Guía del ITIN para dependientes que viven en el extranjero para 2025

Comprender cómo el Servicio de Impuestos Internos maneja la identificación del contribuyente que es esencial para las familias y personas con dependientes en el extranjero. El número de identificación fiscal individual es un número de nueve dígitos que permite a quienes no reúnen los requisitos para obtener un número de Seguro Social cumplir con sus obligaciones tributarias federales. Para muchos contribuyentes, especialmente los inmigrantes, los estudiantes internacionales y las familias con estatus mixto, un ITIN garantiza que los dependientes que viven fuera de los Estados Unidos puedan incluirse en la declaración de impuestos federales.

Un ITIN es más que un simple número para el papeleo. Ayuda a los contribuyentes a declarar sus ingresos con precisión, a calificar para ciertos créditos y a cumplir con los requisitos federales de declaración de impuestos sobre la renta. Sin la identificación adecuada, es posible que no se reconozca a un dependiente a efectos fiscales, lo que afectará su estado civil, las deducciones y la obligación tributaria general. Las reglas son detalladas, pero con la orientación adecuada, se vuelven manejables.

Esta guía explica todo lo que necesita saber sobre los ITINs para dependientes que viven en el extranjero, desde la solicitud y la documentación hasta la renovación y la solución de problemas comunes. Está diseñada para ser apta para principiantes, ya que ofrece respuestas claras y señala los formularios y procesos correctos. Ya sea que sea un ciudadano que mantiene a un hijo en el extranjero, un estudiante que presenta una solicitud o un profesional de impuestos que ayuda a los clientes, las siguientes secciones lo ayudarán a cumplir con los requisitos del IRS con confianza.

¿Qué es un ITIN para dependientes en el extranjero?

Un Número de identificación fiscal individual (ITIN) es un número de nueve dígitos emitido por el Servicio de Impuestos Internos a las personas que necesitan presentar una declaración de impuestos federales pero no reúnen los requisitos para obtener un número de Seguro Social. Para los dependientes que viven en el extranjero, el ITIN es esencial porque permite a los contribuyentes estadounidenses solicitar a estas personas a efectos fiscales y acceder a ciertos créditos.

Características clave de un ITIN

• El número siempre contiene nueve dígitos en el formato XXX-XX-XXXX y comienza por 9.
  
  
• Los dígitos cuarto y quinto se encuentran dentro de rangos como 50 a 65, 70 a 88, 90 a 92 o 94 a 99.
  
  
• El Servicio de Impuestos Internos emite los ITINs solo para fines tributarios federales. No se pueden usar para trabajar en los Estados Unidos ni para calificar para recibir los beneficios del Seguro Social.
  
  
• Un ITIN puede caducar si no se usa en una declaración de impuestos federales durante tres años consecutivos, y se requiere una renovación del ITIN antes de poder volver a usarlo.

Por qué es importante para los dependientes en el extranjero

Para las familias, un ITIN garantiza que un dependiente que se encuentre fuera de los Estados Unidos pueda incluirse en la declaración de impuestos. Esto permite al contribuyente declarar sus ingresos correctamente, establecer su elegibilidad para recibir beneficios tributarios específicos y cumplir con los requisitos del IRS. Sin un ITIN, estos dependientes no pueden ser reclamados, lo que puede reducir las opciones de presentación de los contribuyentes y los ahorros tributarios generales.

¿Quién necesita un ITIN para dependientes en el extranjero?

El Servicio de Impuestos Internos exige una solicitud de ITIN cuando ciertos contribuyentes reclaman que sus dependientes viven en el extranjero. Estas situaciones involucran a ciudadanos estadounidenses y extranjeros que deben cumplir con los requisitos tributarios federales.

Escenarios comunes

• Los ciudadanos estadounidenses en el extranjero a menudo necesitan un número de Seguro Social o un número de Seguro Social para sus hijos u otros dependientes. Esto incluye a los expatriados que trabajan internacionalmente y a las familias militares estacionadas en el extranjero.
  
  
• Los extranjeros residentes con dependientes fuera de los Estados Unidos pueden necesitar obtener un ITIN para presentar correctamente una declaración federal de impuestos sobre la renta.
  
  
• Los extranjeros no residentes, como los inversores extranjeros, los estudiantes internacionales y los investigadores, a veces deben solicitar un ITIN para reclamar a su cónyuge o hijo o para cumplir con las normas de presentación de informes.
  
  
• Las familias de estatus mixto, en las que uno de los cónyuges es ciudadano o residente y el otro no, pueden requerir el ITIN para presentar una declaración conjunta o solicitar a sus hijos ciertos créditos.

Consideraciones geográficas

• Los dependientes en Canadá y México reciben un trato diferente al de los dependientes en otros países, y los requisitos de prueba de residencia son más flexibles.
  
  
• Las familias de militares estadounidenses en el extranjero pueden usar reglas de documentación especiales para reclamar a sus dependientes.
  
  
• Para todos los demás países, se aplican las normas estándar sobre la condición de extranjero y la documentación de identidad.

Por qué los ITIN son importantes para los impuestos

Un ITIN es más que un número de identificación; afecta directamente la forma en que los contribuyentes presentan sus declaraciones y los beneficios que pueden recibir. Sin él, las personas a cargo que se encuentran en el extranjero no pueden incluirse en una declaración de impuestos, lo que limita la elegibilidad para recibir créditos y la situación fiscal.

Beneficios relacionados con el estado de presentación

• La condición de cabeza de familia exige tener dependientes que reúnan los requisitos, entre los que se pueden incluir niños en el extranjero que posean un ITIN válido.
  
  
• La condición de cónyuge sobreviviente que reúne los requisitos también depende de incluir al hijo con un ITIN en la declaración.

Créditos tributarios y limitaciones

• Los ITINs permiten la elegibilidad para créditos como el crédito tributario American Opportunity, el crédito tributario para las primas y el crédito por cuidado de hijos y dependientes.
  
  
• El crédito para otros dependientes está disponible en situaciones limitadas cuando se cumplen las pruebas de residencia o relación.
  
  
• Ciertos créditos, incluidos el crédito tributario por hijos y el crédito por ingresos del trabajo, no están disponibles para los dependientes que utilizan un ITIN durante el año tributario actual.

Cumplimiento y precisión

Un ITIN ayuda a garantizar que los ingresos se declaren correctamente y evita problemas con el IRS relacionados con declaraciones incompletas o no elegibles. La presentación con el número de identificación fiscal correcto es esencial para confirmar la elegibilidad para las deducciones y los créditos.

Requisitos de documentación

Para solicitar un ITIN, los solicitantes deben presentar los documentos de respaldo originales o copias certificadas que demuestren su identidad y condición de extranjero. El Servicio de Impuestos Internos revisa estos documentos para confirmar la elegibilidad y evitar el uso indebido.

Requisitos básicos

• Los documentos deben ser válidos y estar actualizados en el momento de la presentación.
  
  
• Al menos un documento debe incluir una fotografía, a menos que el dependiente sea un niño pequeño o un estudiante.
  
  
• Los solicitantes deben presentar una prueba de identidad, como un pasaporte o una licencia de conducir.
  
  
• La documentación de respaldo debe confirmar la condición de extranjero si el dependiente vive fuera de los Estados Unidos.

Documentos aceptables

1. Pasaporte (se acepta un documento independiente)
   
   
2. Tarjeta de identificación nacional con fotografía, dirección y fecha de caducidad
   
   
3. Certificado de nacimiento para niños menores de 18 años si no se proporciona el pasaporte
   
   
4. Visa estadounidense, licencia de conducir estadounidense o tarjeta de identificación estatal de EE. UU.
   
   
5. Registros escolares o médicos de dependientes más jóvenes
   
   
6. Identificaciones militares emitidas en EE. UU. o en el extranjero

Prueba de residencia para dependientes

• Los niños menores de seis años pueden usar los registros médicos o escolares, o una visa estadounidense con fecha de entrada.
  
  
• Los dependientes de entre seis y diecisiete años pueden usar los registros escolares, una licencia de conducir o una tarjeta de identificación.
  
  
• Los estudiantes menores de veinticuatro años pueden usar los registros escolares para cumplir con los requisitos de prueba.
  
  
• Los adultos pueden usar registros como extractos bancarios, contratos de alquiler o facturas de servicios públicos para establecer su residencia en los EE. UU.

Cómo solicitar un ITIN

La solicitud de un ITIN es un proceso estructurado administrado por el Servicio de Impuestos Internos. Los solicitantes deben completar el formulario W-7 y presentar los documentos de respaldo originales o copias certificadas que demuestren su identidad y condición de extranjero. Por lo general, la solicitud debe presentarse junto con una declaración de impuestos federales, a menos que el solicitante reúna los requisitos para una excepción.

Proceso paso a paso

1. Reúna documentación
   Los solicitantes deben recopilar documentos válidos que demuestren su identidad y condición de extranjero. El pasaporte es el más utilizado, pero también es posible que se requiera una licencia de conducir, una tarjeta de identificación nacional o un certificado de nacimiento. Estos documentos deben estar actualizados y no se aceptan fotocopias a menos que estén certificadas por la agencia emisora.
   
   
2. Complete el formulario W-7
   Los solicitantes deben seleccionar el motivo correcto para presentar la solicitud, como la condición de dependiente o la presentación conjunta con su cónyuge. El formulario requiere el nombre de la persona, la fecha de nacimiento, la dirección en el extranjero y otros detalles de identificación que deben coincidir exactamente con la documentación proporcionada.
   
   
3. Adjuntar a la declaración de impuestos federales
   La solicitud de ITIN debe presentarse junto con una declaración de impuestos federales completa, a menos que califique para una excepción. Esto garantiza que el ITIN solo se emita con fines tributarios y evita que personas no elegibles lo obtengan.
   
   
4. Presentar el paquete de solicitud
   Los contribuyentes pueden enviar la solicitud completa por correo a la Oficina de ITIN del IRS en Austin, TX. También se aceptan servicios de entrega privados. Los solicitantes que prefieran la asistencia en persona pueden programar una cita en un Centro de Asistencia al Contribuyente. Otra opción es trabajar con un agente de aceptación certificado, que puede autenticar los documentos y completar la solicitud para obtener un número de identificación fiscal individual del IRS en nombre del solicitante.

Notas importantes

• El Servicio de Impuestos Internos puede rechazar una solicitud si los formularios requeridos están incompletos, si la documentación no es original ni está certificada, o si la persona no es realmente elegible para obtener un número de Seguro Social.
  
  
• Las solicitudes deben presentarse mucho antes de la fecha límite de presentación de impuestos, ya que el procesamiento puede demorar varias semanas, especialmente durante la temporada alta.
  
  
• Los solicitantes deben conservar copias de la declaración de impuestos, el formulario W-7 y toda la documentación enviada para confirmar lo que se envió por correo y estar preparados si el IRS solicita información adicional.

Requisitos de renovación de ITIN

Un ITIN vencido no se puede usar en una declaración de impuestos federales. El IRS exige a los contribuyentes que renueven el número si no se ha utilizado durante tres años consecutivos, si se asignó antes de 2013 y no se actualizó, o si el contribuyente desea presentar una declaración este año.

Pasos de renovación

1. Revisa las declaraciones de impuestos anteriores para confirmar si el ITIN ha caducado.
   
   
2. Complete el formulario W-7, seleccione «Renovar un ITIN existente» e incluya el número vencido.
   
   
3. Adjunte los documentos de respaldo originales que demuestren su identidad y condición de extranjero.
   
   
4. Puede enviar el paquete de renovación por correo al IRS en Austin, TX, o a través de un agente de aceptación autorizado.

Notas importantes

• Las declaraciones presentadas con un ITIN vencido pueden retrasarse y se pueden denegar ciertos créditos hasta que se procese la renovación.
  
  
• No se permite la presentación electrónica el mismo año en que se presenta la renovación del ITIN; los contribuyentes deben presentar una declaración en papel.
  
  
• Los dependientes y los cónyuges que figuran en la declaración también deben tener un ITIN válido para aceptar la declaración.

Explicación de los agentes de aceptación certificados (CaaS)

El Servicio de Impuestos Internos autoriza a los agentes de aceptación certificados a ayudar a las personas a completar una solicitud para obtener un número de identificación fiscal individual del IRS. Los CAA están capacitados para verificar ciertos documentos y ayudar a los contribuyentes a evitar errores que podrían retrasar el procesamiento.

Elegibilidad y servicios

• Los CAA pueden ser profesionales de impuestos, universidades, organizaciones comunitarias o instituciones financieras.
  
  
• Pueden autenticar los documentos principales, como pasaportes y certificados de nacimiento de los dependientes.
  
  
• Proporcionan un certificado de precisión para confirmar que la documentación de respaldo ha sido revisada y verificada.

Beneficios de usar un CAA

• Los solicitantes pueden evitar enviar los documentos originales al IRS, ya que las CAA los devuelven inmediatamente después de revisarlos.
  
  
• Los CAA reducen los errores al confirmar la identidad, la condición de extranjero y la integridad de la solicitud de ITIN.
  
  
• Los contribuyentes obtienen mayor seguridad y comodidad, especialmente cuando los dependientes viven en el extranjero y la documentación puede ser difícil de reemplazar.

Ejemplos prácticos y casos extremos

Esta sección muestra a los lectores cómo se aplican las reglas del ITIN en situaciones cotidianas. Ayuda a los contribuyentes, estudiantes y profesionales a comprender los requisitos de elegibilidad y documentación en contexto.

Ejemplos para incluir

• Familia inmigrante con personas a cargo en el extranjero
  Un ciudadano estadounidense con hijos que viven en México necesita el ITIN para que sus dependientes califiquen para declararse cabeza de familia como cabeza de familia. La prueba puede incluir pasaportes, certificados de nacimiento y registros escolares.
  
  
• Estudiante internacional con cónyuge en el extranjero
  Es posible que un estudiante en los Estados Unidos con una visa F-1 deba solicitar un ITIN para que su cónyuge presente una declaración de impuestos federales conjunta. La documentación de respaldo debe incluir pasaportes y certificados de matrimonio.
  
  
• Inversor no residente
  Un inversor extranjero que posea propiedades en los EE. UU. debe declarar sus ingresos y declarar los impuestos con un ITIN, incluso si nunca ingresó al país. Un pasaporte y una tarjeta de identificación nacional prueban la identidad y la condición de extranjero.
  
  
• Familias de militares en el extranjero
  El personal militar estadounidense destinado en el extranjero puede reclamar a sus dependientes sin enviar los documentos originales por correo, ya que se aceptan copias certificadas ante notario bajo las excepciones del IRS.

Problemas comunes y solución de problemas

Incluso cuando los solicitantes sigan las instrucciones cuidadosamente, el Servicio de Impuestos Internos puede rechazar o suspender una solicitud de ITIN. Comprender estas cuestiones por adelantado ayuda a los contribuyentes a evitar demoras.

Rechazos (Aviso CP567)

• Se puede rechazar una solicitud si la persona es realmente elegible para obtener un número de Seguro Social, lo que hace innecesario el ITIN.
  
  
• Los rechazos también se producen cuando la documentación requerida ha caducado, falta o no cumple con los estándares de identidad o condición de extranjero.
  
  
• Las solicitudes incompletas, como la falta de una declaración de impuestos cuando es necesaria, a menudo conducen a una denegación.

Suspensiones (aviso CP566)

• El IRS puede suspender una solicitud si la documentación de respaldo no es clara, es ilegible o está incompleta.
  
  
• Cuando se les solicite, los contribuyentes deben enviar documentos o correcciones adicionales para resolver el caso.
  
  
• Las notificaciones de suspensión deben responderse con prontitud para evitar más demoras.

Otras cuestiones

• Los ITINs duplicados pueden ocurrir cuando se presentan varias solicitudes para el mismo dependiente.
  
  
• Los ITINs mal aplicados pueden vincular el número incorrecto con la declaración de impuestos incorrecta.
  
  
• Los problemas de documentación, como la falta de fechas de entrada en los pasaportes o las traducciones no certificadas de los certificados de nacimiento, también pueden causar problemas.

Cronogramas y tiempos de procesamiento

El procesamiento del ITIN es urgente, especialmente durante la temporada alta de presentación de solicitudes. Los solicitantes deben planificar cuidadosamente para evitar perder los plazos de presentación.

Procesamiento estándar

• Las solicitudes nacionales suelen tardar unas siete semanas en tramitarse.
  
  
• Las solicitudes enviadas por correo desde el extranjero pueden tardar de nueve a once semanas.
  
  
• Durante la temporada alta de impuestos, de enero a abril, el procesamiento puede extenderse de once a quince semanas.

Devolución de documentos

• Los documentos de respaldo originales generalmente se devuelven por correo dentro de los sesenta días.
  
  
• Los centros de asistencia al contribuyente y los agentes de aceptación certificados devuelven los documentos inmediatamente después de la verificación.

Consideraciones sobre la presentación

• No se puede presentar una declaración de impuestos electrónicamente el mismo año en que se procesa un nuevo ITIN o una renovación de ITIN. En su lugar, los contribuyentes deben presentar una declaración en papel.
  
  
• La presentación de un ITIN vencido puede retrasar el procesamiento y resultar en la denegación de ciertos créditos hasta que se complete la renovación.

Próximos pasos y llamado a la acción

La preparación de una solicitud o renovación del ITIN requiere organización y atención a los detalles. Los contribuyentes deben confirmar su elegibilidad, recopilar la documentación adecuada y seleccionar el método de presentación que mejor se adapte a su situación.

Lista de verificación de acciones

• Revise si usted o sus dependientes necesitan un ITIN para fines tributarios.
  
  
• Reúna toda la documentación de respaldo, incluida la prueba de identidad y condición de extranjero.
  
  
• Complete el formulario W-7 con cuidado, asegurándose de que cada sección coincida con la documentación proporcionada.
  
  
• Decida si desea enviar su solicitud por correo, programar una cita en un Centro de Asistencia al Contribuyente o trabajar con un agente de aceptación certificado.

Por qué actuar pronto

La solicitud temprana reduce el riesgo de demoras en el procesamiento que afecten la presentación de nuestra declaración de impuestos federales sobre la renta. Trabajar con un profesional o con la CAA también puede ayudar a verificar los documentos, confirmar su exactitud y evitar el rechazo. La adopción de estas medidas garantiza el cumplimiento de las normas del IRS y, al mismo tiempo, protege la elegibilidad para recibir beneficios tributarios.

Preguntas frecuentes

¿Puede un dependiente que vive en el extranjero obtener un ITIN sin entrar a los Estados Unidos?

Sí, el Servicio de Impuestos Internos puede emitir un ITIN para los dependientes que viven en el extranjero si el dependiente figura en una declaración de impuestos federales que reúne los requisitos para ciertos créditos o estado civil. El contribuyente debe completar el formulario W-7, presentar los documentos de respaldo originales que demuestren su condición e identidad de extranjero y presentar la declaración. El pasaporte es el documento de prueba más utilizado.

¿Qué documentos se requieren para solicitar un ITIN?

A menos que se aplique una excepción, la solicitud de ITIN debe incluir el formulario W-7, una declaración de impuestos federales completa y los documentos de respaldo originales o copias certificadas. La documentación aceptable incluye un pasaporte, una licencia de conducir, una tarjeta de identificación nacional o un certificado de nacimiento. El Servicio de Impuestos Internos exige que todos los documentos estén actualizados y sean legibles, y debe poder verificar tanto la identidad como la condición de extranjero antes de procesar la solicitud.

¿Cómo afecta el ITIN a la elegibilidad para los créditos tributarios?

Un número de identificación fiscal individual permite a los contribuyentes presentar una declaración de impuestos federales y solicitar ciertos créditos a sus dependientes. Sin embargo, según la ley actual, las personas con un ITIN no pueden recibir el impuesto por hijos ni el crédito por ingresos del trabajo. Sin embargo, si cumplen con todas las reglas de elegibilidad, aún pueden calificar para el crédito tributario American Opportunity, el crédito tributario para las primas o el crédito por cuidado de hijos y dependientes.

¿Cuándo deben renovar un ITIN los contribuyentes?

La renovación del ITIN es obligatoria cuando un número de identificación fiscal (ITIN) ha caducado porque no se usó en una declaración de impuestos federales durante tres años consecutivos o se asignó antes de 2013 y nunca se actualizó. Para renovar, los contribuyentes deben completar el formulario W-7, adjuntar la documentación acreditativa original, como un pasaporte o una licencia de conducir, y enviar el paquete a la oficina del ITIN del IRS en Austin, TX.

¿Qué sucede si se rechaza una solicitud de ITIN?

Si el Servicio de Impuestos Internos emite una notificación de rechazo, la solicitud estaba incompleta, no cumplía los requisitos o faltaban los documentos requeridos. Entre los problemas más comunes se incluyen los pasaportes vencidos, el formulario W-7 incompleto o la falta de presentación de una declaración de impuestos federales. Los contribuyentes deben revisar el aviso, corregir los errores y volver a solicitar un ITIN. Es esencial conservar copias de todos los documentos enviados por correo como referencia.

¿Pueden los estudiantes o sus cónyuges solicitar un ITIN?

Sí, un estudiante, cónyuge o dependiente que no reúne los requisitos para obtener un número de Seguro Social (SSN) puede solicitar un ITIN para fines tributarios. El proceso de identificación individual de contribuyente del IRS requiere completar el formulario W-7, presentar un comprobante de identidad y condición de extranjero y presentar una declaración de impuestos federales. Para confirmar la elegibilidad, estas personas deben proporcionar documentación de respaldo, como un pasaporte o una identificación emitida por el estado.