS para garantizar que todos los empleados estén debidamente declarados para pagar el impuesto FUTA.
- Pagar atrasadamente los impuestos estatales de desempleo: Los empleadores deben hacer todos los pagos de impuestos estatales por desempleo antes del 31 de enero para preservar la plena elegibilidad para el crédito FUTA.
- No presentar una declaración enmendada cuando es necesario: Los empleadores deben presentar de inmediato un formulario 940 modificado para corregir cualquier error u omisión anterior. Para obtener más orientación sobre problemas comunes de impuestos empresariales, consulte a un profesional de impuestos.
Las auditorías periódicas de nómina, las revisiones del cumplimiento de los recursos humanos y las políticas de licencias y salarios bien documentadas en los manuales de los empleados pueden ayudar a prevenir estos errores y minimizar las multas o los intereses.
Qué sucede después de presentar la solicitud
El IRS generalmente procesa las declaraciones de impuestos laborales en un plazo de seis a ocho semanas; sin embargo, las presentaciones tardías o modificadas pueden tardar más en procesarse. Los empleadores reciben avisos de confirmación o ajuste que muestran cualquier impuesto, multa o interés adicional adeudado. Si no se puede pagar el saldo total, pueden solicitar una acuerdo de pago mediante el formulario 9465 o solicite un plan de pago en línea. Supervisar las actualizaciones de las cuentas del IRS y mantener comprobantes de todas las presentaciones ayuda a garantizar el cumplimiento continuo de las leyes laborales federales y estatales.
Preguntas frecuentes
¿Para qué se usa el formulario 940 (2023) del IRS?
Los empleadores utilizan el formulario 940 (2023) del IRS para declarar y pagar el impuesto federal de desempleo en virtud de la Ley Federal del Impuesto de Desempleo. Garantiza el cumplimiento de las leyes laborales, los programas de seguro de desempleo y los requisitos federales sobre los salarios de los empleados.
¿Quién debe presentar el formulario 940 en virtud de la Ley Federal del Impuesto de Desempleo?
Los empleadores deben presentar una declaración si pagaron salarios de 1500 dólares o más durante el año tributario o si tuvieron al menos un empleado durante 20 o más semanas del año. La presentación de la solicitud garantiza que las empresas cumplan con las obligaciones federales y estatales del seguro de desempleo.
¿Cómo se relaciona el formulario 940 con las leyes estatales y locales?
El formulario 940 interactúa con las leyes estatales y locales porque los empleadores pueden solicitar créditos por los impuestos estatales de desempleo que se hayan pagado. Los empleadores de varios estados deben cumplir con todas las jurisdicciones aplicables, garantizando la precisión de los informes y el cumplimiento de los recursos humanos.
¿Puedo presentar electrónicamente una declaración enmendada del Formulario 940?
Sí, los empleadores pueden presentar electrónicamente declaraciones modificadas para el formulario 940 del IRS para corregir las presentaciones anteriores, declarar impuestos adicionales o ajustes en las reclamaciones. El proceso simplifica el cumplimiento y ayuda a reducir los errores entre estados.
¿Cuáles son los estados de reducción de crédito para el año tributario 2023?
Para 2023, la reducción de crédito se aplicó a los empleadores de California, Nueva York y las Islas Vírgenes de los Estados Unidos. Estas jurisdicciones estaban obligadas a pagar impuestos adicionales a la FUTA porque sus préstamos estatales por desempleo seguían sin pagarse.
Para obtener más recursos sobre cómo presentar o entender los formularios del IRS del año anterior, visite nuestro Biblioteca de resúmenes y guías de formularios.