Para qué sirve el formulario 940 (2022)
El formulario 940 (2022) del IRS informa al IRS sobre la responsabilidad tributaria anual de la FUTA del empleador. La Ley Federal del Impuesto de Desempleo exige que los empleadores paguen este impuesto federal para respaldar los beneficios de desempleo administrados por las agencias estatales. Las empresas que pagan los salarios de sus empleados están sujetas al impuesto FUTA, a menos que estén específicamente exentas. El formulario resume los salarios totales pagados, los salarios sujetos a impuestos y cualquier crédito tributario estatal por desempleo que reduzca la obligación federal. Los empleadores que operan en varios estados o en estados con descuentos crediticios también deben completar el Anexo A con el formulario 940.
Para obtener un desglose detallado de los requisitos de presentación, las reglas de elegibilidad e instrucciones paso a paso para Formulario 940 (2022) del IRS: Declaración anual FUTA del empleador, consulta nuestra guía completa.
Cuándo utilizaría el formulario 940 (2022)
Los empleadores usan el formulario 940 para declarar el impuesto FUTA para el año calendario 2022. Debería haberse presentado antes del 31 de enero de 2023 o antes del 10 de febrero si todos los depósitos de la FUTA se hicieron a tiempo. Aquellos que no cumplieron con la fecha límite aún deben presentar la solicitud, incluso si no adeudan impuestos.
Las empresas también pueden presentar un formulario 940 de 2022 modificado si descubren errores después de presentar su declaración original. Los motivos más comunes incluyen corregir los salarios pagados, actualizar los créditos tributarios o ajustar los pagos declarados a una agencia estatal. Por lo general, los empleadores tienen tres años a partir de la fecha de vencimiento original para modificar o solicitar un reembolso por un pago excesivo.
Reglas o detalles clave para 2022
Para el año tributario de 2022, la tasa impositiva de la FUTA fue del 6.0 por ciento sobre los primeros $7,000 de salario por empleado. La mayoría de los empleadores recibieron un crédito del 5.4 por ciento por pagar puntualmente los impuestos estatales de desempleo, lo que resultó en una tasa neta del 0.6 por ciento. La reducción crediticia se aplica a California, Connecticut, Illinois, Nueva York y las Islas Vírgenes de los Estados Unidos, lo que exige un impuesto FUTA adicional que debe calcularse utilizando el anexo A. La Ley de Reducción de Impuestos y Empleos también mantuvo sujetos al impuesto FUTA durante ese año los gastos de mudanza y los reembolsos de viajes en bicicleta.
Para obtener detalles completos sobre los informes salariales, las retenciones y las declaraciones de impuestos por desempleo, consulte nuestra guía sobre Formularios de impuestos sobre nómina y empleo.
Paso a paso (nivel alto)
Los empleadores deben seguir estos pasos para presentar el Formulario 940 con precisión y cumplir con los requisitos del impuesto federal de desempleo:
- Los empleadores deben recopilar todos los registros de nómina, incluidos los comprobantes de los pagos de impuestos estatales por desempleo y cualquier información tributaria del año anterior.
- Deben verificar el salario total pagado a cada empleado durante el año calendario 2022 para garantizar que los informes sean precisos.
- Los empleadores deben calcular la parte imponible de los salarios hasta los primeros $7,000 pagados por empleado en virtud de la Ley Federal del Impuesto de Desempleo.
- Cada empresa debe determinar si opera en un estado de reducción crediticia y ajustar sus cálculos en consecuencia.
- Los empleadores que operan en varios estados deben completar el Anexo A para asignar los salarios y determinar su responsabilidad FUTA correcta.
- El impuesto FUTA total debe calcularse después de aplicar todos los créditos tributarios estatales por desempleo elegibles para reducir el impuesto federal adeudado.
- El empleador debe presentar el Formulario 940 por correo o electrónicamente utilizando la versión correcta de 2022 proporcionada por el IRS.
- Los empleadores deben conservar copias del formulario completado, las confirmaciones de pago y todos los registros de respaldo para consultarlos o verificarlos en el futuro.
El mantenimiento preciso de registros, la documentación organizada y la presentación oportuna ayudan a las empresas a evitar las notificaciones del IRS. Sanciones del IRS, y cargos por intereses innecesarios.
Errores comunes y cómo evitarlos
Los empleadores suelen cometer errores que retrasan el procesamiento o provocan la adeudación de impuestos adicionales. Estos problemas pueden provocar multas, retrasos en los reembolsos o avisos innecesarios del IRS. Revisar los siguientes errores comunes ayuda a garantizar la presentación y el cumplimiento precisos:
- Usar un año de formulario desactualizado o incorrecto: Los empleadores suelen presentar la versión incorrecta del formulario 940, lo que puede provocar retrasos en el procesamiento o rechazos. Confirme siempre el año correcto antes de presentarlo.
- Declarar salarios por encima del límite de 7.000 dólares por empleado: Algunas empresas incluyen erróneamente salarios que superan la base salarial de la FUTA, lo que lleva a una obligación tributaria exagerada. Los empleadores solo deben declarar los primeros 7.000 dólares del salario anual de cada empleado.
- No aplicar la reducción de crédito estatal correcta: Los declarantes en los estados con reducción de crédito deben asegurarse de que se aplique el ajuste correcto. Ignorar este paso puede resultar en un pago insuficiente o en una responsabilidad adicional.
- Omitir el Programa A para las operaciones en varios estados: Los empleadores que operan en varios estados deben adjuntar el Anexo A (formulario 940) para asignar los salarios con precisión. La falta de este formulario puede provocar errores en los informes salariales y en los cálculos crediticios.
- Ingresar un número de identificación patronal (EIN) o un nombre comercial incorrectos: Los errores en la información de identificación pueden retrasar el procesamiento o aplicar indebidamente los pagos. Los empleadores deben verificar que su EIN y su nombre comercial coincidan exactamente con los registros del IRS.
- No marcar la casilla de devolución modificada: Al presentar correcciones a un formulario 940 presentado anteriormente, los declarantes deben marcar la casilla de devolución modificada. Si no lo hace, es posible que el IRS no procese la actualización correctamente.
Revisar cuidadosamente todas las entradas antes de enviarlas ayuda a los empleadores a evitar estos errores, mantener el cumplimiento y reducir el riesgo de correspondencia del IRS o ajustes en el saldo de su cuenta.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Después de recibir el formulario 940, el IRS lo revisa y aplica los pagos a la cuenta tributaria FUTA del empleador. Las presentaciones en papel suelen tardar de seis a ocho semanas, mientras que las presentaciones electrónicas se procesan más rápido. Si se adeuda un impuesto adicional, el IRS emite un aviso y permite las solicitudes de planes de pago mediante el formulario 9465. Los empleadores deben conservar copias del formulario, las confirmaciones de pago y los registros durante un mínimo de cuatro años.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe presentar el formulario 940 (2022) del IRS?
Los empleadores deben presentar el formulario 940 (2022) del IRS si pagaron salarios de $1,500 o más en cualquier trimestre calendario o tuvieron empleados durante al menos parte de un día en 20 o más semanas consecutivas durante el año.
¿Qué es el impuesto FUTA y por qué es obligatorio?
El impuesto FUTA, o impuesto de la Ley Federal del Impuesto de Desempleo, es un impuesto federal de desempleo que los empleadores pagan para financiar las prestaciones por desempleo. Se aplica a los primeros 7.000 salarios pagados anualmente y apoya los programas estatales de seguro de desempleo.
¿Cuál fue la tasa impositiva de la FUTA para el año fiscal 2022?
Para 2022, la tasa impositiva de la FUTA fue del 6.0 por ciento sobre los primeros 7.000 dólares de salario pagados por empleado. La mayoría de los empleadores reunían los requisitos para recibir un crédito de hasta el 5,4 por ciento, lo que se tradujo en una tasa efectiva reducida del 0,6 por ciento.
¿Qué estados estuvieron sujetos a una reducción de crédito en 2022?
La reducción de crédito se aplicó a California, Connecticut, Illinois, Nueva York y las Islas Vírgenes de los Estados Unidos. Los empleadores de estos estados pagaban un impuesto federal de desempleo más alto y tenían que completar el Anexo A al presentar su declaración de impuestos.
¿Pueden los empleadores presentar el Formulario 940 con retraso o modificarlo después de la fecha límite?
Sí, los empleadores pueden presentar o modificar el formulario 940 si encuentran errores o si no se cumplen los plazos. La presentación tardía puede conllevar multas e intereses, pero presentar sus impuestos con prontitud ayuda a administrar el saldo de su cuenta y a cumplir con los requisitos del IRS.
¿Cómo pueden los empleadores pagar el impuesto federal de desempleo adeudado?
Los empleadores pueden pagar el impuesto federal de desempleo electrónicamente a través del sistema EFTPS del IRS o enviando un cheque por correo. Los pagos deben hacerse antes de la fecha de vencimiento para evitar multas e intereses sobre cualquier saldo pendiente.
Para obtener más recursos sobre cómo presentar o entender los formularios del IRS del año anterior, visite nuestro Biblioteca de resúmenes y guías de formularios.