Como propietario de una empresa con sede en el Reino Unido que emplea personal en los Estados Unidos, es esencial comprender los requisitos fiscales estadounidenses sobre la nómina. El gobierno federal aplica leyes estrictas sobre impuestos sobre la nómina para todas las empresas que pagan a sus empleados dentro de la jurisdicción de los EE. UU. Estas leyes definen qué impuestos deben retenerse de los cheques de pago de los empleados y qué obligaciones debe cumplir el empleador. El hecho de no entender las normas aplicables a los propietarios de empresas que no estén familiarizados con el sistema estadounidense puede conllevar sanciones financieras, auditorías o dañar la posición jurídica de la empresa.
El proceso de nómina implica más que la emisión de salarios a los empleados. Los empleadores son responsables de garantizar que los impuestos se retengan y depositen con precisión en las agencias correspondientes. Estos incluyen los impuestos federales sobre la renta, los impuestos del Seguro Social y los impuestos de Medicare. Además, los empleadores deben llevar un registro de lo que gana cada empleado, calcular las deducciones salariales correctas y cumplir con los plazos de presentación de informes. Estas obligaciones tributarias difieren considerablemente de las de los sistemas de nómina del Reino Unido, por lo que es aún más importante aprender cómo funciona el sistema estadounidense si su empresa opera a través de las fronteras.
Muchas empresas recurren a QuickBooks para administrar su nómina en EE. UU. y cumplir con las normas. Esta plataforma ayuda a garantizar que la parte de los impuestos que pagan el empleador y el empleado se registre con precisión. Cuando se usa correctamente, QuickBooks simplifica la retención de las cantidades correctas de los cheques de pago de los empleados y garantiza que la empresa pague los impuestos sobre la nómina en su totalidad y a tiempo.
Para los propietarios de empresas del Reino Unido que administran empleados en los Estados Unidos, comprender los impuestos federales sobre la nómina es esencial para cumplir con la ley. Estos impuestos, supervisados por el Servicio de Impuestos Internos, se aplican a todas las empresas que pagan a sus empleados en los EE. UU. Están diseñados para financiar programas federales clave, como la jubilación, la atención médica y la asistencia por desempleo. La estructura difiere notablemente de las obligaciones salariales del Reino Unido, por lo que es fundamental entender cómo el sistema estadounidense trata las funciones tanto del empleador como del empleado. ¿El funcionario Publicación 15 del IRS (Guía tributaria para empleadores) proporciona una descripción detallada de estas obligaciones.
Los impuestos federales sobre el empleo incluyen varios componentes principales:
Cada vez que un empleado gana un salario, el empleador es responsable de calcular y remitir las cantidades correctas. Este proceso incluye aplicar las tasas impositivas adecuadas, comprender la base salarial del seguro social e ingresar datos precisos en el sistema de nómina. QuickBooks puede automatizar estos cálculos y reducir el riesgo de errores manuales al tiempo que hace un seguimiento de las deducciones de nómina y los cronogramas de pagos.
Además, la empresa debe verificar que los impuestos retenidos coincidan con los montos adeudados a las agencias federales y que se cumplan todos los plazos de presentación de informes. El empleador paga los impuestos sobre la nómina directamente y, en parte, gestionando las retenciones del cheque de pago del empleado. Estas contribuciones conjuntas se conocen colectivamente como contribuciones al seguro federal. El seguimiento preciso de cada obligación tributaria garantiza el pleno cumplimiento y protege a la empresa de las auditorías, las sanciones o las demoras en la presentación de declaraciones que puedan perjudicar su reputación ante el Servicio de Impuestos Internos.
Configurar la nómina en QuickBooks requiere más que introducir los nombres y salarios de los empleados. Implica configurar un sistema que cumpla con la ley y que haga un seguimiento de los salarios, los impuestos, las deducciones y las responsabilidades del empleador. Para las empresas con sede en el Reino Unido que contratan empleados estadounidenses, es vital seguir las normas estadounidenses desde la primera nómina para evitar problemas de cumplimiento. Una configuración sólida garantizará que todos los cálculos de nómina, incluidos los impuestos y las deducciones, se gestionen con precisión en cada período de pago.
Una vez que se haya completado la configuración del trabajador, debe configurar los detalles de compensación e impuestos. QuickBooks le permite definir exactamente cómo un empleado obtiene ingresos y qué se deduce. Ya sea que esté asalariado o por hora, el sistema debe calcular los salarios brutos, aplicar las deducciones de nómina y determinar los impuestos adeudados. Los empleadores también deben garantizar el manejo correcto del pago de bonificaciones, comisiones u otros tipos de compensación.
Al completar la configuración de nómina de QuickBooks, se garantiza un seguimiento preciso de todas las responsabilidades tributarias del empleador y del empleado. También ayuda a mantener limpios los registros de nómina de cada pago realizado, lo que facilita el cumplimiento de los requisitos federales y evita errores tributarios.
El impuesto federal de desempleo (FUTA) es un impuesto sobre la nómina obligatorio que todos los empleadores estadounidenses deben pagar para financiar el programa federal de compensación por desempleo. Este impuesto se aplica solo a los empleadores y no se deduce de los salarios de los empleados. Las empresas, incluidas las empresas de propiedad británica con personal radicado en EE. UU., deben cumplir con las normas de la FUTA al pagar a los empleados en los Estados Unidos. El Servicio de Impuestos Internos hace cumplir estas normas y espera que los empleadores presenten y depositen las cantidades correspondientes a tiempo.
El impuesto se aplica a los primeros $7,000 del salario de un empleado cada año calendario. La tasa impositiva federal estándar por desempleo es del 6,0%. Sin embargo, la mayoría de los empleadores reúnen los requisitos para recibir un crédito de hasta el 5,4% si pagan puntualmente los impuestos estatales por desempleo, lo que reduce la tasa impositiva federal neta por desempleo al 0,6%. Una vez que el salario de un empleado supere el umbral de los 7.000 dólares en un año natural, esa persona no tendrá que pagar ningún impuesto FUTA adicional. El seguimiento adecuado de los ingresos de cada empleado es esencial para cumplir con precisión con estas obligaciones tributarias.
QuickBooks automatiza el seguimiento de FUTA al aplicar la tasa impositiva y el límite salarial correctos como parte de la configuración de la nómina. El software calcula los pasivos de la FUTA por empleado y los registra para su elaboración de informes. Estos datos se utilizan para completar el formulario 940 del IRS, que los empleadores deben presentar anualmente para resumir sus obligaciones totales en relación con la FUTA. La guía oficial se puede encontrar en el sitio web del IRS en Acerca del formulario 940 (declaración de impuestos FUTA).
Los empleadores deben depositar los impuestos de la FUTA trimestralmente si el total supera los 500 dólares en cualquier trimestre calendario. Si el monto es inferior, se transfiere al siguiente trimestre hasta que alcance el límite de depósito. Dado que el empleador paga este impuesto, la responsabilidad de cumplir con las normas recae exclusivamente en la empresa. QuickBooks ayuda a garantizar la precisión de los cálculos, los depósitos puntuales y los registros de nómina adecuados para mantener el cumplimiento total.
Comprender las fechas de vencimiento de los impuestos sobre la nómina es fundamental para mantener el cumplimiento con el Servicio de Impuestos Internos. Para las empresas de propiedad británica que operan en EE. UU., esto significa hacer un seguimiento de los plazos de presentación de informes y garantizar que todos los formularios requeridos se envíen a tiempo. El IRS no hace excepciones para la propiedad en el extranjero; el incumplimiento de estas responsabilidades puede resultar en multas e intereses. Las empresas deben cumplir con sus obligaciones de presentación y pago de impuestos cada trimestre calendario.
Los empleadores deben consultar periódicamente al funcionario Fechas de vencimiento del impuesto sobre el empleo — IRS.gov página para evitar costosas penalizaciones. Garantizar que los impuestos retenidos coincidan con los pagos declarados y las declaraciones vinculadas al trimestre calendario correspondiente ayuda a mantener el cumplimiento total del IRS. La gestión adecuada de las fechas de vencimiento fortalece el sistema de nómina y respalda la presentación de informes transparentes a la hora de pagar a los empleados.
Los impuestos de Medicare son impuestos federales obligatorios sobre la nómina que ayudan a financiar los servicios de atención médica para personas mayores de 65 años y para personas específicas con discapacidades. Estos impuestos se reparten equitativamente entre el empleador y el empleado. La tasa impositiva estándar de Medicare es del 1,45% del salario bruto de los empleados, sin límite salarial anual. Esto significa que el impuesto se sigue aplicando sin importar cuánto gane un empleado.
Para cada período de pago, el empleador debe retener el 1.45% de los ingresos del empleado y contribuir con una cantidad igual. Estos impuestos deben presentarse al Servicio de Impuestos Internos y otros impuestos federales sobre el empleo. Se requiere la documentación adecuada sobre las deducciones de nómina y los impuestos retenidos. En el caso de los propietarios de empresas con sede en el Reino Unido que pagan a sus empleados en EE. UU., no aplicar la tasa impositiva correcta de Medicare podría ocasionar problemas de cumplimiento o sanciones del IRS. QuickBooks puede calcular y hacer un seguimiento automático de estas obligaciones como parte de sus funciones de procesamiento de nóminas.
El impuesto adicional de Medicare es una obligación separada cuando un empleado gana más de 200 000 dólares en salarios durante el año calendario. Una vez alcanzado este umbral, el empleador debe retener un 0,9% adicional de los ingresos del empleado. Este impuesto se aplica únicamente al empleado; no existe ningún requisito de contrapartida por parte del empleador.
La retención comienza en el período de pago cuando los salarios del empleado en lo que va del año superan los 200 000$. Este impuesto adicional de Medicare debe declararse con precisión y clasificarse en los registros de nómina. QuickBooks monitorea los ingresos totales y activa la retención correcta en el momento adecuado. Estos montos se incluyen en las declaraciones de impuestos trimestrales y deben figurar en las presentaciones del formulario 941. Al mantenerse al día con los umbrales salariales y configurar el sistema correctamente, los empleadores pueden garantizar que tanto los impuestos estándar de Medicare como el impuesto adicional de Medicare se gestionen en total conformidad con la ley federal.
Los errores en la presentación de impuestos sobre la nómina siguen afectando a muchas empresas, especialmente a las que no están familiarizadas con las normas fiscales sobre la nómina de EE. UU. Para los empleadores con sede en el Reino Unido que administran personal en los Estados Unidos, evitar estos errores es esencial para evitar el incumplimiento de la ley federal. El Servicio de Impuestos Internos revisa minuciosamente los informes de nómina, y cualquier discrepancia en los datos, los pagos de impuestos o la clasificación de los trabajadores puede dar lugar a multas, auditorías o trámites adicionales. QuickBooks puede ayudar a las empresas a gestionar estos riesgos automatizando los cálculos, supervisando los cronogramas de presentación y reduciendo las posibilidades de error.
Los registros precisos de nómina son esenciales para mantener la transparencia entre el empleador y el empleado. Cada vez que un empleado gana un salario, esos ingresos deben declararse correctamente y deben retenerse todos los impuestos requeridos. Los empleadores que no mantengan registros detallados o ignoren los cambios en las regulaciones del IRS corren el riesgo de recibir multas y demoras en los pagos. Los errores en los formularios de impuestos o en los montos retenidos suelen pasar desapercibidos hasta que el IRS emita un aviso de corrección o exige el pago.
Al automatizar las funciones de nómina a través de QuickBooks, las empresas pueden mantenerse al tanto de los plazos impositivos, reducir los errores de cálculo y mantener registros que cumplan con los requisitos. Esto es especialmente valioso para los empleadores extranjeros que desconocen cómo funciona la aplicación del impuesto sobre la nómina en EE. UU.
Mejores prácticas para administrar los costos de nómina y los informes
Automatice los cálculos de nómina para reducir los errores:
Un sistema como QuickBooks permite a las empresas simplificar las tareas de nómina y, al mismo tiempo, garantizar la precisión. La automatización ayuda a aplicar las tasas correctas para los impuestos y las deducciones, lo que reduce la posibilidad de errores de cálculo manuales. También simplifica la forma en que se registran los salarios y las contribuciones de cada empleado.
Haga un seguimiento de las contribuciones del empleador y del empleado por separado:
Un problema común en los informes de nómina es confundir lo que gana el empleado con lo que el empleador paga en impuestos. La participación del empleador en Medicare y el Seguro Social debe figurar aparte de los impuestos retenidos. Mantener estas entradas diferenciadas en los registros de nómina ayuda a garantizar la precisión de los informes y la preparación para las auditorías.
Mantenga las tablas de impuestos sobre la nómina actualizadas automáticamente:
QuickBooks actualiza periódicamente las tasas impositivas en función de los cambios del Servicio de Impuestos Internos. Los empleadores que no apliquen las tasas más recientes corren el riesgo de pagar menos impuestos y enfrentarse a multas. El uso de un software que gestione las actualizaciones garantiza que cada ciclo de nómina refleje las obligaciones tributarias actuales.
Concilie los informes de nómina en cada período:
Antes de finalizar la nómina, revise los totales salariales, los montos de los pagos de impuestos y las deducciones de nómina, y busque cambios inusuales en los montos pagados a los empleados o en la forma en que se aplicaron las deducciones. Revisar los registros de nómina al final de cada ciclo ayuda a evitar errores a largo plazo que podrían afectar a las declaraciones de impuestos.
Mantenga una documentación detallada para todos los pagos:
La documentación de nómina adecuada incluye los salarios brutos, las deducciones fiscales y las contribuciones del empleador y el empleado. Estos registros son esenciales durante las revisiones del IRS o la conciliación de fin de año. La documentación de cada pago de impuestos realizado a lo largo del año garantiza una responsabilidad clara y el cumplimiento de las normas federales.
Prevea los costos de nómina a lo largo del año calendario:
Estar al tanto de los costos de nómina esperados ayuda a los empleadores a presupuestar de manera efectiva. También contribuye a facilitar la presentación de impuestos trimestrales. La planificación garantiza que las cifras del formulario 941 coincidan con los registros internos y minimiza los ajustes de última hora.
Los empleadores con sede en el Reino Unido con operaciones o empleados en los Estados Unidos deben cumplir con las leyes fiscales estadounidenses sobre la nómina, que difieren significativamente de los requisitos del Reino Unido. Varias agencias, como el Servicio de Impuestos Internos y la Administración de la Seguridad Social, regulan las normas estadounidenses y hacen cumplir estrictas obligaciones tributarias a todas las empresas que pagan a sus empleados con sede en EE. UU. El empleador y el empleado son responsables de pagar los impuestos federales, como el Seguro Social y el Medicare, y todas las contribuciones deben registrarse, declararse y enviarse con precisión.
Un concepto clave que hay que entender es la base salarial del Seguro Social, que limita la cantidad del salario de un empleado que está sujeta al impuesto del Seguro Social en un año determinado. Esta cantidad se ajusta anualmente y debe controlarse de cerca. Los empleadores son responsables de detener la retención de impuestos del Seguro Social una vez que se alcance el límite salarial. QuickBooks puede ayudar a automatizar este proceso, pero el empleador debe asegurarse de que se haya establecido la configuración adecuada. La ley de nómina de EE. UU. también exige que los empleadores separen sus contribuciones de las retenciones a los empleados, especialmente en el caso de Medicare y el Seguro Social, para mantener registros de nómina transparentes y conformes con las normas.
Los propietarios de empresas del Reino Unido clasificados como autónomos en los EE. UU. deben gestionar sus obligaciones tributarias federales de forma diferente. Las personas que trabajan por cuenta propia deben pagar al empleador y al empleado una parte de los impuestos sobre la nómina. También se espera que hagan pagos de impuestos estimados trimestrales en función de las ganancias proyectadas. Además, si bien no existe un impuesto federal sobre las ventas en los EE. UU., las jurisdicciones estatales y locales pueden imponer normas tributarias independientes que no deben confundirse con los requisitos de nómina. Si comprenden estas distinciones y siguen las directrices de las agencias estadounidenses, los empleadores con sede en el Reino Unido pueden cumplir con las expectativas legales y evitar las sanciones que suelen derivarse de no cumplir las normas fiscales federales o locales.
Preguntas frecuentes
Los empleados reciben el formulario W-2 y están sujetos a deducciones de nómina, incluidas las del Seguro Social, Medicare y el seguro de compensación laboral. Los empleadores retienen impuestos y pagan la otra mitad de los impuestos de la FICA. Los contratistas independientes presentan sus declaraciones de impuestos y pagan los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia. La clasificación adecuada ayuda a las pequeñas empresas a cumplir con los requisitos locales y a evitar las auditorías por parte de agencias gubernamentales como el IRS.
Los empleadores deben comenzar a retener el impuesto adicional de Medicare cuando el salario anual de un empleado supere los 200 000 dólares. Este 0,9% adicional solo lo paga el empleado y no tiene contrapartida por parte del empleador. Los empleadores deben asegurarse de que las deducciones precisas se reflejen en los talones de pago de los empleados. Los sistemas de nómina, como QuickBooks, ayudan a gestionar estos umbrales y a aplicar automáticamente los cambios necesarios para cumplir con las normativas tributarias y las agencias gubernamentales.
¿Qué sucede si no recibo un formulario W completo de un empleado nuevo?
Si no se recibe el Formulario W completo, los empleadores deben retener el impuesto federal sobre la renta como si el empleado fuera soltero sin ajustes. Esto garantiza un cumplimiento mínimo. Las deducciones de nómina seguirán incluyendo el Seguro Social y Medicare. Los empleadores también deben tener en cuenta los requisitos locales o específicos del estado. Mantener un formulario W completo ayuda a evitar errores de cálculo de la nómina y contribuye a que la empresa y el empleado presenten con precisión las declaraciones de impuestos de fin de año.
Los contratistas independientes administran sus obligaciones de Seguro Social y pagan el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia a través de su declaración de impuestos. Los empleadores no están obligados a pagarles la otra mitad de los impuestos de la FICA. Sin embargo, la clasificación correcta es fundamental para evitar sanciones. La clasificación errónea de los trabajadores podría ocasionar problemas legales, como el pago atrasado de impuestos del Seguro Social, Medicare o incluso el pago no pagado del seguro de compensación laboral.
El impuesto federal de desempleo (FUTA) solo lo paga el empleador y se informa en el formulario 940 del IRS. QuickBooks ayuda a las pequeñas empresas a calcular automáticamente el FUTA en función de los salarios de los empleados. Si el pasivo supera los 500 dólares por trimestre, se deben realizar depósitos. Las contribuciones de la FUTA no provienen de los impuestos retenidos de los salarios de los empleados. En cambio, estos impuestos financian las prestaciones por desempleo y respaldan programas federales, como las protecciones por licencia pagada y por enfermedad.
Cuando los registros de nómina de QuickBooks no coincidan con los impuestos reales retenidos en los talones de pago de los empleados, revise inmediatamente las tablas de impuestos, los datos de los empleados y la configuración de retenciones. Las deducciones inexactas de la nómina pueden provocar declaraciones de impuestos mal pagadas, problemas de cumplimiento o incluso multas del IRS. Los empleadores deben verificar que todos los salarios, impuestos y beneficios, como las licencias pagadas o las licencias por enfermedad, se declaran correctamente y cumplen con los estándares de las agencias gubernamentales federales, estatales y locales.
Los informes de nómina deben conciliarse en cada período de pago. Este proceso verifica que los salarios de los empleados, las deducciones de nómina y los impuestos retenidos se ajusten a las responsabilidades del empleador y del empleado. La conciliación regular también garantiza que las contribuciones a los impuestos de la FICA, al seguro de compensación laboral y a los requisitos locales se registren correctamente. También mantiene la exactitud de las declaraciones de impuestos y evita discrepancias con los informes trimestrales o las auditorías del IRS y otras agencias gubernamentales.
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