Para qué sirve el formulario 940 (2021) del IRS
El formulario 940 (2021) del IRS informa el impuesto federal anual por desempleo. Complementa los impuestos estatales de desempleo al contribuir al sistema federal de desempleo que financia los beneficios temporales para los trabajadores desempleados. Solo los empleadores pagan este impuesto; no proviene de la compensación de los empleados.
El formulario garantiza el cumplimiento de las leyes laborales federales y las obligaciones tributarias, al tiempo que facilita la coordinación entre el gobierno federal y las leyes estatales y locales que rigen los programas de desempleo. Los empleadores deben declarar con precisión los salarios sujetos a impuestos de la FUTA, los pagos y los créditos disponibles por los salarios pagados durante el año tributario.
Para obtener un desglose detallado de los requisitos de presentación, las reglas de elegibilidad e instrucciones paso a paso para Formulario 940 (2021) del IRS: Declaración anual de FUTA del empleador, consulta nuestra guía completa.
Cuándo utilizaría el formulario 940 para 2021
Los empleadores usan la versión 2021 del Formulario 940 para declarar o modificar su impuesto federal de desempleo para ese año. Esto puede aplicarse cuando:
- Presentación tardía después de perder la fecha de vencimiento original (31 de enero de 2022 o 10 de febrero de 2022, si los depósitos se hicieron a tiempo)
- Corregir una presentación anterior mediante una declaración modificada
- Conciliar los impuestos impagos o informar los ajustes a partir de errores salariales o de nómina
- Actualización de los totales debido a los ajustes estatales de reducción del crédito
Los empleadores que dejaron de pagar los salarios durante 2021 aún deben presentar una solicitud para el último trimestre e indicar que ya no tienen empleados.
Reglas o detalles clave para 2021
Para el año tributario 2021, la tasa impositiva de la FUTA fue del 6,0% sobre los primeros 7.000 dólares del salario de cada empleado. La mayoría de los empleadores recibieron un crédito del 5,4% por pagar puntualmente los impuestos estatales de desempleo, lo que resultó en una tasa efectiva del 0,6%. Las Islas Vírgenes de los Estados Unidos fueron el único estado que experimentó una reducción del crédito, lo que aumentó su tasa efectiva al 3,9%. Los empleadores estaban obligados a incluir todos los salarios sujetos a impuestos de la FUTA, como el pago de horas extras y las bonificaciones, y los empleadores de varios estados tenían que presentar la lista A para declarar con precisión los salarios a través de las fronteras estatales.
Para obtener detalles completos sobre los informes salariales, las retenciones y las declaraciones de impuestos por desempleo, consulte nuestra guía sobre Formularios de impuestos sobre nómina y empleo.
Paso a paso (nivel alto)
- Reúna todos los registros de nómina y la información salarial del año tributario 2021, incluida la documentación de los impuestos estatales de desempleo pagados. Los registros precisos ayudan a determinar los salarios imponibles de la FUTA y a verificar el monto total adeudado.
- Confirme que el número de identificación del empleador y la información comercial son correctos antes de completar el formulario de presentación. Los errores de identificación pueden retrasar el procesamiento del IRS y afectar el cumplimiento de los requisitos federales.
- Calcule la obligación tributaria de la FUTA aplicando la tasa impositiva de la FUTA correcta a los salarios pagados. Reste los créditos disponibles para pagar puntualmente los impuestos estatales por desempleo a fin de determinar el impuesto neto adeudado al gobierno federal.
- Complete el formulario 940 (2021) del IRS con la versión correcta para ese año tributario. Si se requiere una declaración enmendada, incluya explicaciones y detalles justificativos para documentar los cambios en las presentaciones anteriores.
- Adjunte el Anexo A cuando opere como empleador multiestatal o si la empresa está ubicada en un estado de reducción crediticia. Esto garantiza una información precisa sobre el empleo en varios estados y la asignación adecuada de los salarios imponibles.
- Revise todas las entradas para comprobar su precisión y coherencia con los datos de impuestos sobre la nómina, asegurándose de que los totales, las fechas de vencimiento y los cálculos coincidan con los registros oficiales de salarios y pagos.
- Presente la declaración de impuestos completa electrónicamente o por correo de acuerdo con las instrucciones del IRS. Los empleadores que no puedan pagar el impuesto FUTA en su totalidad deberían solicitar un plan de pago para evitar multas o cargos por intereses adicionales.
- Conserve todos los formularios, los cronogramas justificativos y las confirmaciones de pago. Mantener registros detallados ayuda a los empleadores a cumplir con las leyes laborales federales y estatales, especialmente durante las auditorías o al presentar informes futuros.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Usar el año de formulario incorrecto: Los empleadores deben presentar la versión 2021 del Formulario 940 para el año tributario 2021. El uso de un año de formulario incorrecto puede provocar retrasos en el procesamiento o el rechazo.
- No incluir el Anexo A: Los empleadores que operan en varios estados deben adjuntar el Anexo A (formulario 940). Omitir este cronograma puede provocar errores en los cálculos crediticios y problemas de cumplimiento.
- Informar erróneamente los ajustes de reducción de crédito: Los empleadores de los estados con reducción de crédito que informen estos ajustes de manera incorrecta pueden enfrentarse a pagos insuficientes o a obligaciones tributarias adicionales. Verifique la tasa de reducción crediticia de su estado cada año y utilice las instrucciones del formulario 940 del IRS para garantizar que los informes sean precisos.
- Omitir los salarios sujetos a impuestos FUTA: Los empleadores deben incluir todos los salarios sujetos a impuestos, como el pago de horas extras, bonificaciones y comisiones. Omitir estos montos puede crear discrepancias entre los salarios declarados y los reales.
- Usar una dirección postal incorrecta: Los empleadores deben confirmar la dirección correcta del IRS para su estado, ya que la dirección varía según si se adjunta un pago. Enviar el formulario a un lugar incorrecto puede retrasar el procesamiento.
- Presentar una declaración enmendada incompleta: Al presentar un formulario 940 modificado, los empleadores deben explicar todos los cambios e incluir la documentación de respaldo. La falta de explicaciones puede provocar el rechazo o demoras en el procesamiento.
- Olvidarse de declarar los salarios parciales o del empleador sucesor: Los empleadores que operaron solo durante una parte del año o experimentaron un cambio de propietario deben informar todos los salarios con precisión para evitar presentaciones incompletas y posibles auditorías.
Si te enfrentas problemas comunes de impuestos empresariales, consultar a un profesional de impuestos puede ayudarle a evitar errores costosos y a garantizar el cumplimiento.
Revisar cuidadosamente todas las entradas antes de presentarlas ayuda a los empleadores a cumplir con las normas y a evitar multas o cargos por intereses.
Qué sucede después de presentar la solicitud
El IRS suele procesar el formulario 940 en unas pocas semanas y puede enviar una confirmación o solicitar detalles adicionales. Se aplican multas e intereses a cualquier impuesto impagado, pero los empleadores pueden solicitar un acuerdo de pago a plazos mediante el formulario 9465. Las personas con una causa razonable pueden solicitar reducción de sanciones mediante el formulario 843 y debe conservar todos los registros pertinentes para fines de cumplimiento.
Preguntas frecuentes
¿Para qué se usa el formulario 940 (2021) del IRS?
El formulario 940 (2021) del IRS informa sobre el impuesto federal anual por desempleo que los empleadores deben pagar según el sistema tributario FUTA. Garantiza el cumplimiento de los impuestos de desempleo federales y estatales, que cubren los salarios pagados a los empleados durante el año tributario.
¿En qué se diferencia el impuesto FUTA del impuesto federal sobre la renta?
Los empleadores pagan en su totalidad el impuesto FUTA para financiar las prestaciones por desempleo, mientras que el impuesto federal sobre la renta se retiene de los salarios de los empleados. Ambos son requisitos federales, pero el impuesto FUTA se aplica a la compensación de los empleados, no a los impuestos sobre la renta personal.
¿Qué es un estado de reducción de crédito y cómo afecta a la obligación tributaria?
Un estado que reduce el crédito adeuda préstamos federales pendientes, lo que reduce el crédito que los empleadores pueden solicitar en relación con el impuesto FUTA. Esto aumenta la obligación tributaria total por los salarios pagados a los empleados que trabajan en ese estado.
¿Cuál es la fecha límite para presentar el formulario 940?
La fecha límite para presentar el formulario 940 es el 31 de enero del año siguiente o el 10 de febrero si todos los depósitos de FUTA se realizaron a tiempo y en su totalidad. Los empleadores que dejaron de pagar los salarios aún deben presentar la solicitud correspondiente al último trimestre del año calendario.
¿Los empleadores de varios estados deben presentar cronogramas adicionales?
Sí, los empleadores de varios estados deben incluir el Anexo A (formulario 940) para cumplir con los requisitos de varios estados y para calcular con precisión la reducción de crédito. Esto garantiza la presentación adecuada de informes más allá de las fronteras estatales y la alineación con las leyes y requisitos laborales locales.
Para obtener más recursos sobre cómo presentar o entender los formularios del IRS del año anterior, visite nuestro Biblioteca de resúmenes y guías de formularios.