Cómo declarar impuestos mientras se espera un ITIN: guía completa

La declaración de impuestos sin un número de seguro social puede resultar confusa, especialmente para los contribuyentes que esperan un número de identificación fiscal individual. El Servicio de Impuestos Internos emite el número de identificación fiscal ITIN para ayudar a las personas a cumplir con las leyes tributarias federales cuando no son elegibles para un SSN. Es importante comprender cómo funciona el proceso porque es posible que aún deba presentar declaraciones de impuestos y pagar los impuestos federales a tiempo, incluso si su solicitud de ITIN está pendiente.

El IRS creó el programa ITIN para que los no ciudadanos, los inmigrantes indocumentados, los estudiantes internacionales y los familiares de los residentes de los EE. UU. puedan cumplir con sus obligaciones en virtud de las leyes tributarias federales. Un ITIN consta de nueve dígitos, se parece a un número de seguro social y se usa solo con fines tributarios. No otorga autorizaciones de trabajo, beneficios del Seguro Social ni cambia el estado migratorio. Aun así, los contribuyentes pueden presentar declaraciones de impuestos federales sobre la renta, solicitar ciertos créditos y establecer un registro del cumplimiento de los requisitos legalmente vigentes en los EE. UU.

Esta guía explica los pasos para solicitar un ITIN, presentar una declaración de impuestos federales con el formulario W-7 y comprender las excepciones que pueden aplicarse. También incluye las normas de renovación del ITIN, qué documentación acreditativa puede necesitar (como el certificado de nacimiento, los registros escolares o la licencia de conducir extranjera) y cómo pueden ayudarle los agentes de aceptación certificados o los centros de asistencia al contribuyente del IRS. Al final, sabrás cómo navegar por el sistema, evitar errores comunes y declarar tus impuestos correctamente mientras esperas que te asignen el ITIN.

Comprender los ITIN y su importancia

Un Número de identificación individual del contribuyente es un número de nueve dígitos que el Servicio de Impuestos Internos emite a las personas que no reúnen los requisitos para obtener un número de seguro social pero que aún necesitan presentar declaraciones de impuestos o pagar impuestos federales. El número de identificación fiscal individual del IRS ayuda a los inmigrantes, estudiantes internacionales y otras personas que no son ciudadanos a cumplir con las leyes tributarias federales. Su aspecto es similar al de un número de seguro social, pero es estrictamente para fines fiscales.

Por qué el IRS emite los ITINs

El IRS emite los ITIN para garantizar que los contribuyentes sin números de seguro social puedan cumplir con sus obligaciones tributarias federales.
Los ITIN permiten a las personas presentar declaraciones de impuestos federales sobre la renta, solicitar ciertos créditos e informar los salarios pagados u otros ingresos.
Los ITIN también se utilizan para establecer un historial de declaración de impuestos, lo que puede ser útil para los miembros de la familia, los titulares de visas de estudiante y las personas con visas de trabajo que desean demostrar que cumplen con las leyes de los EE. UU.

Quién necesita un ITIN

Extranjeros no residentes que deben presentar una declaración de impuestos federales según las leyes tributarias de los EE. UU.
Los extranjeros residentes que no califican para un SSN deben presentar una declaración de impuestos federales sobre la renta.
Dependientes o cónyuges de ciudadanos estadounidenses o extranjeros residentes que necesitan un número de identificación fiscal ITIN para fines tributarios.
Estudiantes, investigadores o profesores internacionales con una visa emitida en el marco de programas como F-1, J-1 o M-1 que obtienen ingresos o reclaman los beneficios de un tratado.
Inmigrantes indocumentados y otras personas presentes legalmente que necesitan pagar impuestos federales o solicitar ciertos créditos, como el crédito tributario por hijos.

Limitaciones clave de los ITINs

Un ITIN no proporciona autorización de trabajo en los Estados Unidos.
No se puede usar para calificar para los beneficios del Seguro Social ni para cambiar el estado migratorio.
El número se usa solo para fines tributarios federales y debe renovarse si se convierte en un ITIN vencido.

Declaración de impuestos sin un SSN: lo que necesita saber

Es posible presentar una declaración de impuestos sin un número de seguro social si solicita un ITIN. El Servicio de Impuestos Internos le permite usar un número de identificación fiscal individual para cumplir con sus obligaciones en virtud de las leyes tributarias federales. Si aún no tiene un ITIN asignado, debe presentar su solicitud de ITIN y su declaración de impuestos federales sobre la renta.

Puntos importantes que debe recordar:

El IRS exige que presente sus declaraciones de impuestos a tiempo, incluso si su ITIN aún está pendiente.
No puede presentar una declaración electrónicamente mientras espera recibir un ITIN; debe enviar sus documentos por correo al IRS.
Una solicitud de ITIN incompleta o faltante puede retrasar su reembolso, ciertos créditos o la capacidad de pagar los impuestos federales de manera adecuada.
La presentación incorrecta puede resultar en multas, intereses o devoluciones rechazadas.

Al asegurarse de que su solicitud del formulario W-7 para la identificación individual de contribuyente del IRS esté completa, puede cumplir con los plazos de presentación mientras espera que se le asigne su número.

Guía paso a paso para solicitar un ITIN

La solicitud de un ITIN requiere una preparación cuidadosa. El IRS usa este proceso para confirmar la identidad, la condición de extranjero y la elegibilidad según las leyes tributarias federales. Seguir cada paso correctamente reduce el riesgo de rechazo y demoras.

1. Verifique primero la elegibilidad para el SSN

Antes de presentar el formulario W-7, asegúrese de no ser elegible para obtener un número de seguro social. Si solicitó un SSN y se le negó, la carta de denegación de la Administración del Seguro Social debe incluirse en su solicitud de ITIN. El IRS no le asignará un ITIN si usted reúne los requisitos para obtener un SSN.

2. Complete la solicitud del formulario W-7

Elija el tipo correcto de solicitud: nueva o de renovación.
Proporcione su nombre completo, dirección postal, detalles de nacimiento e información sobre su visa emitida por el Departamento de Estado de los EE. UU., si corresponde.
Selecciona el motivo de la solicitud. Los motivos más comunes incluyen ser extranjero no residente y tener que presentar una declaración federal de impuestos sobre la renta, ser dependiente de un ciudadano estadounidense o ser titular de una visa de estudiante con ingresos sujetos a impuestos.
Usa información precisa. Los errores menores, como nombres que no coinciden o faltan dígitos del medio, pueden provocar demoras en el procesamiento.

3. Reúna la documentación de respaldo

El IRS exige una prueba de identidad y condición de extranjero. Los documentos aceptados incluyen:

Pasaporte válido (documento único preferido).
Licencia de conducir extranjera o licencia de conducir estadounidense.
Certificado de nacimiento, especialmente para dependientes.
Registros escolares o registros médicos de niños.
Copia certificada de los documentos de identidad de las agencias emisoras.

Todos los documentos deben ser originales o copias certificadas. No se aceptarán fotocopias, copias certificadas ante notario ni documentos de identidad vencidos. Es posible que se requiera una traducción certificada al inglés si sus documentos están en otro idioma.

4. Adjunte su declaración de impuestos federales

La mayoría de los solicitantes de ITIN deben adjuntar una declaración de impuestos federales completa al formulario W-7. Deje el campo del ITIN en blanco hasta que el IRS le asigne su número. Se aplican ciertas excepciones, por ejemplo, cuando solicita los beneficios de un tratado, presenta un comprobante de la declaración de intereses hipotecarios o cumple con las normas del programa estudiantil del SEVP.

5. Presente su solicitud

Puede presentar su solicitud de ITIN de varias maneras:

Envíe el paquete por correo, incluida su declaración de impuestos y la documentación de respaldo, a la unidad de operaciones de ITIN del IRS.
Presente la solicitud en persona en un centro de asistencia al contribuyente del IRS.
Utilice un agente de aceptación o un agente de aceptación certificador que pueda revisar sus documentos, proporcionar pruebas de elegibilidad y devolver sus documentos originales de inmediato.

6. Espere a que se procese

El IRS generalmente procesa las solicitudes de ITIN en 7 semanas. Durante la temporada alta de presentación de solicitudes, el procesamiento puede demorar hasta 11 semanas.
Los solicitantes internacionales de ITIN deben disponer de más tiempo para enviarlos por correo y revisarlos.
Una vez aprobado, el IRS emite un aviso CP 565 confirmando su ITIN asignado y devuelve sus documentos originales por correo.

Reglas de renovación y caducidad del ITIN

Un ITIN vencido puede retrasar los reembolsos e impedir que reclames ciertos créditos. El IRS exige a los contribuyentes que renueven su ITIN si no se ha utilizado en una declaración de impuestos federales durante tres años consecutivos.

Puntos clave de renovación:

Presente una nueva solicitud de formulario W-7 marcada para su renovación, con la documentación de respaldo requerida.
Los ITINs vencidos no se pueden usar para presentar declaraciones de impuestos o solicitar beneficios.
Los dependientes y los cónyuges deben presentar pruebas de elegibilidad, como figurar en una declaración federal de impuestos sobre la renta y cumplir con los requisitos de estatus de extranjero.
Si su ITIN incluye ciertos dígitos medios que el IRS identificó como vencidos, debe renovarlos antes de presentar su próxima declaración.

La renovación a tiempo ayuda a los contribuyentes a evitar demoras en el procesamiento y garantiza el cumplimiento de las leyes tributarias federales.

Escenarios de presentación y ejemplos prácticos

Los ejemplos de la vida real pueden facilitar la comprensión de cómo funciona el proceso del ITIN para diferentes tipos de contribuyentes.

Estudiante internacional con estipendio de investigación
Un estudiante con una visa F-1 recibe ingresos imponibles de una beca de investigación. Deben solicitar un ITIN mediante el formulario W-7, presentar una copia de su pasaporte y adjuntar su declaración federal de impuestos sobre la renta. Esto le permite al estudiante cumplir con las leyes tributarias federales y evitar multas.
Familia inmigrante que presenta una solicitud conjunta
Un extranjero residente en los EE. UU. se casa con un cónyuge no residente que no reúne los requisitos para obtener un número de seguro social. El cónyuge debe solicitar un ITIN para poder presentar una declaración de impuestos federales conjunta. Los dependientes también necesitan un ITIN si solicitan beneficios tributarios. La familia puede trabajar con un agente certificador de aceptación para agilizar el proceso.
Inversor no residente
Un extranjero invierte en propiedades de alquiler en los EE. UU. El Servicio de Impuestos Internos exige que el inversor presente una declaración de impuestos federales para declarar los ingresos. Sin un ITIN, el inversor podría enfrentarse a tasas de retención más altas. Al solicitar un ITIN, el inversor puede declarar sus ingresos, solicitar deducciones y cumplir con los requisitos fiscales de EE. UU.
Consultor remoto que solicita los beneficios del tratado
Un consultor canadiense presta servicios a empresas estadounidenses. Para reducir la retención mediante un tratado tributario, deben solicitar un ITIN con la documentación de respaldo adecuada. El uso de un agente de aceptación ayuda a garantizar que los documentos, como una licencia de conducir extranjera o una copia certificada de un pasaporte, se revisen y envíen correctamente.

Explicación de los agentes de aceptación certificados (CaaS)

El IRS permite que ciertos profesionales, conocidos como agentes de aceptación certificados, ayuden a los solicitantes del ITIN. Estos agentes están autorizados a revisar los documentos de identidad, verificar la condición de extranjero y presentar el formulario W-7 en nombre de los contribuyentes.

Los beneficios de usar un agente certificador de aceptación incluyen:

Devolución inmediata de los documentos originales, como pasaportes o certificados de nacimiento.
Reducción del riesgo de rechazo de la solicitud debido a la falta de documentación o a la falta de documentación.
Orientación profesional en situaciones tributarias complejas, como dependientes, ciertos créditos o renovaciones de ITIN vencidas.
Los servicios están disponibles tanto para individuos como para miembros de la familia que presenten la declaración juntos.

Los CAA se pueden encontrar en el directorio del IRS, y muchos son contadores públicos, agentes inscritos o abogados con experiencia en asuntos tributarios federales. Trabajar con un agente de aceptación brinda tranquilidad y resultados más rápidos a las personas preocupadas por enviar los documentos originales al IRS por correo.

Excepciones: cuando no necesita presentar una declaración de impuestos

A veces, un solicitante de ITIN no tiene que adjuntar una declaración de impuestos federales con el formulario W-7. El IRS establece ciertas excepciones que se aplican cuando la prueba de elegibilidad se presenta a través de otras agencias federales o agentes de retención.

Las excepciones más comunes incluyen:

Beneficios de los tratados fiscales: Los extranjeros no residentes pueden solicitar un ITIN para solicitar una retención reducida sobre los ingresos, como becas o intereses.
Retención por parte de terceros: Cuando un agente de retención requiere un ITIN para cumplir con las leyes tributarias federales.
Informes de intereses hipotecarios: Las personas extranjeras que compren propiedades en EE. UU. pueden necesitar un ITIN para que los prestamistas puedan emitir el formulario 1098.
Devoluciones informativas: Las asociaciones, fideicomisos u otras entidades pueden solicitar un ITIN para reportar la información de los contribuyentes.
Estudiantes de SEVP: Los titulares de visas de estudiante en programas específicos pueden calificar para una excepción con una carta de certificación escolar.

Comprender estas excepciones ayuda a los contribuyentes a evitar demoras innecesarias y garantiza que solo presenten los documentos requeridos para su situación.

Problemas comunes de aplicación de ITIN y cómo resolverlos

Incluso con una preparación cuidadosa, algunas solicitudes de ITIN tienen problemas. Conocer los problemas comunes puede ayudar a los contribuyentes a evitar demoras.

Solicitudes rechazadas (aviso CP 567)
El IRS puede rechazar una solicitud por falta de información, documentos de identidad vencidos o un formulario W-7 incompleto. La solución es revisar la notificación de rechazo, corregir los errores y volver a enviar el paquete de solicitud con la documentación de respaldo adecuada.
ITINs duplicados o mal aplicados
A veces, el IRS asigna más de un ITIN a la misma persona o asigna un ITIN de manera incorrecta. En estos casos, los solicitantes deben comunicarse con la oficina de operaciones del ITIN del IRS, presentar una prueba de identidad y solicitar que se corrijan los registros.
Problemas de autenticación de documentos
Las solicitudes se retrasan si los documentos de identidad no son originales o copias certificadas de las agencias emisoras. Un agente certificador o un centro de asistencia al contribuyente del IRS pueden reducir este riesgo.
Retrasos en el procesamiento y demoras en los reembolsos
Las solicitudes pueden tardar de 7 a 11 semanas, especialmente durante la temporada alta de impuestos. La presentación temprana, la garantía de que los documentos sean correctos y la inclusión de una declaración de impuestos federales completa pueden ayudar a evitar demoras en los reembolsos.

Conformidad y consideraciones a largo plazo

Un ITIN es esencial para algo más que presentar una sola declaración de impuestos. El cumplimiento a largo plazo de las leyes tributarias federales puede afectar las oportunidades futuras.

Cumplimiento tributario: La presentación de un ITIN garantiza que los contribuyentes cumplan con su obligación legal de presentar declaraciones de impuestos federales y pagar los impuestos federales. También permite el acceso a ciertos créditos, como el crédito tributario por hijos, cuando se cumplen los requisitos de elegibilidad.
Estatus migratorio: Si bien un ITIN no proporciona autorización de trabajo ni beneficios de inmigración, se puede revisar el historial de presentación de impuestos durante los procedimientos de los servicios de inmigración o en los casos judiciales federales relacionados con la elegibilidad.
ITINs caducados: La renovación antes de la presentación evita la pérdida de reembolsos y las demoras en el procesamiento. El IRS indica qué dígitos medios son identificadores de ITIN vencidos y requieren renovación.
Soporte profesional: Los contribuyentes con problemas complejos, como que varios miembros de la familia presenten una solicitud juntos o tengan dudas sobre la divulgación de la información de los contribuyentes, pueden beneficiarse de la ayuda de los contadores públicos, los abogados u otras agencias federales con autoridad para ayudar.

Mantener el cumplimiento ayuda a los contribuyentes a evitar multas, garantiza renovaciones más fluidas y demuestra un comportamiento de presentación uniforme para fines tributarios de EE. UU.

Preguntas frecuentes

¿Puedo presentar una declaración de impuestos mientras espero un ITIN?

Sí, puede presentar declaraciones de impuestos mientras se procesa su solicitud de ITIN. El Servicio de Impuestos Internos exige que adjunte el formulario W-7 y una declaración de impuestos federales completa. El solicitante del ITIN debe enviar por correo los documentos originales o copias certificadas como documentación de respaldo. Hasta que el IRS emita el ITIN asignado, la declaración se procesará en estado pendiente.

¿Tener un ITIN me permite recibir beneficios del Seguro Social?

No, un número de identificación fiscal individual no proporciona beneficios del Seguro Social ni cambia el estado migratorio. La identificación fiscal individual del IRS se usa solo para fines tributarios, como presentar una declaración de impuestos federales y pagar los impuestos federales. No se puede usar para la autorización de trabajo ni para los beneficios vinculados a un número de seguro social (SSN). Los ITIN existen únicamente para ayudar a los contribuyentes a cumplir con las leyes tributarias federales.

¿Qué documentos se requieren para solicitar el ITIN?

Los solicitantes deben presentar una prueba de identidad y condición de extranjero al presentar una solicitud del formulario W-7. Los documentos de identidad aceptados incluyen un pasaporte, una licencia de conducir extranjera, un certificado de nacimiento, un registro escolar o un registro médico de los dependientes. Los documentos deben ser documentos originales o una copia certificada de la agencia emisora. El Servicio de Impuestos Internos no aceptará fotocopias. La documentación de respaldo garantiza que el solicitante se encuentra legalmente presente y es elegible según las normas tributarias federales.

¿Cómo renuevo un ITIN vencido?

Cuando un ITIN vencido ya no es válido, los contribuyentes deben completar una solicitud para renovar su identificación de contribuyente individual del IRS mediante el formulario W-7. El IRS exige documentos de identidad, como una copia certificada de un pasaporte, una licencia de conducir u otros registros aprobados. La renovación es necesaria antes de presentar una declaración federal de impuestos sobre la renta o solicitar ciertos créditos, como el crédito tributario por hijos. La renovación anticipada del ITIN ayuda a evitar demoras y problemas con los reembolsos.

¿Los titulares de visas de estudiante pueden solicitar un ITIN?

Sí, los titulares de visas de estudiante a menudo necesitan un ITIN si obtienen ingresos imponibles o solicitan los beneficios de un tratado. Para solicitar un ITIN, deben presentar una solicitud con el formulario W-7 ante el IRS, demostrar su elegibilidad mediante documentos de identidad e incluir una declaración de impuestos federales si es necesario. Un agente certificador o un centro de asistencia al contribuyente del IRS pueden ayudar a revisar los documentos originales y garantizar que la solicitud cumpla con los requisitos de la legislación tributaria federal.

¿El IRS comparte la información del ITIN con otras agencias federales?

Por lo general, el IRS no divulga la información de los contribuyentes de las solicitudes de ITIN a otras agencias federales. Sin embargo, se aplican excepciones en los casos en que las órdenes de los tribunales federales, las investigaciones penales no tributarias o las sobrevivientes de violencia doméstica que necesitan protección. Si bien los ITIN permiten a los inmigrantes indocumentados y a los no ciudadanos pagar impuestos federales, el Servicio de Impuestos Internos limita la forma en que se comparte la información de los contribuyentes. Esta política ayuda a proteger a los miembros de la familia y apoya el cumplimiento de las leyes tributarias federales.