Para qué sirve el formulario 940 (2017) del IRS
El formulario 940 (2017) del IRS es la declaración anual de impuestos federales de desempleo (FUTA) del empleador que informa su obligación anual de la Ley Federal del Impuesto sobre el Desempleo para el año tributario 2017 (instrucciones del IRS para el formulario 940 (2017)). Debe presentar el formulario 940 si pagó un salario de 1500 dólares o más en cualquier trimestre natural de 2016 o 2017, o si tuvo uno o más empleados durante al menos parte del día en 20 o más semanas diferentes durante cualquier año. El impuesto FUTA financia los programas de compensación por desempleo y se aplica a los primeros 7.000 dólares pagados a cada empleado durante 2017 (instrucciones del IRS para el formulario 940 (2017)).
Cuándo utilizaría el formulario 940 para 2017 (presentación tardía o enmendada)
Presentaría el formulario 940 de 2017 como declaración tardía si nunca presentó la declaración original que debía presentarse el 31 de enero de 2018 (o el 12 de febrero de 2018 si todos los impuestos de la FUTA se depositaron a tiempo). Algunas situaciones comunes incluyen recibir avisos del IRS sobre declaraciones no presentadas, avisos de saldos vencidos o durante las revisiones de adquisiciones de empresas. Deberás presentar un formulario 940 modificado para 2017 para corregir errores en una declaración presentada anteriormente, como solicitar los créditos tributarios estatales por desempleo pagados después de la fecha de vencimiento original, corregir los cálculos salariales o abordar cuestiones estatales relacionadas con la reducción del crédito. El plazo de prescripción para solicitar reembolsos es generalmente de tres años a partir de la fecha de presentación o de dos años a partir de la fecha de pago, lo que ocurra más tarde, lo que hace que las solicitudes de reembolso de 2017 sean urgentes en la mayoría de los casos (momento en que puede solicitar un crédito o un reembolso, IRS.gov).
Reglas clave específicas de 2017
Para el año tributario 2017, California y las Islas Vírgenes de los Estados Unidos eran estados con reducción del crédito, lo que exigía a los empleadores que pagaran salarios sujetos a las leyes de desempleo en estas jurisdicciones que completaran el Anexo A (formulario 940) y pagaran un impuesto FUTA adicional a una tasa de reducción crediticia del 2,1% (aviso del Registro Federal, 1 de diciembre de 2017). La tasa impositiva de la FUTA fue del 6,0% sobre los primeros 7.000 dólares del salario pagado a cada empleado, con un crédito máximo del 5,4% para los pagos puntuales del impuesto estatal de desempleo, lo que resultó en una tasa neta del 0,6% para la mayoría de los empleadores (instrucciones del IRS para el formulario 940 (2017)). Los requisitos de depósito electrónico eran obligatorios mediante el Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS), y los depósitos vencían antes de las 8 p.m., hora del este, del día anterior a la fecha de vencimiento.
Paso a paso (nivel alto)
- Reúna transcripciones y registros de impuestos: obtenga registros salariales, pagos de impuestos estatales por desempleo y cualquier correspondencia anterior del IRS relacionada con sus obligaciones de FUTA para 2017
- Complete el formulario del año correcto: use la versión de 2017 del formulario 940, marcando la casilla «declaración enmendada» si corrige una declaración presentada anteriormente, e incluya todos los salarios pagados durante 2017, independientemente de cuándo presente la declaración
- Adjunte los anexos requeridos: Complete el Anexo A (Formulario 940) si pagó un salario en California o las Islas Vírgenes de los Estados Unidos, y el Anexo R si lo presentó como declarante agregado
- Preséntelos mediante los procedimientos adecuados: envíe por correo las declaraciones modificadas a la dirección «Sin pago», incluso si incluyen el pago, o presente electrónicamente las declaraciones atrasadas a través de proveedores de presentación electrónica aprobados
- Guarde copias completas: guarde copias de la declaración presentada, todos los archivos adjuntos, las confirmaciones de pago y los recibos de correo para su registro
Errores comunes y cómo evitarlos
- Errores en el cálculo de la base salarial: recuerde que el límite de la base salarial anual de 7.000 dólares se aplica por empleado durante todo el año calendario, no por trimestre; haga un seguimiento cuidadoso de los salarios acumulados para evitar calcular en exceso el impuesto FUTA
- Faltan cálculos de reducción crediticia: si pagó un salario en California o las Islas Vírgenes de los Estados Unidos durante 2017, debe completar el Anexo A (formulario 940) y pagar el monto adicional de reducción crediticia del 2.1%; de lo contrario, se le impondrán multas por pago insuficiente
- Calendario estatal incorrecto de impuestos por desempleo: solo recibirá el crédito estatal del 5.4% por los impuestos de desempleo realmente pagados antes de la fecha de vencimiento del formulario 940 (31 de enero de 2018 o 12 de febrero de 2018); los pagos estatales atrasados requieren declaraciones modificadas para solicitar los créditos
- Uso de una versión de formulario incorrecta: Utilice siempre el formulario 940 de 2017 para cualquier corrección o presentación tardía de 2017; el uso de los formularios del año en curso para años anteriores provocará demoras en el procesamiento y posibles rechazos
- Confusión entre depósitos y pagos: si su impuesto FUTA anual supera los 500 dólares, debería haber realizado depósitos trimestrales; no intente pagar el monto anual total con una declaración presentada tardíamente sin consultar los requisitos de depósito
- Complicaciones del empleador sucesor: si adquirió una empresa durante 2017, distinga cuidadosamente entre los salarios que pagó y los pagados por el predecesor y solo declare los salarios de los períodos en los que fue el empleador, a menos que se apliquen reglas específicas sobre el sucesor
Qué sucede después de presentar la solicitud
Por lo general, el IRS procesa las declaraciones del formulario 940 en un plazo de 6 a 8 semanas, aunque las declaraciones modificadas pueden tardar de 8 a 12 semanas en procesarse (Corrección de impuestos sobre el empleo, IRS.gov). Recibirás un acuse de recibo de las presentaciones electrónicas de inmediato, mientras que las declaraciones en papel generan avisos de procesamiento una vez ingresadas en los sistemas del IRS. Si ha pagado menos, recibirá un aviso sobre el saldo adeudado con el cálculo de las multas y los intereses. Si no puede pagar la totalidad, puede solicitar un acuerdo de pago en línea (formulario 9465). El IRS puede imponer multas por presentación tardía del 5% mensual (hasta un máximo del 25%) a los impuestos impagos, además de multas por pago atrasado del 0,5% mensual e intereses que se acumulen diariamente (multa por no presentar la declaración, IRS.gov). Si no está de acuerdo con las multas o intereses, tiene derecho a apelar y puede solicitar una reducción de la multa por causa razonable respondiendo a las notificaciones del IRS con las explicaciones correspondientes.
Preguntas frecuentes
¿Puedo presentar el formulario 940 para 2017 aunque tenga años de retraso?
Sí, puede presentar declaraciones tardías, pero no puede solicitar reembolsos si han pasado más de tres años desde la fecha de vencimiento original (generalmente abril de 2021 para las declaraciones de 2017). Se enfrentará a multas e intereses por los impuestos adeudados.
¿Qué sanciones enfrentaré por presentar el formulario 940 para 2017 con retraso?
El IRS impone multas por presentación tardía del 5% de los impuestos impagos por mes (máximo 25%), multas por pago atrasado del 0,5% mensual (máximo 25%), más intereses compuestos diarios desde la fecha de vencimiento original hasta que se paguen en su totalidad (información sobre multas de IRS.gov).
¿Necesito transcripciones de impuestos antes de presentar un formulario 940 de finales de 2017?
Si bien no es obligatorio, obtener las transcripciones de salarios e ingresos en IRS.gov ayuda a garantizar la precisión y muestra cualquier presentación anterior o acción del IRS en su cuenta. Esto es especialmente importante para las declaraciones modificadas.
¿Cómo sé si me afectaron los estados de reducción crediticia de 2017?
Si pagó salarios a empleados que trabajaban en California o las Islas Vírgenes de los Estados Unidos durante 2017, debe completar el Anexo A (formulario 940) y pagar un impuesto FUTA adicional del 2.1% sobre esos salarios; consulte sus registros de nómina para ver los lugares de trabajo de los empleados.
¿Debo modificar también mis declaraciones estatales de desempleo al presentar un formulario 940 modificado?
Por lo general, sí, si los cambios federales afectan los cálculos del impuesto de desempleo estatal. Comunícate con la agencia de desempleo de tu estado, ya que cada estado tiene diferentes procedimientos y plazos para corregir las declaraciones de impuestos por desempleo.
¿Cuál es la diferencia entre la presentación tardía y la presentación enmendada del formulario 940?
La presentación tardía significa que nunca presentó la declaración original de 2017; deje la casilla modificada sin marcar. La presentación enmendada significa que está corrigiendo una declaración de 2017 presentada anteriormente. Marque la casilla de la declaración enmendada e incluya una explicación de los cambios.
¿Puedo obtener un reembolso de los impuestos de FUTA pagados en exceso en 2017?
Es probable que las solicitudes de reembolso para 2017 estén prohibidas por la ley de prescripción, a menos que se presenten dentro de los tres años posteriores a la fecha de vencimiento original o dos años a partir de la fecha de pago. Sin embargo, en determinadas circunstancias, es posible que puedas aplicar los sobrepagos a otras obligaciones tributarias o a períodos futuros (directrices de la ley de reembolsos del IRS).