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Formulario 940 (2021) del IRS: Declaración anual de FUTA del empleador

Presente el formulario 940 (2021) del IRS para declarar el impuesto FUTA, cumplir con los requisitos federales y evitar multas por declaraciones de impuestos de desempleo tardías o incorrectas.
Formulario oficial del IRS · Descarga instantánea · No se requiere registro
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Reviewed by:
William J. McLee, EA, Get Tax Relief Now
Published date:
November 10, 2025
Updated date:
June 11, 2026
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Descargue el formulario oficial para el año fiscal 2021 y revise cada sección antes de completarlo. Usar el formulario del año fiscal incorrecto resultará en rechazo; siempre confirme que tiene la versión 2021 antes de comenzar.

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Form — Formulario 940 (2021) del IRS: Declaración anual de FUTA del empleador

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¿Qué es este formulario?

IRS Form (2021) — At a Glance

IRS Form 940 (2021) is used by employers to report and pay their annual Federal Unemployment Tax Act (FUTA) obligations for wages paid during the calendar year. This form applies to employers who meet specific FUTA filing thresholds and are responsible for contributing to the federal unemployment system.

Late Filers

Employers missing the January 31, 2022, deadline may still file the 2021 Form 940 to report FUTA tax, resolve compliance issues, and address IRS balances.

Multiple Income Sources

Employers must include overtime, bonuses, and commissions in FUTA taxable wages, ensuring that all compensation is counted toward the $7,000 per-employee wage base.

Itemizing Deductions

Employers may reduce FUTA liability by claiming a 5.4% credit for timely state unemployment tax payments, thereby lowering the effective federal tax rate.

Claiming 2021 Credits

Employers who pay state unemployment taxes on time in 2021 receive the standard FUTA credit, except in credit-reduction areas like the U.S. Virgin Islands.

IRS Compliance

Form 940 reports annual FUTA tax, documenting taxable wages, credits, and total tax owed or paid for accurate IRS compliance in 2021.

Citizens Abroad / Military

Employers with international or territorial employees must carefully review FUTA rules because they may treat wages earned outside the United States differently.

Elegibilidad

Who Needs Form (2021)

IRS Form 940 (2021) applies to employers who meet the specific FUTA filing threshold for wages paid during 2021, including late filers and those seeking to establish a compliance record after a missed deadline.

Late Filers

Employers missing the January 31, 2022, or February 10, 2022, deadlines must still file the Form 940 to report FUTA tax and resolve IRS liabilities.

Multiple Income Sources

Employers must include wages, overtime, bonuses, and commissions when calculating 2021 FUTA liability, ensuring that all compensation counts toward the $7,000 per-employee wage base.

Itemizing Deductions

Employers who pay state unemployment taxes on time may claim a 5.4% FUTA credit, reducing the effective federal rate on eligible 2021 wages.

Claiming 2021 Credits

Employers outside credit-reduction states qualify for full FUTA credit in 2021, while U.S. Virgin Islands employers faced a 3.3% reduction rate.

IRS Compliance

Employers meeting FUTA wage thresholds in 2021 must file Form 940, including final returns for businesses that ceased operations during the year.

Citizens Abroad / Military

Employers must verify whether wages paid to employees abroad or in U.S. territories are FUTA-taxable, as incorrect exclusions may cause underreported liability.

Paso a paso

How to Complete Form (2021)

Complete your 2021 FUTA return correctly with these steps. Please apply the 2021 tax year rules and form details carefully to avoid errors.

1. Gather Your Documents Before Starting

Collect all payroll records, wage summaries, and documentation of state unemployment taxes paid during 2021. You will need proof of wages paid, FUTA deposits made, and any Schedule A data for multi-state filings before you begin.

2. Choose the Correct Filing Status

Review the type of return section on the 2021 Form 940 and check the appropriate box. Options include "amended," "successor employer," "no payments to employees in 2021," and "final" if the business closed or stopped paying wages. Selecting the wrong box can cause processing delays or require a corrected submission.

3. Report All Income on the Correct Lines

Enter total payments made to all employees during 2021, then subtract exempt payments to determine FUTA-taxable wages. Taxable wages include salaries, overtime, bonuses, and commissions, all reported up to the $7,000-per-employee federal wage base on the applicable lines of the form, ensuring accurate unemployment FUTA tax calculations and proper IRS compliance reporting.

4. Calculate Adjusted Gross Income (AGI)

Apply the 6.0% FUTA tax rate to all taxable wages, then subtract the credit for timely state unemployment taxes—up to 5.4%—to determine the net FUTA tax owed. This calculation also accounts for any deposits already made during the year.

5. Choose Your Deductions and Apply Exemptions

Subtract any 2021 FUTA tax deposit from the calculated liability to ascertain the balance due or overpayment. Employers must reduce the amount of credit available to them and report any additional taxes owed in credit-reduction states to ensure accurate unemployment tax reporting. FUTA is necessary to fulfill legal obligations. A federal unemployment tax compliance and tax return reporting.

6. Claim the 2021-Specific Credit (2021 Only)

Employers eligible for the full 5.4% state unemployment tax credit should confirm their state was not subject to a credit reduction for 2021. The U.S. Virgin Islands had a 3.3% reduction rate requiring a Schedule A attachment.

Official IRS Rules — 2021

Critical Filing Facts for Tax Year 2021

These are not general guidelines — they are the official IRS rules specific to the 2021 tax year. Know them before you file.

Filing Deadline — January 31, 2022

The original due date for IRS Form 940 for tax year 2021 was January 31, 2022. Employers making timely FUTA deposits received an extension until February 10, 2022. Late returns may trigger failure-to-file and failure-to-pay penalties, while interest accrues continuously on unpaid balances from the original deadline.

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Refund Deadline — Likely Expired

IRS refund claims generally must be filed within 3 years of the filing date or 2 years after the tax payment, whichever is later. For timely 2021 Form 940 filings, the refund window likely expired in early 2025. Limited exceptions may apply for disasters, combat service, or written assessment extensions.

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Processing Time — Allow Several Months

Paper-filed prior-year Form 940 returns may require several months for IRS processing due to existing backlogs and manual review procedures. Employers owing FUTA tax should submit payment immediately rather than wait for confirmation, as penalties and interest continue to accumulate on unpaid balances until full payment is received.

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Amended Return Requirements

Employers correcting a previously filed 2021 Form 940 must check the amended return box, complete corrected amounts, sign the return, and attach a written explanation describing all changes. Schedule A should only be included when otherwise required for FUTA credit reduction reporting or multi-state wage reporting.

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Missing Documents

Missing W-2s or Tax Records for 2021?

Late filers preparing a 2021 return may no longer have easy access to original payroll documents or wage statements. IRS business transcripts and other records can help reconstruct the information needed to complete and file your return accurately.

IRS Wage & Income Transcript

This IRS transcript contains third-party-reported income data, including Forms W-2 and 1099, to help verify wage information reported to the IRS for tax year 2021.

IRS Account Transcript

A tax account transcript for businesses shows payments, assessments, penalties, interest charges, and account changes related to a specific tax year, including 2021 tax filings.

Social Security Administration

The SSA receives employer-filed Forms W-2 and W-3 and may provide copies to assist verification of employee wage information when original payroll records are unavailable.

Contact Prior Employers

Internal Revenue Service rules require employers to retain employment tax records for at least 4 years, meaning businesses that paid wages in 2021 may still maintain documentation.

Filing late is better than not filing because failure-to-file penalties accrue faster than failure-to-pay penalties, making immediate submission the most important step.

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If You Owe Money

Owe Taxes for 2021? Know Your Options

Penalties and interest on the unpaid 2021 FUTA tax have accrued since the original deadline. Filing now stops failure-to-file penalties from increasing, but unpaid tax, failure-to-pay penalties, and interest continue until the balance is fully resolved.

Failure-to-File Penalty

(5% per month, up to 25%)

Late returns incur a 5% penalty of the unpaid FUTA tax per month or partial month, up to 25%. Once the return is filed, this penalty stops increasing, but older unfiled returns may have reached the cap.

Failure-to-Pay Penalty

(0.5% per month + interest)

Failure to pay penalties include 0.5% of the unpaid balance per month and FUTA tax interest. When both penalties apply, the failure-to-file portion is reduced by the failure-to-pay charge, creating a combined ongoing cost until the balance is paid.

Penalty Abatement Options

(First-Time Abatement & Reasonable Cause)

Fair point to flag it—let’s fix it cleanly.

Employers with a clean compliance history may qualify for first-time abatement, which removes penalties for late filing or payment. Reasonable cause relief may apply when circumstances beyond control prevented timely FUTA compliance.

Filing late is better than not filing because failure-to-file penalties accrue at a higher monthly rate than failure-to-pay penalties, making filing the most important step an employer can take.

Watch Out For

Common Mistakes on 2021 Returns

These are among the most frequent causes of IRS delays, rejected returns, or missed credits on 2021 filings.

  • Using the wrong tax year form — Submitting a Form 940 from any year other than 2021 when reporting or amending FUTA liability can cause IRS processing delays and errors.
  • Missing Schedule M / 2021-specific credit reduction adjustment — Multi-state employers must attach the Schedule A to correctly report the 3.3% credit reduction and avoid FUTA underpayment issues.
  • Wrong filing status label — Failing to select the correct type of return box, such as amended, successor, final, or no payments, can misroute IRS processing.
  • Applying Pease limitations incorrectly — Employers must correctly apply the 3.3% credit reduction instead of assuming full FUTA credit, preventing inaccurate tax liability calculations.
  • Treating unemployment compensation as partially tax-free — All FUTA-taxable wages, including overtime, bonuses, and commissions, must be reported up to the $7,000 wage base to prevent discrepancies.
  • Assuming a refund is still available — The refund window for overpaid 2021 FUTA tax has likely closed, and eligibility should be verified with a tax professional first.
  • Missing or incorrect Social Security numbers — Incorrect EIN or SSN entries can cause IRS mismatches, misapplied payments, and additional correspondence or processing delays for Form 940 filings.
  • Unsigned return — A Form 940 without an authorized signature is considered invalid and will not be processed by the IRS until corrected.
  • Missing attachments — Failing to include Schedule A or required written explanations for amended returns can delay processing or result in the IRS rejecting the filing.
Reviewed by:
William J. McLee, EA, Get Tax Relief Now
Published date:
November 10, 2025
Updated date:
June 11, 2026
Reviewed by:
William J. McLee, EA, Get Tax Relief Now
Published date:
November 10, 2025
Updated date:
June 11, 2026

Para qué sirve el formulario 940 (2021) del IRS

El formulario 940 (2021) del IRS informa el impuesto federal anual por desempleo. Complementa los impuestos estatales de desempleo al contribuir al sistema federal de desempleo que financia los beneficios temporales para los trabajadores desempleados. Solo los empleadores pagan este impuesto; no proviene de la compensación de los empleados.

El formulario garantiza el cumplimiento de las leyes laborales federales y las obligaciones tributarias, al tiempo que facilita la coordinación entre el gobierno federal y las leyes estatales y locales que rigen los programas de desempleo. Los empleadores deben declarar con precisión los salarios sujetos a impuestos de la FUTA, los pagos y los créditos disponibles por los salarios pagados durante el año tributario.

Para obtener un desglose detallado de los requisitos de presentación, las reglas de elegibilidad e instrucciones paso a paso para Formulario 940 (2021) del IRS: Declaración anual de FUTA del empleador, consulta nuestra guía completa.

Cuándo utilizaría el formulario 940 para 2021

Los empleadores usan la versión 2021 del Formulario 940 para declarar o modificar su impuesto federal de desempleo para ese año. Esto puede aplicarse cuando:

  • Presentación tardía después de perder la fecha de vencimiento original (31 de enero de 2022 o 10 de febrero de 2022, si los depósitos se hicieron a tiempo)

  • Corregir una presentación anterior mediante una declaración modificada

  • Conciliar los impuestos impagos o informar los ajustes a partir de errores salariales o de nómina

  • Actualización de los totales debido a los ajustes estatales de reducción del crédito

Los empleadores que dejaron de pagar los salarios durante 2021 aún deben presentar una solicitud para el último trimestre e indicar que ya no tienen empleados.

Reglas o detalles clave para 2021

Para el año tributario 2021, la tasa impositiva de la FUTA fue del 6,0% sobre los primeros 7.000 dólares del salario de cada empleado. La mayoría de los empleadores recibieron un crédito del 5,4% por pagar puntualmente los impuestos estatales de desempleo, lo que resultó en una tasa efectiva del 0,6%. Las Islas Vírgenes de los Estados Unidos fueron el único estado que experimentó una reducción del crédito, lo que aumentó su tasa efectiva al 3,9%. Los empleadores estaban obligados a incluir todos los salarios sujetos a impuestos de la FUTA, como el pago de horas extras y las bonificaciones, y los empleadores de varios estados tenían que presentar la lista A para declarar con precisión los salarios a través de las fronteras estatales.

Para obtener detalles completos sobre los informes salariales, las retenciones y las declaraciones de impuestos por desempleo, consulte nuestra guía sobre Formularios de impuestos sobre nómina y empleo.

Paso a paso (nivel alto)

  • Reúna todos los registros de nómina y la información salarial del año tributario 2021, incluida la documentación de los impuestos estatales de desempleo pagados. Los registros precisos ayudan a determinar los salarios imponibles de la FUTA y a verificar el monto total adeudado.

  • Confirme que el número de identificación del empleador y la información comercial son correctos antes de completar el formulario de presentación. Los errores de identificación pueden retrasar el procesamiento del IRS y afectar el cumplimiento de los requisitos federales.

  • Calcule la obligación tributaria de la FUTA aplicando la tasa impositiva de la FUTA correcta a los salarios pagados. Reste los créditos disponibles para pagar puntualmente los impuestos estatales por desempleo a fin de determinar el impuesto neto adeudado al gobierno federal.

  • Complete el formulario 940 (2021) del IRS con la versión correcta para ese año tributario. Si se requiere una declaración enmendada, incluya explicaciones y detalles justificativos para documentar los cambios en las presentaciones anteriores.

  • Adjunte el Anexo A cuando opere como empleador multiestatal o si la empresa está ubicada en un estado de reducción crediticia. Esto garantiza una información precisa sobre el empleo en varios estados y la asignación adecuada de los salarios imponibles.

  • Revise todas las entradas para comprobar su precisión y coherencia con los datos de impuestos sobre la nómina, asegurándose de que los totales, las fechas de vencimiento y los cálculos coincidan con los registros oficiales de salarios y pagos.

  • Presente la declaración de impuestos completa electrónicamente o por correo de acuerdo con las instrucciones del IRS. Los empleadores que no puedan pagar el impuesto FUTA en su totalidad deberían solicitar un plan de pago para evitar multas o cargos por intereses adicionales.

  • Conserve todos los formularios, los cronogramas justificativos y las confirmaciones de pago. Mantener registros detallados ayuda a los empleadores a cumplir con las leyes laborales federales y estatales, especialmente durante las auditorías o al presentar informes futuros.

Errores comunes y cómo evitarlos

  • Usar el año de formulario incorrecto: Los empleadores deben presentar la versión 2021 del Formulario 940 para el año tributario 2021. El uso de un año de formulario incorrecto puede provocar retrasos en el procesamiento o el rechazo.

  • No incluir el Anexo A: Los empleadores que operan en varios estados deben adjuntar el Anexo A (formulario 940). Omitir este cronograma puede provocar errores en los cálculos crediticios y problemas de cumplimiento.

  • Informar erróneamente los ajustes de reducción de crédito: Los empleadores de los estados con reducción de crédito que informen estos ajustes de manera incorrecta pueden enfrentarse a pagos insuficientes o a obligaciones tributarias adicionales. Verifique la tasa de reducción crediticia de su estado cada año y utilice las instrucciones del formulario 940 del IRS para garantizar que los informes sean precisos.

  • Omitir los salarios sujetos a impuestos FUTA: Los empleadores deben incluir todos los salarios sujetos a impuestos, como el pago de horas extras, bonificaciones y comisiones. Omitir estos montos puede crear discrepancias entre los salarios declarados y los reales.

  • Usar una dirección postal incorrecta: Los empleadores deben confirmar la dirección correcta del IRS para su estado, ya que la dirección varía según si se adjunta un pago. Enviar el formulario a un lugar incorrecto puede retrasar el procesamiento.

  • Presentar una declaración enmendada incompleta: Al presentar un formulario 940 modificado, los empleadores deben explicar todos los cambios e incluir la documentación de respaldo. La falta de explicaciones puede provocar el rechazo o demoras en el procesamiento.

  • Olvidarse de declarar los salarios parciales o del empleador sucesor: Los empleadores que operaron solo durante una parte del año o experimentaron un cambio de propietario deben informar todos los salarios con precisión para evitar presentaciones incompletas y posibles auditorías.

Si te enfrentas problemas comunes de impuestos empresariales, consultar a un profesional de impuestos puede ayudarle a evitar errores costosos y a garantizar el cumplimiento.

Revisar cuidadosamente todas las entradas antes de presentarlas ayuda a los empleadores a cumplir con las normas y a evitar multas o cargos por intereses.

Qué sucede después de presentar la solicitud

El IRS suele procesar el formulario 940 en unas pocas semanas y puede enviar una confirmación o solicitar detalles adicionales. Se aplican multas e intereses a cualquier impuesto impagado, pero los empleadores pueden solicitar un acuerdo de pago a plazos mediante el formulario 9465. Las personas con una causa razonable pueden solicitar reducción de sanciones mediante el formulario 843 y debe conservar todos los registros pertinentes para fines de cumplimiento.

Preguntas frecuentes

¿Para qué se usa el formulario 940 (2021) del IRS?

El formulario 940 (2021) del IRS informa sobre el impuesto federal anual por desempleo que los empleadores deben pagar según el sistema tributario FUTA. Garantiza el cumplimiento de los impuestos de desempleo federales y estatales, que cubren los salarios pagados a los empleados durante el año tributario.

¿En qué se diferencia el impuesto FUTA del impuesto federal sobre la renta?

Los empleadores pagan en su totalidad el impuesto FUTA para financiar las prestaciones por desempleo, mientras que el impuesto federal sobre la renta se retiene de los salarios de los empleados. Ambos son requisitos federales, pero el impuesto FUTA se aplica a la compensación de los empleados, no a los impuestos sobre la renta personal.

¿Qué es un estado de reducción de crédito y cómo afecta a la obligación tributaria?

Un estado que reduce el crédito adeuda préstamos federales pendientes, lo que reduce el crédito que los empleadores pueden solicitar en relación con el impuesto FUTA. Esto aumenta la obligación tributaria total por los salarios pagados a los empleados que trabajan en ese estado.

¿Cuál es la fecha límite para presentar el formulario 940?

La fecha límite para presentar el formulario 940 es el 31 de enero del año siguiente o el 10 de febrero si todos los depósitos de FUTA se realizaron a tiempo y en su totalidad. Los empleadores que dejaron de pagar los salarios aún deben presentar la solicitud correspondiente al último trimestre del año calendario.

¿Los empleadores de varios estados deben presentar cronogramas adicionales?

Sí, los empleadores de varios estados deben incluir el Anexo A (formulario 940) para cumplir con los requisitos de varios estados y para calcular con precisión la reducción de crédito. Esto garantiza la presentación adecuada de informes más allá de las fronteras estatales y la alineación con las leyes y requisitos laborales locales.

Para obtener más recursos sobre cómo presentar o entender los formularios del IRS del año anterior, visite nuestro Biblioteca de resúmenes y guías de formularios.

https://www.cdn.gettaxreliefnow.com/Payroll%20%26%20Employment%20Tax%20Forms/940/Employer_s%20Annual%20Federal%20Unemployment%20(FUTA)%20Tax%20Return%20940%20-%202021.pdf
FAQs

Frequently Asked Questions

What is IRS Form 940 (2021) used for?

IRS Form 940 (2021) is used by employers to report and pay FUTA tax on employee compensation to the federal government to fund unemployment benefits. It ensures compliance with payroll tax, labor, and state and local laws affecting workers across multiple states.

Can I still file a 2021 tax return?

Yes, employers can still file Form 940 for 2021 to pay FUTA tax and remain compliant with federal income tax and payroll tax rules. Filing helps resolve penalties, supports HR compliance, and ensures proper reporting of overtime pay and employee compensation.

What is a credit reduction state, and did it apply in 2021?

A credit reduction state lowers available credits when unemployment loans remain unpaid. In 2021, employers in affected areas faced a higher total FUTA tax. This impacts multi-state compliance, especially where employees live in other states or remote worker arrangements are in place.

Do I need to file Schedule A with my 2021 Form 940?

Yes, Schedule A is required for multi-state compliance and credit reduction reporting. Employers must file accurately using their Employer Identification Number to ensure available credits are accurate, especially when employees work remotely or across multiple states, in accordance with HR compliance rules.

What happens if I cannot pay my full FUTA balance?

Employers should still file to remain compliant, even if they are unable to pay the full amount. The IRS may assess penalties, but filing helps save time, manage quarterly payment obligations, and address unpaid leave or cash flow issues next quarter.

How long should I keep records related to my 2021 Form 940 filing?

Employers must retain records such as employee compensation, payroll tax data, and employee handbook policies for at least four years. This supports audits, multi-state employment verification, and remote employees, and ensures compliance with federal income tax and state and local laws.

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