Solicitar un número de identificación fiscal individual puede parecer complicado, especialmente si vive en los Estados Unidos con una visa vencida. Muchos creen que no pueden cumplir con sus obligaciones tributarias una vez que vence la visa. En realidad, el Servicio de Impuestos Internos permite a las personas solicitar una solicitud de ITIN con un estado de visa vencido si tienen un motivo válido para presentar declaraciones de impuestos.
Un ITIN, o número de identificación fiscal, es un número de procesamiento de impuestos de nueve dígitos emitido por el IRS a personas que no son elegibles para obtener un número de seguro social pero que aún necesitan declarar sus ingresos. Esto incluye a los inmigrantes, los estudiantes internacionales y los extranjeros no residentes que deben presentar una declaración federal de impuestos sobre la renta o solicitar ciertos créditos. Incluso sin una autorización legal de trabajo, las obligaciones tributarias continúan y la presentación de los impuestos federales sigue siendo necesaria para cumplir con las leyes tributarias federales.
Comprender este proceso es esencial para cualquier persona que haya ganado un salario pagado en los Estados Unidos, tenga familiares que mantener en una declaración de impuestos federales o que esté obligada a presentar una declaración de impuestos. Esta guía lo guiará paso a paso por el proceso de solicitud, le explicará los requisitos y describirá los documentos que se necesitan para que todos los solicitantes del ITIN puedan cumplir con sus responsabilidades con confianza.
¿Qué es un ITIN y por qué es importante?
Un Número de identificación individual del contribuyente es un número de procesamiento de impuestos de nueve dígitos emitido por el Servicio de Impuestos Internos. Está diseñado para personas que deben presentar declaraciones de impuestos o declarar sus ingresos, pero no reúnen los requisitos para obtener un número de seguro social. El IRS emite los ITIN únicamente con fines tributarios y no proporcionan autorización de trabajo, estatus migratorio ni beneficios del Seguro Social.
Conceptos básicos de ITIN
- El número de identificación del contribuyente (ITIN) siempre comienza con el número 9.
- Los dígitos del medio, a veces denominados «cuarta y quinta posición», se encuentran dentro de los rangos específicos que establece el IRS.
- El formato ITIN se parece a un número de seguro social, pero solo sirve como un número de procesamiento de impuestos emitido para las obligaciones tributarias federales.
Por qué son importantes los ITINs
- Es posible que los solicitantes del ITIN deban presentar una declaración de impuestos federales incluso cuando sus visas hayan caducado.
- El número permite a los contribuyentes declarar sus ingresos, pagar impuestos federales y, cuando son elegibles, solicitar ciertos créditos, como el crédito tributario por hijos.
- Es posible que los miembros de la familia, incluidos los cónyuges y los dependientes, también necesiten incluir los ITINs en las declaraciones de impuestos federales.
- Los contribuyentes usan los ITINs para cumplir con las leyes tributarias federales y, al mismo tiempo, cumplir con el Servicio de Impuestos Internos.
Un ITIN es importante porque brinda la elegibilidad para cumplir con las obligaciones en virtud de las leyes tributarias federales sin requerir un número de seguro social. Al tener un ITIN válido, las personas cumplen con los requisitos, pueden solicitar ciertos créditos y evitar multas, incluso cuando no se encuentran legalmente presentes o su estado migratorio ha caducado.
¿Quién necesita un ITIN con una visa vencida?
No todas las personas con una visa vencida necesitan un ITIN, pero se requieren categorías específicas de contribuyentes para solicitarlo. Cada situación depende de las obligaciones en materia de ingresos, residencia y declaración de impuestos en virtud de las leyes tributarias federales.
Extranjeros no residentes con obligaciones tributarias
- Los extranjeros no residentes deben solicitar un ITIN si deben presentar una declaración de impuestos federales.
- Esto incluye a las personas que declaran ingresos por salarios pagados, becas o actividades comerciales en los Estados Unidos.
- Muchos solicitan los beneficios de los tratados o cumplen con los requisitos de presentación de los EE. UU.
Antiguos titulares de visados que solicitan reembolsos
- Muchos contribuyentes descubren que pagaron en exceso sus impuestos federales mientras trabajaban con visas vencidas o temporales.
- Presentar una declaración de impuestos federales con un ITIN les permite solicitar reembolsos por montos retenidos en exceso.
- Los reembolsos pueden incluir los impuestos del Seguro Social y Medicare recaudados erróneamente a extranjeros no residentes.
Cónyuges y dependientes
- Los miembros de la familia a menudo necesitan que los ITIN figuren en una declaración de impuestos federales sobre la renta.
- Los cónyuges de ciudadanos o residentes estadounidenses pueden requerir un ITIN para presentar una solicitud conjunta.
- Los dependientes, incluidos los niños, pueden necesitar un ITIN para calificar para ciertos créditos, como el crédito tributario por hijos.
Estudiantes y académicos internacionales
- Los titulares de visas de estudiante con visas F-1, J-1 o M-1 pueden necesitar un ITIN para declarar los ingresos de investigaciones o pasantías.
- Incluso con visas vencidas, deben cumplir con las normas mediante la presentación de declaraciones de impuestos federales.
- Muchos también usan los ITINs para solicitar exenciones de tratados o beneficios tributarios educativos.
Por lo general, un solicitante de ITIN tiene ingresos, responsabilidades familiares o beneficios tributarios que reclamar. Las visas vencidas no cancelan el requisito de declarar impuestos o declarar los ingresos al Servicio de Impuestos Internos.
El estado de la visa frente a las obligaciones tributarias
Muchos contribuyentes creen erróneamente que el estado migratorio determina las responsabilidades tributarias. En realidad, el IRS basa las obligaciones tributarias en los ingresos y la presencia física en los Estados Unidos, no en las fechas de vencimiento de las visas.
Cómo determina el IRS las obligaciones
- La residencia se mide mediante la prueba de presencia sustancial, que revisa la cantidad de días de presencia física en el país.
- La ley tributaria de los EE. UU. exige declaraciones de impuestos federales para quienes obtienen ingresos por encima del umbral de presentación, independientemente de su estado migratorio.
- Los tratados entre países pueden permitir excepciones o tasas impositivas reducidas para los contribuyentes elegibles.
Mitos y hechos comunes
- Mito: Las visas vencidas eliminan la obligación de pagar impuestos federales.
Hecho: Los contribuyentes aún deben pagar impuestos federales si obtienen ingresos.
- Mito: El ITIN es solo para quienes se encuentran legalmente presentes.
Hecho: Los ITIN existen para garantizar el cumplimiento de las leyes tributarias federales, incluso para los inmigrantes indocumentados.
- Mito: La declaración de impuestos federales requiere un número de seguro social.
Hecho: Un número de identificación fiscal (ITIN) es la alternativa del IRS cuando un SSN no está disponible.
La caducidad de la visa puede afectar los casos de inmigración, pero no cambia las obligaciones tributarias federales. El Servicio de Impuestos Internos exige a las personas que presenten declaraciones de impuestos, declaren sus ingresos y paguen los impuestos federales de acuerdo con la ley, independientemente de su estado migratorio.
Proceso de solicitud de ITIN paso a paso
Solicitar un ITIN puede parecer complejo, pero dividirlo en pasos claros lo hace más manejable. Seguir el orden correcto garantiza que el IRS emita un ITIN válido sin demoras innecesarias.
Paso 1: Determine el tipo de solicitud
Los solicitantes deben decidir si desean solicitar un nuevo ITIN o completar una renovación del ITIN.
- Una nueva solicitud se aplica cuando a una persona nunca se le ha emitido un ITIN.
- La renovación se aplica cuando un ITIN asignado anteriormente ha vencido porque no se usó en una declaración de impuestos federales durante tres años consecutivos o se encuentra dentro de un rango de dígitos medios vencidos.
Paso 2: Complete la solicitud del formulario W-7
La solicitud de una identificación de contribuyente individual del IRS comienza con el formulario W-7.
- Los solicitantes deben marcar la casilla correcta para su situación, como presentar una declaración de impuestos federales, solicitar los beneficios de un tratado o ser dependientes.
- El formulario requiere información personal, incluidos el nombre completo, la dirección postal, la fecha de nacimiento y los detalles de la condición de extranjero.
- Cada solicitante de ITIN también debe proporcionar información de elegibilidad que explique el motivo de la solicitud.
Paso 3: Reunir la documentación requerida
El Servicio de Impuestos Internos exige tanto documentos de identidad como comprobantes de la condición de extranjero.
- Los documentos originales estándar incluyen un pasaporte válido, una tarjeta de identificación nacional, una licencia de conducir o un certificado de nacimiento.
- También se puede aceptar una copia certificada de la agencia emisora.
- Los dependientes, como los registros escolares o médicos, a menudo necesitan documentación de respaldo para demostrar la residencia en los EE. UU.
- Todos los documentos deben estar actualizados porque no se aceptarán documentos de identidad vencidos.
Paso 4: Preparar la declaración de impuestos federales
La mayoría de las solicitudes de ITIN por primera vez deben presentarse con una declaración de impuestos federales completa.
- Esto puede incluir el formulario 1040, el formulario 1040-NR o una declaración de impuestos federales sobre la renta enmendada.
- El año tributario debe estar claramente identificado en la declaración.
- Se aplican excepciones en algunos casos, como los titulares de visas de estudiante que solicitan los beneficios de un tratado, ciertos créditos o los miembros de la familia que figuran en la declaración de otro contribuyente.
Paso 5: Presentar la solicitud
Los solicitantes pueden elegir uno de varios métodos para presentar su solicitud de ITIN.
- Por correo: Envíe el formulario W-7, la declaración de impuestos federales y la documentación de respaldo a la oficina de operaciones de ITIN del IRS en Austin, Texas.
- En persona: Programe una cita en un Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS para presentar los documentos directamente.
- A través de un agente de aceptación o un agente de aceptación certificado: Estos profesionales pueden autenticar los documentos de identidad y enviar la solicitud de ITIN al Servicio de Impuestos Internos.
Paso 6: Procesar y asignar el ITIN
Después de la presentación, el IRS revisa la solicitud y emite el ITIN si se cumplen todos los requisitos.
- El procesamiento generalmente demora siete semanas, pero puede extenderse de nueve a once semanas durante los períodos pico de presentación.
- Los solicitantes internacionales deben disponer de más tiempo para enviarlos por correo y revisarlos.
- Una vez aprobado, el contribuyente recibe una carta del Servicio de Impuestos Internos confirmando el ITIN asignado.
Completar cada paso con cuidado garantiza que la solicitud se procese sin problemas. Al proporcionar los formularios precisos, la documentación requerida y una declaración de impuestos federales cuando sea necesario, un solicitante del ITIN puede evitar demoras y cumplir con las leyes tributarias federales.
Reglas de renovación y caducidad del ITIN
Un ITIN no dura indefinidamente. El Servicio de Impuestos Internos a veces exige la renovación para mantener la validez del número para declarar los impuestos federales. Saber cuándo y cómo renovar ayuda a evitar problemas con las declaraciones de impuestos rechazadas.
Cuándo caducan los ITINs
- Un ITIN vence si no se usa en una declaración de impuestos federales durante tres años consecutivos.
- Cualquier ITIN emitido antes de 2013 que nunca se renovó también ha caducado.
- Los ITINs vencidos no se pueden usar para presentar una declaración de impuestos federales ni para solicitar créditos.
Requisitos de renovación
- Los contribuyentes deben completar una solicitud del formulario W-7 y seleccionar la opción de renovación.
- La documentación requerida incluye documentos de identidad y comprobantes de la condición de extranjero.
- Se aplican las mismas reglas de documentación de respaldo que cuando se solicita el ITIN por primera vez.
Cuando la renovación no es necesaria
- Los contribuyentes que ya no necesitan presentar declaraciones de impuestos o que desde entonces han recibido un número de seguro social no necesitan renovar un ITIN.
- Solo se requiere un ITIN cuando se incluye en una declaración del año tributario actual o cuando se usa para solicitar ciertos créditos.
La renovación de un ITIN garantiza que los contribuyentes puedan seguir cumpliendo con sus obligaciones, solicitar reembolsos y recibir ciertos créditos sin demoras en el procesamiento.
Problemas comunes y solución de problemas
Los solicitantes del ITIN con frecuencia enfrentan desafíos que retrasan o impiden la aprobación. Reconocer los problemas comunes y cómo resolverlos reduce el riesgo de rechazo por parte del IRS.
Solicitudes rechazadas
- Las solicitudes a menudo se rechazan debido a que el formulario W-7 está incompleto, faltan firmas o información poco clara.
- La presentación de documentos de identidad caducados o no válidos es otro problema frecuente.
- El IRS enviará una notificación de rechazo con instrucciones para la corrección.
Asignaciones de ITIN duplicadas
- Algunos contribuyentes reciben varios ITIN debido a variaciones de nombre o solicitudes repetidas.
- En estos casos, el IRS puede asignar por error más de un número.
- Los contribuyentes deben comunicarse con el IRS para consolidar los números en un ITIN válido.
Documentos perdidos o robados
- Los documentos originales presentados al IRS pueden perderse en tránsito.
- Los contribuyentes deben usar correo certificado o trabajar con un agente de aceptación para proteger los documentos esenciales.
- Si los documentos no se devuelven, se debe solicitar el reemplazo a las agencias federales emisores o a las autoridades extranjeras.
Cambios de nombre y correcciones
- Un cambio de nombre debido a un matrimonio, un divorcio o una orden judicial requiere registros de ITIN actualizados.
- Los contribuyentes deben presentar un nuevo formulario W-7 con la documentación de respaldo para el cambio.
La resolución rápida de problemas de ITIN permite a los contribuyentes presentar sus declaraciones de impuestos a tiempo, cumplir con las leyes tributarias federales y reducir el riesgo de multas o demoras.
Situaciones especiales y casos extremos
Algunos solicitantes tienen circunstancias únicas que requieren un tratamiento especial por parte del Servicio de Impuestos Internos. Estos casos suelen necesitar documentación de respaldo adicional o medidas adicionales para verificar la elegibilidad.
Contribuyentes fallecidos
- Se puede emitir un ITIN para una persona fallecida si se requiere una declaración final de impuestos federales.
- El solicitante debe presentar un certificado de defunción y otra documentación requerida.
Hijos adoptados
- Es posible que los sobrevivientes y los hijos adoptivos necesiten un ITIN antes de calificar para obtener un número de seguro social.
- Se requieren documentos de adopción y prueba de identidad para la solicitud.
Inversores no residentes
- Las personas con visas de visitante vencidas que sigan obteniendo ingresos de propiedades o inversiones estadounidenses deben presentar declaraciones de impuestos.
- Pueden solicitar o renovar un ITIN para declarar sus ingresos y cumplir con las leyes tributarias federales.
ITINs mal aplicados
- A veces se producen errores cuando se asigna un ITIN al contribuyente incorrecto.
- En estos casos, la acción correctiva requiere presentar una explicación detallada y copias certificadas de los documentos originales.
Estos casos extremos destacan la flexibilidad de las reglas del ITIN y el papel del IRS para garantizar el cumplimiento en diversas situaciones de los contribuyentes.
Explicación de los agentes de aceptación certificados (CAA)
Un agente de aceptación certificado es una persona u organización autorizada por el Servicio de Impuestos Internos para ayudar a los contribuyentes a solicitar o renovar un ITIN. Estos agentes están capacitados para revisar los documentos, completar los formularios correctamente y presentar las solicitudes directamente al IRS.
Qué hace una CAA
- Una CAA puede autenticar los documentos originales o una copia certificada, por lo que los solicitantes no necesitan enviar pasaportes u otros documentos de identidad por correo.
- Ayudan a completar la solicitud del formulario W-7 y se aseguran de que se incluya la documentación requerida.
- Las CAA se comunican con el IRS en nombre del contribuyente si surgen problemas durante el procesamiento.
Beneficios de usar un CAA
- Los solicitantes evitan el riesgo de perder los documentos originales en el correo.
- La revisión profesional reduce la posibilidad de rechazo debido a errores o falta de información.
- Las CAA suelen ofrecer servicios relacionados, como la preparación de declaraciones de impuestos federales para los solicitantes del ITIN.
Cómo encontrar una CAA calificada
- El Servicio de Impuestos Internos mantiene una lista actualizada de agentes de aceptación certificados en su sitio web.
- Los contribuyentes deben verificar que el agente de aceptación esté autorizado y preguntar sobre las tarifas antes de continuar.
- Trabajar con una CAA de confianza puede ahorrar tiempo y proteger los documentos importantes, al tiempo que garantiza la emisión de un ITIN válido.
Los agentes de aceptación certificados brindan una valiosa asistencia a los contribuyentes que desean solicitar un ITIN o completar una renovación de ITIN con confianza.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Puedo presentar una solicitud de ITIN con un estado de visa vencido?
Sí, el Servicio de Impuestos Internos acepta una solicitud de ITIN con un estado de visa vencido si tiene un propósito tributario válido. Un número de identificación fiscal (ITIN) le permite presentar declaraciones de impuestos, pagar impuestos federales y cumplir con las leyes tributarias federales incluso después de cambiar su estado migratorio. Cuando está legalmente obligado, el vencimiento de la visa no elimina el requisito de declarar los ingresos o presentar una declaración federal de impuestos sobre la renta.
¿Qué es un número de identificación fiscal individual y por qué es importante?
Un número de identificación fiscal individual es un número de procesamiento de impuestos de nueve dígitos emitido por el IRS. El ITIN consiste en un número que comienza con «9» y dígitos centrales específicos. Está diseñado para los contribuyentes que no pueden obtener un número de seguro social pero deben presentar declaraciones de impuestos. El proceso de identificación individual del contribuyente del IRS garantiza el cumplimiento de las leyes tributarias federales y permite obtener ciertos créditos al presentar los impuestos federales.
¿Los cónyuges y dependientes necesitan un ITIN para ser reclamados en una declaración de impuestos federales?
Es posible que los familiares requieran que se presente un proceso de solicitud de ITIN en una declaración de impuestos federales sobre la renta. Los cónyuges de ciudadanos estadounidenses o contribuyentes residentes pueden necesitar uno para presentar una declaración conjunta, mientras que los dependientes requieren el ITIN para ciertos créditos, como el crédito tributario por hijos. Para solicitar un ITIN, se debe presentar al Servicio de Impuestos Internos la documentación justificativa, como certificados de nacimiento o copias certificadas de los documentos originales.
¿Los titulares de visas de estudiante o los inmigrantes indocumentados pueden solicitar un ITIN?
Sí, los titulares de visas de estudiantes extranjeros y los inmigrantes indocumentados pueden ser elegibles para solicitar un ITIN si tienen que declarar sus ingresos o presentar declaraciones de impuestos. El IRS emite los ITIN estrictamente con fines tributarios, no para hacer cumplir la ley de inmigración. Esto significa que, incluso sin una presencia legal o una autorización de trabajo, los contribuyentes pueden cumplir con sus obligaciones en virtud de las leyes tributarias federales declarando sus impuestos federales y declarando los ingresos devengados con un ITIN válido.
¿Cómo renuevo mi ITIN si está vencido?
La renovación del ITIN requiere presentar el formulario W-7 con las opciones de renovación seleccionadas, los documentos de identidad y la prueba de la condición de extranjero. El Servicio de Impuestos Internos revisa la solicitud y asigna un ITIN válido para el año tributario actual. La renovación es obligatoria si el ITIN no se usó durante tres años tributarios consecutivos. Los solicitantes pueden enviarlo por correo, a un centro de asistencia al contribuyente del IRS o a través de un agente de aceptación.
