Atrasarse en los pagos de impuestos sobre la nómina puede poner a su empresa en grave riesgo. El IRS trata los impuestos sobre la nómina de manera diferente a otras obligaciones tributarias porque incluyen montos retenidos de los salarios de los empleados para el impuesto sobre la renta, el Seguro Social y Medicare. Estos son impuestos a los fondos fiduciarios, y el IRS considera que los empleadores administran estos fondos. Cuando no se paga, la agencia toma medidas rápidas para recuperar la deuda.
Para los propietarios de negocios que tienen dificultades financieras, existe una posible forma de alivio: Actualmente no es coleccionable (CNC) estado. El estatus CNC suspende temporalmente los esfuerzos de recaudación del IRS si se otorga, reconociendo que la empresa no puede pagar su deuda tributaria sin comprometer las operaciones esenciales o los gastos de manutención.
Esta guía explica cómo hacer que la deuda tributaria sobre la nómina pase a ser CNC, desde entender cómo hacer cumplir la ley del IRS hasta presentar la documentación correcta. Aprenderá qué es lo que desencadena la acción del IRS, cómo reunir los requisitos para obtener el estatus de CNC y qué sucede una vez que se otorga.
La deuda tributaria sobre la nómina se produce cuando una empresa no deposita los impuestos sobre el empleo retenidos de los salarios de los empleados. Estos incluyen los impuestos sobre la renta, el Seguro Social y el Medicare, que se declaran trimestralmente mediante el formulario 941. Los empleadores también deben pagar una parte equivalente de los impuestos del Seguro Social y de Medicare, lo que hace que las obligaciones totales sean significativas.
El IRS considera que estos fondos retenidos son impuestos mantenidos en fideicomiso, lo que significa que se mantienen en nombre del gobierno federal. No depositarlos a tiempo es una infracción grave, incluso si se debe a problemas de flujo de caja.
Los impuestos sobre la nómina no pagados no son solo un descuido empresarial, sino que representan los fondos de los empleados que el empleador utiliza indebidamente. Debido a esto, el IRS considera la deuda tributaria sobre la nómina como una de las formas más urgentes de morosidad tributaria. Las cuentas morosas pueden desencadenar acciones de cobro inmediatas, incluidos embargos, gravámenes o incautaciones. La deuda tributaria sobre la nómina a menudo indica una inestabilidad financiera más amplia, por lo que el IRS actúa con rapidez para proteger los ingresos en riesgo.
Cuando los impuestos sobre la nómina no se pagan, el IRS puede aplicar la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP). Esta multa transfiere la responsabilidad de la empresa a las personas consideradas «personas responsables».
Una persona responsable incluye a cualquier persona con autoridad sobre las decisiones financieras: propietarios, funcionarios o empleados que deciden qué facturas se pagan. El IRS también debe demostrar que la persona no pagó los impuestos deliberadamente. La premeditación no significa la intención de defraudar; simplemente significa que la persona sabía que los impuestos no se habían pagado y permitió que se priorizaran otros gastos.
El TFRP equivale al monto total de los impuestos a los fondos fiduciarios no pagados, excluyendo las multas y los intereses. Una vez evaluado, el IRS puede cobrar de los activos de la persona responsable. Esto incluye embargar salarios, congelar cuentas bancarias o declarar embargos fiscales federales.
Comprender la deuda tributaria sobre la nómina es esencial antes de solicitar el estado de no cobrable actualmente (CNC). Debido a que los impuestos a los fondos fiduciarios se aplican de manera tan estricta, los propietarios de negocios deben saber cuál es su situación legal (y qué está en riesgo) antes de buscar opciones de alivio ante el IRS.
Actualmente, el estatus de no recaudable (CNC) es una opción de alivio temporal que ofrece el IRS cuando un contribuyente, ya sea un individuo o una empresa, no puede pagar su deuda tributaria sin causar dificultades financieras. Si se aprueba, la condición de CNC detiene todas las acciones de cobro activas, incluidos los impuestos, los embargos y las incautaciones de activos.
El estatus de CNC puede ser fundamental para las empresas que están atrasadas en el pago de la deuda tributaria sobre la nómina. Impide que el IRS haga cumplir la ley de inmediato, lo que da tiempo a la empresa para recuperarse sin la presión adicional que suponen la congelación de cuentas bancarias o los agresivos esfuerzos de recaudación. Sin embargo, el estatus de CNC no borra la deuda. Las multas y los intereses se siguen acumulando mientras la cuenta esté suspendida. Este alivio es especialmente útil para los empleadores con dificultades que desean permanecer en el negocio mientras resuelven sus obligaciones tributarias.
La autoridad del CNC se basa en la Declaración de política 5-71 y está respaldada por la Sección 6343 del IRC, que permite al IRS detener el cobro cuando esto crearía dificultades económicas. Según el reglamento 301.6343-1 (b) (4) del Tesoro, existen dificultades cuando el pago del impuesto impediría a la empresa cubrir los gastos operativos esenciales.
El IRS usa códigos de cierre para clasificar los casos de CNC según el motivo y el tipo de entidad, como dificultades, cierre de negocios o incapacidad para contactar al contribuyente.
Las empresas, incluidas las que no pagan impuestos a los fondos fiduciarios, pueden calificar para el CNC si pueden demostrar que carecen de ingresos o activos para realizar los pagos. Para calificar, los contribuyentes deben presentar información financiera detallada que demuestre que el pago de la deuda pondría en peligro las operaciones.
Si bien el estado CNC ofrece protección a corto plazo, no es permanente. El IRS reevaluará periódicamente el estado financiero y puede reanudar el cobro si la empresa puede pagar.
Tanto las personas como las empresas, incluidas las corporaciones, los propietarios únicos, las sociedades y las sociedades de responsabilidad limitada (LLC), pueden calificar para la condición de no coleccionables actualmente (CNC). El requisito clave es que el pago de la deuda tributaria causaría dificultades financieras, lo que haría imposible cubrir los gastos básicos de subsistencia (para las personas) o los costos operativos esenciales (para las empresas).
En los casos de impuestos sobre la nómina, el IRS evalúa si la entidad comercial no puede pagar o si una persona responsable responsable en virtud de la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) tiene limitaciones financieras. En cualquier caso, para calificar para obtener el estatus de CNC se requiere una prueba detallada de las dificultades económicas.
El IRS revisa los ingresos mensuales del contribuyente, los gastos necesarios y los activos disponibles para determinar las dificultades. Para las personas, el IRS usa estándares nacionales y locales para evaluar los costos de vida, como la vivienda, los servicios públicos, la comida y el transporte.
Para las empresas, los gastos permitidos suelen incluir:
El contribuyente es responsable de cubrir los costos esenciales de los vendedores. Si el IRS determina que el pago de la deuda tributaria impediría que el contribuyente cubriera estas obligaciones básicas, la cuenta puede calificar para obtener el estatus CNC.
Los contribuyentes deben presentar todas las declaraciones de impuestos requeridas (como el formulario 941 para los impuestos sobre la nómina) incluso si no pueden pagar. El hecho de no presentarla puede descalificar al contribuyente para que no sea considerado.
Además de cumplir con los umbrales de ingresos y gastos, el IRS espera una divulgación financiera completa, incluida la documentación de los activos, pasivos y cualquier actividad financiera reciente. Cumplir con los criterios de elegibilidad no garantiza la aprobación, pero constituye la base para que el IRS evalúe si la cuenta del contribuyente debe declararse no cobrable actualmente.
Solicitar el estatus de no cobrable actualmente (CNC) implica presentar información financiera detallada y confirmar que se han presentado todas las declaraciones de impuestos requeridas. El IRS no considerará su solicitud si su empresa tiene declaraciones sin presentar, como el formulario 941 para los impuestos laborales o el formulario 940 para los impuestos federales de desempleo.
El primer paso es determinar qué formulario de declaración de información de recopilación (CIS) debe completar. El formulario correcto depende de la estructura de su empresa:
Estos formularios documentan el estado financiero del contribuyente y son la base de la determinación de dificultades del IRS.
Cada formulario debe ir acompañado de registros financieros que verifiquen la información presentada. Las empresas deben esperar proporcionar:
Toda la información debe ser precisa y estar actualizada en los últimos 12 meses. El IRS usa estos datos para determinar sus ingresos, gastos y activos disponibles mensuales.
El IRS exige presentar todas las declaraciones de impuestos requeridas antes de revisar una solicitud de CNC. Para las empresas, esto generalmente significa:
El incumplimiento de los requisitos de presentación retrasará o impedirá la consideración del CNC.
Una vez que haya compilado el formulario CIS y los documentos de respaldo correctos, puede enviar la solicitud del CNC directamente al oficial de ingresos asignado a su caso o al Sistema de Cobro Automatizado (ACS) si no hay ningún oficial asignado.
El IRS revisará la información financiera, verificará la documentación y determinará si su empresa reúne los requisitos. Los cobros se suspenderán si se aprueban, pero el IRS puede presentar un gravamen tributario federal para proteger su participación en sus activos.
Si bien el estatus de CNC brinda alivio, el proceso requiere transparencia y organización. La información incompleta, desactualizada o incoherente puede provocar rechazos o retrasos.
Se recomienda encarecidamente trabajar con un profesional de impuestos o un abogado, especialmente en los casos de impuestos sobre la nómina, donde la responsabilidad personal también puede ser un problema. Estos profesionales pueden ayudar a garantizar que su solicitud cumpla con todos los estándares procesales y de documentación exigidos por el IRS.
Proceso de investigación y aprobación del IRS
El IRS investiga si se debe suspender el cobro después de que un contribuyente presente una solicitud para obtener el estatus de no cobrable actualmente (CNC). El alcance de la investigación depende del monto de la deuda tributaria impaga y del perfil financiero del contribuyente.
Para los casos con saldos más pequeños, el IRS lleva a cabo una revisión limitada. Por lo general, esto incluye:
En el caso de deudas más grandes, el IRS amplía la investigación para incluir:
Estas medidas ayudan al IRS a determinar si el contribuyente no puede pagar realmente o si está ocultando información financiera.
Una vez finalizada la investigación, el oficial de ingresos presenta una recomendación del CNC. Esto requiere la aprobación de un gerente del grupo, quien revisa el caso para verificar que esté completo y sea preciso.
A cada caja CNC se le asigna un código de cierre, como:
El administrador garantiza que el caso cumpla con los estándares del IRS e incorpore todos los documentos necesarios. Tras la aprobación, el IRS actualiza la cuenta tributaria para reflejar el estado del CNC y suspende las iniciativas de recaudación activas. Sin embargo, el caso sigue sujeto a supervisión y revisión en el futuro.
La deuda tributaria sobre la nómina se trata de manera diferente a otras obligaciones tributarias porque implica impuestos a los fondos fiduciarios, es decir, montos retenidos de los salarios de los empleados. Cuando una empresa no paga los impuestos de los fondos fiduciarios, el IRS puede responsabilizar personalmente a las personas en virtud de la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP).
El IRS investiga si alguna persona responsable, como un propietario, un funcionario o un gerente de nómina, debe enfrentarse al TFRP antes de otorgarle el estatus de no cobrable actualmente (CNC). Una persona responsable tiene autoridad sobre las decisiones financieras.
El IRS debe determinar lo siguiente:
Este paso es crucial en los casos de impuestos sobre la nómina porque el IRS no quiere que la responsabilidad quede sin cobrar si la parte responsable puede pagar.
Los códigos de clasificación CNC varían según el estado operativo de la empresa:
Estos códigos guían los requisitos de seguimiento y determinan si es necesario un monitoreo anual.
Incluso cuando se apruebe el estado del CNC, el IRS puede presentar un gravamen tributario federal si el saldo pendiente de pago es de $10,000 o más. Un gravamen protege los intereses del gobierno en los activos comerciales actuales o futuros. Si bien puede afectar el crédito o la financiación, el gravamen garantiza que el IRS pueda recuperar los fondos si la situación financiera de la empresa mejora más adelante.
Cuando el IRS aprueba el estado de no coleccionable actualmente (CNC), suspende las acciones de cobro activas, como los gravámenes y los embargos. Sin embargo, la deuda tributaria no desaparece. La cuenta permanece abierta y los intereses y las multas siguen acumulándose.
El estado del CNC no es permanente. El IRS monitorea cada caso en busca de señales de mejora financiera. El IRS puede marcar un caso para su revisión si recibe información actualizada, como una nueva cuenta bancaria, empleador o dirección.
Ciertos casos de CNC, especialmente aquellos clasificados como difíciles, incapaces de localizar o incapaces de contactar, pueden reactivarse automáticamente a través de los sistemas del IRS. Estos casos se rastrean mediante el Sistema Integrado de Recuperación de Datos (IDRS).
Las empresas a las que se les otorga el estatus de CNC suelen estar sujetas a revisiones anuales. El IRS puede solicitar registros financieros actualizados, que incluyen:
La falta de respuesta puede provocar que el IRS ponga fin al estatus de CNC y reanude los esfuerzos de cobro.
Para mantener el estado de CNC, una empresa debe:
El estado de CNC se eliminará si el IRS determina que la empresa no cumple con las normas o no puede pagar.
Si bien el estado de CNC evita la recolección, es solo temporal. Las empresas deben aprovechar este tiempo para estabilizar su situación financiera y explorar soluciones a largo plazo para resolver sus obligaciones tributarias.
Colocar su deuda tributaria en el estado de no cobrable actualmente (CNC) ofrece un alivio temporal, pero no lo elimina por completo. El IRS suspenderá las acciones de cobro, pero persisten varias obligaciones y riesgos actuales.
Mientras esté en estado CNC, los intereses y las multas seguirán acumulándose sobre el saldo pendiente de pago. El IRS no perdona ni exime estos cargos. Con el tiempo, el monto total adeudado puede aumentar sustancialmente, aunque el IRS no esté recaudando activamente.
El IRS aplicará cualquier reembolso futuro de impuestos federales a su deuda actual. En algunos casos, los reembolsos estatales también pueden ser interceptados. Los contribuyentes no deben esperar recibir reembolsos mientras tengan el estatus de CNC.
El IRS tiene diez años a partir de la fecha de evaluación para cobrar una deuda tributaria. Este período, conocido como fecha de vencimiento de la ley de cobro (CSED), continúa corriendo mientras el estado CNC esté activo. Sin embargo, es posible que el reloj se detenga si:
Estas acciones pueden detener temporalmente la vigencia de la ley.
Para mantener el estatus de CNC, su empresa debe:
El incumplimiento puede resultar en la eliminación del estatus de CNC y en la reanudación de los esfuerzos de recaudación del IRS.
Para obtener el estatus de no coleccionable actualmente (CNC) se requiere algo más que demostrar dificultades financieras. Los propietarios de negocios deben comprender el proceso del IRS, proporcionar documentación exhaustiva y evitar los errores comunes que provocan demoras o denegaciones.
Recomendamos encarecidamente buscar orientación profesional si su empresa tiene una deuda tributaria sobre la nómina. Los impuestos sobre la nómina afectan a partes de los fondos fiduciarios, y la falta de pago puede provocar la imposición de una multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP), lo que supone un grave riesgo para los propietarios de empresas, los funcionarios y los responsables de la toma de decisiones financieras.
Un abogado tributario calificado o un agente inscrito puede:
La ayuda profesional es especialmente valiosa si su deuda supera los 25 000$, si se le asigna un oficial de ingresos o si ha recibido una notificación de embargo.
El IRS no aprobará el estatus de CNC basándose en afirmaciones vagas o sin fundamento. Para evitar problemas:
La documentación faltante o inexacta es una de las razones más comunes por las que las solicitudes se retrasan o se rechazan.
El estado del CNC es temporal y puede que no sea su mejor opción a largo plazo. Las alternativas incluyen:
Un profesional de impuestos puede ayudarlo a determinar qué opción de alivio se ajusta mejor a sus objetivos financieros y a la posición del IRS.
El estatus CNC, otorgado por el Servicio de Impuestos Internos, detiene temporalmente las acciones de cobro forzosas debido a dificultades. Si bien el IRS suspende los gravámenes y embargos, la deuda permanece activa y acumula multas. Este estado les da a los contribuyentes tiempo para estabilizar su situación financiera. Sin embargo, el IRS puede reanudar el proceso de cobro o presentar un gravamen tributario federal en determinadas circunstancias.
Sí, las empresas pueden solicitar el estatus CNC de la deuda tributaria sobre la nómina, pero el proceso de estado CNC del IRS incluye la revisión de las finanzas y la posible imposición de multas por recuperación de fondos fiduciarios. Si el Seguro Social de los empleados, el impuesto adicional de Medicare o los impuestos especiales recaudados no están pagados, el IRS también investigará si la persona responsable puede ser considerada responsable. La presentación y la documentación deben estar actualizadas.
Una vez que se aprueba el CNC, el IRS suspende la mayoría de las acciones, incluidos los impuestos y las incautaciones. Sin embargo, el IRS aún puede presentar un gravamen o compensar los reembolsos de impuestos. También pueden reanudar otras acciones de cobro si su situación financiera mejora. Es esencial cumplir con las normas y responder a todas las notificaciones que el IRS envíe durante el período de monitoreo del CNC.
Sí, aún se puede presentar un gravamen tributario federal incluso después de que el IRS suspenda las recaudaciones activas. Esto protege el interés legal del IRS en sus activos. También puede afectar al financiamiento o al acceso al crédito. El IRS toma esta medida cuando el saldo pendiente de pago supera los 10 000$ y puede emprender otras acciones de cobro si las circunstancias cambian.
El estatus de CNC permanece en vigor hasta que su situación financiera mejore o el IRS identifique información adicional. Si el IRS descubre un aumento en los ingresos o las declaraciones no presentadas, revisa periódicamente los casos y reanuda el proceso de cobro. En determinadas circunstancias, el estado del CNC puede continuar hasta que venza el plazo de cobro. El cumplimiento continuo es esencial para mantener la protección.
Puede solicitar el estado del CNC de forma independiente utilizando la declaración de información de recopilación correcta. Sin embargo, los casos de impuestos sobre la nómina suelen incluir impuestos especiales, impuestos adicionales a Medicare o una persona responsable en virtud del TFRP. Estos problemas son complejos y el Servicio de Impuestos Internos puede requerir respuestas de expertos. La ayuda profesional aumenta la precisión y garantiza el cumplimiento de las directrices del IRS.
El Servicio de Impuestos Internos puede reactivar su caso si aumentan los ingresos o los activos. El CNC finaliza y el IRS envía avisos para reanudar el proceso de cobro. Se puede volver a evaluar a una persona responsable y se le puede aplicar una multa igual a la parte del fondo fiduciario. Debe considerar planes de pago en cuotas u otras soluciones para liquidar su saldo.
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