Cerrar una empresa a menudo se siente como un nuevo comienzo. Sin embargo, para los empleadores con una deuda tributaria pendiente sobre la nómina, el final de las operaciones no significa el fin de la responsabilidad. Incluso después del cierre legal de la empresa, Servicio de Impuestos Internos (IRS) puede responsabilizar personalmente a las personas por ciertos impuestos impagos.
Muchos propietarios de negocios asumen que una vez que las operaciones se detienen, sus obligaciones tributarias desaparecen. Eso no es cierto con respecto a los impuestos laborales, que incluyen los impuestos federales sobre la renta, el Seguro Social y el Medicare retenidos de los salarios de los empleados. Estos son impuestos de fondos fiduciarios porque los empleadores los mantienen en fideicomiso para el gobierno federal.
Cuando los impuestos de los fondos fiduciarios no se pagan, el IRS puede imponer la Multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP). Esta multa se aplica a cualquier persona que deliberadamente no recaude o presente la cantidad correcta de impuestos. El IRS puede atacar a funcionarios corporativos, proveedores de servicios de nómina, gerentes o cualquier persona con autoridad para tomar decisiones financieras. El IRS puede recaudar bienes personales, incluidas las cuentas bancarias y los salarios.
Los impuestos sobre la nómina son más que un requisito empresarial rutinario. Incluyen el dinero retenido del salario del empleado que debe enviarse al gobierno federal. Estos montos retenidos se consideran impuestos de fondos fiduciarios y no presentarlos puede resultar en una responsabilidad personal grave, incluso después del cierre de una empresa.
Los empleadores deben retener lo siguiente del cheque de pago de cada empleado:
Estas cantidades nunca pertenecen legalmente al empleador. Se mantienen en fideicomiso y deben pagarse al Servicio de Impuestos Internos (IRS) antes de las fechas de depósito requeridas.
Los impuestos a los fondos fiduciarios se refieren a los montos que un empleador retiene a los empleados para pagar las obligaciones federales, del Seguro Social y de Medicare. Según el artículo 7501 del IRC, estos impuestos deben mantenerse «en fideicomiso» hasta que se paguen. La ley considera que estos fondos son propiedad de los Estados Unidos.
Los impuestos a los fondos fiduciarios no incluyen la participación del empleador en el Seguro Social, el impuesto federal de desempleo (FUTA) ni Medicare. Si bien esos impuestos aún se adeudan, no generan el mismo nivel de responsabilidad personal en virtud de la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP).
La falta de depósito de los impuestos a los fondos fiduciarios se considera un incumplimiento del deber. El IRS puede responsabilizar personalmente a los funcionarios corporativos, los proveedores de servicios de nómina u otras partes responsables. En la mayoría de los casos, esta obligación sobrevive al cierre de una empresa y puede dar lugar a acciones coercitivas contra los bienes personales, incluidos los salarios, las cuentas bancarias y la propiedad.
Formulario 941, el Declaración trimestral de impuestos federales del empleador, es un documento fundamental para declarar los impuestos sobre la nómina. Las empresas que pagan salarios sujetos al impuesto federal sobre la renta, al Seguro Social o al impuesto de Medicare deben presentarlo trimestralmente. El formulario detalla la cantidad retenida de los salarios de los empleados y la parte que le corresponde al empleador de los impuestos sobre la nómina.
Los empleadores informan:
El IRS usa esta información para rastrear el cumplimiento de las obligaciones de los fondos fiduciarios. Los errores o la falta de presentación de documentos pueden provocar auditorías o sanciones.
No presentar el formulario 941 o presentarlo tarde puede conllevar multas, intereses y posibles acciones de ejecución. El formulario 941 se convierte en la base para evaluar la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) cuando los impuestos sobre la nómina siguen sin pagarse.
El empleador debe presentar un formulario 941 final si una empresa cierra. Esto incluye:
Esta presentación final notifica al Servicio de Impuestos Internos que las operaciones han cesado. Sin embargo, no borra ninguna obligación tributaria pendiente. El IRS aún puede cobrar los impuestos pendientes de pago a las personas responsables, incluidos los funcionarios corporativos, los proveedores de servicios de nómina u otras personas con autoridad.
La multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) permite al Servicio de Impuestos Internos (IRS) responsabilizar personalmente a las personas por el impago de los impuestos a los fondos fiduciarios. Estos impuestos incluyen el impuesto federal sobre la renta, el impuesto al Seguro Social y los impuestos de Medicare retenidos de los salarios de los empleados. Cuando una empresa no presenta estos impuestos, el IRS puede demandar a personas (no solo a la empresa) por el monto total adeudado.
El IRS utiliza una definición amplia de «persona responsable». Cualquier persona a cargo de tomar decisiones financieras o pagar impuestos entra en esta categoría.
Una persona responsable puede ser:
La responsabilidad se basa en la autoridad, no en el título del puesto. Si alguien puede determinar qué facturas se pagan, es posible que sea responsable.
Una persona deja de pagar impuestos deliberadamente si conoce la responsabilidad y decide no pagar.
Algunos ejemplos de premeditación incluyen:
No se necesita ninguna intención delictiva. La inacción deliberada o las malas decisiones financieras suelen cumplir con el estándar.
El TFRP equivale al 100% de los impuestos a los fondos fiduciarios impagos, que incluyen:
La multa no incluye la parte que le corresponde al empleador de la nómina ni del impuesto federal de desempleo (FUTA). Sin embargo, la responsabilidad puede ser significativa. El IRS da prioridad a los impuestos a los fondos fiduciarios al aplicar los pagos. Si los cobros se realizan mediante un embargo o embargo, se aplican primero a los fondos fiduciarios.
Una vez evaluado, el TFRP se convierte en una deuda personal. El IRS puede perseguir los bienes personales, los salarios y las cuentas bancarias. Por lo general, esta multa sobrevive al cierre de la empresa y puede imponerse a las personas responsables durante años.
El cierre de una empresa no protege a las personas de la aplicación de la ley del IRS. Cuando se aplica la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP, por sus siglas en inglés), el Servicio de Impuestos Internos puede perseguir los bienes personales para recaudar los impuestos laborales impagos. Estas acciones de recaudación pueden continuar durante años después de que la empresa deje de operar.
El IRS tiene amplios poderes para cobrar deudas tributarias sin la aprobación de un tribunal. Una vez que el IRS establece la responsabilidad, puede tomar medidas de inmediato para recuperar la cantidad correcta adeudada.
Entre las herramientas administrativas más comunes se incluyen:
Estas herramientas permiten al IRS recuperar las deudas de manera eficiente, a menudo sin previo aviso. En la mayoría de los casos, el proceso de cobro comienza poco después de que se evalúe el TFRP.
Si la recaudación administrativa no tiene éxito, el IRS puede solicitar una sentencia judicial.
Las acciones judiciales incluyen:
Las acciones judiciales son menos comunes, pero siguen siendo un riesgo grave, especialmente cuando se trata de deudas tributarias elevadas sobre la nómina o cuando una persona responsable no coopera.
El IRS considera los impuestos a los fondos fiduciarios como una de las principales prioridades de recaudación. Una vez que el IRS evalúa el TFRP, puede imponer consecuencias a largo plazo a las personas responsables, incluso si la empresa se ha disuelto formalmente. La combinación de herramientas administrativas y judiciales garantiza que el IRS pueda cobrar a las personas que incumplan deliberadamente sus obligaciones.
En algunas situaciones, el IRS puede perseguir a personas u organizaciones más allá del empleador cuando la deuda tributaria sobre la nómina no se paga. Según el artículo 3505 del Código de Impuestos Internos (IRC), la responsabilidad frente a terceros puede extenderse a los prestamistas, fiadores y otras entidades que ayudan a financiar o procesar la nómina cuando saben que no se están pagando los impuestos.
La responsabilidad de terceros normalmente se aplica a:
Esta disposición protege el interés del gobierno en la retención de impuestos al responsabilizar a las fuentes de financiación cuando contribuyen al incumplimiento tributario.
Para imponer la responsabilidad en virtud de la sección 3505 del IRC, el IRS debe demostrar:
La responsabilidad en virtud de esta disposición debe establecerse mediante procedimientos judiciales, no administrativos. Esto significa que el IRS debe presentar una demanda y obtener una sentencia judicial antes de cobrar a un tercero.
Los terceros que participan en el financiamiento de la nómina, intencionalmente o no, pueden participar en los esfuerzos del IRS para hacer cumplir la ley. Cualquier persona que financie el pago de salarios debe confirmar que las declaraciones de impuestos se han presentado y los impuestos sobre el empleo se pagan de manera adecuada y puntual.
Si bien el IRS tiene amplios poderes para recaudar impuestos sobre el empleo, debe actuar dentro de plazos legales específicos. Estos plazos se aplican a la imposición de la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) y al cobro de deudas. Comprender estos plazos es esencial para los empleadores, los profesionales de impuestos y cualquier persona que se enfrente a una posible responsabilidad personal.
El IRS generalmente tiene tres años a partir de la presentación de una declaración de impuestos para evaluar el TFRP.
Las reglas clave incluyen:
En la mayoría de los casos, la presentación oportuna ayuda a establecer un inicio y un final claros para el período de evaluación.
Cuando el IRS tiene la intención de evaluar el TFRP, emite la carta 1153, que otorga a la persona responsable 60 días para responder o presentar una protesta. Esta carta suspende el límite de tres años.
La suspensión dura:
Este procedimiento garantiza el debido proceso y, al mismo tiempo, preserva el derecho del IRS a evaluar.
Una vez que se evalúa el TFRP, el IRS tiene diez años para cobrarlo.
Este período puede ampliarse debido a:
Comprender estos límites de tiempo ayuda a las personas a gestionar el riesgo y planificar su defensa de manera eficaz.
El cierre de una empresa no elimina su obligación de gestionar los impuestos laborales pendientes. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) exige medidas específicas durante el cierre de la empresa para garantizar la presentación, la documentación y el cumplimiento tributario adecuados. El incumplimiento de estos procedimientos puede exponerlo a una responsabilidad personal en virtud de la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP).
Los empleadores deben presentar un formulario 941 final para el trimestre en el que se pagó el salario del último empleado.
Esta declaración final debe incluir:
Este paso informa al IRS de que la empresa ya no está operando. Sin embargo, no liquida ningún saldo tributario pendiente de pago.
Los empleadores deben emitir los formularios W-2 finales a todos los empleados y presentar el formulario W-3 a la Administración del Seguro Social (SSA).
Los requisitos incluyen:
No informar los salarios con precisión puede resultar en sanciones y factores desencadenantes de auditorías.
El IRS exige que las empresas mantengan registros de impuestos sobre el empleo durante al menos cuatro años después del cierre. Estos registros deben incluir:
La documentación adecuada puede ayudar a defenderse contra futuras iniciativas de cobro o reclamaciones por incumplimiento.
Si bien puede solicitar la cancelación de su número de identificación patronal (EIN), el IRS no cerrará completamente su cuenta hasta que:
El cierre de su EIN no exime de su responsabilidad por el impago de impuestos sobre la nómina; en la mayoría de los casos, es posible que aún se tomen medidas de ejecución. Estas medidas pueden reducir el riesgo y ayudar a evitar la exposición personal a las iniciativas de recaudación del IRS.
Declararse en quiebra puede eliminar ciertas deudas comerciales, pero no la mayoría de las deudas tributarias sobre la nómina. El IRS considera que los impuestos a los fondos fiduciarios, incluidos los impuestos federales retenidos sobre la renta, el Seguro Social y el Medicare, son obligaciones de alta prioridad. Las personas a las que se les aplica una multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP, por sus siglas en inglés) suelen darse cuenta de que la quiebra ofrece poco o ningún alivio de la responsabilidad personal.
En general, el TFRP no es cancelable en caso de quiebra. Esto significa:
Los tribunales rara vez eliminan los impuestos a los fondos fiduciarios, ya que representan el dinero retenido por el gobierno.
Cuando solo la entidad comercial se declara en quiebra, la responsabilidad individual por los impuestos sobre la nómina permanece intacta.
Incluso dentro del proceso de quiebra, se da prioridad a las deudas tributarias relacionadas con los fondos fiduciarios.
En última instancia, la quiebra no es un escudo contra las obligaciones tributarias sobre el empleo. Cualquier persona que se enfrente a una evaluación del TFRP debe consultar a un profesional de impuestos antes de declararse en quiebra como solución.
El IRS no limita la aplicación a una sola persona en relación con los impuestos a los fondos fiduciarios impagos. En la mayoría de los casos, identifica a más de una persona con autoridad para recaudar, contabilizar y pagar los impuestos sobre el empleo. En virtud de la doctrina de la responsabilidad solidaria, se le puede aplicar a cada persona la totalidad de la multa por recuperación del fondo fiduciario (TFRP).
Si se considera que varias personas son responsables, el IRS puede:
Un funcionario corporativo, un proveedor de servicios de nómina o un miembro de la familia que controle las decisiones de nómina puede ser responsable de la totalidad de la deuda, incluso si otras personas estuvieron involucradas.
Si bien el IRS puede evaluar a varias personas, tiene la política de recaudar el impuesto solo una vez. Una vez que se hayan satisfecho los impuestos federales sobre la renta, el Seguro Social y los impuestos de Medicare adeudados:
Los reembolsos deben solicitarse dentro del plazo de prescripción aplicable. Si no se toman medidas rápidamente, se podrían perder los derechos de reembolso.
Comprender la responsabilidad conjunta y múltiple es vital. El error (o el silencio) de una persona puede resultar en años de esfuerzos personales de recaudación de impuestos, incluso si esa persona ya no trabaja para la empresa o tiene un control financiero limitado en la actualidad.
Si bien la multa de recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) es una poderosa herramienta de cumplimiento del IRS, las personas a las que se les imputa responsabilidad personal tienen la oportunidad de impugnarla. El IRS debe seguir procedimientos estrictos antes de sancionar una multa, y es esencial comprender sus derechos durante este proceso. En las circunstancias adecuadas, una respuesta oportuna y una documentación clara pueden ayudar a reducir o eliminar la multa.
Antes de que el IRS pueda evaluar el TFRP, debe emitir la carta 1153. Este aviso informa a la persona de que se la considera responsable y describe sus derechos de apelación.
Al recibir la carta 1153, la persona tiene:
La falta de respuesta da como resultado una evaluación y aplicación automáticas.
La Oficina de Apelaciones del IRS revisará su caso si presenta una protesta a tiempo. Las defensas pueden incluir:
Al evaluar su protesta, el IRS revisará las declaraciones de impuestos, el historial de pagos, las comunicaciones internas y los registros financieros.
Los tribunales han debatido si una defensa por «causa razonable» se aplica a los casos del TFRP. En algunas jurisdicciones, se reconoce, aunque rara vez tiene éxito.
Para tener éxito, debes demostrar:
Debido a que el nivel de esta defensa es alto, la documentación y la credibilidad son fundamentales.
Una defensa eficaz comienza con una intervención temprana. Responder a la carta 1153, recopilar pruebas y consultar a un profesional de impuestos puede marcar la diferencia entre la responsabilidad total y la resolución.
La mejor manera de evitar la responsabilidad personal en virtud de la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) es evitar que surjan problemas de impuestos sobre la nómina. Los propietarios de empresas que adoptan un enfoque proactivo para cumplir con los impuestos laborales pueden reducir el riesgo de manera significativa, incluso durante dificultades financieras o cambios organizacionales.
Una práctica eficaz es mantener los impuestos de los fondos fiduciarios en una cuenta bancaria separada.
Esto proporciona un registro de auditoría claro y demuestra la intención de pagar al Servicio de Impuestos Internos (IRS).
La supervisión rutinaria ayuda a identificar los problemas antes de que se agraven.
La detección temprana de errores brinda a los propietarios de negocios más tiempo para responder o buscar ayuda profesional.
La subcontratación de las funciones de nómina puede ayudar con el cumplimiento, pero no transfiere la responsabilidad.
El IRS responsabiliza al empleador, incluso si un PSP no funciona.
Si su empresa comienza a atrasarse en el pago de los impuestos sobre la nómina, haga lo siguiente:
En la mayoría de los casos, los propietarios de negocios pueden evitar la exposición personal manteniéndose informados, documentando las decisiones financieras y actuando con rapidez. Las medidas preventivas actuales pueden ahorrarle años de complicaciones financieras y legales en el futuro.
Sí, el IRS puede aplicar la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) a las personas responsables de retener y pagar los impuestos sobre el empleo, incluidos los que se retienen a los empleados agrícolas. La responsabilidad no termina con el cierre de la empresa. Si tenía autoridad y no actuó deliberadamente, el IRS puede cobrarle de sus activos e ingresos.
El TFRP cubre los impuestos federales sobre la renta, el Seguro Social y Medicare no pagados que se retienen de los salarios de los empleados. Las personas responsables incluyen a los funcionarios corporativos, los proveedores de servicios de nómina o cualquier persona con autoridad sobre las decisiones tributarias. Incluso aquellos que utilizan nuevos formularios o herramientas de automatización pueden ser responsables si ignoran su deber de garantizar los depósitos de impuestos oportunos.
No, los créditos tributarios no pueden compensar los impuestos impagos a los fondos fiduciarios. Por lo general, la quiebra no exime de las obligaciones contraídas en virtud del TFRP, ya que estas deudas se tratan como créditos prioritarios. Incluso en los casos de cierre de empresas o quiebras en los que estén involucrados empleados agrícolas, las personas responsables o insolventes deliberadas siguen siendo personalmente responsables del pago de la parte de los impuestos sobre la nómina financiada con cargo a fondos fiduciarios.
El Servicio de Impuestos Internos (IRS) generalmente tiene diez años a partir de la fecha de evaluación para recaudar el TFRP. Este período puede pausarse mediante nuevos formularios, como ofertas de transacción, o ampliarse mediante un procedimiento de quiebra. La ley se aplica a todas las obligaciones de los fondos fiduciarios, incluidos los impuestos relacionados con los empleados agrícolas o cualquier fuerza laboral de la industria.
Debe responder en un plazo de 60 días para impugnar el TFRP propuesto. Presente una protesta por escrito explicando por qué no es una persona responsable o por qué no tuvo premeditación. Los documentos de respaldo pueden incluir correos electrónicos, registros de nómina o nuevos formularios que muestren su función. Incluso en el caso de los empleados agrícolas, la documentación es fundamental para una defensa exitosa.
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